解析信息化模式在卫生档案管理工作中的应用

2022-09-12

卫生档案指的是各级卫生行政管理单位、医疗中心、疾病预防控制中心、科研机构、卫生监督部门、妇幼保健站、中心血站及社区卫生服务等部门在工作过程中形成的, 各种形式的, 具有保存价值的原始记录。在当前社会形式下, 卫生档案是一种不可再生的宝贵信息资源, 是医疗单位以及国家的宝贵财富。卫生档案中含有的信息资源不仅能为卫生部门的科研、教学、医疗、保健、预防等工作提供有效服务, 同时在重大疾病保险、农村合作医疗、医疗事故司法诉讼、社会医疗保险等方面也能够提供重要的参考和凭证。所以, 卫生档案管理是医疗卫生服务及其管理的基础, 也是其十分重要的内容之一。自20世纪90年代起, 信息技术开始全面应用到档案资源信息的保存、传送及应用等活动中, 卫生档案也开始受到其深远的影响。当前信息化环境下, 如何做好卫生档案的管理工作不仅是各医疗卫生组织及其行政管理部门的义务, 同时更是责任。

一、当前卫生档案管理的现状

卫生档案材料的形成不是一朝一夕或是主观臆造就能完成的, 它是在特定的时间和环境下, 对卫生实践中的原始材料经过长时间积累和整理才能完成的, 具有非常强的实用价值和真实性。它具有不受任何个人、单位和区域等限制的特征, 其政策性强、科学性强。卫生档案要想充分的发挥其实际价值, 必须要随时进行更新。而目前我国的卫生档案管理中因机构设置的职能分工等诸多原因, 存在着一定的问题, 难以起到其真正的作用。

(一) 档案管理人员业务素质水平不齐。

高素质的管理人员才能完成高质量的档案管理工作, 管理人员的业务水平和管理能力直接决定了卫生档案管理的好坏。当前, 我国档案管理方面的从业人员专职人员较少, 大部分是兼职, 缺乏系统的管理培训及专业化的知识体系。卫生档案与其他一般档案资料的区别在于, 它不仅要求资料的真实性, 还具有一定的时效性和及时性, 同时还必须具备信息的压缩性、分享性及可传输性。以上这些特点也就要求档案管理人员一定要不断加强学习卫生档案管理的专业知识, 并且能够熟练运用各项知识及各种工作技能。所以, 一名合格的卫生档案管理人员, 不但需要完成相关资料的简单汇总、收集、上交等工作, 同时还要继续不断进行教育培训, 进一步提高自身素质, 完成本专业相关知识的不断更新。

(二) 卫生档案管理制度不够完善。

近年来我国虽然相继建立了很多卫生档案管理方面的相关规章制度, 但仍然还不够完善。而由于卫生档案的性质, 卫生档案材料的来源及所涉及的部门都是多个方面的, 如果没有好的管理制度, 就不能保证卫生档案管理工作及时、完整、有序完成, 同时也不能合理利用。目前, 我国卫生档案管理制度方面仍然面临的问题有:没有完全做到责任到人, 每个科室不能保证有专业人员负责收集整理及定期存储档案;人员的考核及培训制度不够完善;没有建立良好的奖罚制度;没有相关的档案使用及借阅等相关制度等等。卫生档案管理方面相关制度的建立和完善, 不仅对提高卫生档案管理的水平有所帮助, 还能保证档案收集的更全面、储存及利用方式更合理。

(三) 卫生档案的填写内容及装订不够规范。

提高卫生档案管理效率的必要条件就是能够对所收集的卫生档案的内容进行规范和完善。目前, 从内容上看, 卫生档案的内容存在着填写不全、用语不统一及不规范的问题。同时, 档案的装订及装盒工作也不够规范严谨, 不利于档案的长久保存。这样的问题会给日后档案的共享及利用带来不利影响, 这就要求卫生档案管理的规范性必须得到强化。

