浅谈水利档案信息资源的开发利用

档案信息具有一定的累积性以及真实性, 属于社会信息的主要组成部分, 档案信息的特点决定了与其他的信息形式存在明显的差异, 具有无法替代的价值。档案既能够真实的记录人们的生产与发展过程, 还能够记录人们精神生活的改变, 因此, 具有一定的社会作用。如今, 我国正处于经济建设的全面发展时期, 想要有效的实现经济发展的最终目标, 就应当全面的发挥档案的作用, 尤其是水利档案。因为水利建设能够有效的促进社会的稳定性, 推动经济的发展, 因此, 充分的开发与利用水利资源档案非常重要。

一、开发利用水利档案信息资源的重要意义

水利档案属于国家的一种财富, 是考察水利工作的主要依据, 能够真实的反映出水利工作的真实情况以及历史面貌。水利档案不仅会影响水利水电工作, 还会影响城市化的进程。充分的利用水利档案信息资源, 就能够有效的提升工作效率, 为重要的决策提供依据。 (1) 长久以来, 一些单位对档案的认识不足, 导致档案的利用与开发工作过于落后, 利用效率过低, 且多数档案信息都束之高阁, 无人问津, 没有发挥档案的实际作用。近年来, 档案的改革工作得到深化, 管理的制度也日渐明了, 各个单位对于档案的需求也越来越多。人们逐渐意识到, 充分的利用与开发档案信息资源, 就能够更好的为社会经济服务。只要能够正视档案资源的利用与开发, 就能够帮助人们解决工作中存在的问题, 提高工作效率。

二、水利档案信息资源开发与利用的内容

(一) 资源共享, 为社会提供一定的服务

水利档案信息虽然不会直接对外公开, 但档案信息也不会仅针对本系统进行服务, 一些相邻的企业或者社会人员也会查找档案资料, 有时一张证明或者图纸就能够有效的帮助他们脱离困境。此时, 虽然水利档案信息的服务群体不属于水利系统, 但也能够有效的帮助他们。有了既定目标以后, 人们就能够按照目标开发自己所需要的档案信息, 以此提高工作效率。

(二) 真实记录, 为水利建设单位服务

水利档案是水利系统各单位, 在从事水利工作及相关活动中直接形成的, 对国家、社会和本单位具有保存价值的不同形式的历史真实记录。水利档案为水利工程勘测、设计、施工、管理提供真实有效的信息与数据, 节约了重复开支, 依据数据和资料进行研究、分析, 节约了时间, 加快了进度, 进而提高了效率。在防汛抢险时, 通过档案了解历年水情、雨情及水利工程状况, 为领导决策提供参考, 另外, 在鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任等方面提供可靠依据。水利行业属于特殊行业, 水利工程对于技术性的要求较高, 且施工地形具有一定的复杂性, 多数工程都在地下, 当水利工程彻底结束后, 假如没有档案资料的帮助, 就会给今后的维护以及整改、改建、扩建工作带来一定的不便。由于水利工程属于涉水工程, 如果没有准确数据或资料等提供一定的支撑, 就可能会危及到人民甚至国家的财产安全, 因此, 水利科研工作中档案资料作用不容忽视。我们在现有的基础上总结相关的经验以及不足, 找出与技术相关的问题, 汇总编研, 为进一步开发科技成果奠定基础, 并逐渐转变为生产力, 促进科研事业的发展, 从而推动我国经济的发展。

(三) 为水利系统的人事工作服务

在开展人事工作的过程中, 需要查找档案资料, 例如职位调动以及录用职工等, 这些日常行为都需要记录在案, 一张证明就能够有效的避免一些麻烦, 便于开展人事工作, 因此档案资料在人事工作中的用途非常大, 应当得到重视。

(四) 为重大决策提供一定的依据

档案都是真实的历史记录, 而企业的任何决策, 都要分析真实情况, 并进行研究与总结, 在以往的失败以及成功的经验中汲取一些经验与教训, 才能够制定出有效的政策, 减少一定的盲目性。一个企业的领导层每时每刻都需要为企业着想, 为争取相关的支持, 例如资金以及相关政策与生存空间, 但这个过程并不是一帆风顺的, 需要由上级水利部门出台相应的政策与法规, 做到有理有据才能够实现目标。档案信息资源能够为领导层提供一定的决策基础, 在真实记录中寻找有利的条件, 为日后的决策提供帮助。

三、加快水利档案信息化建设的对策

(一) 与时俱进

水利档案的信息化建设通常是与当今的计算机技术以及互联网相结合, 以此形成管理以及整体平台, 实现档案资源的价值。随着信息技术的发展, 水利档案与当今科技相结合已经是必然趋势。 (3) 首先, 可建立起统一的档案管理平台以及网络系统, 以此实现档案管理内部的连接以及国际平台的连接, 形成高效的管理以及开发系统, 实现档案管理的自动化以及网络化。其次, 应当积极的建立多媒体数据库以及科技档案数据库, 将照片、纸质以及录音等资料数字化, 提高档案资料的便捷性, 以此实现内容查询以及档案检索的快捷性, 实现数字化。再次, 应当全面的收集与管理水利档案, 使档案的管理逐渐向信息化方向发展, 为档案的利用与开发提供一定的空间。

