管理学原理在基层档案工作的应用

2022-09-11

档案工作具有实践性和操作性很强的特征, 随着现代信息技术和先进管理理念对基层档案工作的渗透, 传统的档案工作管理理念和方法的改革势在必行, 为适应基层现代档案工作的需要, 基层档案工作的管理对象、方法与手段必须有所创新与发展。我国的基层档案工作分布于全国各地机关、团体、企事业单位和其他组织等档案立档机构, 参与基层档案工作的人员, 要对传统档案管理理论及实践进行反思并新益求新, 除了掌握档案管理知识外, 还要学习管理学知识, 将管理学基础知识的基本原理、原则、技术和方法, 与现代基层档案工作的管理理念与工作方法进行有机融合。

一、应用管理学原理是基层现代档案工作的需要

目前档案管理传统理论和管理方法, 已经不能够符合信息化环境下档案工作实践发展的要求, 难以有效地开展基层的现代化档案管理, 基层档案工作者不只是传统意义上的纸质档案整理、开发、利用的管理者, 而是要承担本单位档案资源的网络化、信息化、数字化的整理、开发与利用等职责。一是档案管理对象的更新, 随着现代信息技术的广泛应用, 电子文件大量产生, 电子文件归档后形成的数字档案所占的地位和比重也迅速上升, 将逐步取代基层档案馆 (室) 以纸质载体为主的档案实体。基层档案工作的现代化管理进程中, 档案收集、整理、保管、利用的理念和工作方式都在经历重大变革。为此, 要求基层挡案工作者必须融合现代管理理念, 有效地开展基层档案工作。二是管理方法的革新。在电子文档一体化管理的背景下, 基层单位要确保电子文件的安全可靠、真实完整和长期可读, 如果完全沿用传统的档案工作方法已经很难行适应现代档案管理的需求, 前端控制和全程控制管理方法将贯穿于基层档案工作的全过程。基层档案工作者不应固守传统档案工作经验, 从经济与社会发展等多角度审视传统的档案管理理论和工作方法, 充分应用管理学原理, 对传统的档案管理理论和工作方法进行全方位的创新与变革, 以提高基层档案工作的管理效率和管理水平。三是提高基层档案工作者综合分析、解决问题的能力。基层档案工作是一项具有系统性、复杂性的工作, 档案工作人员只懂得传统的档案工作“收集、管理、利用”三部曲是远远不够的, 基层档案工作者要主动学习管理学原理, 把适用于档案工作的管理学原理与方法和基层档案管理实现无缝衔接, 以推动基层档案工作创新能力和综合本领的提升。

二、应用管理八项原则提升基层档案工作整体水平

管理学是应用广泛、使用面积广、技术含量高的一门学科和技术, 在社会活动、组织活动和经济建设的每一个环节都离不开管理学的应用, 管理学是所有从事管理活动的部门、单位、个人都必须掌握的基本知识。“管理, 是指通过实施计划组织、人员配备、指导与领导、控制等职能与规程, 协调机构及人员的活动, 实施既定目标的过程”。应用管理学原理于基层档案工作中, 要了解和清楚管理学的相关知识和体系结构, 将管理学与档案管理学知识和基层档案工作实践相互融合, 以达到基层档案工作目的的最大效益和管理目标的最大绩效。

基层档案工作提供的是信息收集、管理和利用服务, 按照国际标准ISO9001《质量管理体系要求》的理念, 服务也是一种的产品, 服务的过程和结果就是档案工作的“产品”。这一“产品”的管理也应符合基层单位各项工作管理原则要求。

管理八项原则来源于管理学的全面质量管理阶段理论, 全面质量管理内容和特征可以概括为“三全”, 即管理对象是全面的、全过程的、全员的。基层档案管理灵活运用管理八项原则有助于全面提升基层档案工作的整体水平。管理八项原则的内容有:“以顾客为中心、领导作用、全员参与、过程方法、管理的系统方法、持续改进、基于事实的决策方法、互利的供方关系”。

