档案管理与内容资源利用的有关探究

2022-09-11

现阶段, 档案管理与内容资源利用工作在我国经济不断发展的形势下取得了非常大的进步。然而要想让档案工作朝着可持续方向发展, 就要与时俱进、开拓创新。这就要求相关档案管理部门要实现思想意识、管理方式、服务方式等方面的创新, 对档案管理工作进行加强和改进, 对档案法律进行深入贯彻落实, 牢固掌握档案内容资源的利用工作, 这也是对科学发展观进行全面落实以及创建和谐事业的基础工作。本文就从以下几个方面阐述档案管理与内容资源利用的有效措施。

一、以制度建设为着入点, 让档案管理有章可循

目前, 对档案制度的建立与完善是基础工作。这就要求相关部门在健全档案工作相关制度当中, 要和上级档案部门所下发的规定相结合, 并从自身的实际情况出发把出入点找出来。我局依照国家档案局所颁发的相应条令, 通过实际考察与分析, 把档案管理方法细则制定出来, 并对工作职责进行了完善, 以制度来规范管理工作, 效果显著。除此之外, 监督指导在档案管理当中起着非常重要的作用, 其可以有效推动与监督档案的整个运作过程, 提高档案管理的创新力度。制度创新 (档案管理) 可以促使相关部门更加科学合理利用档案信息资源, 可以提高相关人员正确使用与保存档案资源的意识。创建科学的档案管理方式, 不仅能够有效监督指导每一个部门文件资料的形成以及归档, 而且还可以方便查阅。

二、以资源建设为强化点, 让档案资源利用公开化

(一) 对信息服务内容进行充实

国家档案馆要对依法开放档案制度进行完善, 把档案定期向外界公布;积极开展政府公开信息利用工作 (以公开现行文件为核心) 。对利用方式进行丰富, 使利用手续得到简化, 对服务范围和服务条件进行扩展与改善, 使服务水平得到最大程度提高;在公众获取公开信息时, 尽量为其提供便利条件。

(二) 对网络充分利用

档案管理部门要提高档案网站的建设力度, 运用互联网把档案信息、现行文件和其他信息服务等这些已公开的信息提供给社会公众。各级档案馆要对互联网档案网站进行充分利用, 创建信息查询窗口, 公众可以在网上对档案进行检索利用。同时要把档案目录以及档案的全文信息定期向公众公布开放, 把公益性信息服务主动提供给公众, 最终达到档案信息共享的目的。

(三) 创设信息共享平台

档案管理部门要对各级党政网进行充分运用, 积极创设档案信息服务平台。提高档案信息资源 (依法暂不开放) 在政府内部共享使用的力度。要通过行政职能, 掌握好应用需求, 创设有效的档案信息交换共享机制 (党政机关没有公开的) 。

(四) 对场所以及设施建设加强利用

各级档案馆要对场所基础设施建设进行加强利用, 为公众提供安静的公共阅览场所, 对检索工具进行配备, 以充分发挥服务功能。积极开设和举办展览室和档案陈列展览, 让公众得到良好教育。要在公众区域开放档案馆、阅览档案以及陈列展览, 这样可以便于公众对档案进行查阅。

三、以安全建设为关键点, 让信息资源开发多元化

(一) 以“细”确保收集整理常态化

档案管理部门要围绕重要信息的认定, 如“三龄两历一身份”, 严格核对以及鉴别干部档案, 查缺补漏, 使材料的真实度得到提高;运用各种方式收集好普遍性、节段性以及特殊性等材料, 如定向、定时、跟踪和补充等收集方式, 使档案具备完整性。

(二) 以“实”达到日常管理标准化

档案管理部门要不定期培训档案管理员, 使其业务素质得到提高;要对档案管理制度进行健全, 对档案的五项程序进行规范, 做好档案的保密工作。要从档案保存管理标准出发, 为档案室配备相应的设施设备, 要对“六防”措施严格落实, 使档案的安全性得到提高。

(三) 以“优”提高分析使用科学化

要对公务员信息管理系统 (现有的) 进行整合, 把干部档案根据相应类型实施分类整理, 对那些重要的纸质档案一定要保存好, 计量扫描存档, 与此同时要对干部业绩特长以及道德考核等档案进行增加完善, 积极创设电子档案数据库, 把干部的实际情况给真实准确地反映出来, 为有效调动、提拔以及任免干部提供参考依据。另外, 电子档案的保管技术在科学技术不断发展的形势下日趋提高, 然而也有一些问题存在, 如由于计算机黑客入侵, 丢失了电子文件的保密文件等, 这就要求档案管理部门要对计算机的安全管理工作进行加强, 保证电子档案的安全效益。要加强审核以及审批公开档案的力度, 对档案的查阅程序进行规范, 杜绝出现档案泄密事件。

(四) 以“新”加快档案信息社会化

档案管理部门要注重创新档案管理的体制与机制, 把其市场机制作用给有效发挥出来, 使档案信息的利用效率得到提高。如果社会上广泛需求那些已经公开的档案信息资源, 档案管理部门要以社会力量为手段, 加工与开发档案信息内容, 形成加工业和服务业等, 使社会就业率得到增加, 从而创造更好的社会与经济效益。同时, 要加快档案信息社会化速度, 最终创设档案信息长效发展机制。