浅谈对文书与档案管理工作的认识

2022-09-12

文书是档案的前身和源泉, 档案是文书的归宿。文书处理与档案管理虽属于不同的工作和阶段, 但两者却相辅相成。做好文书和档案管理工作是办公室文秘人员的责任。本人从事文秘工作已有4个年头, 现结合工作体会, 谈谈对做好文书和档案管理工作的粗浅认识。

一、正确认识文书与档案管理的关系

文书处理与档案管理是相互衔接的两个流程, 是密不可分的两个环节。正确认识和处理好两者关系, 使之有机结合, 规范衔接, 对于做好文档工作十分重要。

(一) 有不同的工作任务和对象

文书处理工作的主要任务是文书的收发、分办、传递、督办、整理和保管等, 而档案管理工作的主要任务是收集、鉴定、分类、编目、保管和利用各类文书档案等。从这个意义上讲, 文书是档案的前身, 档案是文书的归宿, 文书处理是档案管理工作的基础, 档案管理工作是文书处理工作的延伸。

(二) 两者密切联系、相互促进

文书与档案管理, 主要包括文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。它不仅是管理文书档案, 同时统管了诸如人事、业务、会计等档案, 门类更多, 内容更丰富, 工作更复杂。文书工作是以为领导工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的, 辅助于文件、会议、办事, 为领导做好参谋, 处理好事务性工作。文书工作的质量直接影响着档案工作质量。正所谓, 巧妇难为无米之炊, 没有完整齐全的文书, 也不可能有完整齐全的档案, 文书处理工作做好了, 就能为档案工作提供良好的条件和基础。反过来说, 档案工作可以促进文书工作更加规范化、系统化。档案工作实际上是对文书工作质量的全方位检查, 通过档案工作可以发现文书材料是否系统、立卷归档是否完整、分类组卷是否规范、合理等, 对做好文书工作将会起到很好的促进作用。

二、规范文书处理, 是做好档案工作的前提

2012年4月, 中办和国办联合发的《党政机关公文处理工作条例》 (中办发[2012]14号) 。我们依据条例内容和要求, 结合我局实际, 修订并完善了《新源县畜牧兽医局公文处理实施办法》, 规范了公文拟制、办理、管理、整理 (立卷) 、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。明确由局办公室和秘书人员具体负责公文处理工作。

日常工作中, 我们重点抓好公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档等三个方面的工作。收文办理做好签收、登记、初审、承办、传阅、催办和答复等七个环节的工作;发文办理做好复核、登记、印制和核发等四个环节的工作。涉密文件单独保管或及时退回, 未经许可严禁复印或外传。文件办理完毕后, 及时进行筛选。对需要归档的公文及材料, 及时收集齐全, 妥善保管。我们以文书档案为主, 狠抓档案归档工作, 把涉及工作材料和各部门文件归类为文书文档;项目档案为基建档案;案件档案为专门档案;财务档案为会计档案和照片、录像、录音、为影片档案等, 既保证了文书和档案管理有序, 确保了我局各项工作正常开展, 也为档案管理工作打下了坚实的基础。特别是2010年以来, 在局领导的关心支持下, 我们投入人力、物力、财力, 不断完善软硬件设施, 狠抓文书和档案规范化管理, 文书和档案管理迈上了新台阶。在新源县档案局、伊犁州档案局多次组织的档案业务检查评比中, 我局均取得了较好名次, 受到了县有关领导和局领导的充分肯定。

三、提高人员素质, 是做好文档工作的保障

表面上看, 文书和档案管理是事务性工作, 实际上是一项政策性、专业性很强的政务性工作。文书和档案人员的政治思想理论素养、业务知识和能力水平, 直接影响文书和档案管理工作的质量和水平。文书档案人员如果没有较高的政治思想及理论素养, 不熟悉本单位主要业务流程, 不了解文件材料的相互关联, 不清楚整个事件的来龙去脉, 就很难做好文书和档案管理工作, 更谈不上取得成就。结合自身体会, 建议文书档案人员从以下三个方面努力:

