社会保障档案管理论文

摘要：在劳动人事和社会保障管理当中档案管理是一项及复杂又很系统的工作，档案管理是劳动人事和社会保障工作开展的参考依据，能够为事业单位和社会提供多方面的服务。因此，档案管理工作对于劳动人事和社会保障工作的顺利进行有着十分重要的意义。然而，在劳动人事和社会保障档案的实际管理当中，档案管理却存在着各种问题。下面是小编为大家整理的《社会保障档案管理论文(精选3篇)》的文章，希望能够很好的帮助到大家，谢谢大家对小编的支持和鼓励。

社会保障档案管理论文 篇1：

自动化办公在人力资源与社会保障档案管理中的应用

摘 要：随着信息网络技术的不断发展，再加上人力资源与社会保障档案管理需求的不断提高，自动化办公必然应用在人力资源与社会保障档案管理中，但是在实践过程中，需要重视应用注意事项，本文正是为了总结这些关键点，从自动化办公的概念和特点介绍出发，进而提及应用过程中所应思考的几点问题。

关键词：自动化办公；人力资源；社会保障；档案管理

一、前言

人力資源与社会保障业务档案是民生档案的重要组成部分，它涉及劳动者的基础信息、就业信息、保险信息等，这些信息和材料有的要伴随劳动者的一生，关系着劳动者权益的准确记录并最终影响其能否享受社会保险待遇等切身利益。现行的公共就业服务与社会保障资料保管、使用方式已不能满足业务部门的管理、服务要求，因此提出了公共就业服务与社会保障资料电子化管理和处理的要求。自动化办公在人力资源与社会保障档案管理中的应用已经成为必然趋势。

二、自动化办公的概念

自动化办公即办公自动化（Office Automation，简称OA），采用基于WEB的企业计算平台，将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就大都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

三、自动化办公在人力资源与社会保障档案管理中的应用思考

（一）传统人力资源与社会保障档案管理的不足

随着信息化的普及，人力资源与社会保障档案管理也基本采用了自动化办公方式，以提高档案管理的有效性。但是在应用过程中，也还存在很多不足。但是，各类就业服务和社会保障的相关纸质实体资料（例如人力资源登记表、单位调动函、医疗报销单等）由各区县社保部门和职介所保存在各自的档案室中；同时这些资料处在不断的更新之中。在办理劳动就业和社会保障等有关手续中需要对有关资料进行稽核、调阅、传递、更新，在这个过程中采用传统的档案管理模式，带来了有关资料传递速度慢、无法及时归还，原件可能被遗失或损害等问题，同时也使得资料管理工作日益繁重。导致自动化办公没有充分发挥其应有的作用。

（二）人力资源与社会保障档案管理自动化操作

1.掌握自动化办公的特点

自动化办公是相对于传统办公的一个概念，强调的是办公的便捷，高效。我国的自动化办公软件非常之多，比如泛微、索昂、致远等，无论哪种自动化办公软件都应该具备最基本的特点。

第一、易用性。自动化办公软件必须让所有员工都能够接受，并受到所有员工的青睐，那么易用性就是前提。作为一种常用性软件，操作使用过程不能太复杂。不过所有软件的使用都需要一个学习的过程，但是每个员工都具备基本的上网技能，所以，自动化办公遵循了易用性特点，根据员工的基本技能进行设计。第二、健壮性。自动化办公需要容纳超大容量的信息以及用户，而且具有高并发应用时的稳定度。所有员工在使用同一种软件时，要保证软件的稳定可靠，特别是集团性企业，软件更是要具备这一功能，否则，即便是出现小小问题也能引发严重后果，造成重大损失。而和网络相结合，最能实现这一特点，将稳定以及可靠责任推之于硬件以及网速。

2.提高思想认识，加强组织领导

人力资源与社会保障档案管理部门所有人员包括领导和职工，都需要提高思想认识，主要是要有先进的管理思想，突破传统的工作思维定式，要珍惜单位部门给予的各种培训，认真学习，做现代化新人。而领导在信息化建设过程中发挥着极为重要的带头作用，更需要有不断进步的思想，要勇于引进先进的设备和系统，并引进相关管理人才，开展各种培训学习活动，提高全员使用自动化办公系统的能力。还要注意自动化档案管理的严密性。自动化办公需要统一的信息平台，而且还需要相对独立的部门信息空间。因此，软件不仅要实现用户、角色以及权限上的三维管控，还需要实现信息数据上的大集中和小独立的和谐统一，即需要实现用户、角色、权限以及数据的思维管控，具备全面管理的功能。

