教学档案管理的探索与实践

高校教学档案是高校广大教职工在教学管理和实践活动中直接或间接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体等历史记录。高校教学档案是高校档案管理的主体与核心, 是评估高校教学管理水平和教育质量的重要依据。教学档案的管理和建设是高等学校管理诸方面的重要一环和极其重要的组成部分, 是反映高校的教育教学秩序、规模、质量、效益等方面的重要背景资料, 具有极高的使用价值和保存价值。因此, 高校必须进一步加强教学档案的管理力度, 充分发挥教学档案应有的重要作用。本文结合我院实际, 对教学档案的内容、特点和管理方法等方面进行了有益的探索与实践。

1 教学档案的误区

教学档案是“为什么”而不是“什么”。

教学档案是教师对教学工作的认识、做法和反思, 不能不加分析地将手头的材料简单的公布了事。教学大纲和教案是教学档案的有机组成部分, 但教学档案不等于教案。教学档案不仅要说明做什么, 还要解释为什么要这么做。

教学档案内容是有选择的, 不是支撑材料的简单堆砌。教学档案的内容要围绕一个中心, 论据要支持论点。例如在教学理念上如果强调要课程的实用性, 那么在课堂、作业上就要要求学生多动手实践;教师提出要鼓励学生主动学习, 那么在本门课程的考核等方面也要体现出这一点。

教学档案是教学成果的展示, 不是简单的罗列。

教学档案是有主题的, 其内容相互之间是有组织有关联的。为说明内容之间的关联性, 通常都会有一段陈述性文字, 指出教学档案内容之间的相互联系。

教学档案是过去、现在和未来的总汇。这就要求教学档案既要保持历史发展变化的轨迹 (如详细纪录教学计划的每次修改, 说明修改的原因及修改后的效果) , 也要制订出未来的打算和目标。

教学档案虽然没有定式, 但是也存在一些基本的共有成分。

教学档案是个人作品, 应有浓郁的个人色彩。因此, 教学档案包括什么内容, 内容如何组织, 与个人教学风格有关, 与该教学档案的写作目的有关, 与教师所在院系的要求有关, 与不同学科特点有关。尽管如此, 还是有些内容几乎是每个教学档案都会有的。

2 教学档案的特点

教学档案具有“自然形成”、“原始记录”、“使用价值”的属性, 在内容、形式、来源、时间、整理方法等方面又具有自己的特点, 而其主要的特点主要有以下几点:

教学档案具有真实性。教学档案主要来源于学校的教育教学工作。教学档案是教学工作的教学成果和历史记录的具体表现形式, 是教学人员和教务管理人员智慧的结晶和辛勤工作的成果。教学档案的生命在于它的真实性。目前社会上造假的不正之风也对档案管理工作产生了一定的影响。因此, 抵制虚假档案是教学档案管理者的重中之重。

教学档案具有时效性。从教学档案的利用率中可以明确体现出来教学档案的时效性。及时的对教学档案加以分析、整理、研究, 可以从中总结出不少经验教训, 使其直接为当前的教学服务。若长时间不对其进行整理分类, 教学档案恐怕仅具有史料价值了。近年来随着高校评估工作的开展, 教学档案的利用率愈来愈高。这对教学档案资源的开发利用提出了更高的要求, 不仅要开发, 而且还要延长教学档案的使用价值。

教学档案具有应用性。教学档案的收集、整理是一种教学信息资源的存储。教学档案的最终目的在于应用。教学档案是高校教育教学改革的根本依据, 是教学改革需要借鉴和查考的历史资料和知识成果。只有合理有效的开发和利用教学档案, 把资源优势转化为信息优势, 才能充分发挥教学档案的应有价值, 促进高校教学水平的进一步提升。

3 教学档案的管理

由于我院教学档案管理起步较晚、基础薄弱、制度不够健全, 在工作中难免出现一些漏洞。根据教学档案内容特点以及存在的问题, 笔者认为要管理好我院的教学档案, 应做好以下几项工作:

