档案社会作用研究论文

摘要：档案社会化服务作为实现档案价值的重要途径，已经成为当今档案馆工作的重要内容。作为区县级档案行政管理部门，应该及时把握这一发展动向和有利时机，为推进本区域档案馆社会化服务创造条件。为此，当前要从五个方面着手加强档案馆社会化服务工作：多层面理顺管理体制；多途径加强宣传；多领域丰富馆藏；多渠道满足共享；多方面提高档案工作者综合素质。今天小编为大家推荐《档案社会作用研究论文(精选3篇)》，仅供参考，大家一起来看看吧。

档案社会作用研究论文 篇1：

档案社会化服务的特征、功能和原则

摘要：本文立足档案社会化服务概念，分析阐述其特征、功能和原则。档案社会化服务具有服务性、专业性、知识性和效益性的基本特征；基本功能是指传统纸质文件档案的实体管理，拓展功能是指借助技术和智力优势提供的档案信息服务；档案社会化服务的原则包括客户导向、安全保密、高效益与高效率并重。

关键词：档案社会化服务特征功能原则

笔者曾分析阐述档案社会化服务的依据和基础，认为其理论支撑来自服务业的服务外包理论、档案学的文件生命周期理论、政治经济学的社会分工理论、公共管理学的新公共管理理论和公共选择理论。[1]作为档案领域兴起的新型服务，它具备哪些特征和功能、需要遵循哪些原则，也是需要深入研究的重要问题。笔者立足档案社会化服务的基本概念，从较为宏观的理论视角加以解答。

一、档案社会化服务的特征

（一）服务性

档案社会化服务是一项基于社会分工的专业服务。因此，档案社会化服务具有档案服务和社会服务的一般性特征。例如档案服务的安全性、知识性，以及社会服务的客户至上性。同时，档案社会化服务还具有自身独特的服务性。笔者通过研究发现，档案社会化服务的服务性主要体现在以下几个方面：

1.服务对象广泛。档案社会化服务是以社会分工为基点提出来的。与其他的社会化服务类似，档案社会化服务的对象涉及社会生活的方方面面。从一般意义上来说，现代社会的任何领域和机构，都会产生各种各样的档案。凡是有档案产生的领域或者机构，都有可能需要档案社会化服务。由此可见，档案社会化服务的对象极为广泛，包罗万象。如国内档案社会化服务机构的服务对象多包含大型央企、国企、知名大型民营企业、政府机构（综合局馆）等多种性质的单位，涉及的行业和领域更是分布广泛，包括政府系统、能源、汽车制造、建筑房地产、航空、通信、金融保险、税务、医疗等众多行业。

2.服务内容全面。社会实践活动中众多领域和机构产生了数量庞大的文件档案，这些文件档案都需要存储、整理、归档、检索、提供利用等服务，每一项服务又都包含着较繁复的具体业务。例如文件管理解决方案、数字归档、电子发现、在线备份、咨询服务、技术托管服务、收发室服务、成像处理、异地安全销毁等均属于文件档案服务的业务范畴。档案社会化服务既包括档案实体管理，又涵盖档案信息开发，因此是一种服务内容相当全面广泛的专业服务。

3.服务方式多样。作为专业服务的一种类型，档案社会化服务以满足客户需求为中心，以提升服务质量为手段，以提高客户满意度为最终目标。为了有效地满足客户需求，档案社会化服务包含多种多样的服务方式。档案社会化服务机构一般都具备了优良的设施和先进的技术，因此可提供多样化和个性化的服务。服务方式多样主要体现在：一切从客户的实际出发，满足不同类型的客户对文件档案管理和信息服务的个性化需求。如国内的部分档案社会化服务机构在为客户提供档案管理软件服务时，前期深入客户企业，充分了解客户档案管理部门的业务流程及档案需求，有针对性地对现有软件产品进行二次开发，以满足不同客户的个性化需求。[2]同时，还体现在主动服务、超前服务和开放式服务上。这也是现代社会专业分工的优势所在。

4.服务机制新颖。档案社会化服务是一种新颖的社会化分工状态下的服务。所以，这种服务具备自身特有的服务机制。服务机制新颖主要体现在理念先进、管理科学、服务规范上，因此具备管理效益高、服务安全优质等特点。如国外商业性文件中心Iron Mountain就树立了“安全为本、客户至上、合法合规、行动导向”的先进服务理念，从员工安全培训、行业领先设施、车辆运输监控、先进技术引进等方面入手开展科学的管理，同时强调服务的合法合规，承诺遵从各地域范围及行业领域内的相关法律、标准。[3]档案社会化服务作为一种新型的行业，从人才资源、专业技术、服务功能等方面都应建立起自身的一套规范体系。

（二）专业性

档案社会化服务致力于提供专门化的档案服务，具有专业性的特征。这种专业性特征主要表现在以下几个方面：

1.档案这一特定对象的专业性要求档案社会化服务的专业性。档案作为社会实践活动中直接形成的固化信息，其本身的专业特性对档案社会化服务也提出了特定的要求。档案具有原始记录性、历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、教育性等特点，档案社会化服务必须基于档案的本质属性——原始记录性，提供科学、安全的专业服务。

2.档案人才的专业性决定了档案社会化服务的专业性。人是生产力中最活跃的因素。作为提供档案社会化服务的档案人才，一般都非常强调其专业知识和技能。档案社会化服务机构所录用的档案人员应是具备完善的档案专业知识和技能的高素质人才。他们拥有较全面、科学的档案学专业知识、专业眼光和专业素质，正是借助高素质档案人员的努力，才能保证档案社会化服务的专业性。如紫光慧图就建立了档案专业人才队伍，将专业档案咨询服务嵌入软件的销售和安装中，并积极与开设档案学专业的高校合作交流，提升自身人员的专业知识，从而推动了其所提供的服务的专业性。[4]