3.选择实用高效的自动化办公系统

自动化办公系统软件功能需要和管理实务紧密结合，才能体现实用性，否则，对于管理将会失去意义，企业需要发展，管理也在不断变化，软件需要满足企业的相关实用需求，这便是自动化办公的特点之一。现有的档案系统一旦不能满足档案管理的需求，就需要进行改造升级。作为较具水平的档案管理系统，不仅要具有档案存储、查找、借阅等基本功能，还应该建立和社保、劳动等部门的接口，以实现档案信息的实时在线共享，给予档案使用者便利，还能够降低档案管理人员的工作量。另外还可以通过档案目录信息的录入，实现档案电子信息和介质信息、的双交接，减少了档案转交时遗漏现象的发生，同时也减少了档案管理人员的工作量，提高了工作效率。档案管理系统还具备图像、录音、录像等多媒体方式管理，通过图纸扫描、媒体制式转换等方式，逐步实现实物档案的全电子化管理，使档案管理水平提高一个新的台阶。可见，选择一个使用高效的自动化办公系统极为重要，并且要有较强的改造发展空间为佳。

4.重视自动化办公系统的维护和升级

注重办公系统的开放性和维护。自动化办公软件可以和其他软件系统完成必要的关联性整合应用。没有任何一种软件能够独立完成所有方面的管理需求，因此，软件之间需要相互联合，或者进行技术方面的整合。作为更新极快的人力资源与社会保障档案管理部门，其面对的是数以万计的各种档案以及相关资料，办理劳动就业和社会保障等有关手续中需要对有关资料进行稽核、调阅、传递、更新，稍有疏忽就会出现严重错误，甚至无法挽救，所以，自动化办公系统必须保证安全可靠以及一定程度上的保密性，需要重视自动化办公系统的维护和升级，维护是为了加强安全，提高其可靠度，而升级则是为了满足档案管理需求。

5.加强自动化办公档案管理监察工作

人力资源和社会保障为两网化建设，要建立和健全两个部门的监察协管员管理、用人单位信息采集、网格巡查等制度，以实现规范化、科学化档案管理。为及时、快速、妥善处置因人力资源和社会保障权益问题引发的突发事件，要制定并不断完善和健全突发事件处理机制，确保突发事件在最短时间内得到处置，处置信息及时向有关部门反馈。

四、总结

基于信息技术的飞速发展和人力资源与社会保障政策的完善，自动化办公在其中的应用也普遍化，作为人力资源与社会保障服务一体化平台之一的自动化办公系统，给工作人员带来了便利，减少了其工作量，同时也提高了工作效率，提高了该部门的服务水平。但是在实践过程中，也还存有一些不足，比如软件系统的安全性、可靠性问题，信息资料更新的及时性问题，系统的升级扩展以及维护性问题等等，都是自动化办公应用过程中所要正视的。因此，本文主要思考了自动化办公在人力资源和社会保障档案管理中的应用，所要注意的几大问题，希望对相关人士能够起到一定的参考作用，这也是本文的最大意义所在。（作者单位：中共河北省委党校）

参考文献：

[1] 徐扬凯.人力资源与社会保障电子档案管理系统的设计与实现[D].山东大学2011.

[2] 姜巍.人力资源和社会保障监察档案管理信息化建设[J].电子技术与软件工程2014，14：234.

[3] 王建伟.当前时期下我国档案信息化建设的重要意义与途径探析[J].办公室业务2013，17：45.

[4] 贾洪慧.论新形势下人力资源和社会保障局的档案管理[J].办公室业务2014，01：181.

[5] 高文峰.浅谈人力资源档案管理信息化建设的必要性和保障条件[J].黑龙江档案2014，03：38.

作者：杨鹏

社会保障档案管理论文 篇2：

关于劳动人事和社会保障档案管理的思考

摘 要：在劳动人事和社会保障管理当中档案管理是一项及复杂又很系统的工作，档案管理是劳动人事和社会保障工作开展的参考依据，能够为事业单位和社会提供多方面的服务。因此，档案管理工作对于劳动人事和社会保障工作的顺利进行有着十分重要的意义。然而，在劳动人事和社会保障档案的实际管理当中，档案管理却存在着各种问题。基于此，文章就劳动人事和社会保障档案管理工作的现状和档案管理的具体措施进行了全面的论述，目的是希望通过论述能够为劳动人事和社会保障今后在档案管理上提供切实可行的参考。

