刍议档案管理原理在档案管理现代化中的应用

2022-11-08

进入21世纪以来, 我国已经全面进入经济知识时代。在经济知识时代的高速发展之下, 档案管理实现现代化方针便成为了档案管理中的重点工作。怎样使档案管理现代化更具实效性与科学性, 成为了档案管理人员长期关注的问题 (1) 。鉴于此, 本课题对“档案管理原理在档案管理现代化中的应用”进行分析与探究具有尤为深远的重要意义。

一、档案管理原理运用在档案管理现代化中的必要性

档案管理现代化方针的实现是非常有必要的。在社会经济突飞猛进的发展势态之下, 计算机网络技术也得到了相应的发展。随着网络信息化的不断加深, 档案管理工作便面临着巨大的挑战 (2) 。多种形式信息档案的出现, 再加上信息档案数量的加剧, 便在很大程度上增加了档案管理工作的难度, 进而引发了档案管理人员对档案进行规范科学管理的思考。经过档案管理研究者发现, 将档案管理原理充分运用到档案管理当中, 能够让档案管理现代化更具实效性与科学性。鉴于此, 档案管理原理运用在档案管理现代化中有着尤为明显的必要性。

二、档案管理原理在档案管理现代化中的应用分析

档案管理的原理主要呈现在四大方面:系统管理理论、整分合原理、反馈原理以及动力原理。下面就从这四大方面在档案管理现代化中的应用进行分析。

(一) 系统管理理论

实现档案管理的现代化必须依靠系统管理理论的支持, 传统的档案管理理念只是小生产分割式的, 而现代化的档案管理要求从整体考虑, 通过系统的思想理念来对档案进行管理。因为档案大多都是按一定的局域、部门、单位来划分的, 如果把这些子系统融合在一起就构成一个大的系统体系。现代化的档案管理应该是一个有机的统一体。我国历来重视档案管理工作, 档案的管理是社会主义现代化建设的重要组成部分, 档案管理和社会主义的建设同步发展, 是党和国家十分重视的一项事业, 所以要做到以下几点:

1. 要把档案管理工作作为一项重要的工作任务去抓。

档案管理工作是关系到社会经济的发展, 政治文化和科研教育等活动的有序开展的重要工作, 档案的管理有一定的原则性和规范性, 管理档案的目的是为社会发展建设管理有效的信息资源, 是国家各项事业健康发展的重要保证。比如说我国的海口市要在沿海开发区建设一个和丹东市同样的建筑——“安东阁”, 这就需要调取丹东市当年设计该建筑时的档案, 海口市在建筑的过程中只需要参考建筑档案并加以改进, 就可以在海口建一个和丹东市一样的建筑, 这充分说明档案的管理在国家建设中能发挥其重要的作用, 丹东的建筑档案为海口的建设提供了参考的依据, 从而提高了工作的效率。因此, 完善档案的系统化管理在社会建设中有着积极的意义。

2. 重视档案管理的外向作用的发挥。

档案的外向作用是指档案的管理能为社会的发展做出应有的贡献。档案的管理工作是一项服务性的工作, 档案管理的外向作用的发挥则是这项工作价值的重要体现, 要使档案的收藏和管理能最终为社会的各项工作服务, 这才是档案管理的重要意义 (3) 。比如:丹东市在开发建设中, 面对鸭绿江口的淤积问题时, 辽宁省档案馆提供的档案为解决这一问题提供了参考借鉴依据, 这为加快丹东的城市建设步伐起到了一定的作用, 如果将档案带来的作用折合成经济, 辽宁省档案馆提供的档案, 为国家直接节省了800多万元的开支。这充分说明了档案管理的外向作用是能为社会创造效益的。

3. 档案管理的内向作用尤为重要。

内向作用和外向作用是档案管理的内因和外因的关系, 内因是根据, 外因是条件。档案管理的内向作用主要是指档案管理的部门要有完善的管理制度, 档案管理员要对自己的工作尽职尽责, 做好档案的收藏、装订、分类、管理工作, 这样才能为档案发挥其外部作用提供保障, 如果档案的管理混乱, 不够规范, 其外向作用的发挥是很难做到的。

