档案信息化建设与档案管理的思考

2023-01-11

引言

档案信息化是提升信息管理水平, 优化管理流程的重要途径。但是, 在实际的技术应用过程中也可能会遇到各种各样的问题与阻力。为了进一步探讨档案信息化建设与管理的优化策略, 现就档案信息化的基本内容简单介绍如下。

一、档案信息化概述

档案信息化管理是现阶段档案管理的核心模式, 通过实体保存向着数字化信息保存的方向转化, 不但可以延长档案管理的寿命与周期, 同时也可以方便实现档案的随时调取、使用以及内部共享, 方便后期的查找, 所以对于提升档案管理的价值具有重要的作用。实际上, 目前国内大多数的档案管理专门部门都已经实现了档案管理的信息化, 不过由于建设的速度较快, 一些内部体系以及人员队伍的匹配上还存在不少问题, 所以整体的档案信息化建设与管理工作依然处于发展、探索的阶段。为了进一步做好档案管理工作, 提升档案管理的能力, 就需要做好档案管理的思考, 不断提升管理质量, 最终实现档案资源的综合利用。

二、档案信息化建设与档案管理现状

(一) 信息化建设认识不足

信息化建设认识不足是目前档案信息化管理中最为普遍的问题之一。从客观上来看, 信息化建设认识不足主要是传统的管理模式与习惯所导致的结果。由于习惯上采用实物管理的模式, 一下子转变为信息化管理, 容易导致一些不熟悉信息技术的人员难以适应, 导致信息化管理效率较低。

(二) 信息资源的综合应用存在误区

档案信息化建设与管理的目标不仅仅是提升管理的效率, 同时也需要通过管理档案来提升档案的综合利用水平, 以此来更好地完成其他部门的管理与生产任务。在资源的利用过程中, 一些人员的观念较为保守, 认为只要完成了档案资源的管理保存就可以, 对于档案的利用效率不管不问。随着现代档案管理技术的不断发展, 现阶段的管理注意力应该集中于档案管理的利用上, 而不再是归档以及安全管理, 否则就会影响实际的管理成效。

(三) 档案部门信息化程度参差不齐

档案部门信息化程度存在一定的差异, 这也是导致档案管理信息化水平不足的重要原因之一。不同的部门在信息化程度上存在区分, 容易出现信息管理的共享不匹配的问题, 严重影响到档案信息的综合利用。

三、档案信息化建设与档案管理的优化策略

(一) 加强电子文件管理

计算机档案网络的建设与发展使得档案管理的电子化得以实现。在这个过程中, 需要着重做好电子文件的管理工作。电子文件管理能够保存各种重要文件, 从而体现档案信息的价值, 其主要需要做好以下几个方面的具体工作:首先, 建立并完善电子信息以及档案资源管理的相关制度, 通过制度化的管理来约束并实现电子文件的归档管理, 提升管理整体水平;其次, 做好电子文件的处理工作, 在文件的管理过程中需要及时进行电子档案的处理与保存, 通过内部的整改来实现电子文件管理的有效性;最后, 解决好电子文件的保存问题, 不断提升电子文件的形成效率, 特别是要解决好长期储存的问题, 在电子文件的管理中解决好电子文件的保存问题, 从而提升安全管理级别。

(二) 建立网络档案

网络档案是新时期开展档案信息化建设与管理的新途径与新方式, 该方式的主要特征是可以有效提升档案管理的整体效率, 同时也可以取得不错的管理效果, 其主要体现在两个方面。一方面, 通过建立档案管理系统, 可以充分发挥网站平台的共享优势, 通过内部的网站与服务功能来实现管理的服务共享性, 从而使得网络的档案管理工作成为档案信息的集散中心, 有利于信息的传播与规整;另外一个方面, 在进行网络档案的建设时, 需要着重做好基础网络档案的建设、管理工作, 特别是需要提前准备好标准化的硬件设施, 只有硬件设施达到一定的标准, 才能够确保档案管理的科学性与稳定性, 避免由于硬件建设不完善而导致档案丢失、被盗取的情况发生。

(三) 提升信息化管理手段

信息化管理是提升档案管理效率的重要途径, 其在实现管理效率快速提升方面主要需要做好两个方面的工作。其一, 建立并完善档案信息化建设与管理的制度, 通过制度管理规范化要求的方式来实现档案管理工作的常态化, 一定要做到有章可循;其二, 不断转变管理模式, 从传统管理模式向着现代化的管理模式转变, 过程中需要做好工作信息的提供与组织工作, 以此来达到信息化管理的目标和效果。

(四) 提升管理人员队伍的建设水平

档案信息化建设与管理工作的顺利开展离不开基层操作人员与管理人员的努力, 而这与队伍的建设本身具有密切的关系。首先, 需要选择本身就从档案管理专业出身且具有一定档案管理工作经验的人员, 这样就可以在完成档案存放管理的同时完成网络档案的对接、储存以及格式修改等任务;其次, 在进行日常管理时需要采取定期培训、考察的方式来不断提升人员的专业素质水平, 保持良好的工作状态;最后, 建立并完善竞争机制, 通过竞争上岗的方式来实现人尽其才, 充分发挥人员的工作能力, 激发工作的积极性与创造性。

总结

综上所述, 在档案信息化管理过程中, 要想提升管理技术的应用水平, 需要提升信息化建设的认识, 通过资源的综合优化与利用, 实现信息化管理并促进电子文件管控, 以此来推进档案管理活动中信息技术应用水平, 为实现档案信息化建设创造条件。在日常工作中, 除了继续加强电子文件的管理, 还需要建立网络档案, 不断提升信息化管理水平, 提升管理人员的专业素质, 更好地完成相应的管理工作, 提升档案管理的价值。

摘要：随着信息技术的空前发展, 目前档案信息化逐渐成为现阶段档案管理的主要模式。本文立足于档案管理工作的开展情况, 首先分析了档案信息化的内容与基本特征, 其次对档案信息化建设与档案管理中存在的各种问题进行了探讨, 最后则结合实际情况分析了档案信息化建设与管理的优化策略, 提升信息化建设的应用水平, 促进行业的快速发展。

关键词：档案信息化,档案管理,思考