(二) 加强宣传

水利工程档案通常贯穿于建设的整个过程, 从提出项目到试运行等, 对其中产生的文字以及图像等进行记录, 真实的反映出劳动的全过程, 并对工程建设投产后的扩建以及管理等进行监督, 其他工程的建设也可以进行参考。为了有效的服务于大众, 提高工作效率, 应当结合水利工程的现状, 对水利档案的开发与利用进行宣传。首先可建立起宣传水利档案的平台, 例如运用网站以及广播等媒介进行宣传。其次, 可将档案宣传纳入目标管理中, 对单位员工应当培养档案意识, 普及档案知识, 树立档案观念, 形成人人参与档案工作的氛围。运用与时俱进的思想开展水利科技档案工作, 以宣传水利档案的重要性为中心, 创造人人参与的气氛, 将水利档案的利用摆在重要的位置中, 发挥水利档案的积极作用。

(三) 培养专业人才

想要更好的开展水利档案信息资源的开发与利用工作, 就应当以人力资源为主, 以人为本, 加强队伍建设, 培养专业技能过硬且政治素质较强的档案管理人才。首先, 档案专业人员应加强政治理论学习, 提高自身的业务素质, 不仅学习档案工作所需的新知识、新技能, 还要学习水利专业知识, 不断的优化自身的结构, 提升综合素质, (4) 其次, 应当培养档案人员爱岗敬业、认真负责的工作态度, 默默无闻, 甘于奉献的兰台精神, 使档案工作人员热爱本职工作, 竭尽全力维护档案工作。再次, 应当与时代的发展同步, 不断的创新, 改变传统的思想, 摒弃陈旧的观念, 使水利档案工作在机制以及理论上都能够有所发展, 要了解和掌握国内外学科前沿发展动态, 研究新形势下档案工作中存在和急需解决的问题, 为今后更好的服务于水利工程建设奠定基础。

(四) 整合资源

随着信息化的普及, 独立的信息资源已经无法满足当代人民的需求, 而整合资源则是今后水利档案主要发展方向。首先应当实施规划。水利属于多项专业集成体系, 主要包括了机电设施以及水文地质等, 其规模也大小不一, 因此水利档案的内容具有一定的复杂性。想要更好的实施档案资源的开展, 就应当完善各单位的档案管理工作, 使员工积极的参与到档案开发中。 (5) 其次, 应当整合资源。水利档案信息不仅仅是水利工程的记录, 同时还能够创造新的社会效益。对于现有的档案进行挖掘, 按照主题的需求整理档案, 分析档案, 挖掘档案的内在价值, 并总结相关的规律, 形成编研成果, 为需求者提供真实有效的档案信息。再次, 将整合资源与电子网络相结合, 充分的利用信息化的优势, 整合信息资源后, 就能够为社会提供编辑, 实现档案资源的互补, 提高水利档案的利用率。

(五) 创新服务

对水利档案来说, 服务是根本, 是发展的源头。近年来, 档案工作的重点已经逐渐转向了公众服务, 因此在开发档案资源的过程中提高服务意识, 才能够创新机制, 提高工作效率。首先, 应当在服务内容上加大归档的力度, 提高归档的效率, 尽力将最全面的档案信息提供给有需要的人进行查阅。此外, 还应改变之前检索工具较为单一的现象, 充分的运用数字信息系统, 建立起现代化的电子数据库, 形成稳定的检索系统, 以此满足不同档案用户对档案信息资源的需求。其次, 应当建立主动的服务理念, 为使用者着想, 开展主动的咨询服务, 为各项工作提供具体的档案信息, 提高工作效率。再次, 应当建立起不同层次的数据库, 按照不同的使用需求, 制定使用权限, 并采用安全保护措施, 实施身份认证, 以此保证档案信息系统的稳定性与安全性。

四、结束语

综上所述, 水利档案信息资源的开发与利用能够有效的促进当今社会的稳定, 提高经济效益, 相关单位可从与时俱进、加强宣传、培养专业人才、整合资源以及创新服务等方面入手, 为水利工程建设单位服务、为水利系统的各项工作领域服务以及为社会提供一定的服务, 促进水利行业的建设与发展。

摘要：水利信息化是水利现代化的前提, 展现水利档案信息化对于水利信息化建设来讲十分关键。通过对水利档案信息资源开发利用进行分析, 提出一些有利于水利档案信息化建设的对策。

关键词：水利档案,信息资源,开发,利用

注释

1孙观清, 吴建华.试论档案文献信息资源的选择性利用——以钓鱼岛之争中的档案文献利用为例[J].档案学研究, 2013 (06) .

2宋华.加快信息化建设, 促进档案信息资源开发利用——2006年度全省国家综合档案馆信息化评估情况综述[J].浙江档案, 2007 (06) .

3陈艳红.30年来档案信息资源开发利用研究述评——基于《档案学研究》、《档案学通讯》的论文分析[J].档案学研究, 2010 (02) .

4杨冬权.以丰富馆藏、提高安全保障能力和公共服务能力为重点, 实现档案馆事业新跨越——在全国档案馆工作会议上的讲话[J].档案学研究, 2009 (06)

5Wei Bin Department of Information Management Zhengzhou University Zhengzhou, China.Research on the Mode of Value-added Development of Archival Information in China[A].Proceedings of 2011 3rd IEEE International Conference on Information Management and Engineering (ICIME 2011) VOL.01[C].2011