浅谈档案开放利用与安全保密工作

2022-09-11

一、档案利用的必然性

谈到对档案的利用, 就必然涉及档案公布开放的问题。向社会公布开放档案, 消除了往日人们对档案的神秘感陌生感, 档案再也不是被束之高阁的尘封故纸, 或被当作与己无关的无用之物, 现在从各个方面看, 人们利用档案的范围已更加广泛, 要求亦越来越高。档案作为宝贵的信息资源, 正充分发挥着凭证作用和参考作用的本质特征, 渗透到人们的现实生活当中, 为人们提供服务, 在社会、政治、经济、教育、文化、军事、外交等各个领域产生出巨大的社会效益和经济效益。并且, 档案在利用服务中延续了生命力, 潜在价值得到具体直接的体现。在档案利用上逐步建立起一套法规体系, 确实保证人民群众对政府信息的了解程度, 以便使档案的公布开放更加细化和利于操作, 更好地发挥档案信息资源的作用。

二、档案安全保密的重要性

《中华人民共和国档案法》规定对档案的公布“不得损害国家安全和利益, 不得侵犯他人的合法权益”, 凡“涉及党和国家安全或重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限, 可以多于30年……”, “向档案馆移交、寄存档案的单位和个人……可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见, 档案馆应当维护他们的合法权益”。《档案法》明确地阐述了向社会公开开放利用档案的时限, 并规定凡对国家利益、集体利益和个人合法权益造成损害的档案都不宜开放公布。另外, 《宪法》、《党章》和《关于党内政治生活的若干准则》等亦规定每个中国公民、每个共产党员都必须遵守宪法和法律, 保守党和国家的秘密。这是在法律法规上明确提出档案保密的重要性, 人们在现实生活中必须高度重视严格执行, 否则就会违反法律, 并给国家、集体和个人合法权益带来损失。

由于社会经济的高速发展, 档案涵盖范围更加扩大, 内容也愈发广博。经济建设领域的倾销与反倾销、大量的设备引进资料、商业核心秘密, 文化建设方面的知识产权保护, 还有诸如金融、财产、收入、纳税等方面的信用档案都成为档案的重要组成部分, 从范围到内容有很多是以前档案工作所未曾接触过的, 即使有的, 也大都赋予了新含义增添了新内容。对哪些必须归档、哪些需要保密、哪些可以开放, 都成为新时期档案保密工作中出现的新内容, 必须按照国家有关法律法规, 认真研究慎重对待。凡秘密档案一定要依法管理, 防范一切可能的损失发生。如《法制日报》曾报道过一个案例, 江苏某集团职工盗卖本单位独家引进的一套设备图纸, 给该企业造成重大损失。其之所以能够实施犯罪, 就是该套图纸资料未作为企业在一定时期的秘密档案保管起来而给犯罪人以可乘之机。

随着科学技术的不断进步, 不仅档案的范围内容更加丰富, 而且档案的形式载体亦日渐多样, 给档案安全保密工作又带来需要解决的新课题、新要求, 如电子文件的安全保密等。对此如不引起高度重视, 找出对策妥善解决, 则势必会给国家和人民造成损害。

三、对档案开放利用与安全保密工作的几点思考

我们保存档案的根本目的在于利用, 在利用范围和对象上应做到:

1. 对外公布开放档案, 是达到最大限度利用档案信息资源的社会化举措。

一定要按照国家有关法律法规开放公布一切应该开放的档案, 充分发挥档案的潜在价值。同时不应忽视档案的安全保密, 在保证国家利益、集体利益和个人合法权益不受侵害的情况下公布开放档案。对一些掌握不准的, 应报请上级定夺或请有关专家鉴定。

2. 提供单位内部档案利用需要服务时, 既要积极热情, 又要坚持保密原则。

凡对涉及到本单位、本部门的一些在一定时期和一定场合具有保密性质的档案 (如经济合同、科研数据等) , 要严格把关按照有关规定办理利用手续, 对不该开放利用的或不属知密范围的人都坚决不予提供, 避免造成损失。

3. 加强归档力度。

凡归档范围内的档案, 都必须集中统一到档案部门依法保管, 任何单位或个人不得以任何借口拒不归档, 以保证档案收集的齐全完整。

4.

大力宣传《档案法》《保密法》, 对档案提供者和档案利用者加强教育, 提高他们的档案意识和保密意识, 自觉执行国家的法律法规, 维护国家、集体和个人合法权益。

5.

用与时俱进的精神指导新时期的档案工作, 要有新思路、新方法, 研究在档案开放利用和安全保密工作中出现的新问题、新特点、新要求, 如对电子文件的完整、安全和保密问题, 为增加透明度信息公开网上如何公布问题等, 都要认真研究解决。

6. 加强监管、完善监督机制, 加大执法力度。凡发现有违反或违犯档案、保密等法律法规的要坚决依法处理。

维护档案的真实、完整与安全, 保守党和国家的秘密, 是档案工作者的重要职责。如此达到档案利用和保密互为保障的辩证统一, 则既使档案信息资源得到充分利用, 体现其价值的最大化、社会化, 又维护了国家、集体、个人的合法权益不受损害, 并使档案在利用中延续生命、焕发活力, 促进档案工作更好地开展。

摘要：档案利用与档案保密是档案工作中相辅相成的一对矛盾的统一体, 人们在利用档案时不可忘记保密, 而做好档案保密又正是为了维护档案的完整安全, 以便更好地利用档案发挥其功效。为此我们在工作中要正确认识妥当处理, 既不能因为利用而忽视保密, 也不为强调保密不予利用而产生偏颇, 以保证档案工作顺利开展。

关键词：档案利用,档案保密,必然性,重要性