(一) 要提高政治思想和理论修养

我们日常工作中接触到的文书和档案, 有些与各级党委和政府、人民群众的切身利益息息相关, 有些机密文件甚至涉及党和国家的根本利益。这就要求我们必须提高思想认识, 加强政治理论修养。在处理每一份文书档案时, 都站在政治的高度, 把政治考虑放在第一位, 在整理、保存、利用的各个环节要确保文书档案安全, 恪守职业道德, 严格工作职责。结合工作实际, 我们重点做好对全县畜牧业生产发展规划、计划的制定与实施;宣传贯彻落实国家、自治区和自治州有关畜牧、兽医和畜产品质量安全等相关法律法规和方针政策;指导实施畜牧业生产中的疫病防控、品种改良、草原保护与建设、畜产品安全生产、畜牧科技推广和培训等工作;论证申报畜牧业发展项目;依法行使畜牧兽医行政执法, 查处各类畜牧兽医违法行为;受理畜牧兽医方面的群众来信来访;监督、检查畜牧兽医管理各类许可证、合格证审核办证工作;承办县委、县人民政府交办的其他工作等相关档案和资料的汇总, 整理, 保存等工作。同时, 严格做好涉秘文件管理。有效促进了县域经济社会平稳快速发展。

(二) 要提高专业水平和创新能力

在认真学习掌握《党政机关公文处理工作条例》、《档案法》等相关政策法规的同时, 要结合本单位职能和工作要求, 认真学习相关业务知识, 努力提升业务水平。同时, 要紧跟时代发展步伐, 不断开拓视野、创新思维, 接受在职教育, 优化知识结构, 提高综合素质, 才能做好新时期文档管理工作。近年来, 我局针对文书和档案人员变动频繁、业务素质不高、业务技能缺乏的实际情况, 有计划地组织文书和档案人员参加自治区和州、县相关专业知识培训、上岗资格培训和继续教育, 开展形式多样的学习交流, 使文书和档案人员较好地掌握了业务知识和操作技能, 提高了综合素质。本人也利用业余时间自学, 参加在职教育, 取得了中文大专文凭。

(三) 要增强工作责任心和奉献意识

文书档案工作是党政机关、企事业单位管理工作不可或缺的重要组织部分, 虽默默无闻, 却至关重要。文书档案人员要耐得住寂寞、甘当无名英雄的人生境界;要始终以淡泊名利的心态, 乐于奉献的精神, 任劳任怨的工作, 朴实无华, 不事张扬, 不尚空谈, 高标准地做好文书档案工作。我们办公室按规定及时接收各门类的档案, 进行统一管理;文件材料的书写格式及质量要符合有关规范要求。所有的档案的分类、排列符合要求。同时, 我们档案员还定期对库房进行抽查, 档案无霉变、虫蛀等不良现象, 无泄密事件发生, 加快了我局档案管理工作规范化、科学化建设的步伐。

四、借助媒体力量, 提高社会档案意识

档案社会化宣传工作是档案工作的重要组成部分, 是提高公民档案意识, 增强档案法制观念, 推进依法治档, 促进档案事业发展的重要手段。“酒香不怕巷子深”的时代早已过去, 各行各业要发展就需要快速地引起人们的注意, 档案事业也不例外。受传统观念的影响, 普通市民对陈列在档案馆内卷帙浩繁的各种档案产生了神秘感, 很多市民对档案管理和查阅的内容、程序不是很了解。我们必须学会借助媒体的力量, 通过媒体对档案工作的广泛宣传和报道, 来增强社会群众对档案、公共档案馆价值和作用的认识, 加强对档案工作的了解, 为档案工作赢得更多的关注目光。

