信息化技术在报社档案管理中的应用

在当前新闻事业蓬勃发展的环境下, 报社内部的新闻档案已经有了规模, 如果按照传统的手工管理模式, 很难做好档案管理工作。在信息化逐渐成为主流的今天, 建立报社档案的信息化管理系统势在必行。但是, 许多报社, 尤其是中小报社, 对于档案管理仍然局限于手工录入或者保存以前的报纸。这样做不但效率低下, 查阅不便, 而且还会面对纸张被腐蚀等风险, 已经适应不了当前的档案管理。在信息化发达的今天, 档案管理与信息化技术的结合不可避免, 报社新闻管理系统是信息化在报社档案管理中应用的重要体现。

一、档案管理信息化的优点

(一) 提高办公效率。在报社日常工作中, 记者主要负责新闻的采集与整理, 搜索新主题, 进行采访活动等, 编辑需要对搜集来的稿件进行审阅、修改。而更高的管理人员需要对以往稿件进行查阅并作出统计与分析。

如果这些工作全部由手工完成, 会耗费大量时间与精力。在引入档案管理系统后, 根据报社中不同人员的不同活动, 系统能够实现不同的辅助功能。在记者采写新闻中, 系统能够辅助记者录入、上传新闻并提供查阅当日新闻的服务;如果记者需要修改已经上传的新闻, 根据自身权限能够修改自己上传过的新闻;如果记者或者编辑需要纸质版的新闻材料, 可以在服务器上下载相应资料并打印出来;当有人需要对档案进行归类或统计等, 可以根据自身权限实现相应功能。相对于手工工作, 引入档案管理系统能大大提高工作效率。

(二) 有利于信息交流与共享。当今社会, 如果能够实现信息的交流, 会产生1+1>2的效果。通过档案管理系统, 报社内部各个部门, 报社之间都能够实时、有效地交换信息, 更可以对于以前的信息进行横向与纵向查询, 大大提高了档案的利用率与价值。

(三) 有助于档案的长期保存。如果所有资料都用纸张进行保存, 一定会面临纸张被腐蚀的问题, 这个问题导致纸质资料保存时间有限。而利用电子资源, 能够有效解决保存时间这个问题只要时常做好备份, 服务器正常运行就能够完全满足人们对于保存时间的要求, 而且保存稳定。

(四) 实现了文件的安全性。在实现了用户权限管理和应用了认证技术之后资料的保存和传输更加安全, 只有有相应权限的人才能实现传输、查阅等功能很大程度上避免了机密资料的外泄。

二、档案信息化管理系统简述

(一) 管理流程。管理员根据权限给每位记者和主编分配不同的用户名和密码, 并赋予相应权限。一是记者在进行新闻采集时, 凭用户名和密码登入系统, 上传其采编后的新闻。二是记者可以实时对自己上传的新闻进行修改、删除等操作。三是用户能查阅所有新闻但是不能对其进行操作。四是主编能够进行新闻的统计工作。五是新用户需要管理员分配用户名和密码。

(二) 系统实现。系统采用客户机服务器 (CS) 结构, TCPIP通信协议, Oracle或其他大型数据库, 采用C语言开发, 能良好保证功能的实现与操作的简便。

(三) 主要模块。一是新闻采集模块。模块中可以实现上传新闻、编辑新闻功能。记者在登入系统后, 可以上传自己的原创稿件并实时进行编辑、修改等操作。二是新闻查询模块。用户可以根据资料名称进行模糊或者精确查询查询结果包括资料录入时间、录入记者和具体内容。另外也可以根据日期进行查询。查询结果可以下载并打印。三是统计分析模块。统计数据:可以查询统计某一位记者所有已上传的新闻和稿件。分析数据:可以根据不同的要求对所有或者部分数据进行对比分析。四是用户管理模块。在此模块中用户能够修改自己的密码, 无权修改、查看他人的。而用户的用户名一经确定便不能更改。

新进入系统的用户, 由管理员分配用户名和密码, 并在数据库中添加其信息, 从而完成新用户的创建工作。

三、信息化管理档案的注意事项

(一) 保证网络安全性。档案管理系统一定需要网络提供运行的环境, 这样才能更加开放和便捷。但是同时也增大了被攻击风险。所以在保证系统内部安全的基础上, 还要保证网络系统的安全性。在档案进行传输时, 要确保重要信息不外泄。严格的身份认证是必不可少的, 管理员要谨慎分配用户名、密码与相应的权限, 并时刻注意用户的活动。在配套设施上, 防火墙、防病毒系统、备份恢复系统也都必不可少。

(二) 提高档案管理人员的综合素质。在采用信息化手段管理档案之后, 传统的档案管理人员已不能满足档案管理工作。除了具有档案管理技能之外, 档案管理人员还应具备计算机网络知识和一定的编程能力。以后的社会更需求具有多种技能的高素质人才。

(三) 实时进行维护。系统在运行过程中难免出现差错, 其中可能有外界因素, 也可能由于编写过程中不完善, 有漏洞, 如果发现运行中的错误, 要及时找相应的技术人员或者开发人员进行故障的排查与修补。

随着社会的发展, 信息化技术一定会走进越来越多的报社档案管理工作中, 我们要认清形势, 勇于接受新事物, 利用好信息化技术为档案管理工作带来的便捷, 同时保障报社更好地发展。