浅谈档案信息资源的利用

档案信息是信息资源的重要组成部分, 也是最原始和最可靠的信息。随着知识经济时代的到来, 充分利用档案资源, 对我国经济和文化的发展具有重要作用。如何面对我国在新时期、新形势下充分利用档案信息资源是现今必须要思考和解决的一个问题。

一、档案信息资源的概念

(一) 档案的含义。

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息, 具有历史再现性、信息性、知识性、政治性、文化性、社会性、教育性和价值性等特点。

(二) 档案信息资源的重要性。

档案包含了大量的数据、图表、文件等原始凭证, 是最原始和最可靠的信息, 是第一手的参考材料。档案一方面能为经济发展提供服务, 企业可结合档案信息对自身的产品和市场作出科学分析和规划, 进而作出正确的决策, 在竞争激烈的市场中取得胜利。如修建三峡这样的大型水利工程, 需要以大量的水文、地质档案信息作为科学决策的依据。另一方面是我国精神文明建设的重要内容, 各级档案部门收集的历史文化档案史料, 丰富了文化资源, 对我国精神文明的建设作出了巨大贡献。

二、我国档案信息资源利用的现状

(一) 我国档案信息资源利用取得的成效。

随着我国档案信息化建设的快速发展以及档案信息资源的逐渐丰富, 许多企业、各级档案部门以及群众也越来越重视对档案信息资源的利用, 特别是在政治、经济、文化、科研及工程建设领域, 档案作出了巨大贡献, 促进了我国经济社会的发展, 并在一定程度上满足了人民群众的文化需求。

(二) 我国档案信息资源利用存在的问题。

虽然档案信息资源的作用得到大家的认可, 但是对其利用仍存在很多问题。首先, 利用标准体系未完善, 档案信息资源的利用缺乏统一的标准, 不利于档案信息资源的互通和互连。二是认识不到位, 我国目前总体上对档案信息资源的利用率还不高, 很多企业、个人觉得查阅档案信息麻烦, 对档案信息利用的意识薄弱。三是重硬轻软、重建轻用, 虽然近年我国档案部门研发的硬件越来越高级, 但是应用软件的质量达不到要求, 给档案信息资源的利用带来不便, 利用率很低。四是安全防护存在隐患, 由于我国的档案信息化建设的技术、软件和核心硬件主要依赖进口, 这影响了档案信息的安全和利用。

三、档案信息资源利用的对策

(一) 统一规划, 完善机制体系。

对档案信息资源的充分利用是个庞大而复杂的系统工程, 必须坚持统一规划的原则, 建立和完善利用机制体系。首先, 要制定并完善档案信息资源利用的相关法规和标准。完善的法规和标准可以明确我国各级部门在信息资源开发利用中的责任。其次, 加大资金投入力度。建立档案信息资源利用的专项资金, 加快研制并更新软硬件设施, 确保档案信息资源利用工作的顺利开展。再次, 编制档案信息利用管理工作专职人员。专职人员队伍有利于我国档案信息资源利用的相关软硬件的专业研发, 从而提高档案信息资源利用率。最后, 建立并完善利用机制。一是要更新数据库, 确保给用户提供最新、最准确的数据。二是要站在全局的高度, 建立信息共享机制, 公共信息资源要全面共享, 专用信息资源要在一定范围内共享, 用严格的制度来避免信息难互通的现象。

(二) 更新观念, 提高认识。

我国要改变广大群众传统观念, 提高档案信息资源的利用率, 提高和更新大众的观念意识是十分重要的。一是要加大宣传力度。让广大群众认识到档案信息资源的重要性, 各级政府加强宣传, 引导群众树立信息制胜的观念。二是在全国各级档案部门中树立信息共享的观念。树立档案信息共享的观念, 把不同档案部门的信息资源统一起来, 建立信息交换协调机制, 充分发挥我国信息资源的整体优势。三是提升档案信息工作者的素质。加强我国各级档案部门工作人员的培训, 提升他们的业务素质, 从而提高从业人员对群众利用档案信息资源的服务效率。

(三) 严格管理, 提升安全保密性。

在信息化程度不断提高的今天, 要有效提高档案信息资源的利用率, 做到信息资源共享, 真正达到信息互通、互连以及互操作, 不得不考虑进一步加强信息资源的安全性。因为, 在信息共享同时又在一定程度上给信息的安全保密带来了隐患, 给广大群众方便的同时, 也可能给境内外不法分子提供了可乘之机。因此, 一方面要制定严格的管理制度, 加强档案信息资源安全保密的监督, 并强化各级档案部门的安全保密意识。另一方面, 要尽快研制相应的软件和核心硬件等, 对数据实行加密保护, 加强防火墙等安全保密措施。总之, 要在安全保密的前提下提高档案信息资源利用的效益, 为我国经济文化社会的发展提供有力保障。