财务档案管理工作的思考与探索

2022-09-13

财务档案, 其实质就是一种系统化的财务信息, 是对企事业单位参与并开展经济活动中实施财务活动的信息反馈的整合, 原始财务资料是财务档案的第一手资料。财务档案不仅是企事业单位开展经济活动的财务信息反馈, 更是企事业发展规划和决策的重要信息来源。而财务档案管理, 则是针对财务信息的整合和管理, 合理的财务档案管理对于企事业单位的发展意义不言而喻。

一、实施有效财务档案管理的重要性

财务档案, 记录企事业单位的业务活动财务信息, 有效的财务档案管理强调对原始财务资料的整合、归类, 以下从四个方面具体阐述有效财务档案管理对于企事业单位发展的重要性。

1.有效的财务档案管理保障企事业单位活动的顺利开展, 为企事业单位存续和发展奠定财务基础。信息时代最宝贵的就是信息资源, 而财务档案反映的财务信息对企事业单位发展而言就是一项重要的信息, 其不仅仅只有经济活动, 企事业单位活动的方方面面都与财务活动紧密相关。因此, 有效财务档案管理对于企事业单位存续和发展意义重大。

2.财务档案是企事业单位高层决策的重要信息依据, 有效财务档案管理则有利于保障决策的合理性。财务信息记录的是过去发生财务活动的内容, 从日常开支到重大经营活动无一不包含在内, 反映企事业单位过去的财务信息。有效的财务档案管理对财务信息进行有效的收集、归类和整合、分析, 真实客观地反映企事业单位过去的经营状况, 其反映的财务信息对企事业单位未来的发展, 是管理层经营决策的重要参考依据, 具有较大的借鉴意义。

3.财务档案是企事业单位预算制定的基础, 有效的财务档案管理有利于企事业单位开源节流, 取得良好的经济效益。日常收支和重大经营活动, 无论大小, 只要是企业的支出和收入都记录在财务档案之中, 因此它是企事业单位预算制定的基础, 而对财务档案进行有效分析则能够帮助企事业单位降低运营成本, 实现开源节流, 从而获得更好点的经济效益。

4.有效的财务档案管理有利于整个企事业单位管理的改善和优化升级。有效的财务档案管理强调在全面整合财务信息的基础上, 实现对历史财务信息的统筹分析和总结, 这将有利于管理漏洞的找寻, 从而改善和优化整个管理体系。

二、实施财务档案管理存在的问题

1.财务档案反映的财务信息在真实、完整、规范方面明显不足。有些企事业单位的原始财务凭证、凭证入账、报表编制等财务档案的重要组成部分操作并不规范, 相对应的电子档案体系也并未完全建立或存在明显漏洞。再者由于财务档案管理有效性的缺失, 例如借出财务档案并未及时归还或归还后并未及时归档, 使得财务档案的真实性和完整性受损, 这对于企事业单位的管理和发展十分不利。

2.原始财务凭证审核不足, 使得财务档案管理的基础资料缺乏可信度。只有保障了原始财务凭证的真实性和完整性, 才能使得财务档案反映的企事业单位活动信息具有可信度、准确性和全面性。而原始财务凭证的整理、记录、归档存在无序性, 这就使得凭证的真实性和完整性受到极大的影响。

3.财务操作和管理人员的失误, 损害财务档案管理的有效性。财务档案管理信息化程度日益加深, 然而一些财务人员的素质并不能满足财务档案管理工作的要求, 这使得财务档案管理工作的人为失误的可能性不断增加。

三、完善和推动财务档案管理工作的相关意见和措施

1.建立、健全财务档案管理体系、完善相关的财务档案管理制度, 保障财务信息的真实性和完整性。要建立完善的财务档案管理体系和制度, 首先, 必须仔细解读财务档案管理工作中需要遵循的法律、法规, 特别是《会计法》和《档案法》。其次, 企事业单位必须重视财务档案管理工作, 将财务档案管理纳入整体规划, 设置明确的财务档案管理的规章制度、要求和目标, 规范财务档案管理工作。

2.提高财务档案管理人员的职业素质, 强化其管理意识。财务档案管理人员是财务档案管理的直接操作人员, 其职业素养和管理意识对于工作的开展具有十分重大的影响。财务档案管理人员只有兼具这两方面的素质、意识和能力, 才能有效开展管理工作, 保障财务档案及时归档、整合和分析, 为企事业单位的发展和决策提供准确可信的财务信息。职业素养的提高, 财务档案有效管理意识的增强, 离不开单位高层的支持, 比如为财务档案管理的工作人员提供职业技能培训和提升的机会, 促使财务操作人员的财务意识与时俱进。同时高效的财务档案管理离不开有效的财务监督, 建立完善的财务监督体系, 从而确保财务档案管理从原始财务凭证记录到财务报表的编制和分析的真实性和完整性, 提高财务档案管理所传递的财务信息的质量。

3.规范财务档案管理工作, 制度化财务档案管理的操作流程。财务档案管理规范性和财务档案管理的操作流程制度化的缺失, 是导致管理工作实效的重要原因。从财务原始凭证记录、入账、整合、分类到之后的财务报表编制、分析这一系列财务操作过程需要被系统化和制度化, 从而规范企事业单位的财务档案管理工作。

4.在财务档案管理实施过程中进行不断的创新。时代发展日新月异, 身处经济发展大潮的企事业单位在开展财务档案管理工作中应该注意工作方式的转型和创新, 实现财务档案管理技术层面的优化升级, 摆脱传统手工操作方式, 切实提高财务档案管理的有效性, 保证财务管理的透明度和全面性。

四、结语

财务档案反映企事业单位过去的经营状况, 是企事业发展规划和决策的重要信息来源。财务档案管理对于企事业单位的整体发展具有关键性的战略意义, 因此必须得到足够的重视。同时, 财务档案管理工作仍存在一些系统性的问题, 针对这些问题, 应该建立健全的财务档案管理体系、完善相关的财务档案管理制度, 提升财务人员职业素养, 规范财务操作。

摘要：实施有效财务档案管理是企事业单位的财务系统管理工作深入开展的重要环节, 对于企事业单位的整体战略实施意义重大, 现今财务档案管理工作的有效性已经得到了很大的提高, 但仍然存在着一些不足, 需要在工作实践中不断完善和发展。因此, 在明确财务档案有效管理的重要性的前提下, 结合财务档案管理目前存在的问题, 提出一些完善和推动财务档案管理的相关意见和措施。

关键词：财务档案,有效管理,问题与措施,重要性