社会保险档案工作的保障研究

2022-09-10

社会保险档案是在社会保险实践中产生的。它存在于社会的各个角落,影响着千家万户,它与人类共生存同命运,为各级领导提供可靠的参考和法律依据,为平民百姓的需求提供服务。它浓缩了一个国家,一个城市的沧桑巨变。

同时,社会保险档案又是开展社会保险工作的原始资料。随着社会保险制度改革的不断深入,社会保险体系正向全方位、多层次,一体化方向发展,社会保险档案越来越在社会保险制度建设和事业发展中起到重要的作用,在全面发展市场经济的今天,在新时期新形势下,社会保险档案工作的成否,直接关系到各单位的合法权益、关系到职工的切身利益、关系到社会大局的稳定,社会保险档案就必须适应社会保障制度的要求,加强社会保险档案管理工作,使之发挥在社保事业中的重要作用。信息资源更是筹划城市未来发展的可靠依据,社保档案信息也同样如此。即有人类就会有信息传递。信息是资本,市场是舞台。显而易见,最大限度地开发和利用档案信息资源,作为信息的重要组成部分,社保档案越来越受到重视,对我国社会主义市场经济建设具有十分重要的意义。社会保险工作有它的特殊性,社会保险档案工作也在探索和实践中逐步完善,社会保险档案既不是各门、类档案的分头管理、单向发展,也不能是多件门类的松散结合,要从根本上加强社会保险档案的管理,社会保险档案就要适应市场经济的需要,适应新的形势,就必须实行规范化管理。在新时期新形势下,社会保险档案工作的成败,直接关系到社会稳定大局,关系到各单位的合法权益,关系到职工的切身利益。社会保险制度要适应社会主义市场经济的发展,社会保险档案就必须适应社会保障制度的要求。随着我国社会保险事业的发展,社会保险档案和保险档案工作的强化成为亟待抓好的要事。笔者认为应该从三个方面着手。

一、加强社会保险档案管理的组织保障,开发社保档案的意义

社会保险档案工作是档案事业的重要组成部分。是社会保险事业管理的基础。重视和加强对社会保险档案工作的领导,是全市的档案部门和社保部门的一项重要任务。各级档案部门和社保部门要本着对职工负责、对企业负责、对社会负责、对历史和未来负责的态度,把管好、用好档案当作取信于社会和公民的大事来抓。要针对当前连云港市大批中小企业的兼并、拍卖、解体、破产后,大批离退休人员和带资分流职工的归属问题,而档案和社会保险事务管理还不尽完善的现状。

目前连云港市社保档案所处的状况是五大保险分散管理。这样不但浪费一大批资源和技术人才,还给各企事业单位带来不少重复劳动的麻烦,社会上反映存在很多问题。因此我市社保功能还不十分健全,档案部门要加强行政管理,对社会保险档案工作要经常性的进行监督、检查和指导。具体经办各项社会保险事务的各级保险经办机构,要充分代表广大离退休人员、大批失业人员等职工的社会保险利益,为广大离退休人员和参加社会保险的职工提供更优质、高效的服务,加快构筑“独立于企业事业单位之外,资金来源多元化、保障制度规范化、管理服务社会化的社会保障体系”。要在进一步巩固规范离退休人员养老金社会化发放和按时足额发放的基础上,进一步为广大离退休人员和企业带资分流人员开展好以下社会化良好服务工作。为推进档案工作不断上档次,上水平提供了组织保证[1]。

(1)代管退休人员档案。凡参加社会保险的企事业单位工人、个体工商户、自由职业者退休后,其人事档案和社会保险档案应由社会保险事业管理机构代管;对于破产企业离退休人员的档案,各级社会保险事业管理机构要认真清理,及时接管。(2)要为代管档案的离退休人员办理离退休人员养老金调整申报工作,负责填报养老金调整审批表,办理审批手续。防止在退休人员待遇调整时少调、漏调现象发生。(3)为企业一次性带资分流工人、自由职业者、个体户和各类参保人员代管社会保险档案和人事档案,代办社会保险缴费义务,为到达退休年龄的职工代办退休审批申报手续,保证其按时享受退休待遇。(4)为离退休人员和广大参保人员提供社会保障、劳动法律、法规政策的咨询服务[2]。

二、加强社会保险档案管理的法制保障坚持依法治档

大众的档案意识,代表一种历史意识、法律意识、科学意识,是一个社会文明程度和科学化素养的具体体现,在档案工作中,要不断提高档案工作人员的法律素质,强调对法律精神的正确掌握和运用;增强档案工作者档案法制意识,把自己日常行为自觉纳入法制轨道,用法的要求来规范自己言行,使档案管理工作在法制化的轨道上健康运行。要进一步建立健全档案法制工作机构,并充分发挥其在立法、普法、行政执法和执法监督等法制工作中的综合协调和职能作用。增强全员法律意识,提高全员法律素质,把依法治档化为全员的自觉行动,档案法律法规才能真正落到实处,档案法才能得到普遍遵守和贯彻实施,法制建设才能步入健康轨道,档案工作体现重要作用,从而为档案事业的健康发展打下坚实的基础[3]。

