浅谈档案管理与开发利用

一、引言

档案是指过去和现在的国家机构社会组织以及个人从事政治、军事、经济科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案工作就是运用科学的原则和方法来管理档案, 并为社会各项事业提供档案信息服务的工作。它包括实体档案管理和档案信息管理两个方面。档案实体管理是以档案保管单位 (卷、盒、件) 为对象的管理工作, 其主要任务为档案的收集、整理、鉴定、保管及统计;档案信息管理是以档案所含的内容信息为对象的管理工作, 是对档案深层次的智能管理, 其实质是用有效手段, 开发档案信息资源, 充分发挥档案作用。其主要任务为档案的检索、档案的编研、档案的提供利用。

二、如何做好档案管理工作

(一) 档案工作实质上就是档案管理工作

就其与党和国家其他事业的关系来讲, 是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案工作的管理对象就是档案, 管理的目的是维护历史的真实面貌, 开发档案信息资源为社会经济、政治、科学服务。由于档案来源于社会实践活动以及在整个社会活动中所起的作用, 所以服务性是档案工作的基本属性, 而它的服务对象是档案利用者。人们说档案管理工作不能自身生产物质财富, 但我们可以通过它创造有开发利用的价值财富。档案不由档案管理机构和档案管理工作人员直接生产和利用, 而是专门负责管理各部门在不同的历史时期所形成的记录载体的一种专业, 所以说是管理性的工作。但是档案管理工作也不是孤立的, 而是整个社会管理系统中不可或缺的组成部分。通过提供档案信息资源服务于社会经济、政治、科学以及文化等方面, 这是档案管理工作区别于其他管理工作的特点之一。档案管理工作在任何时侯都是为一定的经济、政治、科学、文化服务的, 否则档案管理工作就不会存在, 也难以发展。

(二) 加强档案管理工作, 提高档案质量

加强档案管理工作, 提供档案质量就必须从档案材料的形成、收集、归档整理等基础工作做起。例如一个科研项目档案的形成、收集, 要从项目的来源、立项的申请及批复、项目的合同书 (协议书) 、项目组的组成人员、项目前期的调研资料、项目的实施方案 (如需要对环境质量进行监测的项目, 还需要制定监测方案, 根据监测方案进行监测, 并编制监测报告) 、项目的编研、项目的评审、项目的报批等各个时期所形成的材料都必须要完整地收集, 才能确保档案的完整性, 对档案的开发和利用奠定基础。这就要求档案管理人员热爱档案工作, 熟悉档案管理的要素, 了解本单位业务范畴。归档整理是将已办理完毕的, 具有一定查阅和利用价值的都应作为档案保存, 并以“卷”或“件”为单位, 进行分类、排列、编号、编目等有序化的过程, 是上承归档材料的收集工作, 下续归档档案的保管和利用, 是一个非常关键的、不可缺少的中间环节。在档案管理工作中, 以维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求, 以便于社会经济、政治、科学等各方面的利用, 这是档案管理工作的根本目的。

(三) 档案管理工作要领导重视, 才能有经费保障

档案管理工作的对象就是档案, 其目的是要维护党和国家历史的真实面貌, 开发档案信息资源是为社会经济、政治、科学实践服务。在档案管理工作中只有得到单位领导重视和支持, 才能有经费保障, 才能保证档案管理、开发利用等各个环节的工作顺利完成。这就要求档案管理人员在不断提高自身业务素质, 做好本职工作的同时, 还要向单位领导宣传档案管理工作的目的、意义、重要性及其作用。例如档案的溯源作用:1.在环境污染事件中, 环境监测档案为政府和司法机关对环境污染事故的调查、处置, 提供了大量的具有法律效应的监测数据, 对于环境污染事件的执法提供了依据。2.在制定环境规划时, 人们运用环境监测档案中所记录的准确的、可靠的监测数据, 对环境质量状况进行初步的科学分析和判断, 以及环境质量状况的变化趋势进行评估和预测, 为编制有效的、可持续发展的各种环境规划, 提供了科学的技术依据。