关键词：劳动人事 社会保障 档案管理

一、引言

随着我国经济的快速增长和科学技术的进步，档案管理在新技术不断深入的情况下去发生了很大的变革。在我国劳动人事和社会保障档案管理工作当中，工作人员的管理意识还很薄弱，档案管理分散的情况十分严重，为了更好的开展档案管理工作，相关部门应提高对档案管理工作管理的重视，通过引用新技术的手段，科学的对劳动人事和社会保障档案管理工作进行规范管理。

二、劳动人事档案管理的重要意义

劳动人事档案记录的是可供用人单位查询的劳动人员的个人信息。这里面包括劳动人员的身份信息，个人履历，工作表现以及用人单位的评价等内容，并通过文字和表格的形式被记录保存下来。劳动人事档案的产生源于社会活动，因此劳动人事档案管理以社会发展为基础，政府机构和社会各界组织在对内部人员进行管理时，会对工作人员的工作态度和工作能力等表现情况记录下来。例如，对员工在某工作时间段的个人行为，工作能力以及道德品质等进行详细的记录，并对记录的档案内容进行科学化的管理，这样当员工转到其他单位后，单位就可以通过这名员工在之前单位的劳动人事档案对这名员工的工作能力和道德品质进行审阅和判断了。总而言之，劳动人事档案就是人事部门按照规范科学的方法对员工个人信息进行记录的文件，劳动人事档案对于用人单位详细了解员工的个人能力，工作表现等十分重要，所以负责档案管理的人事工作人员必须要用一个认真负责的态度，来对待劳动人事档案工作，通过科学的现代化管理手段，确保劳动人事档案的真实有效，为社会的进步和发展打下良好的基础。

劳动人事档案管理工作是一项系统的复杂的管理工作，其记录的档案内容都是真实的有效的，是不能够任由个人篡改和随意记录的，是受到法律和政府组织机构的保护和认可的，具有一定的法律效应。因此，劳动人事档案管理必须由人事部门进行监督管理。为档案记录所有人在后续工作的发展当中打下良好的基础。

三、当前人事劳动和社会保障档案管理存在的问题

1.档案意识不强。目前在人事劳动和社会保障档案管理的工作中，存在着一些主管领导工作态度不认真，规章制度不完善的情况，导致在档案管理工作当中材料归档不彻底、档案材料随意处理、档案记录内容不全的现象十分严重，造成了政府结构和相关组织部门的美好形象大打折扣。

2.档案分散管理。在档案管理工作当中由于受到各档案管理科室职能的影响，档案管理过于分散，很难在第一时间形成规范统一的管理。这也就使得档案的使用价值和保存价值大大的降低，并且加剧了档案弱化的恶性循环，这不仅阻碍了档案管理工作的进展同时也给档案当事人带来了不小的影响。

3.管理不够完善。在档案管理当中没有及时的对档案材料进行收集、对档案的传递和归档不够细致认真是造成档案材料内容不健全和档案各类内容缺失的主要原因。例如，归档材料的内容不规范、档案纸张的使用不符合要求、档案内容记载的不够真实、审核的准确性不够。

4.保管条件差。由于没有设置专门的档案管理室，档案在保管当中的通风、防霉、防潮、防虫、防火以及防盗等安全防护是无法得到保证的。另外，管理人员工作的不认真，对档案材料进行随意处理，不及时的归档和建档也是导致档案出现丢失破损、残缺不全的重要原因。

5.缺乏服务意识。档案收集的不及时，收集的档案信息不全面和档案归档的彻底，导致了档案使用者不能够通过档案全面的了解和掌握到档案当中记录的全部信息内容，也很难满足新形势下社会经济发展对于相关领域档案材料的需求，因此，档案的利用价值和服务功能也就无从说起。

四、加强人事劳动和社会保障档案管理的措施

1.领导重视，落到实处。档案管理工作离不开领导的关心和重视，领导在档案管理工作当中能够起到监督、检查和指导的作用这对于档案管理工起到了非常重要的推动作用。在档案管理当中树立“上下一心”的思想。有步骤、有计划的建设综合性档案室，打破以往分散式的档案管理建立统一的档案管理，通过提高管理人员的管理意识，进而把档案管理工作真正的落实到实处，为档案的使用者和社会经济发展提供切实有效的帮助。