3.档案业务的专业性凸显了档案社会化服务的专业性。档案管理是一项专业管理活动，其业务内容具备很强的专业性。档案从收集、整理、鉴定、保管到编研和利用服务的各项管理环节，都需要专业知识和技能。如果不具备专业知识和技能，社会组织是很难提供档案社会化服务的。

（三）知识性

档案社会化服务隶属于现代服务业，而现代服务业区别于其他产业以及传统服务业的重要特征即知识密集程度高，它主要体现在两个方面。一方面，知识资源是现代服务业发展壮大必需的主要资源。现代服务业人力资本、知识资本投入是整个行业要素投入结构的核心，能带来产品价值显著增加的也是这部分软性投入，[5]因此，从档案社会化服务要素投入的角度看，其投入表现出知识密集度高的特性；另一方面，档案社会化服务的产出也具有知识密集度高的特点。为消费者提供档案实体管理和基于此的知识的生产、传播和使用服务是其核心产品，在这个过程中，档案信息和知识在服务过程中实现增值。在企业经营上，档案社会化服务机构依托电子信息等高技术，将信息化与现代经营理念结合，从投入、产出以及管理流程的特点，均体现出知识密集程度高的行业特征。[6]

（四）效益性

社会分工是社会进步的必然途径，符合人类历史的发展潮流。社会分工是指人类从事各种劳动的社会划分及其独立化、专业化。现代社会专业分工之所以越来越突出，正是因为专业分工实现了高效益。档案社会化服务是现代社会专业分工中的一个分支，毋庸置疑，档案社会化服务有着明显的效益性。通过实践调查和理论研究，笔者发现档案社会化服务的效益性不仅体现在宏观层次的社会资源优化配置上，更体现在微观层次的档案工作和档案服务上。

从宏观层次来看，档案社会化服务是一种规模化、规范化的服务，能有效地节省社会资源，提高服务效率，开拓服务渠道，最终实现社会资源的优化配置。对于档案专业人员而言，档案社会化服务的发展有助于提升档案知识在实际中的效率，达到人尽其用的目的；对于档案服务对象而言，这种集约化的服务有利于实现科学的管理和利用，满足社会对档案信息的需求；对于社会建设而言，档案社会化服务不仅有助于提升全社会的档案服务水平，更有利于提高社会的档案意识，便于人类历史记忆的保存，促进社会主义文化建设的发展。不管从什么角度来说，档案社会化服务的效益性都非常鲜明。

从微观层次来看，档案社会化服务有助于实现更加高效的档案工作和档案服务。档案工作最主要目的就是要有效地开发档案信息资源，实现社会共享，最大限度地服务社会。以国外商业性文件中心Recall为例，其为澳大利亚排在前五位的金融机构提供了集成化的文档管理解决方案，涵盖了数字化、数据抓取和处理等，保障了金融行业的资金安全，提高了处理周转效率，体现了档案服务的效益性。[7]可说，现代社会的档案工作和档案服务两者在很大程度上实现了有机统一。档案社会化服务作为一种面向社会的专业服务，每一个服务环节都体现了档案管理的要求和宗旨，有效地优化了档案工作环节，实现更为优质、精细、灵活的微观层次的档案工作和档案服务。同时，档案社会化服务主体借助自身服务创造了巨大的财富，以国外商业性文件中心Iron Mountain为例，近5年该公司的年度总收入已达30亿美元。

综上所述，档案社会化服务具有服务性、专业性、知识性、效益性等四方面的特征。这四个特征是一个相互依存、不可分割的有机整体。服务性是档案社会化服务的本质属性，是实现档案社会化服务之专业性、知识性、效益性的前提和基础；专业性是档案社会化服务的特有属性，是实现档案社会化服务之服务性、知识性和效益性的有效途径和手段；知识性和效益性是档案社会化服务的优势所在，是实现档案社会化服务之服务性和专业性的既定目标。

二、档案社会化服务的功能

按照《现代汉语词典》的解释，“功能”是指“事物或方法所发挥的有利的作用；效能”。[8]档案社会化服务的功能显然是指档案社会化服务所发挥的有利作用，即档案社会化服务的效能。笔者认为，档案社会化服务功能的分析需以档案社会化服务的业务内容为依据。

笔者多年持续研究的“商业性文件中心”是国外档案社会化服务机构的典型代表。其业务内容在国际文件与信息管理服务行业协会曾有明示，包括文档搬运、装具或设备提供、文档清洁、文档整理立卷、影像载体保存、开放排架、库房管理、缩微复制、文档回收、文档销毁、硬拷贝、编制检索工具、文件管理方案设计、文档数字化、文档管理系统开发、文档管理软件设计、数据重置、灾备计划编制、电子保存、电子文件管理、信息管理、文档和信息咨询、业务外包、员工培训等。[9]这些业务中既有传统的业务，特点是劳务成分较多，偏重于文档的搬运、代存和日常管理；又有现代的业务，特点是智力成分突出和技术水平先进，偏重于电子文件管理，并提供文件、信息管理方面的咨询和培训服务。国内档案社会化服务机构的业务名称尽管与国外不尽一致，但同样存在传统与现代业务的区分。

档案社会化服务的功能从不同角度出发，可划分为不同类型。我们主要选择“服务层次和特点”标准，将档案社会化服务的功能区分为基本功能与拓展功能，也可以理解为传统功能与现代功能。