将基层档案工作与管理八项原则相互融合的方法如下:

(一) 以顾客为中心

基层单位档案是本单位知识资产和信息资源的主要组成部分, 基层档案管理部门要把提高服务效能作为基层档案工作之本。档案管理部门应对档案信息资源进行加工、整理并将蕴藏其中有价值的、适应社会发展需要的各种知识信息挖掘出来, 主动为档案信息利用者提供经过加工提炼具有较深层次和高质量的档案信息成品, 满足档案利用者和单位各项工作对于档案信息的需求。

(二) 领导作用

建立集中统一管理档案的机制, 对档案资源进行有效管理和开发利用, 确保档案的完整、准确、系统与安全, 都与本单位领导层对档案工作的决策与领导有着密切的关系。在基层单位档案工作中将遇到各种各样的问题和影响因素, 如:领导档案意识、人财物资源、培训、组织系统、规章制度、技术手段等, 其中最大的影响因素是领导及其对档案工作急需的人财物的关注度。如果本单位领导人忽视档案工作, 档案工作难以提上领导的议事日程, 就会出现档案管理人员难以固定、档案基础业务工作薄弱、档案资料不全、档案设施、设备不全、保管和管理手段落后等现象。领导的重视和支持, 能够为本单位的档案管理工作创造良好的工作环境, 确保本单位档案工作组织到位、经费到位和管理到位, 使本单位的档案管理走上现代化、标准化、规范化的轨道。

(三) 全员参与

归档文件资料的收集是档案管理流程的基础, 档案资料的开发利用是档案管理的目的。要抓好收集与开发利用这两个档案工作关键环节, 不仅要靠本单位的专兼职档案管理人员, 还要赖于全员的共同参与, 才能确保档案收集齐全、完整, 全面提高档案信息资源的利用率。对于基层档案管理的全员参与, 全过程管理, 档案管理职能是由单位领导、单位各部门共同来承担的, 单独依靠档案部门和档案人员, 没有其他部门的配合和支持也是做不好的。应将文件材料的形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责, 并对其档案工作职责的履行情况进行考核。

(四) 过程方法

基层单位将档案的收集、档案的整理、档案的鉴定、档案的保管、档案的统计、档案的检索、档案的编研和档案的利用等八个环节进行精细化的过程管理。例如, 将档案工作纳入本单位各部门的管理工作职责之一, 做到档案工作与部门其他工作的布置、检查、总结“三同时”, 对科研课题、建设项目等档案严格按照有关规定, 做到“四纳入”, 通过强化档案工作八个工作环节的过程管理, 基层档案工作可以更高效地得到预期的结果。同时, 基层档案工作必须注重各类档案信息资源的前端控制过程的管理, 因为, 档案工作是提供档案信息资源产品的服务, 基层单位在各项活动中形成、收到的文件与数据信息, 是档案工作环节的起点, 其档案信息数据输入的质量, 决定着档案整理、档案检索、档案编研和档案利用等数据输出与共享的质量。

(五) 管理的系统方法

借鉴ISO9001《质量管理体系要求》和ISO15489.1《档案管理通则》两项重要的国际标准, 针对档案工作设定目标管理由几个相互关联的过程进行管理, 可以更高效地得到预期的结果。例如, 《企业档案工作规范》DA/T42-2009, 企业档案的标准化、规范化建设目标, 由“企业档案工作组织建设、企业档案工作制度建设、企业档案工作业务建设、企业档案信息化建设、企业档案工作设施设备”等部分组成, 形成了一个整体的企业档案管理系统, 《企业档案工作规范》的系统管理方法, 标志着企业档案工作由行政文件规章为中心向以标准为中心、促进企业对档案工作自律行为的转变。