社会保险档案有其自身的特点:情况复杂,门类繁多,面广量大。各级档案行政管理部门,应积极配合社保部门制定适合社会保险档案的业务规范,使这部分档案管理符合国家档案管理的规范化、标准化、科学化的要求。

为了更好的开展档案利用工作,要进一步编制和完善档案搜索工具,做到查找迅速准确。通过利用档案为专用基金的移交,劳动关系的理顺、基金的追缴等诸多方面提供全方位、多方面的信息,维护企业和职工的合法利益,促进经济繁荣和社会稳定,为社会保险体系的全面发展奠定一个坚实的基础[4]。

三、加强社会保险档案管理的制度保障

法规是基层单位工作的法律依据,它具有极强的原则性,在内容上侧重于宏观和共性,要将其落实到实处,基层单位必须根据自身工作性质和内容,在遵循法律法规的前提下,突出可操作性的档案管理和具体措施,社会保险档案工作关系到社会大局稳定和职工合法权益,重视和加强社会保险档案工作,强化其在社会中的地位和作用,是社保档案工作的一项重任,在社会生活中,社会保险档案工作,承担着化解社会压力和减轻包袱的重担,对当前社会转型中,势必对社会大局的稳定造成影响,包括强化和突出社保档案的地位和作用,社保的功能在不断健全,就必须加强和完善社保档案的管理体系,加强开展社保档案工作,势必为广大职工提供更好的服务,上了一个新台阶。社会保险工作是有一定的特殊性,社会保险改革也正在探索和实践中,有关政策,法规在不断充实完善。

由于我国社会保险档案管理工作起步较晚,缺乏统一的标准和规定,给档案的管理工作带来一定难度,但作为一项政策法规原始资料建立保存的基础工作,作为一名从业工作人员,在工作实践中不断地加强和完善,工作实践证明,只有加强组织领导,夯实管理基础,编制管理网络,制订岗位职责,健全规章制度,才能真正将档案管理工作落到实处,充分发挥社会保险档案的作用,笔者认为,可以通过以下几个方面加强。

档案工作是一项体系工程,只有领导的重视和档案人员的关心不够的,必须强化群体的档案意识,建立健全管理体制,档案工作才能健康地发展。建立目标责任制。建立健全档案工作的目标责任制,才能保证档案工作有条不紊地进行,才能实现档案工作科学管理,提高档案工作的质量和效率。各级社保部门应建立完善与档案工作相关的目标责任制,以强化群体档案意识,保证档案工作与其他工作的同步发展。

做好档案人员的培训、管理,提高档案人员的政治业务素质。选送档案人员参加地方档案部门组织的业务学习和专业培训,组织档案员参加软件信息化培训,为运用现代化管理打下良好的基础。

社保档案信息工作中存在的问题

(1)社保档案工作作为党和国家档案事业的一部分,所拥有的信息资源应真实齐全丰富,能起到充分为人民服务的作用,但由于重视程度的差别,许多社保档案部门成为退休养老的“分水宝地”。(2)当前社保档案信息不断完善,同时也存在满足不了社会各方面的需求,特别是失业职工退休,特殊工种提前退休,会有年龄上的误差,会有年限上的短缺,因此更大规模的收集,更真实的记录和反映历史,是时代赋予我们的责任。(3)随着时代的发展,对社保档案工作提出了个大视野,大基础,大信息的要求,今天的社保档案工作起到承前启后的崭新作用,档案工作要发挥主观能动性和积极性,更好的服务社会各界,已提出了新的挑战和要求。(4)社保档案将以新的信息要求,对过去那种简单的,落后的社保档案管理手段,已经不能适应现代化新技术的要求;对传统的手工档案,纸质档案提出更加规范的高层次标准,将寻找工作的突破口,全方位拓展社保档案的社会功能,把档案工作的触角延伸到社会建设的各个角落。

制定适合社会保险档案特点的业务规范,积极开展档案利用工作,社会保险档案它既不是各门、类档案的分头管理、单向发展,也不能是多件门类的松散结合,要从根本上加强社会保险,使之适应社会保险体系建设的需要,就必须建立一个社会保险档案专门管理机构——社会保障档案信息管理中心。

当然,社会保险机构是非生产性事业单位,社会保险档案的效益主要体现在社会效益和依法维护企业、职工的合法权益上,随着社会保险事业不断发展,人们的社会保险意识普遍增强,社会保险档案的开发和利用潜力很大,社会保险档案的地位和作用愈发明显,试想,如果利用档案资料为一些政策法规的出台、专业基金的移交、劳动关系的理顺、资金的追缴等诸多方面提供全方位、多方面的信息资料,将极大推动社会保险事业的健康有序发展,维护企业和职工的合法权益,有力促进经济的繁荣和社会的稳定,完善社会保险档案,将为社会保险体系的全面建立奠定一个坚实的基础。

摘要：阐述了社会保险档案管理工作的重要意义,认为社会保险档案工作直接关系到各单位的合法权益、关系到职工的切身利益、关系到社会大局的稳定,必须适应社会保障制度的要求。在此基础上,从组织保障、法律保障、制度保障三个方面,探讨了加强社会保险档案管理保障体系的构建。

关键词：社会保障,社会保险,档案管理,组织保障,法律保障,制度保障