浅谈如何提高流动人员档案的利用

随着社会的发展, 知识经济时代的到来, 经济全球化的进程不断加快, 人才流动也愈发频繁, 衍生的问题日益显现:人才流动性的加强, 对档案的不重视, 人走档案留, 弃档和死档现象愈发严重。如何进一步盘活流动人员档案, 提高流动人员档案使用率, 更好地服务人才, 就对流动人员档案管理机构的人才市场也提出了新的要求。

一、造成档案利用率低的原因

(一) 档案作用被日益边缘化。

首先档案不再作为各类单位考察个人的唯一手段。一部分私营, 民营等没有人事主管权的企业, 不重视员工档案, 没有安排专门人员去落实和跟踪员工的档案。其次, 不合时宜的档案接收制度, 地区间档案转接手续的差异性, 以及烦琐的接转过程严重影响档案与人才间的双向流动。

(二) 流动人员自身缺乏观念重视。

流动人员经过频繁的工作调动, 往往并不知悉档案归属。即使了解档案存放场所, 因不涉及使用, 忽视档案流向。同时, 存在部分流动人员出国或留学后对原有的档案任意丢弃, 无形中降低档案的利用率。

(三) 办公环境程序化, 档案工作人员被动工作, 制约发展。

档案工作人员每日固守一亩三分地, 重复工作, 常年面对的都是相同档案管理, 容易产生倦怠感, 特别是在被动的工作状态下, 对工作缺乏激情, 对创新性发展产生制约。

(四) 档案管理方式与时代脱轨。

在提倡信息化、普及数字化的今天, 档案的管理还沿用传统的对纸质材料的管理模式上, 大部分人才机构依然习惯于手工操作, 人工进行档案调卷、信息查询, 既耗时、烦琐, 降低工作效率, 也不利于对纸质档案的保护。同时服务模式上多停留在被动等待上门的方式, 不利于档案信息的收集, 使得档案内容不能体现个人的经历, 档案信息的局限性日益明显。

二、解决方法及对策

(一) 加强宣传力度, 增强档案意识, 强化档案的作用。

大部存档人员对档案的作用、档案的社会功能一知半解, 造成其原因就是档案宣传的不深入。所以一是依托新媒介平台, 如报纸书刊、电视广播等媒体的宣传, 特别是依靠网络这种新传播媒介上的宣传。二是不定期深入学校、企业开展讲座、培训等宣传形式, 普及档案的作用, 占领思想阵地。三是要强化档案对职称评定、工龄计算及身份的认定;向大众普及常识, 关于档案不全影响到升学、出国及国有、事业单位、公务员等体制内单位的招考录用, 影响到退休的确认以及养老金的领取等等, 以唤起社会对档案的重视, 让档案真正为个人所需发挥积极作用。

(二) 摒弃被动等待, 主动提供服务, 了解受众的需求。

现在存放在人才机构的档案主要都是非公单位或单位聘用制人员的档案及离职, 退休人员的档案。这就造成实际工作单位与档案保管单位分属两地, 不同于编制内人员档案, 因档案由单位管理而在使用上更为便捷。传统档案管理机构, 被动提供档案利用, 仅依靠流动人员自行上门来添加或更改档案信息, 致使档案信息更新慢, 内容反映的情况的滞后性凸显。兹于此, 更应该主动走出去, 通过积极走访代理企事业单位, 了解档案需求, 定期上门收集新签订的劳动合同、新学历的学籍材料、考取或评审通过的职称材料、年度考核表等各类档案材料, 更好丰富流动人员的档案经历。

(三) 寻求融合发展, 加快建立档案信息联网, 建设大数据库系统。

服务模式由传统向新型转变。一是将收集、整理分类好的纸质档案转化为可利用的电子数据资料, 网络互连, 形成大数据库。提供存档信息网上查询服务, 在普及无纸化查借阅的同时, 档案管理部门开放权限, 在不触及保密范围内, 实现档案内容最大限度向社会开放, 让档案查阅不受地域、时间、环境的限制, 为流动人员和用人单位查询档案信息提供便利, 同时积极推动跨地区网上远程办理模式, 形成“一点存档、多点服务”的服务格局。真正做到档案信息资源的共享。这既是对纸质档案保护, 也大大提高了档案信息综合利用率。二是在大数据的基础上, 有针对性建立专门的人才信息数据库, 将学历、专业、专长等各类信息规范整合, 进行专业化处理, 将档案数据资源与市场需求进行关联分析、融合利用, 把人才储备的信息推向市场。信息资源共享能根据用人单位需求导向, 匹配契合型人才, 同时也为人才找到合适的岗位, 实现数据的增值, 更好为经济发展提供人才保障。

(四) 紧跟时代步伐, 科学规范提升管理, 实现档案调整升级。

档案管理部门要紧跟时代变化, 对现有流动人员的档案管理进行调整与创新。通过“走出去, 请进来”的方式, 借鉴国内外成功的管理模式, 建立规范的规章制度, 为档案工作提供支撑。同时, 学习先进的管理理念, 从原先的纸质档案的管理, 参与到现在利用信息技术, 网络这些技术, 创新档案的管理模式, 同时强化档案管理方面的电子化、数字化和标准化。科学、规范地引导档案的管理。

(五) 适应角色转变, 提升素质与业务能力, 更好适应新形势要去。

档案工作人员要适应角色的转变, 转变理念, 现在的档案管理人员不仅要有扎实的档案专业知识外, 还应具备强化互联网, 计算机等学科知识与操作技巧, 档案单位应鼓励档案工作人员多参加业务交流、继续教育的培训, 提升自身的业务素质与综合能力, 同时强化在干中学, 从而真正熟悉档案的各个业务流程。

(六) 强化服务意识、提升服务水平, 保证窗口服务质量。

窗口人员要强化服务意识, 优化服务环境, 改善服务态度, 提高服务能力, 提升服务水平。充分调动窗口员工工作的积极性, 提高工作热情。窗口工作人员要时刻要把办事人员放心上, 时刻站在服务对象的立场为其着想, 将心比心, 让被服务对象感受到温暖。同时提升处理突发问题的能力, 开展微笑服务, 提升语言的艺术, 加强解答或回答问题的时候语言逻辑性, 条理性, 做到表示清晰明确, 便于接受。同时在用语上多用肯定句, 做到语气委婉, 让受众享受优质服务, 提高双向档案的利用率。

综上所述, 笔者通过对档案利用现状的分析, 总结原因, 提出对策, 归根结底都是从提升档案的社会价值为根本出发点。兹于此, 提高档案的利用率, 一要加快档案与时代的适应性, 与社会的融合度, 提高档案信息资源的广度和深度, 二要增强档案从业人员的素质, 强化技能培训, 提升档案的管理水平, 三要物尽其用, 充分发挥出档案的价值, 让档案工作更好为民生服务。

摘要：随着时代的发展, 档案数字信息化的普及, 在日常生活、工作中如何有效提高档案的使用率, 是亟待解决的问题。笔者结合实际工作情况, 结合日常操作实践, 对目前档案利用率低的原因做了详细的分析, 并且摸索出几条适应性办法, 力求提高档案使用效率, 让档案在现代社会生活中物尽其值, 体现档案应有的社会价值。

关键词：档案,使用率,作用,服务