(二) 整分合原理

弗·温·泰罗是现代科学管理学界的重量级人物, 他有这样的一番话:“提高劳动的效率的方法其实很简单, 只需要仔细了解了所干的工作具体都有哪些细节要素组成的, 并且逐一解决这些细小的分支就可以了。”这句话的深刻内涵是:通过把握事物的整体, 在对事物充分了解的基础上加以分析, 掌握了事物发展的规律, 这就是所谓的“仔细了解”;通过对事物细节和功能的了解, 进而详细的进行分工这就是“了解”;根据科学的组织方法, 在对事物运动规律准确把握的基础之上进行适当的协作, 以达到提高工作效益的目的, 这就是“适当组织”。现代的管理学要求科学的管理就是在把握住整体的规划前提下, 能整合有效的资源细化分工, 最后再进行综合, 这就是现在所谓的“整分合原理”。它作为现代科学管理的重要原理, 已经在社会管理的各个领域得到应用。档案的管理工作从狭义的角度来分析, 主要包括档案的收藏、归类整理、性质鉴定、库存保管、数量统计、卷宗检索、编订研究、参考利用等几个环节组成。广义的档案管理不仅仅只对档案材料本身而言, 还包括档案室的建设, 档案馆的制度, 档案管理人员的专业培训, 档案文献的宣传和出版等。为了促进我国的档案现代化建设事业, 各级政府和部门近几年来对档案管理的工作越来越重视, 档案管理的现代化是促进社会主义的现代化的重要保证, 因此, 一些档案管理部门专门制定了严格的目标考核制度, 细化了档案管理的工作职责和要求, 为提高我国档案管理的质量和效率做出了一定的贡献。但是我们还应该看到, 我国档案管理的现代化建设起步很晚, 各级部门间的联动机制还不太完善, 如何使我国的档案管理和档案信息资源发挥其建设性作用, 是今后我们工作的重点, 加强档案管理各部门之间的联动协调, 整分整个档案信息资源, 实现档案信息数据的网络数字化是今后我们工作的重点 (4) 。档案的管理能为社会主义现代化建设服务, 它是人事组织的分工, 领导监管实施, 社会监督的开展, 职业权责的划分等社会各项工作开展的重要保证。

(三) 反馈原理

档案管理信息的反馈, 是指通过档案信息的管理系统发布档案管理信息, 再通过传输渠道对信息的反映情况发送回来, 从发布到返回的过程。这项工作能直接反映出档案工作的价值和意义。档案的管理价值的体现主要是通过反馈来的信息反应出来的, 例如档案的管理在社会主义建设中发挥的经济效益, 社会效益等都可以通过反馈来的信息作出判断和分析。因此档案管理的现代化建设离不开档案的信息的反馈, 档案信息的发布和反馈的过程其实就是接受社会监督和检验的过程, 通过档案的反馈, 一方面能掌握档案在社会建设中的作用, 另一方面也为档案管理的自身建设提供借鉴和参考依据, 通过对反馈来的信息的分析, 能找到档案管理的不足之处, 这恰恰是改进档案管理工作的重要依据。

综上所述, 档案管理的信息反馈是现代化的档案管理必备的要素之一, 是间接反映档案管理质量的有效手段, 完善档案信息反馈机制是抓好档案管理工作的当务之急。

(四) 动力原理

科学的管理必须要有动力的支持, 管理的动力是维持管理工作的重要保证, 这就是动力原理所阐述的内容。现代化的档案管理其动力的来源与管理者本人有关, 作为档案管理者通过有效的管理方式和手段对档案进行管理, 这需要巨大的动力支持。管理者作为现代化档案管理的重要因素, 其对待档案管理工作的态度, 在档案管理工作中的主观能动性, 参与档案管理的方法创新的积极性等都是其动力的主要来源, 因此可见研究档案管理的动力, 其实就是研究人的动力的过程, 把握了人的动力来源渠道就能促进档案管理的动力产生。人的动力来源主要有三个方面:1.动力是物质方面的需求。人从事工作的态度和积极性首要的保证就是基本物质条件的满足。物质是人生存的基础, 档案管理者的物质需求得不到满足就会制约档案管理工作的发展。2.动力是精神方面的需要。通过宣传和培训等各种手段, 使档案管理者充分认识到现代化的档案管理和社会主义现代化建设间的关系, 通过一系列的精神激励措施, 使其对档案管理工作产生兴趣, 进而产生工作的动力。3.动力是管理机构的动力。国家对档案管理机构的设立和保留, 以及对档案管理工作的重视, 也能给档案管理者带来工作的动力。