三、档案的开发利用

环境监测档案是环境保护工作在各个不同时期形成的历史记录, 也是我国的经济建设、科学研究不可或缺的历史资料。从档案的本身来看, 它真实的记录了不同年代所形成的环境监测数据和环境质量现状的历史资料, 是各种环境质量现状的历史再现, 反映了不同年代环境监测机构的发展状况和环境监测能力水平, 同时也反映了不同年代社会的文明程度和发展水平。环境监测档案为了解各个时代的环境质量现状提供了准确的、可靠的监测数据, 借鉴过去的原始数据进行有目的性、有针对性的环境质量分析与评价, 为政府决策、科学研究提供基础的科学依据。随着环境监测档案的建立和健全, 不仅记录了当时技术人员的学术思想、保护环境、治理环境污染等环境监测工作的全过程, 同时也记录了成功的经验和失败的教训, 为人类更好地保护环境奠定了基础。近年来, 随着我国环境污染事件的频繁发生, 污染事件在调查过程中存在着溯源性, 而档案为溯源起到了不可估量的作用。例如:2008年5月发生在云南省玉溪市澄江县阳宗海的澄江县磷化工企业渣库渗漏污染水体事故, 在环境污染事故调查取证过程中, 玉溪市人民法院的同志来我站查阅了所涉及的企业从成立以来, 委托我站监测的大量的已归档的监测报告。根据人民法院的要求, 并经单位领导同意, 复印了与该事故相关的各种监测报告及资料3000余张, 为政府和司法机关对环境污染事故的调查、处置, 提供了大量的具有法律效应的监测数据, 起到了溯源作用, 充分地体现档案管理工作的重要性和必要性。实践证明, 如果档案管理工作不到位, 档案归档不完整, 就无法为环境污染事故的调查、处置, 提供大量的具有法律效应的监测数据, 事件所涉及的企业也不会对污染事件负责。总之, 档案的建立就是为了适应人们的查询和利用, 把档案完整地收集整理归档, 并进行科学地管理, 其目的就是为了更有效地发挥档案的作用, 为档案的开发与利用创造条件。要使档案的资源优势变为信息优势, 把潜在生产力转化为现实生产力, 就必须通过档案的开发利用来实现。如果不去开发和利用档案信息资源, 档案的价值和作用就无法实现, 收集和管理档案就便得毫无意义, 档案工作也就没有存在的必要了。

四、结束语

档案管理工作是一项平凡而又枯燥的工作, 这就要求我们从事档案管理工作的人员要有良好职业道德, 热爱本职工作, 不断提高自身的业务素质, 同时也离不开单位领导的重视和支持, 才能做好档案管理和开发利用工作, 更好地为社会经济建设、科学进步服务。所以, 档案管理与开发利用有着十分重要现实意义。

摘要：档案工作实质上就是档案管理工作, 就其与党和国家其他事业的关系来讲, 是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案工作的管理对象就是档案, 管理的目的是维护历史的真实面貌, 开发档案信息资源为社会经济、政治、科学服务。由于档案来源于社会实践活动以及在整个社会活动中所起的作用, 所以服务性是档案工作的基本属性, 而它的服务对象是档案利用者。人们说档案管理工作不能自身生产物质财富, 但我们可以通过它创造有开发利用的价值财富。档案不是由档案管理机构和档案管理工作人员直接生产和利用, 而是专门负责管理各部门在不同的历史时期所形成的记录载体的一种专业, 所以说是管理性的工作。但是档案管理工作也不是孤立的, 而是整个社会管理系统中不可或缺的组成部分。档案的建立就是为了适应人们的查询和利用, 把档案完整地收集整理归档, 并进行科学管理, 就是为了更有效地发挥档案的作用, 为档案开发与利用创造条件。要使档案的资源优势变为信息优势, 把潜在生产力转化为现实生产力, 就必须通过档案的开发利用实现。本文就档案工作和开发利用提出自己的意见和看法。

关键词：档案管理,开发利用