2013年6月9日是我国第一个“国际档案日”。6月9日上午, 按照新源县档案局统一组织, 我局安排10名工作人员, 参与开展全县“6.9国际档案日, 档案走进家庭”集中宣传活动。在活动现场, 我们通过图文并茂的宣传形式, 紧贴主题、发放家庭档案知识宣传手册, 宣传有关文件精神、档案业务知识、家庭档案知识和档案工作的先进典型。通过家庭档案等档案宣传板报, 展示了档案的文化性、社会性和历史性。我们现场工作人员, 向前来观展的市民发放档案宣传资料500余份, 对过往的市民宣传了建立家庭档案的好处, 提供档案咨询服务80余人次。整个宣传活动场景热烈, 吸引了大量市民群众前来观看, 他们在展版前驻足观看, 忆往思旧, 感受中国、自治区和新源县的巨大发展变化。县电视台进行了采访报道, 并于当晚黄金时段播放。通过档案日活动和新闻媒体宣传, 向社会和市民普及了档案知识, 提高了广大市民的档案意识, 扩大了档案工作的社会影响, 使社会各方面都来关心、支持档案工作, 为档案事业与其他各项社会事业协调发展创造了良好的环境。

五、做好文书档案工作, 应注意把握好四点

(一) 存档材料、文书字迹要清晰

不论是草拟文书、定稿文书, 还是做出的各种记录、签字等, 都不能使用诸如圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等撰写、修改、批阅文件材料, 以保证字迹清晰。我们在工作中会收到传真件, 而不是原始件, 时间长了, 传真件字迹容易变得模糊不清, 不利于长久保管和利用。因此, 我们在收集此类文件时, 在确实没有原始文件的情况下, 要尽可能使用复印件。

(二) 要强化档案意识

档案工作平时不起眼, 也不引人注目, 甚至被忽略, 但档案工作又是对历史负责、替未来着想的依据凭证。因此, 我们要时刻想到档案工作, 自觉为归档做准备, 规范办理好每一份公文, 为后续档案工作减少麻烦。要注意及时收集文件材料, 收发文要逐件登记建账, 做到有据可查, 发现缺少要及时查找。对于系统性或系列性事件, 还要注意及时收集相关材料, 如会议纪要、领导讲话、领导批示等, 保证文件材料完整、系统, 为立卷归档打下坚实基础, 以保障档案“存凭、留史、资政、育人”的特殊价值, 充分发挥档案工作“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的特殊作用。

(三) 要定期进行立卷归档

从公文的撰写、收发到归档和管理, 做到全过程监督检查, 不要遗漏每一个环节。要分别建立各级文件以及非正式文件的收文登记本和本单位所形成文件的发文登记本及其文件档案借阅登记本, 以保证文件的迅速收发、详细登记、严格管理、及时催办等, 对阅办完的文件材料分门别类地设置卷夹。文件办理完毕, 及时做好归档基础性工作, 定期按文件形成的规律和性质, 依据正确的归档分类方法, 及时对号入座, 分门别类, 合理排列, 有序存放。这样既有利于归档文件的齐全完整, 又能减轻年终归档工作量。同时, 要关注人员变动交接, 当遇到文书和档案人员调离岗位时, 应将本人暂存、借用的公文材料及时清交, 以保证档案材料的完整齐全。

(四) 努力实现文档一体化管理

所谓文档一体化管理, 是利用计算机信息化辅助管理的有利条件, 在理顺文书处理和档案管理关系的基础上, 充分利用文书处理的成效, 简化整理归档工作, 可以大大提高工作效率。按照新的《归档文件整理规则》, 不需要拟定案卷标题, 以件为单位, 不仅省时省力, 而且利用计算机检索达到方便快捷, 既降低了人为因素在文件归档工作中的影响, 又可发挥计算机管理优势, 提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的, 从而使文书处理与档案管理工作合而为一。

摘要：本文从文书处理与档案管理工作的关系入手, 阐述了如何规范文书处理, 提高人员素质, 借助媒体力量, 以及做好文书档案工作应把握的方面, 如何更好地使文书与档案管理有机结合, 规范衔接, 相互促进, 提出了自己的观点和看法。

关键词：文书工作,档案管理,规范创新