试论水利工程勘测设计中电子档案的管理与利用

2023-01-06

水利勘测设计中的电子档案是在水利勘测设计过程中形成的文字、图形、图像和表格等记录, 并且能够被计算机系统识别、处理、被存在磁带、磁盘、光盘等介质上, 可以通过网络传输数字代码序列及其相应的支持软件产品和软硬件说明。现今, 所在水利工程勘测设计工作的效率愈来愈高, 传统的纸质档案管理已经不能满足水利工程勘测设计的需要。本文就电子档案管理和利用进行分析, 以期满足新时期水利工程勘测设计的需要。

一、电子档案的管理

在电子的档案管理中, 电子档案的归档方式主要有光盘归档和网络归档。其主要的特点是易复制、修改、删除等特点。但是这种提高效率的档案管理也会因为能够被任何人复制、修改和删除而存在风险。此外, 电子档案还受到环境的影响, 如不适宜的温度和湿度会使得滋生的磁性载体和光盘的载体遭到损害, 这些问题都为电子档案的安全管理带来一定的问题。因此, 应该把电子档案分门别类进行整理时在采取措施加以保护。

(一) 文书电子档案的整理

文书电子档案管理主要是按照年度、组织机构和保管的期限进行的组卷, 可以按照不同的时间和机构进行分盘保管, 便于寻找和保存。将同一时间的归档部门的文件集中在同一个光盘上便于方便利用, 并且档案管理部门应该在统一接收归档文件后, 建立统一的数据库, 便于在计算机内查询。

(二) 科技电子文件的归档

水利工程勘测设计中, 电子档案的分类较多, 大部分为科技、基本建设、设备和科研等档案的分类管理。基本档案主要是前期科研, 设备资料的归档主要是指勘测设计单位购置的机器设备, 当引进技术和购置各种设备的时候提供资料, 传统的纸质载体已经逐渐向电子文件的方向发展。

二、水利工程勘测设计电子档案的特点

(一) 多部分组合性

水利工程勘测项目设计是电子档案中按照一个独立的项目组成的一套完整、准确系统的档案。在这套档案中每个图像、文本、表格或者命令都是档案必不可少的组成部分。

(二) 电子档案的阶段性特征

在工程项目开展勘测设计的同时, 工程的勘测设计工作一般包括工程的勘测、规划、初步设计研究、施工研究和竣工的验收, 这每一个步骤都体现出电子档案的阶段性。并且在这些各个阶段中都具有大量的电子文件。阶段性特点要求电子档案归档时与纸质档案一样应该按照勘测设计阶段进行整理和分类。

(三) 勘测设计专业性特点

水利工程勘测项目作为一项专业性较强的工作, 主要是由多种专业技术人员相互配合下共同完成的。在这些水利工程勘测过程中每个专业设计的文件都是一定的专业技术活动的表达和存在方式, 这些反映出了一定的专业的科学技术内容与特点。如:现今CAD技术已经在水利工程勘测设计活动中普遍应用, 但是对于不同的专业来说, 电子文档的归档整理时应考虑到专业性的特点。

(四) 勘测设计的动态特征

水利工程勘测设计作为施工之间的设计, 因此在具体的施工过程中由于种种原因, 常常会出现一些设计的变更。如:对文件和图纸进行修改或者补充, 甚至还会出现一些不适应勘测设计的图纸而丢失不用。电子档案能够使得勘测设计的动态性更加的快速与精确。

三、水利工程勘测设计电子档案面临的问题

(一) 缺少统一规范的管理模式

水利档案的行政主管部门至今还未指定合适本行业的电子文件归档和电子档案的管理规定。虽然现如今不少的工程勘测设计已经应用了电子档案管理的方法, 但是由于刚刚起步, 可以被真正利用到的少之又少, 其电子文件的优越性没有被发挥出来。甚至还存在大批的勘测设计没有指定出适合本单位的电子文件归档、电子档案。所以在没有统一的制定规划下, 电子文件散落在勘测设计人员中, 造成电子档案的损坏、失效、散失和泄密。

(二) 档案管理人员的知识结构比较落后

电子档案的管理区别于传统的纸质管理, 它的出现和应用将对管理的概念、管理的形式和管理的方法提出新的挑战。过去的档案管理人员知识结构已经不能适应现如今的电子档案管理, 普遍的认为电子文件很难转化为电子档案, 原因主要是因为它依托于寿命不长、易被修改和复制的载体。对电子档案的保存持有怀疑心理, 在水利工程勘测过程中并没有因为电子档案的出现而获得改观, 纸质档案与电子档案仍需要同时保存, 不仅没有减轻工作量, 相反还会增加工作的负担。这些都使得水利工程勘测设计的档案管理人员对电子档案的并没有想象上的热衷。且对于大部分管理人员来说, 都普遍的缺乏相应计算机辅助管理档案的知识, 并且同行业中也未形成相应的模式, 这些都阻碍了水利工程勘测设计的电子档案管理的发展。

