浅谈馆藏档案信息资源的开发与利用

档案资源是指国家机关、团体、企事业单位和个人在从事各项社会实践活动中形成的, 以各种载体形态存在的、具有查考、保存和利用价值的历史记录的总和。它包括纸质档案、电子档案、实物档案等。它是人类历史的真实记录, 能够记载和传递信息。各级各类国家档案馆是储存与传递档案信息的集散地。社会对档案信息的利用需求量急剧增加, 利用群体急剧增多, 利用目的极其复杂, 档案管理工作中档案信息资源开发利用形势日益紧迫。针对这种形势, 档案管理部门要以开发利用馆藏档案信息资源, 为社会各界及广大人民群众服务为指导思想和核心任务做好档案工作。

一、开发利用馆藏档案信息资源的重要意义

(一) 是社会主义市场经济建设发展的需要

企业要取得好的经济效益, 单靠现有生产条件进行生产管理与营销, 不依靠档案信息进行企业策划、决策与生产是行不通的。只有积极开发利用档案信息资源, 同时把档案信息与市场流通信息有机结合起来, 才能对企业进行有效管理, 科学决策, 以获得显著的经济效益。

(二) 是加强社会主义精神文明建设的需要

开发利用馆藏档案信息资源, 提供丰富的档案信息资源, 是社会主义精神文明建设的重要内容, 可以说, 档案是政治教育的生动素材, 利用档案进行政治思想教育可以收到良好的效果。档案作为历史活动的真实记录, 详实地记载了我们国家、每个民族、每个地区的曲折历程和自强不息的奋斗足迹;记载了新中国社会主义革命和建设所取得的巨大成就;记载了改革开放以来建设有中国特色的社会主义事业取得的丰硕成果。档案部门通过对馆藏档案信息的挖掘, 编研出的具有教育意义的史料, 可以帮助人们特别是青少年了解中华民族的悠久历史和灿烂文化, 掌握时代发展的脉搏, 可以使通过这些史料宣传党的光辉历程和英雄人物事迹, 进行社会主义革命传统教育, 加强精神文明建设。

二、开发利用馆藏档案信息资源面临的问题

(一) 馆藏档案信息量不足、内容单一

国家综合档案馆作为集中保管档案的基地, 凡是有保存价值的档案资料都应接收进馆。由于档案征集接收工作缺乏力度, 大量有保存价值的档案没有接收进馆, 馆藏状况和与经济发展水平、社会各项事业对档案信息的需求不相适应, 直接影响了档案馆服务功能的发挥。如:县级档案馆按规定不能接收公、检、法、电力等单位形成的档案, 接收范围仅限于机关事业单位, 致使档案信息量不足。反映本地区社会变迁和人文变化, 与经济建设和百姓生活息息相关的特色档案、照片档案、声像档案不多, 致使档案内容不够丰富。

(二) 馆藏结构不合理

各级档案行政管理部门已把馆藏档案信息资源建设作为重要的基础性工作, 但监督指导不到位, 没有完全围绕整合档案资源和“两个体系”建设要求来抓, 直接影响了馆藏档案的齐全完整及结构的合理性。一大批科技、房地产、工商注销、退伍军人、婚姻登记等专业档案、民生档案和新型载体档案仍由职能部门自行管理, 没有接收进馆, 没能完全做到档案收集齐全完整、管理科学和集中统一管理。致使馆藏档案信息资源匮乏、结构不合理。

三、开发利用馆藏档案信息资源的建议

(一) 建立完善的档案工作管理机制, 促进档案信息资源开发与利用工作

根据本人对档案管理状况的调查分析, 各单位档案管理水平与规模不同, 一是企事业单位, 缺乏必要的档案信息资源保障体系, 虽然档案业务机构形式多样, 但是, 档案管理分散、收集不齐全、结构不合理;二是部分档案业务机构之间没有隶属关系, 各司其职, 缺乏必要的沟通与合作。大多数集体企业、民营企业不但没有专职档案员, 而且, 档案管理机构不健全, 档案管理不规范, 档案信息资源的开发利用困难。所以, 要想提高档案信息资源开发利用的水平, 必须从档案管理工作的实际情况出发, 建立并完善档案工作管理机制, 改善档案管理模式。

