现代档案管理中电子档案的作用分析

2022-09-11

一、现代档案管理中电子档案管理存在的问题

(一) 电子档案元件的真实性难以保证

由于电子档案的特殊性, 导致其很容易的就被用户删除, 并且经过一定的处理后, 一点痕迹也不会留下来。使用计算机生成档案的时候, 发稿人是没有留下自己的痕迹, 档案保存单位也没有完善的体系对档案的形成原件进行统计, 为以后档案的真实性与权威性埋下了深远的隐患。

(二) 电子档案内容的安全性难以保证

计算机网络是一个完全开放的平台, 所以在任何地方的用户都能够通过网络对计算机上的电子档案进行获取, 此外, 一个终端的电子档案也可以通过网络传送给其他的网络终端, 也就说网络上的所有用户都可以任意的利用电子档案, 这就给一些不法分子提供了一定的便利, 给电子档案的安全性与保密性造成了巨大的威胁。

(三) 电子档案保存的不确定性

随着计算机网路技术的不断应用, 只要简单的操作一下键盘就能完成所有信息的处理, 这就造成了许多的企事业单位办公实现了无纸化, 单位所有的决策与信息都存储在计算机网络中。由于计算机网络还存在着许多不安全的因素, 黑客的侵入很容易导致网络的瘫痪或者被摧毁, 这样会导致电子档案可能瞬间消失, 并且消失后由于没有保存原件, 导致电子档案的丢失将是永久性的, 造成难以弥补的损失。

二、电子档案在现代档案管理中的重要作用

(一) 电子档案管理能够有效的节省人力和物力

与传统的档案管理相比较, 传统的档案保存工作中, 由于某些重要的档案资料, 不但需要专门的人员进行管理, 还需要投入大量的管理经费, 但是还是不能确保档案的绝对安全性。随着计算机网络的广泛应用, 给档案的归档提供了更加方便和快捷的手段, 并且还为档案的提取和利用都提供了快捷的途径, 此外还为档案的归档与检索等当面提供了相当的便利。也就说说电子档案不但加快了档案归档的速度与质量, 还节约了大量的人力与物力。

(二) 强化电子档案管理, 能够有效的提高档案服务的质量

档案的电子化, 其目的就是为人们提供简单快捷的档案管理服务。电子档案的特点就是信息化程度高, 所有的原始档案都通过数字化的信息形式储存在计算机中, 并且经过互联网的传播, 方便世界各地网络在线的用户查阅和筛选自己需要的信息。所以, 强化对电子档案的管理, 不断的利用新技术, 完善电子档案的管理模式和途径。随着时代的发展, 许多的档案使用者对电子档案的要求越来越高, 他们不但要求电子档案提供原始的文字档案, 甚至有的还需要查看原始档案的图像以及相关的视频资料等, 由于传统档案的种种限制, 导致是在电子档案迅速发展的今天, 已经远远的不能满足人类的需求。电子档案因为其自身的特殊性, 能够为人们提供更全面的信息服务, 随着档案需求的多样性与社会科学的不断发展, 档案管理工作的服务对象以及档案的管理方法都在不断的变化中。但是电子档案因为其动态、全面的服务特点, 在很大程度上能够满足人们逐渐多样化的需求。

三、加强电子档案管理的方法

(一) 利用风险管理方法, 提升电子档案管理的水平

电子档案管理由于利用的计算计算机网络平台, 致使其在存储的过程中具有很大的危险, 所以采用风险管理的方法, 对电子档案的存储中可能遇到的危险进行分别、估计、防护并且采取相应的措施进行应对, 通过这些手段的应用, 将电子档案的管理风险降低到用户可接受的范围内, 进一步的达到电子档案管理的安全系数。

(二) 规范电子档案管理的操作流程

传统的档案管理在归档前与归档后的管理部门的分工是不同的, 这就在一定程度上对文档保存的连续性造成了破坏。电子档案是建立在计算机网络上的虚拟信息, 通过网络这一特殊途径, 将文档通过一定的管理流畅, 顺畅的将电子文档进行归档和存储, 文件的生成和保存是在一个完整的环节中实现的。电子档案的生成到永久性的保存以及销毁是一个不可分割的过程, 因此对电子档案生成的流程应该按照不同的管理要求和流程, 建立专门的管理部门进行控制, 将电子档案的操作流程系统而安全的管理起来。

(三) 强化工作人员的管理, 建立完善的管理体制

电子档案作为一种新兴的事物, 其发展是比较晚的, 因此一套完整的管理体制对电子档案的管理工作是相当重要的。在建立完善的管理机制的基础上, 还应该通过绩效考核归纳到电子档案的管理内容中, 以此来激励管理人员的工作积极性。同时还应该投入一定的资金, 在硬件设备上提供一定的支持, 保证管理机制高速、有效的运行。

四、结语

现代社会已经逐步的迈向信息时代, 网络技术的应用范围也越来越广泛, 因此也会产生更多的电子档案。因此电子档案的管理工作在存档、保管以及利用等方面都需要建立完善的体系, 电子档案的管理和利用应该立足于实际, 着眼于高处, 顺应发展规律, 强化科学管理, 使其在现代档案的管理中发挥更大的作用。

摘要：在日程生活中, 电子档案的应用数量正在逐年的增长, 使其成为档案管理中相当重要的成分。如何加强电子档案的管理工作, 促使其更准确、更完善、更方便地被人类所利用, 是现代档案管理中相当重要的工作。文章通过对电子档案管理存在的问题以及其在现代档案管理中的作用进行分析, 提出了一些提高电子档案管理的措施。

关键词：现代档案管理,电子档案,作用