（一）基本功能

档案社会化服务的基本功能多是指传统纸质文件档案的实体管理，主要特点是基础特色浓、劳务成分大而且技术含量相对较低。档案社会化服务机构往往以先进的运输设施、空间充足的库房和齐全的文档保管设备招揽客户，提供文档搬运、装具或设备提供、文档清洁、文档整理立卷、影像载体保存、开放排架、库房管理、缩微复制、文档回收、文档销毁、硬拷贝、编制检索工具等传统业务。可见，围绕文件档案实体展开的管理，诸如文件档案的搬运、保管、寄存、扫描、备份、销毁，以及制定文件档案保管方案，对文件档案进行整理、鉴定、评估、编制检索工具、制定保管期限表、统计、灾备计划编制等，都属于档案社会化服务的基本功能。

（二）拓展功能

档案社会化服务的拓展功能多是指借助技术和智力优势提供的档案信息服务功能，特点是现代化程度高、智力成分突出而且技术含量相对较高，多指电子文件管理和档案信息内容服务，还包括文件、档案和信息管理方面的咨询和培训服务。档案社会化服务机构大多借助技术和智力优势，提供文件管理方案设计、文档数字化、文档管理系统开发、文档管理软件设计、数据重置、电子保存、电子文件管理、信息管理、文档和信息咨询、业务外包、员工培训等现代业务。可见，针对电子文件等新型载体提供的服务、针对文件档案内容所做的信息资源开发和知识服务，以及档案专业领域内的咨询和培训都属于档案社会化服务的拓展功能。

具体而言，档案社会化服务的拓展功能主要分为四类。

1.技术支持功能。档案社会化服务的技术支持功能是指利用较为先进的技术手段，为用户提供以电子文件为代表的新型载体档案的管理和服务。具体业务包括电子文件管理、文件档案管理系统的开发、文件档案管理软件的设计、数据重置与恢复、数据销毁等。技术支持功能的目的在于满足客户管理电子文件或其他新型载体档案的需求，提高信息化水平。国外知名商业性文件中心Iron Mountain、Recall的技术支持功能已达相当程度，国内档案社会化服务机构也把技术支持功能作为重点着力发展。以笔者调研的北京东方博泰档案文件管理咨询有限公司为例，它近年大力发展档案社会化服务的技术支持功能，为客户提供的虚拟文档管理服务，解决了客户信息化管理的后顾之忧；为客户提供文档管理系统以及管理团队的后备支持，使客户无需购买服务器和软件，无需配备专业技术人员。[10]

2.信息服务功能。档案社会化服务的信息服务功能是针对文件档案内容提供的信息资源开发和知识服务。档案社会化服务机构借助专业知识，按照用户需求，对文件档案的信息内容进行加工、挖掘和开发，提供各种类型的目录库、参考报告或编研产品等，帮助客户进行决策或文化建设，满足客户的信息管理和知识服务需求。信息服务具有不同层次，一般层次是对档案中的显性知识进行整理、加工和研究，形成信息库和数据库，更高层次是帮助客户进行档案知识管理，基于文件档案库构建知识库，提供知识服务。

3.专业咨询功能。档案社会化服务的专业咨询功能是指借助专业化的人才、知识和技术，根据客户需求，提供专业咨询服务。咨询范围主要有专业法律咨询和业务咨询两个方面。前者提供宏观层面的档案法律法规，以及微观层面的档案工作规范、制度、标准等方面的信息咨询。后者是针对客户的具体需求，提供档案库房建设、档案管理体系建立、档案管理方案编制、档案信息资源开发等诸多方面业务的咨询服务。专业咨询是档案社会化服务机构普遍具备的拓展功能。例如，上海仁通档案管理服务咨询有限公司提供了档案规划、档案管理咨询以及档案库房建设解决方案三项咨询服务功能，满足了客户档案管理战略规划、管理制度建设、运转流程控制、档案人员评估以及库房设计、安全性保障等不同需求。[11]

4.专业培训功能。档案社会化服务的专业培训功能是指邀请专家学者，为客户提供档案业务知识、专业技能等方面的培训，培训内容既有不同层级的知识和技能培训，又有不同程度的意识、理念宣介，还有不同范围的动态、信息传递，根据客户需求提供相应服务。专业培训也是档案社会化服务机构普遍具备的拓展功能。例如，杭州伟邦档案管理咨询公司为客户提供的档案专业培训服务，涵盖了数字化管理业务知识培训、伟邦档案论坛暨学术会议等内容，力求满足客户的多种需求。[12]

三、档案社会化服务的原则

档案社会化服务功能的实现需要有相应的遵循原则，这些原则不能凭空提出，需要立足档案社会化服务的特征来分析。如前所述，档案社会化服务具有服务性、专业性和效益性特征，这些特征就为我们指引了分析档案社会化服务原则的基本思路。服务性要求遵循客户导向原则；专业性要求遵循安全保密原则；效益性要求遵循高效益与高效率并重原则。

（一）客户导向原则

档案社会化服务归根结底是一种面向客户的服务。离开客户，档案社会化服务的功能就无法实现。因此，以客户为中心，以客户需求为导向，这是社会化服务首先应遵守的原则之一。客户导向原则即指尽可能最大程度上满足客户需求，对客户负责，从而使客户满意，达到提高服务水平、树立口碑、扩大自身影响力的目的。客户导向原则包含三层含义：

