电子档案管理在高职院校的应用分析

2022-09-10

现在社会发展迅猛, 一些比较先进的科学技术已经应用到了社会的各个领域, 从高职院校的档案管理来看, 很多院校还在沿用原来传统的档案管理方式。原来使用的基本上都是一些纸质的档案, 这样的存储档案的方式有一定的缺点, 如果管理不善可能会导致档案丢失, 一些紧急情况也可能会造成档案的破损。但是电子档案的优势就在于, 我们可以进行备份, 这样让电子档案变得更安全。

一、高职院校管理档案的情况

(一) 工作量比较大

下面我们就对高职院校的档案管理工作来进行一个比较详细的分析, 在高职院校, 每年都会有毕业生和新生, 毕业生离校的时候, 档案会跟随毕业生到就业单位去, 这时候需要学校的档案管理人员对这些毕业生的档案进行挑选, 并寄送到相应的工作单位, 每年还会有大量的新生档案涌入学校, 学校的档案管理人员就需要对这些档案进行统一的录入和管理, 这是一个工作量非常大的任务, 而且档案也不是一成不变的事物, 而是在不同的时间会有很大的变动, 同时档案还有区域性的特征, 再加上我们还必须对档案进行日常的管理和维护工作, 这让高职院校的管理人员会有很大的压力。如何才能够把这些档案管理好, 已经成为当代高职院校急需解决的问题之一。

(二) 电子档案在高职院校的应用

现在, 信息技术发展迅速, 高职院校也开始应用电子档案这种方法去管理学生和教师的档案, 信息化技术的特点就是比较方便, 而且效率比较高, 但是就目前来看, 在高校电子档案的管理过程中并没有把电子档案的优势充分的发挥出来。很多的高职院校还是以纸质的档案作为管理档案的主要方式, 而电子档案只是用在检索和备份这些环节上, 主要是为了给学生和教师的档案做一个辅助的作用, 让我们在进行档案管理的时候能够更方便。

(三) 电子档案不够标准

在高职院校也会用到一些电子档案, 但是这些档案的管理标准不高, 因为每个学校和每个学校都不相同, 所以, 在进行电子档案管理方面也会存在一定的差异, 这就导致学校之间不能够用相同的方式去进行学生电子档案的管理, 这样学生在升学或者是转校的时候就很可能在档案上出现一定的问题, 这些都是电子档案管理标准不相同而带来的负面影响。

(四) 经常进行远距离的传递

对高职院校来说每年的学生都会有一定的变化, 这样就需要高职院校的档案管理人员对学生档案进行很好的处理, 只有这样才能够让高职院校的档案管理工作有条不紊的进行下去, 从这方面看, 学生的档案流动性还是比较大的, 所以, 学生档案是会经常流动的。

二、电子档案管理的优势和劣势

(一) 电子档案在高职院校应用的优势

第一, 高职院校的档案管理人员能够利用计算机的信息处理能力, 有效地提高在管理档案过程中的工作效率。和原来传统的档案管理工作相比, 原来在录入档案的时候, 需要用笔进行抄写, 同时还需要用文字去进行统计和存储, 这些工作都会消耗大量的人力, 与此同时, 还不能够保证档案的准确性。我们使用信息技术去进行文件资料的采集和储存, 能够让档案的录入和管理工作变得比较简单, 而且还能够有比较高的可靠性, 对高职院校庞大的档案资料来说, 有很大的帮助, 最重要的是能够提高档案管理的可靠度。

第二, 高职院校的档案管理人员通过电子档案的形式去进行档案存储, 能够实现对档案的交流和分享工作。在纸质档案时代, 我们想要进行档案的搜索和提取是非常麻烦的, 而且对长距离的调用也是非常不方便的, 在调度过程中还可能会出现, 档案丢失的情况, 这样对档案拥有者的损失是非常大的, 而且对档案管理人员也有很大的弊端, 档案管理的工作效率也会非常低, 在进行一些信息查询的时候也是比较困难的。如果高职院校的档案管理工作从原来传统的纸质档案管理, 变成现代化程度比较高的电子档案管理, 那么, 高职院校的档案管理工作会变得比较高效, 再加上一些办公软件的帮助, 我们在进行档案搜索的时候会变得非常容易, 而且准确度也会非常高。如果有需要, 我们还可以根据不同的要求去对学生档案进行分类, 这样也会帮助高职院校的档案管理人员有一个更好的管理, 同时工作效率也会有很大的提升, 学生的档案也会变得比较安全和可靠。

第三, 高职院校如果用电子文档的形式去保存学生的档案, 那么这种保存档案的方式和保存环境较之以前传统的纸质档案要求和成本都会有一定程度的降低。因为在原来传统的档案保存过程中, 都是以纸为媒介的, 这时候, 对档案保存的环境和温度都会有一个比较严格的要求, 如果管理不合理很可能就会造成学生档案出现破损或者是损坏等情况, 因此, 我们一定要把学生档案放在合理的环境中, 而且还要预防虫害和潮湿对档案的影响。不仅如此, 学生档案会存储大量的信息, 这就需要消耗掉大量的纸张, 对环境保护工作会有比较恶劣的影响。如果使用电子文档的形式去进行学生档案管理的话, 不仅能够节约资源, 而且还能够让档案免受自然环境带来的威胁, 这样档案就可以在一个比较安全的条件下长期稳定的存在了。