(六) 持续改进

持续改进是基层档案工作的一个永恒目标。通过不断地改进基层档案工作的薄弱环节, 运用现代技术与管理方法, 通过档案信息资源的整合和开发, 为本单位的研发、生产、经营和管理的持续发展提供有效服务。

(七) 基于事实的决策方法

基层档案工作人员要善于具备对数据和信息逻辑分析或知觉判断的能力, 才能对本单位档案工作存在的问题进行有效决策。例如, 通过文档一体化管理系统收集的电子文档数据, 可以有效地掌握各种门类档案数据的的流量与流向与归档情况。例如, 在文书档案的电子数据管理方面, 档案工作人员应关注电子文件在文书流程处理完毕, 是否全部流向文书鉴定归档模块, 对当年度形成的电子文件与电子档案数据信息进行逻辑分析, 结合工作经验的知觉, 就可以及时查清电子文件还未流向文书鉴定归档模块的数量及滞留情况, 以进行有效的前端控制决策, 确保电子档案归档的齐全、完整、准确。

(八) 互利的供方关系

基层档案部门提供的档案信息资源产品, 将对本单位的档案的收集、归档和服务产生重要影响, 因此处理好档案部门与形成文件材料的业务、职能部门的关系及其重要, 基层档案部门应深入到本单位的业务与职能部门, 指导各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。

三、运用人本原理, 提升基层专兼职档案人员人力资本价值

管理学的人本原理是:“人是管理系统的核心, 管理活动应在对人的思想、感情和需要充分条件的基础上, 充分发挥人的主动性、创造性和积极性。”坚持“以人为本”的理念, 必将推动基层档案工作的创新, 促进我国档案事业的全面、协调和可持续发展。

“以人为本”应强化在“人力资本”方面的投资, 管理学认为“不经过投资的人只能是生理意义上的自然人, 而不能称其为“人力资本”。参与基层档案工作人员如果没有接受过档案管理学等知识的学习, 不具备档案专业知识和相应工作技能, 从经济的角度来看, 很难实现其在基层档案工作中“人”的价值。

基层档案工作“人力资本”则是体现在本为专兼职档案工作人员的知识资本, 对档案工作的贡献。强化本单位各部门、各项目档案工作网络的专、兼职档案人员定期档案业务培训和继续教育, 使其在接受教育的机会、成本等价值, 在专、兼职档案人员身上的凝结。首先, 基层档案管理部门的专职档案人员能出色地执行档案工作的管理职能。通过“人力资本”档案教育的投资, 使他们能够比较全面地了解档案管理学及相关学科理论知识, 并能在实践中灵活运用, 并能不断总结、补充、完善和发展。档案管理部门工作人员知识面越广, 掌握的知识越多, 才能在更好发挥在基层档案工作的监督、指导和检查作用, 能够行使统筹规划本单位的档案工作职责, 指导监督各部门、项目和专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。其次, 各部门、项目的兼职档案人员具有档案管理知识, 能够更好地履行档案材料的收集、整理环节工作职责, 对归档的文件质量负责, 从而使各类归档文件及各种载体文件材料的前端控制职能得以实现。

管理学原理运用于基层档案工作, 必将进一步推动我国基层单位的档案工作, 向着标准化、规范化管理的良好实践转变, 全面促进我国档案事业的健康发展, 极大地提高了我国基层档案工作的管理水平。

摘要：为适应基层现代档案工作的需要, 基层档案工作的管理对象、方法与手段必须有所创新与发展, 应用管理学原理是基层现代档案工作的需要。管理八项原则“以顾客为中心、领导作用、全员参与、过程方法、管理的系统方法、持续改进、基于事实的决策方法、互利的供方关系”, 在基层档案工作的应用, 提升了基层档案工作整体水平。运用管理学的“人本原理”, 能够提升基层专兼职档案人员人力资本价值。管理学原理应用于基层档案工作, 必将进一步推动我国基层单位的档案工作, 向着标准化、规范化管理的良好实践转变。

关键词：管理学原理,基层档案工作,应用与实践