1.明确客户需求。以客户为导向的前提就是明确客户的需求，这是做好一切服务的基础。明确客户需求，不仅包括客户的显在需求，还包括客户的潜在需求。显在需求可以直接从客户方获取，但对于潜在需求，还需深入客户工作环境调研，了解客户的特点，熟悉其工作模式和业务流程，协助客户发掘其潜在需求。只有明确客户需求，档案社会化服务的提供方才能有针对性地制订工作方案，为客户提供优质、高效、全面的服务，获得较高的客户满意度。例如国外知名商业性文件中心之一的信安达信息管理公司（GRM）明确提出了客户至上的经营宗旨，宣称以对客户负责的态度、团队合作精神与创新理念为客户提供精确无误、完善周到的服务。只要客户有需求，公司就竭尽全力加以满足。[13]

2.树立客户服务理念。客户服务理念在其他行业中的应用已有数十年历史，借鉴这种相对成熟的发展理念，有助于档案社会化服务的顺利开展。档案社会化服务的提供方需树立以客户为中心的思想，充分考虑客户需求，培养与之相适应的服务理念，并融入机构文化之中。在市场中，客户有选择档案社会化服务机构的自由。一个缺乏客户服务意识的档案社会化服务机构是难以取得客户信任，并得到长久健康发展的。因此，要取得客户信任，发展并扩大档案社会化服务经营范围，壮大自身实力，档案社会化服务机构就必须牢固树立客户服务理念。以北京东方博泰档案文件管理咨询有限公司为例，该公司在经营理念中就明确了尊重客户的重要性，坚持把优质服务作为最高目标，培养良好的服务意识，认真听取客户意见。[14]这也是近年来该公司业务发展迅速的重要原因之一。

3.建立客户服务机制。保证客户导向原则的实施，档案服务机构必须建立相应的机制。这种服务机制是指保证档案社会化服务的各项措施都以客户为中心而展开，并对非客户导向的行为予以调整或约束，确保客户导向思想的贯彻落实。近年来，客户导向的思想在图书馆信息服务领域已经有所实践。档案社会化服务可积极借鉴其他行业的成功经验，把客户导向作为指导思想，并建立相应的服务机制作为保障。

（二）安全保密原则

档案社会化服务与其他领域社会化服务最大的不同在于其业务内容是与文件档案息息相关的，档案的机要性决定了档案社会化服务必须坚持安全保密原则。客户的文件档案涵盖大量信息，如企业的经营管理、人员信息、营销策划等，具有重要的商业价值，一旦文件档案实体损坏或内容信息泄漏，都会对客户造成损失。因此，为保证客户利益不受侵犯，同时也为确保档案社会化服务的持续稳定发展，档案社会化服务机构必须坚持安全保密原则，包含两点要求：

1.实体安全保存。对纸质文件来说，档案社会化服务机构要提供符合档案保管条件的库房，配有温湿度控制仪器和其他防护设施，安全性能优越，确保档案实体的长期安全保存，不受外界自然因素的影响，确保所保存的文件档案在客户需求时能及时提供利用。对于电子文件来说，档案社会化服务机构要利用先进的技术手段确保文件的真实性和长期可读性。作为新兴的档案社会化服务机构，北京东方博泰档案文件管理咨询有限公司在库房管理上借鉴了Iron Mountain的先进管理经验，建立了标准化库房，重视库房的消防建设以及安全监控，为客户提供安全的纸质文档存储服务。对于电子文件，该公司建立了专用于储存电子介质的恒温恒湿特殊仓库，适用于磁盘、磁带、硬盘以及胶片等数字媒介，取得良好的贮存效果。[15]

2.信息内容安全保密。档案社会化服务机构要尊重客户的利益，以客户的文件档案安全需求为原则，确保信息内容不泄漏，不失密。只有遵循安全保密原则，档案社会化服务才能具有安全性、权威性，满足复杂的档案管理需求。在安全保密方面，国外一些知名商业性文件中心做得相当出色。例如Iron Mountain就将安全原则作为经营理念之一，提出“安全是一种生活方式”的宣传口号，切实将安全原则贯彻到每一项工作领域、每一步工作流程之中，保障客户的信息安全利益。其拥有入侵检测和警报系统，火警探测，中央监测保护系统等，以确保文件档案实体与信息内容的安全。这也是其广受客户青睐的重要原因之一。[16]

（三）高效益与高效率并重原则

基于效益性特征，档案社会化服务必须遵循效益最大化原则，以最小的成本获取最大的效益。否则，就会造成社会资源的浪费，无法体现档案社会化服务的专业化、集约化优势。例如国外知名商业性文件中心之一的Re？ call就擅长通过创新和经验积累来控制成本，节约经费并提高效率。其运用CARTONS模型，支持每个地点和整个网络的绩效分析；利用标准运营规程（SOP）保证高质量的可靠服务；此外还拥有射频识别技术（RFID）提高文件档案处理效率，从而保证其在文件档案管理领域处于行业领先地位。[17]

档案社会化服务还要遵循高效率原则。现代社会，客户除讲求服务质量以外，还特别注重服务的效率问题。特别是在信息提供方面，信息本身具有时效性，即在特定的时间范围内才能发挥其效用，这就要求及时为客户提供相关服务。档案社会化服务机构要大力强调“提高效率”的理念，既要不断完善自身的业务，采用最快捷、最有效的工作方式节省成本和提高管理效率，又要通过评估、改进和优化业务流程来帮助客户提高其工作效率。这样可减轻客户管理文件信息的负担，降低管理成本，提高工作效率。

*本文为国家社科基金项目“档案社会化服务的理论基础与实践发展研究”（项目编号：11BTQ036）、国家社科基金重大项目“国家数字档案资源整合与服务机制研究”（项目编号：13&ZD184）的阶段性成果。

注释及参考文献：

[1]黄霄羽.档案社会化服务的理论依据[J].北京档案，2014（10）：10-12.