(二) 加强基层档案工作的监督指导力度, 为丰富和改善档案馆藏档案信息资源提供保障

档案馆是档案事业的主体, 基层档案工作是整个档案事业的基础, 所以, 必须抓好机关团体、新农村建设、民营企业等单位的档案工作, 最大限度地做好本区域内国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的档案材料立卷归档、保护工作, 维护好历史真貌。

(三) 加大档案征集接收工作的力度, 为丰富和优化馆藏档案信息资源打好物质基础

档案馆藏, 不仅要反映党政机关的实践活动, 同时也要反映辖区内各行业的历史全貌。只有广辟接收渠道, 从形成档案完整性做起, 特别要在接收专门档案、民生档案和特殊载体档案方面下大力气, 打破长期以来档案馆藏以文书档案为主的局面, 真正做到馆藏内容丰富、门类齐全、结构合理。

(四) 建立完善的档案信息管理系统, 加强馆藏档案信息资源开发利用工作

首先, 要加强档案信息数据库建设。结合本单位的实际情况, 利用先进的扫描技术, 有计划、有步骤地实现对馆藏重要全宗、珍贵档案、易损褪变档案、利用率高的档案进行数字化加工, 将纸质档案准确、快速的转化为电子档案。其次, 要抓好各机关团体、企事业单位的立卷归档工作, 将文档一体化、档案数字化建设与档案信息资源开发利用工作有机结合起来。通过政务网、各单位局域网建立档案信息资源共享服务平台, 对已开放档案和政府公开信息实行网上查询与公布, 使社会各界及广大人民群众更快速、更便捷地获取到所需要的档案信息, 以满足社会不同群体对档案的需求。

(五) 拓宽档案信息资源的传播途径

档案信息资源开发利用工作是一个动态的过程, 它渗透在各个服务领域的每个环节中。拓宽档案信息资源的传播途径, 要以服务区域经济建设为核心, 以促进各项事业发展为目标, 更新服务观念、拓宽服务渠道, 改进服务方式。根据客观需求研发档案产品、开发档案信息资源, 例如, 通过筛查利用馆 (室) 藏档案编写年鉴、组织机构沿革、大事记;编辑党的方针政策汇编、文件选编、灾情史料等专题汇编;编史修志, 撰写学术论文、著作等。通过函电代查、邮寄档案复印件、开具档案证明、提供档案阅览服务、咨询服务、举办展览等形式, 在更广泛的领域传播档案信息, 发挥馆藏作用。

(六) 增强档案干部队伍的整体素质

档案信息资源开发利用工作是一项综合性工作, 要求档案管理人员具备较强的综合素质。首先, 档案工作者要有高度的责任感和使命感, 认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论等政治理论, 认真践行科学发展观、党的群众路线, 不断转变思想、更新观念, 树立求真务实、爱岗敬业、甘于奉献的精神, 使自己成为头脑清醒、政治敏锐、有很强理论修养和执行政策能力的管理者。其次, 档案工作者要具备较强的专业知识、市场经济管理知识、法律知识等, 并精通互联网技术、软件应用与开发技术、扫描技术等计算机应用技术。积极利用现代科技方法和手段, 加强档案信息资源的开发力度, 提高服务质量, 为领导决策、为民生、为社会提供更丰富的、有价值的档案信息。

摘要：本文论述了开发利用馆藏档案信息资源的重要意义;开发利用馆藏档案信息资源面临的问题;开发利用馆藏档案信息资源的建议。

关键词：馆藏档案,信息资源,开发,利用