浅谈档案资料的管理与利用

2022-12-07

一、前言

档案是指在过去和现在的时间里, 个人或团体从事某些活动所形成的具有保存价值的历史记录, 档案资料是档案内容的最主要构成体, 也是档案实现其价值和作用的关键, 因此档案工作需要重视对档案资料的管理和利用, 它们的优化对于档案工作重要性的发挥意义重大。鉴于此, 本文针对档案资料管理与利用的探讨具有现实作用。

二、档案资料制度化

档案资料是反映个人或团体过去真实情况的凭证, 作为一种有价值的参考, 在日常的管理和利用中需对其加以规范, 最行之有效的办法是根据《中华人民共和国档案法》实行制度化管理和利用。

从管理方面来说, 档案管理部门根据自身特色建立起相应的档案资料管理制度, 让档案资料从搜集到利用每一个环节都实现规范化, 涉及档案资料的工作都按照规章制度来执行操作, 这样既有利于保证档案资料收集的真实完整, 又有利于管理工作的简单便捷, 可以说, 制度化是科学管理档案资料的前提和基础, 因此为优化档案资料管理, 首先需保证管理工作有制度可遵守。

从利用方面来说, 档案管理部门需建立起严格的档案资料借阅制度或使用制度, 用完善制度做指导以保证档案利用过程中的安全性, 这一方面有利于档案资料的保密工作, 防止资料流失, 另一方面也有利于档案资料的充分利用, 从而发挥档案的真正作用。

三、优化档案资料管理过程

个人或社会团体的档案资料是处在不断更新之中的, 因此优化档案管理工作的一项重要内容便是及时更新现有档案资料。电子档案需做好存储、备份工作, 纸质档案则需要持之以恒的进行收集和整理, 而这一过程也是实现档案资料管理制度化的过程。

首先, 收集环节。档案工作人员需遵循《档案法》规定, 进行细致全面的材料收集工作, 注意收集原则及方法的科学性及可行性, 如工作人员可以上门收集或以通告的方式提示档案持有人及时上交档案。收集工作以全面性为主, 这一环节可进行简单筛选。

其次, 甄别环节。档案管理人员在这一环节负责将有价值的资料提取出来, 不同于收集环节的简单筛选, 这一环节一定要仔细进行档案资料鉴别, 退回不符合规定的档案资料, 以保证档案档案资料的高质量及真实性。

最后, 归档环节。为归档时为方便整理, 同时给以后的档案利用工作提供便捷, 档案管理人员在归档时应将资料分类编排、有序存放, 保证存档条理化。

四、提高档案管理人员素质

档案的管理与利用离不开人的操作, 因此可以说档案工作人员的素质对档案资料的管理、利用工作影响重大。制度化、流程化档案管理工作的实现要求管理人员具备相应的管理知识与技能。

以××档案管理部门为例, 该档案管理部门在早年间忽视对档案管理人员的素质要求, 导致其管理规章制度健全但是档案资料的实际管理效果却不够理想, 如档案资料中混有较多非档案性资料或档案存放混乱, 需要使用时查找不易等。后来该部门经工作总结认识到档案管理人员素质的重要性之后, 开始对本部门人员展开了系统的培训工作, 传授其相关的档案管理技能, 培养其积极的工作态度, 至此, 该部门的档案管理工作疏漏较之前相比明显减少。由此可以看出管理人员个人素质的重要性, 它是工作人员实现档案资料科学管理的重要前提, 也是优化管理工作的重要保证, 因此在档案管理工作中一定要给予足够的重视。

五、信息化管理优化档案资料的利用

信息技术的发展推动了数字化时代的到来, 信息化已经成为档案资料管理工作的必然趋势。信息化管理是提高档案资料利用率的有效方式之一, 现阶段已经出现的电子档案管理就是一种以信息化进行档案管理的模式。

信息化管理是充分利用电子设备将传统的纸制资料数字化, 然后建立数据库将档案资料录入其中。它的应用使网络化档案成为现实, 相比较常规档案管理工作而言, 信息化管理下的档案资料在存储、查找及利用方面都更为快捷、方便。此外, 由于信息技术的传输性能高, 信息化管理下档案资料的应用便更为灵活, 这些都极大程度的提高了档案资料的利用率。

基于信息化管理之上, 档案管理部门还可以开发具有特色的管理服务项目, 但是由于信息化管理模式的特殊性, 在利用其提高档案资料利用率的同时还应该做好存储、备份工作, 避免因操作不当给档案资料的管理和利用带来不必要的困扰。

六、小结

管理档案资料的目的是优化使用, 利用档案资料的前提是有序管理, 两者关系密切, 因此做好档案资料的相关工作不能将两者分离开来。实际工作中, 优化档案资料管理与利用的也要人员、手段、工作流程等多方面抓起, 以保证档案资料的管理、利用工作能更好的符合现代化需求。

摘要：管理是档案资料在收集完成之后档案工作人员需从事的主要工作, 利用则是收集档案资料的最终目的, 可以说它们是档案资料工作的两项重要内容, 因此本文针对档案资料的管理和利用工作进行探讨, 先从制度确定、过程优化及人员素质方面提出优化档案管理工作的策略, 再介绍优化档案利用率的策略, 并对信息化管理的优化作用进行分析, 为今后档案资料的管理、利用工作提供借鉴和参考。

关键词：档案资料,管理,利用,策略