[2]网络调研： http：//www.thams.com.cn/，2014-10-20.

[3]网络调研： http：//www.ironmountain.com，2014-10-20.

[4]访谈地点：紫光慧图（北京市海淀区清华大学华业大厦一区1506室）；时间：2012-07-23.

[5][6]原毅军.面向全球市场的中国服务业发展[M].大连理工大学出版社，2008：11-12.

[7]澳大利亚前5大金融机构高度赞扬Recall的应用数字化解决方案[EB/OL]. [2012-04-15] .http：//www. recall.com/document-storage/case-studies/.

[8]中国社会科学院语言研究所词典编辑室编.现代汉语词典[M].北京：商务印书馆， 1985：382.

[9]黄霄羽.全面解析商业性文件中心[J].档案学通讯， 2009（6）：75-78.

[10]北京东方博泰文件管理咨询有限公司.服务项目[EB/OL].[2014- 12- 30]. http：//www.botairecords.com/ virtual.htm.

[11]上海仁通档案管理咨询服务有限公司.服务项目[EB/OL].[2014- 12- 30]. http：//www.renton.net.cn/dan？ ganku.asp？id=550&class2=550.

[12]杭州伟邦档案管理咨询有限公司.供应产品[EB/ OL].[2014-12-30]. http：//hzwbda.b2b.hc360.com/.

[13]信安达.价值理念与行为准则[EB /OL].

[2014-12-30]. http：//www.grmchina.com/zh/about/ values_and_standard.php.

[14]北京东方博泰文件管理咨询有限公司.为什么选择博泰文档[EB/OL].[2014-12-30]. http：//www.botaire？ cords.com/why.htm.

[15]北京东方博泰文件管理咨询有限公司.博泰服务[EB/OL].[2014- 12- 30]. http：//www.botairecords.com/ tape.htm.

[16]Iron Mountain. Records Storage[EB/OL].

[2014- 12- 30]. http：//www.ironmountain.com/Ser？ vices/Records-Management-And-Storage/Records-Stor？ age.aspx.

[17]Recall.通过创新和经验节省时间和金钱，并提高效率[EB/OL].[2014-12-30]. http：//www.recall.com.cn/ why-recall/efficiency.

作者：黄霄羽

档案社会作用研究论文 篇2：

档案开发利用与打造文化精品

摘要：档案社会化服务作为实现档案价值的重要途径，已经成为当今档案馆工作的重要内容。作为区县级档案行政管理部门，应该及时把握这一发展动向和有利时机，为推进本区域档案馆社会化服务创造条件。为此，当前要从五个方面着手加强档案馆社会化服务工作：多层面理顺管理体制；多途径加强宣传；多领域丰富馆藏；多渠道满足共享；多方面提高档案工作者综合素质。

关键词：档案开发利用社会化服务

档案作为社会记忆的重要组成部分，已日益从“养在深闺人未识”，而逐渐在人们意识中潜移默化，被社会各界所认识和重视。可以说，档案社会化服务作为实现档案价值的重要途径，已经成为当今档案馆工作的重要内容。

随着新时期经济社会的不断发展，档案系统适应新形势，努力解放思想、转变观念，档案馆社会化服务有了很大的进步。作为区县级档案行政管理部门，应该及时把握这一发展动向和有利时机，为推进本区域档案馆社会化服务创造条件。

但不可否认，由于受计划经济的长期影响，档案系统内部还存在一些与时代发展要求、与人民群众需求不相适应的落后观念，与党和政府、法律法规的要求还有一些差距。

一、档案馆社会化服务的制约因素

（一）管理机制尚需进一步激活

传统的档案馆管理模式在行政管理和在标准化的口号下，全国上下整齐划一，步调一致。从法律法规的制订，到档案馆的库房设计，事无巨细，全盘包办，明显沿用计划经济时代组织文化的管理模式。在传统的管理模式下，档案馆是在纵向管理的指导下开展横向服务，管理工作的决策者与档案利用的具体实施者之间，没有正常的信息回路。这种管与用的脱节，使决策者往往存在着盲目性，档案馆只有盲从，而缺乏主动性和创新的动力。

在提供服务的实际工作中，政府既是需求方又是供给方，一方面政府通过行政法规和预算拨款支配档案馆运作，政府需要给予回报；另一方面，档案馆为了生存和发展，唯上是必然选择。而作为社会服务对象的社会民众则被置于档案馆的运行机制之外，对档案事务缺少话语权。由此，对于档案馆来说，社会化服务所需要的需求与供给之间的正常关系还未理顺，陷入一种逻辑混乱的状态。在这种运行模式下去实现档案馆的社会化服务显然是南辕北辙。

（二）宣传力度仍需进一步加大

档案工作是党和国家事业的一个重要组成部分，要焕发起全社会的档案意识，就需要持之以恒地运用宣传手段。然而，对档案工作的宣传从全国范围看普遍不够，不仅方式上较为单调、力度上较为疲软，而且心态上也没能完全理直气壮。从近年情况看，县市一级通常每年在法制宣传日上进行短期集中宣传一次，形式上只是挂挂横幅，搞搞图展而已，缺少日常和多方式宣传；部门、乡镇、行政村、社区的档案宣传更是少之又少，甚至多年不闻其声。档案宣传的缺乏，严重导致了社会各阶层对档案事业重要性的认识不足，直接影响了档案工作的顺利开展。

