浅谈基层法院档案的管理工作

2022-09-11

法院档案属于国家档案的重要组成部分, 中间记录了法院的工作过程与一些活动, 可以真实反映法院的发展历程, 也是法院各项工作中最为重要的工作之一。随着社会的不断发展, 法院保管的档案数量越来越多, 所以在法院的档案管理工作中, 必须坚持较高的管理标准, 实行现代化管理, 才能提高档案管理质量, 使档案材料更好地为法院的工作服务, 在实际管理当中要做到严把“三关”。

一、做好档案资料的收集工作

要求法院工作人员, 尤其是一线工作人员要对本职工作高度负责, 严格依据法律规定和上级要求, 认真收集各种文字材料和音像制品, 要对法院的全部工作做到准确再现, 使档案成为一种真实的历史记录, 使法院的档案材料形成一个完整的材料体系, 做到真实再现管理活动中的每一个环节, 才能提高档案管理质量。

二、做好档案资料的整理工作

法院档案管理人员要认真指导和监督法院各个职能部门的档案管理工作, 职能业务部门要与档案业务部门加强交流与沟通, 以求共同做好档案管理工作, 制订严格统一的档案管理办法, 实现诉讼档案的规范化管理, 不断提高诉讼档案管理水平。在档案管理工作中, 要认真结合《中华人民共和国档案法》的有关规定, 使基层法院的档案管理工作争取实现规范化。

三、做好档案管理人员的考核工作

最近几年, 法院大量招录了书记员, 这些人员在业务能力方面存在很大差异, 在档案管理活动中经常出现各种问题。所以, 要求基层法院不但应该重视日常业务培训工作, 而且同时应该运用业务考核办法, 使每个工作人员树立责任心, 认训到档案管理工作的重要性, 从而在档案建设工作中保持清醒头脑, 切实做好档案管理工作, 同时法院可以利用量化考核办法, 对在档案管理工作中成绩突出人员给予一定的物质奖励。

(一) 抓领导, 积极争取支持

在档案管理工作中应该重点发挥领导的作用, 制订完善的档案管理制度。可以建立以院长为领导, 办公室负责的工作体系, 各部门加强配合, 共同做好档案管理工作。

(二) 抓队伍, 提高人员素质

重视档案管理人员的培训工作, 积极组织内部人员参加上级法院和档案局组织的业务培训, 可以聘请档案管理专家到法院来指导档案建设工作, 对于档案工作表现优秀的单位, 要组织人员前往参观, 拓宽工作人员的思路, 找到工作差距, 才能不断提高档案管理水平。

(三) 抓质量, 严格把好“四关”

为了使档案管理工作促进司法工作的开展, 一要严把质量关, 认真检查诉讼档案的规范化程度;二要严把归档关, 对于各个部门交来的档案材料, 要严格审查, 对于不符合要求的档案资料, 要督促其改正;三要把好保管关, 库存档案要经常检查, 确保库房“八防”措施到位, 保持库存档案整齐、美观、牢固;四要把好利用关, 重视档案利用工作, 充分发掘档案资源, 提高利用率, 为案件的申诉复查、专项检查、质量评查及司法机关的侦破工作等提供全面、有效、良好、高效的服务。

(四) 抓规范, 实现长效管理

加强制度建设, 规范档案管理, 是科学管理档案工作的保证。一要规范工作规程, 依据《档案法》、《人民法院诉讼档案管理办法》等要求, 严格制定归档、保管、鉴定、借阅等各项操作规范和工作规程;二要实行报结案审查制度, 每月报结案的同时应将案卷材料整理装订后送审判监督庭审查;三要确定归档限期制度, 严格办理诉讼案卷移交手续, 编制归档目录, 做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范;四是要实行借卷登记审批制度, 制定一些借阅、查阅档案规定, 严格诉讼档案的管理, 对所借档案由专人负责及时将借档人姓名、单位、时间、件数等信息输入数据库;五要规范通报制度, 不定期地对各部门归档数量、质量情况以及超期未还办理相关手续等情况在局域网上通报。

(五) 抓硬件, 完善基础设施

进一步优化档案管理工作环境, 在抓好软件建设的同时, 尤其要注重硬件设施的达标, 严格按照标准要求配置设施, 为提高档案管理水平创造良好的物质条件。同时充分发挥现代化设备的作用, 将所有门类档案逐页扫描进行微机录入, 实现照片档案、诉讼档案、文书档案等资料的数字化、信息化, 逐步推广电子文档, 强化档案网络建设, 充分发挥内部局域网优势, 进一步开发、利用、调取库存档案。

摘要：在社会快速发展的情况下, 法院档案数量越来越多, 对档案管理质量也提出了更高的要求。因此, 笔者主要研究了基层法院档案管理工作中存在的问题。

关键词：基层法院,档案管理,档案