人事档案的管理与利用解析

2022-09-11

单位的人事档案都是以员工的实际情况来进行记录的, 是单位对于员工进行考核的主要参照, 还与职工的各种福利相关;有了人事档案, 就有了考核评鉴的标准。因此人事档案有着很重要的作用。这也使得单位的人事部门要对员工的人事档案在管理和利用方面要格外认真;人事部门想要行之有效地提升对于人事档案的管理和利用, 就要不断地强化负责人事档案的管理人员其自身的专业技能和素质。

一、人事档案的意义

人事档案作为员工在单位中的行为记录, 完整地记录了员工平时的工作表现等, 因此在很多方面都有着重要的意义。

(一) 为单位的干部考核提供资料

管理层可以利用单位内部的人事档案进行分析, 发现不同干部之间不同的特点优势, 可以有效地进行干部之间的优势整合;依照事业制定的发展战略方向, 事业现阶段的人才发展需求等, 不断调整对于现有干部的管理, 从而更好地促进事业的良性有序的发展。

(二) 增加归属感

完整完善的员工人事档案记录了员工的整个情况, 这样一来如果职工家庭或是其他有什么需要, 单位可以在第一时间知道, 并给与一定的帮助, 可以有效地增加职工的事业归属感;定期组织职工进行体检并认真记录再案, 以防出现一些不可预见的事情;另外还可以依照档案中的工作年限、工作效率等情况, 单位可以将福利的选择权交给职工, 让他们自己去选择。通过类似这种方式来对人事档案进行利用, 可以有效地增加职工的集体感和归属感, 减少关键岗位人员的流失。

(三) 员工的合理规划

人事档案, 使得单位能够为员工进行合理的岗位规划。人事档案完整的记录了员工在事业中的生活、取得的大大小小的工作业绩、也会有失败的记录, 这样一来档案就可以成为人事部门的管理人员在对职工的心理、生理、思想等诸多方面进行分析的主要依据, 可以较为准确地对员工进行定位, 合理地开展未来的规划, 使得员工可以充分发挥其作用。

二、现阶段人事档案管理有可能出现的不足

(一) 没有足够的重视

单位领导层的重视是人事档案管理与利用的基础前提;但是现如今还有一些单位管理人员没有看到人事档案管理的重要性, 还没有将人事档案的管理和应用放在较为重要的位置上, 对其关心程度较低;一般来说有以下几点表现:首先就是单位的人事部门对于档案的管理和利用不重视, 部门内部没有专项负责的管理人员, 相关的管理制度不完善, 人事部门对于人事档案的管理和利用标准不一。其次单位的人事部门并不是十分清楚相关的法律法规, 负责人事管理工作的同志对于相关的法律法规学习不够。再次是单位内部的人事部门人员构成不稳定, 参与人事档案管理的工作人员更迭较快, 不利于管理工作的持续。最后是单位对于人事档案管理预算较低, 相关的办公设备不齐全, 没办法很好地确保管理工作的开展。

(二) 人员构成, 专业技能仍需加强

事业单位内部都有人事部门, 但是负责人事的工作人员基本上没有经过专业的人事档案管理学习和专业培训, 有的工作人员的档案管理能力不强, 专业素质还有待提高。一般的人事工作人员对于档案管理的要求和范围等方面的内容并不清晰, 档案的分类归类不准确, 另外加之不是专门负责人事档案, 平时还有其他的人事工作使得其没有充分的时间进行管理和利用, 难以有效地保障人事档案在管理和利用方面的合理和规范。

另一方面, 随着单位的事业规模发展, 内部的人员越来越多, 人事档案也在不断地增加;还使用之前的纸质档案会在储存方面出现问题;然而使用现代化、数字化的档案管理, 人事部门工作人员对于这方面没有进行过专业培训, 也会对人事档案的管理和利用有一些影响。

三、如何进行解决和加强

要做到行之有效地解决人事档案所存在的不足等, 就要做到以下几点:

(一) 提高对于人事档案的重视

单位的管理人员, 尤其是中高层的领导层要提高对于人事档案的重视程度, 看到其多方面不同的重要作用, 把员工人事档案的管理工作提到一个新的高度上来, 定期检查档案管理工作, 听取并解决所存在的问题和不足;单位的管理层在指定发展战略和计划时, 要将人事档案管理工作也要考虑进去, 将档案管理工作转变成为计划性强、检查到位、工作成效高的管理, 促进人事档案管理和利用工作的积极发展。