（三）馆藏数量有待进一步增加

没有收集就没有馆藏，没有馆藏就谈不上档案对历史文明的传承和对社会发展的服务。据对相关资料的分析，目前县市一级档案馆藏平均不到7万卷。就北京市丰台区档案馆而言，“十一五”期间仅接收档案11179卷。从另一角度而言，馆藏档案中虽然门类比较齐全，但大多是只被机关部门利用的文书档案，具有查考价值的民生档案、科技档案、声像档案往往很少，可为社会公众所用的档案（婚姻档案稍好一些）就更少。而现实中，不少应保管、能保管的资料却由于多种原因没有或难以收集，造成馆藏档案不能有效增加或增速缓慢。

（四）职业传统的制约

档案工作者历来崇尚“默默无闻”，这已经成为一种职业传统。正是由于有了这样的职业传统，档案工作者往往只满足于踏踏实实地做好本职工作，头脑中缺乏宣传自己所从事的工作、宣传所取得的劳动成果的意识，心态上的“不想去宣传”，导致了在方式上“不愿去动脑”、在力度上“不敢去用劲”。久而久之，影响了社会对档案的认知程度，影响了人们对档案重要性的认识。而客观上，加强档案宣传并不是鼓吹档案工作者自身群体，更多的是为了档案工作、为了档案事业。

此外，档案工作者普遍认为，档案工作是一项案头工作，案头工作只要在“案头”完成就可，因此逐渐养成了“坐等”、“被动”的习惯。资料收集坐等，等着人家送上门来；档案移交坐等，等着人家递上手来；查档利用坐等，等着为人家提供些帮助。主动性的欠缺，不但使一些历史资料不能及时收集起来，充实不了馆藏；而且限制了档案的开发利用，限制了档案服务功能。在档案生成多元化、档案利用多样化的今天，档案工作者改变以往习惯，采取主动态度和主动行为，显得尤为重要。

二、对策建议

失去服务功能，档案也就失去了存在和管理的价值。增强和发挥档案的服务发展功能，不仅是档案工作者的职责，也是社会每一个成员的义务。为此，当前要从五个方面着手加强档案馆社会化服务工作：

（一）多层面理顺管理体制

首先，要改变传统的组织文化建立新的“心理契约”。档案馆的公共管理范式要实现小战略核心与大操作边缘的分离，建立新型的档案馆文化，使其宗旨、口号、使命等，构成一种无形的但却十分有效的凝聚力，建立起一种明确的交往战略，一种更具战略性的人力资源管理模式。

其次，档案馆的管理范式必须以实现公共服务使命为基础。档案是一种社会记忆，必然具有公共信息的属性和公共产品特征，应该是全民所有、社会共享。基于这一认识，实现公共服务使命将是档案馆社会化服务的基础，档案馆就要在保证档案资源的合理配置和社会公民平等利用档案的基本权利基础上建立公共管理范式。

新公共管理范式，是要在管理过程中反映使用者的愿望、要求和利益，以使用者的声音而非顾客的退出作为反馈回路，强调公民权理念，满足顾客的需要，而不是官僚政治需要，以最大限度地满足社会公众的需求为追求目标，本着以人为本的基本理念提高服务质量。

档案馆的社会化服务不是以一种政府施舍的态度来实现，也不是一种福利供给，而是真正以社会公众的满意度为衡量标准。档案馆长期奉行的“争取领导重视”的追求目标就显得不合时宜了，而是要改变程式化的评估标准，针对不同的社会群体的档案需求，突出各档案馆服务目标和运行状况的个性和特色，强化各档案馆“公共管理者”的色彩，实行透明的、积极的和个性化的领导方式，解除规制和适当放权，使管理过程合理化，把档案馆执行机构的运作与社会化服务目标更密切地联系起来。

最后，档案馆的管理范式必须以健全机制为依托。加强档案馆之间和档案馆内部的竞争，把竞争机制注入到为社会公众提供服务中去。目前，我国以行政区划为基本框架的档案馆网络，是以保证党和政府组织系统档案的齐全完整为前提的，但更为广阔的社会领域的档案却无法获得制度上的保证，而且各管一段，互不相干，无法形成馆与馆之间的竞争机制。各档案馆的财政拨款和人员配置，不是由档案馆的工作业绩决定，而是以所在地区的财政经济状况来决定，这种不以档案馆的服务效果来决定投入拨款的模式，不仅使档案馆缺乏创新动力和个性特色，也养成了档案馆长期漠视利用者的利益和要求而向政府“等、靠、要”的传统习惯，缺乏从社会吸取能量和自身的造血功能。

因此，档案馆应鼓励社会力量的积极参与，让一些民间建立的特色档案馆、中介机构与行政档案馆形成竞争的态势，也使社会的记忆更加全面，并具有立体感，使档案资源的流动出现多元化的趋势，在竞争中实现档案资源的合理配置，让“从计划到准市场的转变”成为公共部门配置资源的机制。

（二）多途径加强宣传

加强档案工作宣传是提高全社会对档案工作重视程度、更好地发挥档案服务功能的重要方式。电台、电视台、报纸、网络等新闻媒体是宣传档案工作的理想平台，也是沟通档案管理机构、档案工作者与社会公众的便捷桥梁。将档案管理法规、档案管理知识、档案馆藏内容、档案工作成果通过媒体宣传出去，不但能起到“广而告之”的作用，而且可以收到良好的社会效果。总之，档案工作的宣传过程也是档案工作者锻炼业务才干、培养敬业精神的过程。在宣传中提高素质，在提高中加强宣传，如此循序渐进，可以逐步夯实档案工作基础，促进档案事业平衡协调发展。