集中统一管理教学档案。集中统一管理档案是教学档案管理的基本原则, 也是我国档案工作的基本原则。由于各高校建立教学档案的时间长短不一, 教学档案的重要性还没有被广大教工所认识, 因此教学档案的散存情况比较严重。所以在建立健全教学档案时, 必须执行集中统一管理的原则。只有集中统一管理教学档案, 才能保证教学档案的完整、准确、系统和安全, 才能真实全面地反映出高教教学工作的全貌, 才能更好地为全校教学管理服务。

依法科学整理档案, 强化档案监督职能。虽然国家及国家教委已经频布了《档案法》、《六号令》等一系列档案管理的相关法规, 但在实际工作中还应做到“三纳入”、“四同步”。即将教学档案管理纳入到教学计划、规划中, 纳入到教学管理人员岗位责任中, 以此作为考核教学质量和管理水平的标准之一。教学任务与教学档案的归档要同步;教学检查工作与教学文件材料的积累情况要同步;教材、毕业论文、评审、教学质量、优秀教学成果与审查、验收教学档案材料同步;教师考核晋升、上报评审材料与教学档案管理部门出具的归档证明要同步。

教学档案管理的工作人员, 要认真搜集各类教学档案材料, 确保高校教学档案的准确、完整、系统, 还要依据国家相关的档案法规标准, 对教学档案进行科学、合理、规范的鉴定分类、统计编目和系统排列, 为开发利用教学档案信息资源做好准备。

教学档案管理部门还应加强教学档案普法教育力度, 利用多种形式向教学管理部门及广大教职员工广泛地宣传档案法, 提高依法治档的认识, 帮助、指导、督促立卷人员做好平时教学档案的收集、保管、立卷、归档工作, 与其建立良好的协作关系, 以取得他们的理解和支持。在执行上要强化教学档案的监督职能, 建立起由学院分管领导、教学部门负责人, 教学部门专兼职档案员等为主要成员的教学档案管理体系, 建立明确的岗位责任制和检查评比制度。

确立教学管理业务部门立卷原则。教学管理的业务部门如教务处、学生处、职业教育学院、各系、部及有关教研室是收集教学档案的主要部门。以上部门的相关人员是最了解、最熟悉各类教学档案的内容及彼此间的联系。因此教学档案原始资料应由教学业务部门相关人员按教学档案归档制度进行系统整理, 分类组卷, 并按照要求及时归档。教学档案管理部门要指定专人经常去检查、指导, 这样才能提高教学档案的质量, 保证教学档案的完整, 便于教学档案的管理、检索和利用。

运用现代化技术来管理教学档案。随着近年来现代化办公技术的广泛应用, 教学档案的规范化、制度化管理也必须融入到现代办公自动化当中去。高校扩招和高校教育体制改革的深入发展, 教学管理人员的工作量不断加大, 如果仍然依靠人抄手写的方式去处理日常教务工作和管理教学档案, 那么教学管理人员就不可能从繁杂的事务中解脱出来。因此, 要依靠现代化的办公技术, 运用计算机和网络技术, 实现教学档案的电子化、网络化, 以减轻工作人员劳动强度、缩短劳动时间、提高教学档案管理的工作效率。将现代化的办公技术与教学档案管理相结合, 是教学档案规范化、制度化管理的大势所趋。

综上所述, 只要我们不断提高对教学档案重要性的认识, 牢固树立档案质量意识, 建立明确的管理目标和管理制度, 实施对教学档案的有效管理, 教学档案在高校教学管理工作中的作用就能充分发挥出来。

摘要：随着现代高等教育的飞速发展, 教学档案的价值与作用也越来越被人们所重视。如何合理开发、有效利用、科学管理教学档案, 已经成为当前教学档案管理工作的首要任务。本文结合我院的实际情况, 在教学档案管理方面做了有益的探索与实践。

关键词：教学档案,内容,特点,管理