城建档案的管理与利用

2022-09-10

城建档案管理质量的好坏, 影响到城建工程竣工后对相关信息的查阅及利用, 为提高城建档案的利用价值, 必须加强对其的有效管理。

一、重视城建档案的重要性

城建档案管理工作, 是城市管理、建设、规划过程中的主要环节, 其对城建进程的顺利、健康、快速开展具有重要的指导与借鉴意义。城建档案管理机构是城市建设的科研基地、信息基地, 也是研究技术创新、信息技术、城市历史的平台, 具有着眼未来、服务现实、保存历史的职能其工作目的是扩大社会服务。因此, 必须把城建档案管理工作纳入城建事业规划之中, 通过制定并完善各种政策措施, 健全城建档案的管理机构, 并赋予档案管理机构管理及保管档案两种职能。在添加设备、经费渠道、人员编制、管理范围、机构设置等方面, 上级档案机构因积极解决一些具体问题, 在财力、物力、人力等方面应给予适当的优惠政策及必要的支持, 促进城建档案管理工作的高效开展。

二、加强城建档案管理的策略

基于城建档案管理的重要作用, 必须加强对其管理, 以提高其对城市建设及社会发展的积极作用。

(一) 规范档案管理流程

随着信息时代的到来, 城建档案管理应将传统的实体管理和信息管理有机结合起来, 既可发挥实体档案的历史凭证作用, 游客展示城建信息的先进价值, 使城建信息成为一种珍贵的管理资源及经济资源, 使这些资源与生活实际充分结合, 创造出更大的社会效益。据有关调查数据显示, 当前城建档案的利用中, 近90%是查询利用, 查询的目的是为城建工程的规划设计、建设及产权凭证、产籍平整、调查取证等, 利用该档案的人一般都是行政管理人员、专业的技术人员等。城建档案一直以来都是社会主义建设的重要内容, 当前, 城建档案的利用方式多为需要查询资料的人员上门查询, 由于查询时间限制, 查阅者主要通过对档案原件进行复制或抄录的形式进行利用, 致使需要大量查阅档案资料的用户要往返多次才可达到查阅目的。可见, 城建档案信息网络化, 是其必然的发展趋势, 也是社会发展的需求。由于城建管理者对原始档案缺乏精心提取与深度加工, 使其对档案的编纂、研究不充分, 没有形成规范化、科学化、系统化的编研成果, 原因为城建档案管理者对社会机构需求档案信息的了解过少。所以, 城建档案管理者, 应改变传统的对外服务方式, 变用户的需求服务到主动上门服务, 积极了解社会需求信息, 积极做好城市工程建设的前期介入, 主动上门指导、服务, 为城建建设的重点工程进行全过程、全方位的跟踪指导服务。

(二) 创新档案管理手段

为提高城建档案的利用价值, 可从以下几点入手, 切实做好档案信息收集工作, 使档案具有更多的使用功能。

第一, 提高特色档案的收集力度。随着信息时代的到来, 互联网上各种信息达到了空前丰富的状态, 对城建档案机构来说是一种新的发展机遇, 也是重大挑战。因此, 城建档案管理人员可通过收集特色档案以提升自身的竞争力, 提高特色档案的馆藏力度, 丰富档案的信息内容。实现情报信息、图案、档案的综合管理, 是新时期城建档案管理的发展趋势。专业的档案管理机构, 更应该积极拓展档案内容来源渠道, 突破传统信息收集方式的局限性, 重点收集典型性的城建资料, 及与城建档案有关的价值信息, 为扩大、提高城建档案的服务能力创造条件。

第二, 积极建设数字档案。在信息规范化、标准化工作的前提下, 将城建档案管理的动心转移至建立信息化档案上, 借助网络技术及计算机, 使城建档案实现先进的网络咨询、利用、查阅、检索等服务, 促进城建档案实现信息化专业城建服务的目标。要落实城建档案的信息化, 应重点落实以下五点工作:1.极大丰富城建档案的信息储备。应重点收集城市管理、建设、规划中形成的重要电子文档, 将其和纸质玩当想结合, 一起馆藏。2.完善信息化档案设备的软硬件设施。软件应包含城建档案的利用、保管、统计、鉴定、整理、收集等环节, 并且囊括档案信息的储存管理、整理入档、搜索查询、数据接收等功能。硬件需涵盖存储设备、输出设备、图文输入等。3.提高城建档案的信息化程度。分步骤、有秩序对档案管理机构中收纳的纸质档案转化为数字档案, 并建立恰当的信息数据库, 对其进行动态管理。4.加大对档案管理人员培训力度。在岗的档案管理人员应具备较高的专业技能, 所以有关部门应积极为工作人员提供培训机会, 以提升其整体素质。培训内容主要为:工程知识、档案管理知识、多媒体技术、信息加工技术等。5.及时添加城建档案相关信息。信息的使用价值取决于其自身的权威性、准确性、实用性。为提升城建档案的使用价值, 必须及时吸纳新的信息入档。通过完善信息录入、汇编、采集等相关制度, 使城建当心资料的收集及利用形成良好的运行模式, 为社会各阶层提供高效、便捷的服务。

总之, 城建档案高效管理, 是提升其利用价值的前提与基础。因此, 我们应不断创新工作方式与服务意识, 借助先进的现代化信息技术, 扎实做好城建档案信息收集与整理工作, 为社会提供更优质的档案服务。

摘要：本文分析了城建档案管理的重要性, 探究了加强档案管理的有效途径, 旨在提高城建档案的利用价值。

关键词：城建档案,管理,利用