（三）多领域丰富馆藏

没有丰富优质的馆藏，档案就难以很好地发挥服务的功能。

一是要在征集上下功夫。档案征集工作不同于档案的收集也就是移交接收工作，档案征集不受进馆年限的限制，而档案移交接收需要按规定时间执行。档案征集具有时间上的灵活性，可以抢救性地将一些具有历史和利用价值的资料组成档案，充实馆藏。征集工作还不受移交接收范围的限制，既可以面向机关、部门、团体，还可以面向社会各阶层和个人，涉及领域更广、覆盖范围更大。通过征集方式充实馆藏的档案，一般来说其价值更珍贵，能更好地发挥服务社会的功能。

要做好档案征集工作，档案工作人员必须具有较强的工作责任心和工作热情，要主动出击，善于把握信息，及时、准确地确定征集目标；同时，档案工作人员要不断提高对被征集档案价值的判定能力，并更多地“走出去”，将征集工作作为一项经常性、长期性、连续性的工作，扎实地开展起来。

二是要在馆藏质量上下功夫。丰富馆藏不是简单地增加数量，质量不高，数量再多也没有什么意义。很长一段历史时期以来，由于人们对档案认识上的不足以及有关法规的不完善，丰富馆藏往往被片面地理解为只是档案数量的增加，档案数量的多少成为档案馆藏是否丰富的标志，一些缺乏保管价值的档案由此印上“永久”、“长期”的标记，收于档案库房中，既无助于档案功能的发挥，也给档案日常管理工作添加了麻烦，实在是留之无用又弃之可惜。

因此，开展档案征集也好，组织档案移交接收也好，都应该成立专门档案鉴定小组，认真负责地把好档案鉴定这一关，切实避免“重量不重质”的做法，从而确保实现“既有数量又有质量”的丰富馆藏目标。

（四）多渠道满足共享

档案的价值在于被利用。要提高档案的利用成效，就必须提高档案的共享程度。

首先，要扩大档案开放范围。依法扩大档案的开放范围，是提高档案共享程度的一种直接方式。一方面，开放的内容和时机决定着档案共享的可能性；另一方面，开放可以更大限度地发挥档案的使用价值。开放档案应严格依照《档案法》及有关法规进行，对拟开放的档案要认真筛选、审慎鉴定。符合开放条件的档案应尽快向社会开放，并及时向社会公布开放档案目录，介绍开放档案内容，为开放档案得到尽可能广泛的利用创造良好的条件。

其次，扩大提供开放档案利用的途径。可以在确定开放内容后，通过媒体或其他手段向社会公告；可以在档案馆网站上向社会提供共享服务；也可以在其他档案服务平台向社会提供利用。

（五）多方面提高档案工作者综合素质

档案服务功能的实现效果如何，与档案工作者的素质密切相关。从思想上、技能上加强档案工作者的素质和能力，对于档案事业的健康发展、对于档案更好地发挥服务功能，有着决定性作用。

首先，加强思想修养。最重要的是从思想上正确认识档案工作的性质和档案工作者的地位。要认识到，档案工作是一项集政治性、科学性、服务性为一体的专门事业，是实施现代化建设，开展历史研究，进行各项工作的必要条件。做好档案工作，不仅是当前工作的需要，而且是维护一个党、一个国家、一个地方、一个单位历史真实面貌的重大事业。档案工作者是历史的子女，肩负着继承历史文明的责任；档案工作者是历史的保姆，承担着保护历史发展记录的义务；档案工作者是国家建设和发展事业“大水桶”上的一块木板，影响着事业的兴与衰、成与败。认识到这一些，有利于档案工作者端正思想、平衡心态；有利于档案工作者塑造敬业爱岗、热心服务的新形象。

其次，提升工作技能。工作技能是一个人综合素质的集中体现，也是做好业务工作不可或缺的条件。档案工作者要努力增进两方面的技能。一是业务技能，要注重掌握和熟练运用档案管理全过程每一个环节的操作本领，包括档案整理本领、档案鉴定本领、档案业务指导本领、档案开发编研本领等等，成为档案管理和提供档案服务的行家里手；二是参谋技能，要善于、敢于利用档案管理知识，向单位和领导提出工作建议，规范各项工作，成为单位领导决策和做好部门工作的得力助手。

随着社会的进步，档案已经越来越受到人们的重视。档案工作也正在实现从封闭型向开放式、从重保管向重服务、从人治向法治、从传统管理向现代化管理的转变，档案事业迎来了一个发展的良好形势。只要全社会的档案意识不断提高，档案工作者坚持不懈地努力、积极主动地推进，档案馆社会化服务水平必将在更大程度上得到提升。

作者单位：北京市丰台区档案局

作者：安焕敏

档案社会作用研究论文 篇3：

高职院校档案社会化服务浅析

档案社会化服务基于公共档案资源，指明了档案服务的重要方向，揭示了档案服务功能的显著特征。档案服务社会化，是指档案部门在提供服务上，以社会公众需求为导向，以公共利益的最大化为目标，以提高档案服务质量和效率、降低服务成本、最大限度地满足社会公众的需求，实现社会效益和经济效益的最佳双赢为目的，立足档案工作，运用社会和市场的力量，开展在社会领域的多方位合作，适当引入第三方力量，形成以档案部门为主导、多种形式参与的档案服务提供机制。档案服务社会化是历史发展的客观要求和必然趋势，但是，档案服务社会化的发展道路不会一帆风顺。当前，档案服务社会化面临着不可回避的现实困境：档案界的社会意识与社会的档案意识存在反差与不足;档案开放与保密难以权衡利弊;档案“服务政府”与“服务公众”目标存在一定的冲突;档案行政管理部门存在“全能型”与“有限型”的矛盾等。

