综合档案室数字化管理的思考与对策

2022-09-12

一、综合档案室数字化管理的意义

(一) 促进档案管理的规范化和标准化。档案管理的标准化与规范化, 是一个系统而长期的工程。其中, 档案管理的数字化, 是推动其标准化与规范化的有效途径, 是档案管理工作的一次飞跃。档案管理的数字化涉及到档案管理的各个层面, 要求将档案管理的视角从计算机系统放眼到档案管理事业的整体。现阶段档案管理的标准化和规范化程度仍较低, 很多已实施档案数字化管理的单位应用软件繁杂、包容性差, 极大地影响了档案管理和利用水平。进一步加强综合档案室的数字化管理, 有利于“倒逼”档案管理的规范化和标准化。

(二) 提高了档案管理的工作效率和利用效益。档案管理的数字化提高了档案管理和利用的效率, 可以促使档案资源由封闭走向开放, 从而实现科学管理、开发与应用。传统的档案管理以纸质媒介为主, 保存在专门的档案室里, 导致查找和搜索不便, 影响了档案资源的开发和利用。基于计算机网络的数字化档案管理便于档案的查找利用, 用户可以在任何时间和地点检索查看, 极大地提高了档案信息的利用效率。数字化的档案管理将过去实体形式的档案室变成了现在的信息资源中心。

二、档案管理数字化面临的困难

(一) 电子信息归档困难。现在很多单位中, 办公系统和档案管理系统无法兼容, 处于各自为政的状态, 这给电子信息的归档造成了困难。不少单位利用的信息化办公系统, 是由单位自主开发或委托第三方研发的, 而单位使用的档案管理系统则大多是国家档案部门为了实现档案管理的规范化和资源全面共享设计的专门档案管理软件。由于软件开发单位不同、工具不同、系统不同、架构不同、格式不同等原因, 在办公软件和档案管理软件之间常常无法实现数据转换和信息共享, 造成电子文件归档比较困难, 需要重新对存档的内容进行收集和录入, 造成人力资源的浪费。

(二) “无差别”双套保存造成浪费。在很多单位中, 档案管理没有进行有效地分类和鉴别, 全部实行电子档案和纸质档案同时保存, 这种“无差别”的电子文档和纸质文档双套保存通常造成了较大的资源浪费。在一些单位的办公系统中, 各部门人员通过网络上传生成办公文件, 其中很多日常文件只需电子存档就够了, 仅有少部分重要文档才需纸质留存。但常常在电子文件上传后, 档案部门又“不分青红皂白”将其逐一打印做成纸质文件进行保存。这样, 很多内容相同的文件重复保存两次, 浪费了不少人力物力。

(三) 电子档案存在安全性风险。电子档案具有不安全性, 造成电子档案在管理和长期保存上的困难。电子档案具有诸多优点, 比如存档方便、传递迅速、占用空间小等, 但是它也存在致命的缺点, 就是存在安全性风险。电子档案极大地依赖软件和硬件设备, 不能直接读取, 如果软件或硬件老化损坏, 或受到病毒侵害, 或因新旧系统数据格式不兼容, 都会造成数据的丢失。

(四) 电子档案利用率仍较低。虽然很多单位早就推行了信息化办公, 但是多数单位并不重视档案管理的数字化, 而是习惯性地沿用传统管理模式。很多单位仍由人工负责档案信息的查询和借阅, 在这个过程中, 计算机只用来录入、编辑和打印相关的借阅记录, 让投入大量资金配置的档案信息化设备变成了“高档的打印机”。人们习惯性地利用实体档案, 不重视对网络资料的利用, 这样不但造成了人力物力的浪费, 而且数字化档案也没有得到充分的利用, 这也是一种浪费。

三、实现档案管理数字化的思考和实践

(一) 加强办公系统和档案管理系统的兼容。单位在新开发配置办公信息系统或档案管理信息系统时, 应统筹考虑二者之间的相互衔接, 在设计时采用统一的软件架构、数据格式和运转流程, 从根本上确保办公信息系统与档案管理信息系统之间能实现无缝对接。对于已经建成的办公系统和档案管理系统, 应加快升级改造, 或开发相应的数据转换模块, 从而实现两个系统的相互衔接和兼容。

(二) 完善档案数字化管理的安全规范。由于档案是一种特殊的信息资源, 有的可以公开, 有的需要保密, 有的需要长期保存, 因此做好数字档案的安全管理十分重要。数字化档案的安全首先是信息安全, 这就需要在档案管理时制定完善的管理制度, 对文档的分级分类、保密鉴定、归档要求和保管期限等进行详细界定。通过完善的制度, 确保档案数字化管理有法可依、有章可循。

数字化档案的安全还包括硬件和软件的安全。在硬件安全上, 应配置专门的档案管理硬件系统, 选用高质量档案存储载体, 为数字档案的长久保存提供条件;在软件安全上, 应实行完善的分级权限和密码管理, 禁止存储介质混用带来病毒入侵的风险, 配置必要的防火墙、杀毒软件和双工备份系统等, 并定期做好系统维护和升级。

(三) 抓好档案数据库建设。当前, 我国的档案数字化管理还处在由纸质文件向数字化过渡的阶段, 要顺利完成这个过渡, 达到西方发达国家“天网无处不在”的水平, 重点在于加强档案数据库的建设。数据库是利用信息技术实现档案管理和使用的控制中心, 数据库的开发与管理是我国档案信息建设的基础工作, 也是核心工作。通过建立统一的数据库, 可以有效实现多个单位、多个部门、多个系统数据的共享。数据库建立和完善是一项长期的工程, 需要从低级到高级、由个体到群体的发展过程。在逐步建成单个数据库的基础上, 利用网络逐步形成开放的数据库群, 大幅度提高档案数字化系统的资源共享和有效应用。

(四) 培养专业的数字化档案管理人员。目前我们正处于知识和信息大爆炸的时代, 档案管理由传统劳动密集型工作转变为基于信息技术的知识密集型工作。形势的变化, 要求档案管理者拥有足够的专业知识和分析能力, 能够准确把握具有专业性质的档案资料, 有效地进行分类管理;同时, 要求档案管理者具备较高的综合素质和信息操作能力, 能够根据使用要求, 在海量数据中及时筛选提供正确的档案数据和资料。因此, 各单位要重视电子档案管理知识培训, 大力培养数字化管理专业档案人才, 从而推动档案管理从传统模式加快向数字化模式转变。

摘要：信息技术的发展使档案管理的数字化提上日程, 给档案管理带来了新的机遇和研究课题。本文介绍了档案数字化管理的重要意义;目前我国档案数字化中存在的困难和问题;进行档案管理数字化建设的思考和对策。

关键词：综合档案室,数字化管理,思考与对策