分析大数据在档案管理中的应用

2023-03-02

一、引言

网络技术的发展给档案管理工作带来了机遇, 而大数据时代的到来为档案信息化转变提供了良好的条件。客观来讲, 大数据的确增强了档案信息化管理的科学性和时效性, 但是在发展进程中仍存在一些问题阻碍了管理效率的提升, 因此, 如何改变大数据时代档案管理的现状是现阶段亟待解决的问题。

二、档案管理中信息技术的运用

信息技术在档案管理中的运用方式主要可分为以下几点:

(一) 管理形式

传统的档案管理以纸质化为主, 较易丢失和损坏, 电子信息的采集、储存和使用方式都发生了转变, 利用计算机技术就能轻易完成档案的一体化管理, 所以, 信息技术的广泛应用势必会推动档案管理的发展, 逐渐替代纸质化文件, 成为档案的主要载体。

(二) 归档流程

归档工作是管理中的重要一环, 一般来讲, 需要耗费很多时间和精力。信息技术的使用简化了档案管理的步骤, 管理人员通过网络就可以采集档案文件并利用系统整理的便捷性在短时间内完成归档。

(三) 储存使用

现阶段的档案有纸质化和电子版两种, 电子文件需要依靠计算机的辅助才能阅览使用, 因此要确保系统软件和硬件的性能, 管理的内容有机房供电、网络、机箱、显示器以及内部软件等等。

(四) 鉴定销毁

电子档案在鉴定阶段既要满足内容的要求, 又要使其技术符合条件, 与此同时在涉及到档案销毁流程时需要注意与纸质版略有差异, 数字化档案的载体是可以重复使用的, 销毁的只是电子文件中的内容。

(五) 利用方式

所有的档案信息化管理系统都需要计算机设备的支持。采集阶段, 管理者要通过计算机获取信息并整理生成可用的档案;使用阶段, 使用者通过计算机的检索功能对输入相关词汇浏览需求的内容;共享阶段, 各单位需要档案共享时可使用计算机系统安全传输文件, 实现共同利用。随着档案系统开发人员安全意识的提升, 系统中又加入了权限设置功能, 比如企业的领导阶层具有最高级权限, 可以浏览并使用所有档案;部门管理者可搜索和共享本部门工作相关的资源;普通员工只能查阅与本职工作有关的内容;档案管理者可以在获得上级领导的指示后修改档案。这种权限管理体系可以有效确保档案的使用安全, 将信息泄露的风险降到最低[1]。

三、大数据环境下档案管理的现状

虽然大数据为档案管理带来了高效和便利, 但是在使用阶段仍存在一些问题亟待解决, 主要表现为:

首先, 网络安全问题。网络环境极为复杂, 很多不确定因素都会影响信息的安全性, 成为档案管理发展和进步的重要阻碍。根据相关数据显示, 我国网民的数量正呈指数上升, 而随之而来的就是网络风险性的增加。虽然很多行政部门和政府机关早已经在网络上经营自己的官方平台, 但是很多企业单位在使用OA系统时并没有考虑与档案体系整合使用的重要性, 还有部分企业对档案工作认识不足, 管理人员多为兼职, 且缺乏专业的工作能力, 在操作系统时很容易出现问题。

其次, 归档储存问题。档案信息化管理技术功能强大, 除了可以保存文字内容, 还可在文字后加声音批示或者图片类型的签字批示, 这使得一份档案中有多种不同形式的内容存在, 而在未来的发展中, 这种情况会逐渐加剧, 这导致档案离开了限定环境容易出现不可读的情况。

再者, 实用性问题。以档案馆的指南系统为例, 在开发过程中的针对性较强而通用性相对不高, 实用性自然较弱, 而系统的开发又需要投入大量的人力、财力和物力, 所以很难推广和普及。除此之外, 信息系统的兼容性不强, 资源交互过程较麻烦, 这也是当前档案管理的难题之一。

最后, 档案认证问题。纸质化档案转化为电子档案需要由具象化物体变化为抽象化数据, 而电子文件容易复制和改动, 这使得信息的准确性无法得到保障, 其不可控性也在一定程度上限制了档案的管理。

四、大数据在档案管理中的应用方法

信息技术与档案管理整合的根本目的是推动资源信息的最大化利用, 优化收集、整理、分析、归档、使用以及共享等各个环节, 为新时期的档案服务提供保障。为了满足市场环境的需求, 就要在大数据环境下创建优质高效的档案服务体系, 发挥信息资源的共享价值。