(三) 电子档案缺乏系统性、完整性

水利工程勘测设计不同于传统意义上的设计, 其一般包括勘测、规划、可研究、初步设计、施工图设计、竣工图设计等阶段, 并且勘测设计的跨度时间较长。并且整理档案一般都是等项目结束后在开始整理档案文件。日积月累的电子文件因计算机储存的问题, 使得新生的电子文件不断的覆盖旧有的电子文件。这其间如遇到计算机出现故障, 就会造成电子文件保存不完成, 给勘测设计单位造成了无法挽回的损失。除此之外, 电子计算机内的病毒和硬件故障也会对电子档案造成不可预知的损害。

四、水利工程勘测设计中电子档案的管理和利用

电子计算机的迅猛发展, 使得生活中的各个方面都离不开电子计算机。因此, 水利工程勘测设计应该与时俱进跟上时代的潮流。对于档案管理的工作者来说, 应该不断的加强自身现代化的管理意识, 进而实现网络技术在档案管理中的应用。水利工程的勘测设计中的电子档案管理涉及到计算机的软硬件知识、网络技术、信息处理技术和档案管理的基础知识, 然而对于只懂得计算机知识和只懂得档案管理知识的员工是不能胜任该工作的, 这就要求在选报水利工程勘测设计的过程设计中应当选择计算机知识文化水平较高和档案业务能力高的人员。并对人员进行一系列的培训, 目的在于培养出一批合格的适应现代社会需要的电子档案管理人员。

(一) 电子档案的保管与转换

在水利工程勘测设计中, 电子档案要求把带有归档标识的电子文件集中起来做一备份。一般来说, 一式三份进行保存, 一份用于档案的封存保管, 一份用于相关人员的借阅使用, 最后一份用于异地保存。为了更好的使用电子档案可以采取一档存的办法去管理电子文件。这种保存方法不仅能够有效的保存了原始文件的原始性, 还能准确的确保使用的完整性。对于电子光盘来说, 重复的使用会造成磨损性, 极易造成数据的丢失, 因此应当要求归档部门提交两套光盘进行保存。此外, 在考虑到查阅和管理的方便性应当使用较大容量的移动硬盘, 并且可将光盘内的数据拷贝到硬盘中, 逐一按照档案的编号建立文件夹。由于电子档案的保存性质, 还会出现许多引人注意的问题, 如可以对硬盘内的数据进行转换, 是其在计算机上没有配备专门软件的情况下也不妨碍其查阅。电子文件的转化格式较为常见的DOC和XLS格式转化为TEPC和PDF格式等等一些格式转换。

(二) 水利工程勘测设计中电子档案的利用

电子档案的产生给档案的利用带来了前所未有的新特点, 电子档案的利用不仅给技术人员提供了最大的便利。电子档案能够使得工程勘测设计能够在最短的时间内迅速的检测到所需要的信息, 不仅提高了档案的利用速度和调查准确率, 并且在电子文件时代, 对外服务方式有了很大的变化。

电子档案改变了传统档案管理模式, 它能够使得档案在许多终端上得到显示, 不仅打破了档案份数的限制, 而且还打破了时间、地点的限制。电子档案可以提高其利用率, 此外还可以链接。通过一个网站可以进入到其他网站, 并且利用者也可以在任何地方通过计算进查到档案。

五、总结

随着水利工程勘测管理计算机化和工程档案管理信息数字化的深入发展, 在水利工程勘测系统中, 水利工程勘测项目的电子档案在工程中日趋出现较为明显的方便、快捷和高效等特性。在现如今的水利工程勘测设计过程中发挥着越来越重要的作用, 改变了传统的档案管理方法, 提高了档案管理的工作效率。因此, 这就需要水利工程勘测设计部门提高对档案管理的重视, 力求使得电子档案管理能够为水利工程勘测设计提供方便、快捷、准确的服务。

摘要：随着信息化技术的迅速发展及其应用, 水利行业为适应时代的进步与发展, 也逐步在水利工程中运用到信息化的科技技术。电子档案已经普遍开始在水利工程勘测设计中应用。本文着重从水利勘测设计的电子档案入手, 着重分析水利工程勘测设计中电子档案的管理与利用, 以期提出更好的管理电子档案的措施。

关键词：水利勘测设计,电子文件,电子档案,归档