2.明确职责，提高素质。因为档案管理工作具有系统性和复杂性兼备的工作性质，所以管理人员在档案管理工作当中不仅要克服档案管理工作的枯燥性，同时还要加强自身在档案管理工作当中的专业水平，熟练的掌握档案管理工作当中对于各项环节的要求，游刃有余的做好对档案材料管理的甄选工作和分类工作。与此同时，还要在枯燥繁琐的档案管理工作当中找到工作的乐趣，增强自身在档案管理当中的责任感，通过的对档案管理工作模式的不断探索，来提高人事档案管理工作的科学性和实用性，为社会经济的快速发展和进步提供有效的人事资源保障。

3.科学管理，达到规范。在档案管理工作中，完善的档案基础设施建设不仅是档案管理工作有序进行的基础，同时也是确保档案安全管理的前提。所以，在开展档案管理工作时，首先应建立一个程序化的档案管理制度，按照程序制度的要求和规定进行档案的收集工作，通过对档案规范化、标准化的收集整理，以此来提升档案管理工作的质量。

4.信息開发，全程服务。随着科技的不断发展信息技术对档案管理工作产生了巨大的影响。因此，档案管理部门在对单位劳动人事和社会保障档案管理工作进行管理时应与时俱进，采用先进的计算机，扫描仪等设备来建立一个现代化的人事劳动和社会保障档案管理系统。通过使用管理软件对档案归档、检索等的日常工作进行管理，提高档案信息的真实性和有效性，确保档案在日常当中的传阅和查询的效率。另外，在档案管理当中，还要加强对档案在质量和内容上的重视。做好档案管理在社会保障、干部任免、惠民政策以及再就业方面的服务工作，打破档案尘封已久的就局面，让档案管理工作更好的服务于民服务与社会。

五、结语

综上所述，档案管理工作是一项比较系统的工作，是企事业单位管理工作当中非常重要的一部分。企事业单位要想做好劳动人事和社会保障档案管理工作就必须要加强对档案管理工作的重视，明确管理人员在档案管理当中的责任，采用科学合理的方法对档案进行归档，把档案管理工作真正的落实到实处。另外，随着科技的不断发展档案管理还应与时俱进，加强信息研发，通过建立科学高效的档案管理系统，为企事业单位的劳动人事和社会保障档案管理工作实现全程的信息化服务创造有利的条件。

参考文献：

[1]冯红丽.关于劳动人事和社会保障档案管理的思考[J].读天下.2017（01）.

[2]王翠翠.人力资源和社会保障系统档案管理[J].华章.2012（11）.

[3]张国喜.浅析劳动和社会保障档案管理工作[J].才智.2011（21）.

[4]祝青.社会保障档案管理工作中存在的问题及对策[J].山东档案. 2011（03）.

作者：孙晓玲 陈鲁宁

社会保障档案管理论文 篇3：

人力资源和社会保障档案管理的方法及应用分析

摘 要：人力资源单位和社保局主要是管理关于人事档案和社会保障档案，对其资料进行收集、管理、计算考核，为社会更好的服务，省去由于档案丢失带来的麻烦。档案记录着所有的个人活动以及活动中个人表现的评价，过去的和现在的记录都在档案中显示。而这些记录，反应出人的价值，不仅是企业的聘请准则，还能决定入职后的工资。所以，档案的管理很重要。本文，首先从现在档案管理的情况出发，对其中存在的问题进行分析，并且提出相应的解决办法。

关键词：档案管理;方法;应用分析

档案的管理是对不同形式资料进行记录并且保存，其中需要对资料进行统一收集、整理、保存等各种功能，不能对档案进行更改，需要保证绝对真实性。档案管理对象是档案本身，而服务对象为档案利用者，系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，占科学能力的重要地位，也是社会信息的基石。通常档案是由人力资源和社会保障局进行保存，对企业的工作有着重要意义，而且也对社会有着长远的意义。

一、档案管理中存在的问题

（一）档案管理不规范

有些档案，不是由专门的人员进行收集、管理和保存，而是由各个单位的档案室进行保管，存放在档案室中，使档案管理不是一个规范的模式。档案的数量巨大，管理的形式和机制都有偏差，在档案管理中不能进行分享。

单位的档案室由于对档案没有进行分类，会出现多个档案室保存不同的档案，如关于业务的档案、办公室的檔案、人事档案等。而且存放档案需要大量空间，就会去额外租房存放或者存放在办公室中，档案就不会集中在一块区域，使管理出现阻碍。

