浅谈如何促进档案信息资源的开发与利用

一、提高基础设施建设标准, 加强管理水平的提升

首先, 要狠抓档案资料的整理与建设。档案资料的存放应该集中在档案馆。所以档案馆是目前首先要做好的地方。基础设施的建设和配套配置都是十分重要的。这是档案安全保管和正确利用的客观急促。地方档案资料的管理目前是通过上一级主管部门进行层层审批来申请馆内设施的购置和各种软件的安装。这样在资金的利用和分配上就能保证必要时有一定的更新。可以随时随地的为地方经济建设服务。因此在加大档案馆资金的投入和配套设施的构建上都是有针对性的。这些投入式能够促进档案资源的正确、科学的合理应用与开发。

其次, 要把自己的业务素质搞上去。所有硬件设施的构建已经打下了坚实的基础。接下来就是要求做好自身业务能力了。通过每年进行的业务素质培训可以提高个人素质。还可以通过个人讲座的方式来传达先进的技术和好的建议与方法。在明确了自身的职责之后, 上一级组织单位进行合理的协调和正确科学的管理来制定档案部门的规整制度。以此来约束个人办公行为和对档案资料的利用原则。在对至关重要的文件的时候能够进行审批和通报, 这样避免重要资料的外漏。档案工作人员的业务素质提高了, 在进行资源的重新利用和开发就有了更好的人力资源, 能够为档案的利用价值服务。与此同时, 健全档案数据备份和灾难恢复机制, 推进档案资源建设, 提高对档案基础业务建设重要性和紧迫性的认识, 不断丰富馆藏, 注意保护档案信息和信息产品的知识产权, 保护国家利益, 保护个人隐私。进一步优化结构, 更好地为党和政府的中心工作服务, 为人民群众服务。

二、完善档案制度管理, 建立科学合理的利用服务体系

1. 提高档案信息资源利用率, 应适时建立档案信息利用制度。

完善机制, 夯实档案规范化管理基础。在建好档案管理组织网络的同时, 梨树县节能中心一手抓硬件建设, 打牢档案管理工作基础;一手抓制度健全, 确保档案管理运行规范。在硬件设施建设方面, 先后投入20余万元, 设置专用档案办公室1间15平方米, 购置密集档案柜4组、添置了计算机、空调、温度湿度测试仪、防盗门、防盗窗、灭火器、吸尘器、遮光窗帘等设备, 提高了档案管理的现代化水平。在制度建设方面, 结合实际先后修订完善了《档案管理办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等制度, 对档案的形成、归档、移交、保管、利用、鉴定、销毁等环节作了规定, 并明确了各专业档案的归档范围, 狠抓各项规章制度的落实, 形成了全面的档案管理制度。

2. 统筹兼顾, 构进档案精细化管理平台。

为进一步推动档案管理精细化, 提高档案管理水平, 以创建社会主义新农村档案示范县为契机, 在巩固以往档案管理成果的基础上, 高标准、严要求开展2014年档案创建工作。在档案整理过程中, 一方面对档案进行档案目录电脑录入和打印, 另一方面指导各部门对各自档案进行整理, 积聚全镇力量, 齐头并进, 形成创建合力;并多次请县档案局专业人员进行指导把关, 重新制定了《梨树县节能中心档案分类大纲》、《梨树县节能中心文件材料归档范围和文书档案保管期限表》等一系列业务规范, 同时, 严把“起草、审核、签发、打印”四关, 保证卷内文件质量;严格以件为单位装订轧线, 按保管期限和机构 (问题) 进行科学分类, 按大纲类目进行排列、编号、打印归档文件目录;在上架环节, 统一卷盒、备考表等档案装具, 提高整理效率。使文件的归档率达99%以上, 准确率达99%以上, 保证了室藏档案门类齐全、结构合理、案卷质量符合规范。目前, 梨树县节能中心档案共分10个门类, 按卷整理913卷, 以件整理188盒4084件。其中文书档案133卷, 71盒1847件;婚姻、低保档案67卷, 93盒2000件, 社保档案126卷;林改档案100卷, 项目档案254卷, 农村党员档案24盒237件, 统计档案75卷;计生档案38卷, 土地确权档案38卷, 土地管理82卷, 照片档案4卷。

3. 深化应用, 发挥档案社会化服务效应。

挖掘档案潜力, 开发档案资源, 提高档案利用率, 使之更充分、更有效地服务, 是档案工作的生命力所在。梨树县节能中心通过统一收集全镇档案目录、设立专员负责档案查询、便民服务中心设档案查询窗口, 用足、用活档案资源, 方便群众查阅。

三、确保档案管理工作规范、严密

一是强化档案管理责任。为进一步加强档案工作, 梨树县节能中心实行分管领导保管制, 专门配有2名档案管理人员, 负责档案的合理分类、编号、整理、摆放等, 同时做好防火、防虫、防潮、防尘等工作, 定期进行翻动并及时修补破损档案。

二是健全档案管理制度。结合实际情况, 建立健全并完善了档案管理的制度, 制定了档案工作人员岗位职责及档案保密、档案保管、档案查阅、档案销毁等制度, 为档案工作科学规范管理创造了有利条件。

三是完善档案管理措施。为使档案管理更趋合理化、规范化、科学化。一方面, 所有档案由档案管理人员统一管理, 任何个人不得擅自动用, 凡涉及保密的文件资料, 认真做好传阅和保存工作;另一方面, 档案管理人员要认真做好文件的收、发及整理工作, 保证归档文件材料完整、准确、系统, 积极做好档案信息资源的开发利用。

摘要：随着社会的进步, 现在已经进入信息时代, 众多事物的信息化已经形成规模, 因此说信息化时代真的到来了。信息资源的合理利用和开发已经在衡量事物发展水平的高低。档案信息资源的也在起着重要的变化, 如何更好的开发和利用好档案资源对生产生活的建设起到至关重要的作用。因此, 档案信息资源日益受到国家的高度重视, 大力开发利用档案信息资源势在必行, 前途光明。

关键词：档案,信息,资源,开发