一、高职院校档案社会化开发与利用的趋势当前，高职院校档案开发与利用，作为高职院校业务的拓展，已经逐渐成为一种趋势。其主要表现在：一是高职院校档案工作稳步推进，社会化服务功能不断拓展。高职院校本身具备一定的社会公共服务属性，高职院校档案社会化服务也有一定的要求。当今在信息技术手段的助推下，高职院校档案信息化建设稳步向前，开始将档案利用与社会需求相结合，档案编目、著录等二次、三次加工工作愈加成熟。二是社会公众档案需求增多，高职院校档案服务范围与对象扩大。随着社会公众档案意识的不断提高，社会对高职院校档案利用的需求也与日俱增，主要包括两方面：一是校内师生去向的复杂化。随着建校时间增长，学校规模扩大，毕业生不断增多和就业环境的变化，用人单位对学生学籍证明材料、学生档案的要求也是动态变化的，毕业生离校后的考研、出国、考公都涉及到很多证明材料的出具，如离校但未就业学生在公务员政审时就要学院或学校的参与。教师的离职、背调等也需要高职院校档案部门的全程参与;二是社会档案需求的增多。当前，国家要求和鼓励学校履行更多社会责任，高职院校科技成果转化、教师校外挂职、校企合作培养人才等等都涉及大量档案资料的查阅和利用。对于个人层面来说，图书档案的利用、校史档案查阅、档案馆参观需求也在逐渐增多。凡此种种，都在说明当前高职院校和社会各个领域利用高职院校档案的迫切需求趋势大增。三是档案服务内容日益丰富，服务渠道不断拓展。档案社会化开发与利用是以丰富的馆藏资源为基础的，相对于机关事业单位，高职院校档案管理工作起步较晚，但长期以来也形成了完善的档案管理制度、丰富的管理经验和海量的档案资源。回顾以往，高职院校档案内容的收集、管理与服务大致经历三个阶段：一是以文书档案管理為主的档案室阶段;二是以综合管理文书档案和科技档案管理为主的综合档案馆阶段;三是以所有有价值信息资源都作为档案进行管理和利用的“大档案”理念阶段。在大数据信息化时代，信息资源的价值和作用更加突出，大数据、云计算等信息化技术的兴起也让人们重新审视了信息的价值，原本不被重视的行为数据、过程数据也纷纷被作为档案记录下来。完全可以预见，随着档案信息化技术的不断推进，高职院校面向社会的档案服务内容也会在热烈需求的推动下不断丰富。另一方面，在信息技术的推动下，高职院校档案服务社会渠道也在不断拓展，从过去的馆藏中心模式逐渐发展为线上与线下、人工与自动的融合服务模式，社会用户能够通过官方网站、微信公众号、自主传播平台或是高职院校自建的信息门户发起档案利用需求。高职院校档案社会化开发与利用已经成为一大趋势，整体势头良好。

二、社会用户需求挖掘不足。丰富的档案信息资源是高职院校档案社会化开发与利用的基础，而社会用户需求则把握着社会化开发与利用的方向。从上文的分析中可以看出，高职院校档案社会化开发与利用呈现出服务范围与对象不断扩大的趋势，面向社会的服务对象包括已毕业的学生、校外企事业单位和政府机关以及个人用户。可以看出，档案服务社会的利用主体年龄跨度、知识层面和从事行业跨度都有较大变化，其档案利用的需求也是各不相同，这就要求高职院校档案部门应在服务开发与利用前开展深入的社会调研。当前，高职院校对校内师生的档案利用需求的调研已十分成熟，但如何运用信息技术手段开展广泛的社会调研与数据分析就涉及到更多专业知识，如用户画像素描、用户体验、UI设计等等，这些都给档案部门提出了新的更高要求。

三、完善高职院校高职院校档案社会化开发与利用的对策建议如何针对存在的问题，切实搞好高职院校档案社会化开发与利用，更好地适应与满足社会的热切需求，笔者提出了以下对策建议：对策建议一，转变思想观念，发挥多元价值。高职院校档案部门应转变长期以来存在的“重保管轻利用”的思想观念，突破原有封闭的档案服务与利用环境，主动探索档案社会化开发与利用的新路径。在保证服务本校管理、教学、科研工作的基础上，更为深入地挖掘信息时代档案资源的多元价值，强化自身社会责任感，树立社会服务意识，在本校档案工作和社会公众需求中寻找合适的切入点，不断彰显高职院校档案的多元化开发与利用价值。首先，在档案收集阶段就应考虑其社会化开发与利用，可面向校内师生和社会公众广泛征集档案资料以丰富馆藏资源，对于由于历史等原因出现档案缺失或档案空白的，可以通过各种渠道并制定相应的激励措施鼓励校友和社会大众主动提供相关线索予以补救。在种类上应不局限于科研、教学档案，加大对校企合作、社会重大事件等社会活动中产生档案的收集力度，让高职院校档案社会化开发与利用领域与空间更加拓展。其次，还应加强档案编研以发挥档案的多元价值。档案编研是对档案内容的深度加工和开发，能为各种决策提供广泛的档案信息。

最后，在内、外生条件的支持下，在推动高职院校档案服务社会化的发展过程中，需要遵循五项基本原则，即全民服务原则、最大化开放原则、竞争与合作原则、效益原则和渐进性原则，并应该在此基础上，分别通过转变档案行政管理机构职能、拓展档案馆面向社会的档案服务、实现档案室对社会的有限开放、培育档案中介机构（企业和非营利档案组织）参与档案服务四项举措，逐步实现传统档案部门的业务外包、探索建立档案服务的有偿机制以及加强档案服务的监管机制建设。

该论文用于天津市高等职业技术教育研究会课题：高职院校档案管理创新与社会服务能力提升研究（编号：2020—2—3076）

作者：高玉昱