办公室存放档案，并没有严格执行档案管理中的三分开。由于办公室是工作为主，人来人往，也不能保证档案的防尘、防盗、防光等。由于档案的重要性，一般在档案室都会配置相应的设施，对档案进行保护，才能使档案更安全，但是多个档案室就会使资源消耗严重。

（二）档案记录偏差

工作人员收集档案的过程中，有时会出现档案数据不完整、记录有偏差，是因为档案在个人手中，资料一直没有给工作人员，导致归档时间不及时，资料的完整度不全，无法查询。或者由于单位的档案部没有及时移交资料，使资料都在单位的各个部门，不能准确而且完整的记录资料里面的东西，也会使档案记录不完全或者记录出现偏差。档案不能完整的记录和保存，不能反应出人的价值和能力，会对工作以及生活产生影响，甚至会因为这样的情况引发纠纷。

（三）档案工作人员缺乏综合素养

档案工作人员需要达到规范中的专业素养，良好的技术，才能使档案工作去准确执行，完成档案管理工作。而在档案管理工作中，都是有专业的档案部门，有相关的规范去管理人员，人员之间需要相互配合，完成工作。

而在实际的情况中，档案管理中会出现兼职人员或者短期工作人员，专业会出现不对口的情况，使工作状态不佳，而且没有相关的知识和规范的指导，从而对于档案管理比较随意，使档案的准确性减少，甚至会遗失档案。还会出现人员的专业素养和技术不高，对于档案管理的规范不了解，只会简单的收集和管理工作，在工作中比较盲目，不理解规范的实际要求。导致在档案管理中，因为自身对规范的不理解，只会基本的操作，使档案出现错误。

二、针对问题进行分析与解决

（一）加强档案制度管理

随着社会的发展，在档案管理的过程中，需要对档案制度进行革新，使制度更加完善，也更符合现在社会的形式。注重档案管理的规范化，严格遵守三分开以及相应的规范制度。档案管理工作应由专业人员负责。同时要档案的管理机制要逐步完善，让规章制度真正起到督促指导作用，而不是形同虚设。要将档案室中的档案分门别类，这样不仅方便档案工作人员随时查看，还有利于档案的集中管理，大大提高了工作效率。此外，档案室的防护工作要做好，要保证档案的安全性以及完整性，以免出现档案丢失、档案受潮等等一些情况，对后续的工作产生影响。

（二）档案管理信息化

现在是一个信息技术的时代，信息化使人们的生活变得很便利。信息技术运用在管理档案中，使档案信息化，从纸张中解放出来，资料的遗失程度会减轻，并且还能使档案的损坏程度减轻，使用时间增长，也能使档案的规范更加完善，效率提升。

信息化档案管理可以实现资料共享，各个单位将资料上传于专业的网络平台，有利于档案信息的完善，档案管理的价值也得以展现，对档案管理工作有着促进作用。因此，不断对信息化系统进行优化，加强档案的信息化管理，是一个重要的事。

（三）提升工作人员的专业度

在招聘时尽量选择专业对口的人才，这样在实际操作时更具专业性，对于档案管理工作也会更上心。此外，应与档案工作人员多交流多沟通，了解其内心想法，例如对档案管理工作是否具有长久的耐心，在未来的几年内是否考虑更换工作等等。平日里要对工作人员进行专业技能方面的培训，增加专业度，并且需要了解档案工作人员日常工作时出现的问题，并与档案工作人员一同及时提出建议，这样不仅可以调动工作的积极性，还可以增强档案工作人员的责任感，从而促进档案管理工作的开展，提高工作的效率与质量。

档案工作人员要充分意识到档案管理的重要性，操作要规范化，每一个步骤要有序地进行，将出现错误的可能性降到最低。另外，档案工作人员还需加强服务意识，工作时要谨慎细致，认真对待每一份档案。

三、结束语

随着我国经济的快速发展，如何提高人民的社会保障，如何提升人民的幸福感，是当今社会所关心的。因此，人力资源单位和社保局的档案管理要完善档案的管理机制，认识到档案管理的重要性，对现在的管理规划进行更新，使管理工作随着时代的发展也不断前进。对人员进行专业技术指导和管理，并且不断增强工作人员的服务意识，高效有序地完成档案管理工作，加强档案的信息化管理。

参考文献：

[1]潘海飞.人力资源和社会保障局档案管理方法研究[J].办公室业务，2018（7）：88-88.

[2]张学成，李云华，陈丽.档案管理在大数据背景下面临的挑战及对策分析[J].经济研究导刊，2017（29）：183-184.

作者：张继梅