精细化管理在科技档案工作中的应用

2022-09-12

一、精细化管理相关理论概述

精细化管理从一定程度上可以说是一种文化, 也可以说是一种理念, 精细化管理起源于日本企业管理中的一种管理理念, 他指的是一种精细化的社会分工、精细化的服务质量等, 这是企业现代管理服务发展的必然趋势。精细化管理是建立在企业常规管理之上的并将常规管理实现了更加深入的发展和思想模式延伸, 总而言之精细化管理可以将企业的管理使用资源以及管理成本最小化, 并以此为基本目标。现代管理学通常都将企业的科学化管理划分为规范化管理、精细化管理以及个性化管理三个层次。精细化管理相比而言就是将企业的管理责任落实到位, 进而将责任具体明晰化, 这就要求企业的每一个管理者将认真落实自己的岗位职责, 对每日工作进行自我检查和反思, 有效提升企业的整体工作效率。精细化管理作为一个企业运作的关键, 企业可以在精细化管理的模式之下运用文化技术精华不断促进企业的高效发展, 只有真正理解企业精细化管理内涵的管理者才能真正利用精细化管理的精髓实现企业的成功运作。企业在管理中需要有效把控产品的质量、品质, 始终保持企业的核心竞争力和品牌形象优势 (1) 。

精细化管理在企业档案管理中的应用说到底就是要求企业的档案管理工作在各个流程环节中实现精细化的分解运作, 将精细化管理理念融入到企业档案管理工作的细节之中, 自成体系, 并及时将各个环节的工作进行总结归纳, 以此实现企业档案管理工作效率最优。

二、精细化管理在科技档案工作中的应用对策建议

(一) 构建科技档案管理体系保障科技档案的精细化管理工作顺利进展

构建健全的科技档案管理体系是精细化管理的重要保障, 可以从源头上为科技档案进行精细化的分类, 实现科技档案各个环节工作的精细化分工。企业或者一些事业单位的档案整理工作需要在领导的指导之下进行, 每个部门一般都会配置相应的档案整理工作人员, 他们主要对某一个部门的科技档案进行相关整理归类等, 并对旗下的科技档案管理工作进行相应的指导、考察等, 以此促使相应部门的科技档案管理工作落实到位。在每一个企业档案管理工作流程中可以探索出一条适宜的档案管理思路, 并通过网络技术搭建一个完善的科技档案管理网络体系, 从而更好地促进企业科技档案管理工作的高效、安全、正常运行, 档案管理工作在各个工作环节的责任也会更加明确 (2) 。

(二) 构建科学合理的管理制度为科技档案的精细化管理提供基本条件

任何企业的科技档案管理工作都是一个循序渐进的过程, 这些过程也是在日常的实践与理论中不断探索的过程, 可以从实践过程中总结经验构建科学合理制度为科技档案的精细化管理提供制度支撑。企业需要根据时代的不断进步不断更新企业科技档案的精细化管理理念, 以此提升信息资源库的完善性和准确性, 为企业的正常生产经营活动提供精细化的档案服务。

(三) 加强科技档案精细化管理技术人才的培养

专业人才的培养是企业实现科技档案精细化管理的关键所在。这就需要在现有人才的基础之上做好在科技档案精细化管理的专业培养工作, 同时还可以引入一批新鲜的专业人才, 挖掘企业科技档案管理工作对企业经济效益和社会效益的最大价值 (3) 。

(三) 基于精细化管理理念进行科技档案管理工作的岗位与流程设计

企业科技档案管理有着档案资料收集、资料整理存档、档案信息利用以及盘查等各个运作流程, 这些流程由包含了各类工作环节和各个工作步骤, 复杂的档案管理工作特征要求对其进行实时的监控的安全管理等。因此可以在精细化管理理念的基础之上搭建结构清晰明了的岗位与流程设计, 在精细化岗位流程体系之上节约企业科技档案管理工作的人力和物力成本, 并提升档案管理和利用工作效率。企业科技档案管理岗位的精细化设计需要根据需求进行设计, 对每一个工作岗位的具体工作内容、职责以及相应的权利等进行明确, 并辅之以工作岗位的考核等, 提升岗位工作人员的自觉性和工作积极性。精细化的科技档案流程设计需要通过制度信息化来实现, 通过评估档案管理岗位、流程以及工作效能之间的协调发展 (4) 。

(四) 基于精细化管理理念实现企业科技档案管理工作的可利用性和实效性

企业科技档案管理的工作就是为了充分挖掘档案的信息为企业带来更大的效益。因此需要在精细化理念之下实现档案管理工作的各个流程的分工协作, 保障科技档案工作的高效使用性和信息资料的实时可靠性, 为企业生产经营提供最大效能的档案服务。除此之外, 做好企业科技档案管理工作的应急处理方案为科技档案的精细化管理提供安全保障, 比如在面临火灾、地震等事故的时候需要科技档案管理工人员及时做好防范工作, 根据科技档案的重要性和保密性做好相关处理工作, 确保企业科技档案管理工作按照相应的应急方案流程实现高速抢救。

摘要：企业科技档案管理工作是衡量一个企业技术实力和核心竞争力的关键依据。对企业科技档案进行有效管理不仅仅可以实现科技档案的价值最大化, 还可以通过新思路实现企业的可持续发展和经济水平的高效提升。因此本文将精细化管理理念引入到企业科技档案管理工作中, 以期实现企业档案管理效能最大化。

关键词：科技档案,精细化管理,核心竞争力