(四) 卫生档案的及时性、有限性有待加强。

当今社会, 科技发展日新月异, 信息资源更新快、数量大, 而卫生档案存在着管理分散, 归档不及时等问题, 这样档案的内容不能及时更新, 使得档案成了死档, 不利于档案的管理及应用, 更不利于档案的分行业化管理。这也就要求卫生档案的内容必须做到与时俱进, 保证内容及时更新入档, 体现其时效性和及时性的特点。

二、信息化模式对卫生档案管理的重要影响

(一) 信息化模式极大节省了资源。

传统卫生档案中的数据资料主要以纸质载体的形式存在, 档案管理信息需要进行分类、排序、装订、装盒等繁杂的工序, 不仅费时费力, 经年累月后档案资料累积数量大, 占用存储空间大, 后期的保存也需要投入大量人力物力。实行信息化后, 卫生档案由传统的纸质管理变成电子文件的管理, 数据只需一次录入便可以多次利用, 既优化了环境, 节省了存储空间, 又保证档案安全备份, 查阅方便快捷, 极大的节省了资源。

(二) 信息化模式有利于提高档案管理的工作效率。

传统的档案管理工作一般采用手动归档的形式, 这种形式不仅容易浪费大量的人力、物力和财力, 并且手工归档容易出错, 不容易纠正, 同时工作效率也较为低下。当今社会, 人们的健康意识越来越强烈, 卫生档案数据也越来越庞大, 如果单纯的依靠手工来完成归档工作, 那其中的难度可想而知, 同时一旦出现错误, 查找起来便十分麻烦。采用档案信息化后, 档案一经录入后不仅可以多次利用, 更可以进行详细、迅速的分类, 更加便于随时查询和利用。档案入档后, 管理人员可以通过年份、分类、名称、内容等不同的方法实现即时查询, 在繁杂的档案库中找到需要的档案信息, 极大的提高工作效率。同时, 在利用档案数据信息时, 能够更快的利用网络向全社会发布信息, 更加符合现代卫生管理工作高效便捷的原则。

(三) 信息化模式有利于优化医疗资源。

近年来, SARS、禽流感等突发性医疗事件频发, 这些事件发生时, 卫生档案管理信息化的重要性就更加的显露无疑, 这些事件都具有突发性和迅速性, 传统的档案模式不利于及时、准确的汇总相关数据, 各相关机构有可能错过了各自最佳应对时机。卫生档案信息化, 能使各部门第一时间掌握一手的数据, 只有掌握完善的信息资料, 研究机构才能够迅速总结出疾病规律, 才能分析出疾病流行病学的资料和病情发展情况, 找到控制及解决的方法, 也只有及时准确的掌握了这些数据, 政府部门也才能够高效的组织相关机构, 更加充分发挥各部门的优势, 合理利用公共医疗资源, 得以在最短的时间内寻找到解决问题的最佳路径。

(四) 信息化模式加快了档案资源的整合及共享。

随着社会进步, 科技的发展, 在庞大的信息量面前, 任何一个部门都不可能将所有的信息全部加以收集、整理、利用, 因此, 必须打破传统的档案管理模式, 建立一个完整的信息系统, 充分发挥整体优势, 实现数据资料的整合及共享。信息化处理模式既可以综合所有来源的各种数据, 又可以在应用中发挥其优势。同时, 在前期的档案整理过程中还能够去伪存真, 确保资料的真实性。中国作为世界卫生组织的核心成员国之一, 在全球公共卫生事业领域起着举足轻重的作用, 为了树立大国形象, 同时也为了维护我国的国际地位, 更加需要做到数据处理的全面、高效、便捷, 做到卫生档案的有效整合和共享, 以便更好地与国际接轨。而想顺利、更好的实现这个目标, 就必须依靠信息化手段来完成。