第四, 使用信息技术去进行学生档案的管理还能够提高档案在传递过程中的速度和安全性。一般的闪存读写都是以一秒钟几兆的速度进行的, 这样的传输速度和原来传统的纸质档案传输速度比起来要快很多倍, 存储卡的体积是非常小的, 两个手指头就可以非常轻松地把存储卡进行移动了, 而我们想要去传输记录着大概五亿文字的档案, 我们可能需要用火车去拉, 这其中的差距就非常明显了。不仅如此, 电子档案在进行管理的时候也是非常安全的, 在很多的高职院校中都会经常进行档案的传输, 原来纸质的档案在进行远距离传输的时候, 只能够通过邮寄的方式去进行, 这样如果在进行文档传输的过程中出现文件丢失的情况, 会造成非常严重的后果, 对档案拥有者造成的损失也是非常巨大的。所以, 如果我们需要用信息化技术去进行学生档案的传递工作, 这样不仅能够在很大程度上降低文档传输的时间, 而且还能够保证文档在进行传输过程中的安全。

(二) 电子档案存在的一些风险

什么事情都不是十全十美的, 同样电子档案也会存在一定的风险, 在进行电子档案存储和使用的过程中, 也会伴随着一些风险的存在, 下面我们就电子档案使用过程中存在的一些风险进行一个简单的说明:

1. 电子档案的安全性。

电子档案的存储有读写速度快的特点, 但是一旦电子档案被盗的话, 那么这时候造成的损失和原来传统的纸质档案丢失造成的损失要严重很多。除此之外, 因为信息化的方式应用的都是相同的字体和标识, 没有汉字手写的一些特征, 这时候如果出现两份相同的档案的话, 我们不能够清楚的识别真伪, 这时候档案的拥有者的权益, 会受到很严重的侵害。网络也是存在一定的风险的, 如果进行档案远程输送的话, 可能在进行输送的过程中就会出现信息被修改的风险。因为在高职院校中保存的档案一般都是学生和学校教师的一些比较关键的信息, 因此我们必须要重视档案管理的安全问题。

2. 档案的数据完整性。

在原来传统的文档操作中, 如果出现一次笔误或者是一些处理方面的失误, 那么这些因素造成的影响力是非常有限的, 而且在日后的档案录入或者管理过程中也是比较容易发现问题的。但是, 一些批量处理的文件, 在进行处理的时候, 文档的处理量是非常大的, 如果出现一次失误的话, 那么就可能对被操作的所有的文档都有一定的影响。除此之外, 这些电子档案基本上是出于一个相对开放的环境中, 如果没有进行及时的档案更新, 那么就可能会导致学生档案中信息不全的问题。电子档案的结构也是比较复杂的, 而且存储方式比较多样, 不同类型的档案进行转换的时候, 也可能会出现信息的丢失问题。

3. 电子档案长期可读。

我们是把电子档案的信息存储在一些不同的介质上的, 在进行信息存储和读取的时候, 我们都需要去找到相应的设备, 这就导致了信息对一些硬件设备造成了依赖。现在的电子技术发展非常快, 与此同时计算机的一些硬件更换也是比较快的, 一旦这些硬件兼容性不是很好的话, 那么就很可能会造成信息的丢失问题, 这就无形之中缩短了电子档案的使用寿命。

三、电子档案的一些应用

(一) 加强档案存储和网络的安全性

第一, 我们必须要保证存储设备是安全的, 让负责电子档案储存的设备只用来进行电子档案存储, 而且要对设备进行定期的更新和升级, 一定要保证设备长期处于一个比较好的工作状态;而且, 我们需要对电子档案进行定期的备份工作, 这样就能够有效地预防电子档案出现丢失的问题了。与此同时我们要对电子防火墙有一个很好的应用, 因为这时保护计算机中电子档案的一个很重要的部分。

(二) 规范具体操作, 预防风险的发生

我们应该选择那些道德素质良好的人员去进行相关电子档案的管理和操作, 并对这些电子档案管理人员进行定期的培训工作, 让它们能够掌握比较先进的管理技能, 这样对高职院校电子档案的管理会有一定的帮助, 这样这些操作管理人员就能够在工作过程中, 把出现问题的概率降到最低了, 对高职院校的档案管理工作有很大的帮助。然后我们还应该选用统一的电子档案存储格式, 以防由于软件更新等情况而引起的不兼容问题。

四、结语

现在信息技术发展非常快, 而且信息技术为高职院校存储并管理档案提供了一个更好的平台, 这样在进行电子档案传输和管理的过程中, 能够更方便。现在仍然应用原来传统的纸质档案已经不能够满足发展需要了, 所以, 我们要把工作的重点转移到电子档案上来。

摘要：随着我们国家进入信息化的时代, 电子档案在社会的不同领域都有了一定的发展和应用, 其主要服务对象就是平时的办公和一些管理部门。因为电子档案有其独特的优势, 这让我们在进行日常工作管理当中会变得更方便。这篇文章主要是针对电子档案在高职院校中的应用进行说明的, 尤其是在学生档案管理方面的应用进行分析的, 分析其优势和劣势。

关键词：高职院校,电子档案,信息化