(一) OA系统与档案管理的结合

为了确保档案存储和使用的安全性, 有关部门规定要采取物理手段将档案信息化管理系统与其他系统隔离开来, 这导致档案管理受到了约束。OA系统是企业办公的重要工具, 其数据与档案系统的信息格式存在差异, 二者的兼容性较差, 严重阻碍了数据的转递、使用和共享, 所以开发人员要尽量统一两个系统的数据接口, 为档案信息的导入和使用奠定基础。档案信息化体系与OA系统的结合可以节省大量的人力、财力、物力, 通过平台就能轻松实现数据的共享和使用, 有助于提高工作效率, 推动了档案获取、存储和使用的一体化发展。

(二) 构建信息共享平台

档案管理的核心价值是实现资源的共享, 首要任务是实现网络的大面积覆盖。传统的管理模式为几台计算机联网传送信息, 具有一定的限制性, 想要最大程度的利用档案资源就要建立庞大的数据库, 通过数据库实现层层管理和信息传输。这些工作都要依赖数据中心来完成, 流程中会避免周期性的重复工作, 例如上级部门的文件不需要层层传达, 只需上传中心系统为各级单位提供便利的阅览渠道, 减轻了下属单位整理归纳档案所耗费时间, 对于提高工作效率有实际意义。

(三) 完善档案海量数据

大数据与数据相比主要特点在于“大”, 也就是说从传统数据逐渐发展为海量数据, 为档案管理提供了技术上的支持。当前应用的数据大多源自于OA系统, 数据量较小且过于陈旧, 很难满足新时期的档案管理需求, 从一定意义上阻碍了档案一体化流程的发展。所以, 想要发挥数字化档案管理系统的作用就要合理转化更新原有体系, 全面实现纸质化材料和其他文件信息的智能化转变。例如企业的证书、奖杯、获奖题词等方面的档案也要利用数字化工具储存。除此之外, 要为音像档案提供播放的条件, 在调取使用时能浏览观看并获取信息, 充分发挥档案管理工作的效用。

(四) 提升档案管理质量

数字化档案的生成给管理工作带来了便利, 但是一些不法分子利用网络的复杂性盗取、篡改、泄露档案信息的现象时有发生, 致使大数据环境下档案信息化管理存在风险性。比如OA系统中的文件大多为Word和Excel, 是可以随时修改和编辑的, 在档案管理过程中要将文件转换成不可修改格式, 如pdf、ceb等。这种方法简单可行, 能确保文件在使用过程中不会被篡改。再如档案管理系统要设置专门的内网, 确保在网络传输过程中不会侵入病毒或黑客, 还可以设置防火墙和下载专业的杀毒修复软件, 避免网络威胁档案的健康管理[2]。

(五) 增强档案实际效用

大数据环境下的档案管理工作要结合实际情况制定工作方案, 将档案分门别类并有针对性的采取管理手段。传统的档案管理手段很难适应大数据时代的发展, 因此要合理转变确保适应管理环境。归档过程要尽量简便, 有关联性的素材内容要成组整理, 还要不断完善系统的检索功能, 在使用时可以通过关键词或重要词句搜索到相关档案, 增强其利用率和实效性。总而言之, 大数据在档案管理中的应用还尚未成熟, 管理人员要不断发掘其中的潜力, 使档案资源发挥最大的实用价值。

(六) 培养员工专业素质

员工是档案管理中的重要组成部分, 决定了工作的质量和效率。但是传统的管理思想根深蒂固, 只有不断引进现代化高素质人才, 加强老员工的培训教育, 将大数据和信息化作为档案研究的重要课题, 才能凸显档案的价值。首先要增强员工的计算机使用能力, 渗透新时期先进技术, 灌输大数据环境的创新思想, 组建一支优秀的档案管理团队。其次, 相关单位要加强设备系统的资金投入, 指派专业人员对系统进行定期的维护保养, 一旦发现问题及时采取应对措施, 确保系统的安全运行。

五、结论

总而言之, 大数据环境对档案管理也提出了更为严格的要求, 工作人员要掌握这一时代的发展趋势, 推动档案体系的信息化建设, 提升自身专业化知识和实践能力, 挖掘档案管理的更多可能性。相关单位要将促进系统之间的整合使用, 加强员工的教育培训, 为提升档案管理工作的效率奠定基础。

摘要：大数据的发展推动了档案管理的信息化转变, 对于提高工作效率具有实际意义。本文阐述了档案管理中信息技术的应用情况以及大数据环境下档案管理的现状, 通过OA系统与档案管理的结合、构建信息共享平台、完善档案海量数据、提升档案管理质量、增强档案实际效用以及培养员工专业素质几个方面分析了大数据在档案管理中的应用对策, 旨在为管理人员提供理论性的参考意见。

关键词：大数据,档案管理,应用