三、推进卫生档案信息化管理及建设的对策

(一) 加强卫生档案信息化的技术人员队伍建设。

卫生档案信息化建设不仅仅需要档案方面的知识, 同时涉及卫生专业、网络技术、信息管理等方面的专业知识, 这就要求卫生档案管理人员不仅要具备卫生档案专业知识, 还需要具备良好的计算机网络专业知识, 并且能够进行熟练操作与应用。这就决定了人才将是卫生档案信息化建设中最重要的资源, 在信息化建设中处于主导地位。由此, 通过各种形式的培训、学习, 充实档案管理人员队伍, 引进档案管理专业知识人才, 培养档案管理的业务骨干, 建设一支既懂专业知识又熟练掌握网络技术知识的卫生档案管理队伍, 是卫生档案信息化管理中必不可少的一项重要举措。

(二) 加大卫生档案信息化过程中基础设施的投入。

人才是软件, 基础设施便是硬件。基础设施不仅是推进卫生档案信息化的重要保障, 更是实现息化的基础和前提。由于一系列的原因我国很多地方的档案基础设施还比较落后, 尤其是有些基层卫生机构的基础设施非常简陋, 完全无法适应卫生档案信息化工作。要想加快档案信息化的发展建设, 各卫生单位一方面要高度重视, 另一方面要结合自己单位的实际经济能力, 配备与信息化档案管理相适应的基础设施, 有条件的单位更要积极开发适合卫生行业使用的专门档案管理软件, 提高卫生档案管理的水平。

(三) 建立更加标准、规范的档案管理体系。

根据我国现有的各种档案管理规定、规范, 结合卫生档案管理实际情况, 建立完善的卫生档案管理制度。档案信息化建设过程中, 不仅有业务部门的承办人员, 还有数据录入人员、信息管理人员、档案综合管理人员、计算机技术人员等, 如此多的环节, 必须靠制度来进行约束。只有建立标准化、规范化的档案管理体系, 各司其职, 职责明确, 环环相扣, 才能更好的推进档案信息化发展。同时, 卫生档案的信息化建设过程中, 为了保证各级卫生管理行政单位、医疗系统以及档案系统之间的信息存储、检索、交换的顺利进行, 必须建立一个通用性强、兼容性强的文件信息存储及交换格式标准, 建立一套更加标准及规范的管理体系。

(四) 强化卫生档案信息电子化、网络化建设。

利用现代化设备, 如计算机、光盘等, 加强卫生档案的纸质材料数字化工作及电子文件的收集、管理, 强化档案信息化的建设。运用计算机的高效功能, 对电子化文档进行收集、整理和利用, 形成档案数据库, 充分实现档案数据的整合与共享。档案信息化建设的真正利用价值在于档案信息的充分利用。高质而大量的信息资源是档案数字化的基础, 是网络化建设的核心。档案信息电子化、网络化的建设, 不仅可以实现公共目录查询和光盘远程联机检索等服务, 同时还可开展档案信息咨询的服务, 运用现代信息技术对档案资料进行二次、三次加工, 拓展卫生档案的综合服务功能, 提高档案的服务质量。

四、结论

总之, 我国目前正在逐步对各项社会医疗保险及医疗卫生体制进行改革, 卫生档案工作也应紧跟时代的步伐, 适应时代的发展。信息化建设是应对全球科学技术迅猛发展形势的必然选择, 也是当前卫生档案事业发展的必然趋势。伴随着时代的发展趋势, 必须要对信息环境下的档案管理工作予以重视, 全面发挥信息化的优势, 进而促进卫生档案管理工作的全面发展, 为我国医疗卫生的发展提供优质的服务。

摘要：随着互联网技术和应用的快速发展, 信息化在卫生档案管理工作中的应用也必将成为一种不可逆转的趋势。本文简要论述了卫生档案信息化管理的必要性, 分析了信息化在卫生档案管理中的应用效果, 并就如何推进卫生档案管理信息化建设提出了几点建议, 以促进卫生档案管理工作的发展。

关键词：信息化,卫生档案,档案管理