质量管理模式在企业档案管理中的应用

2023-01-28

当今社会, 在以市场经济为基础的发展条件下, 企业档案管理对于一个企业的发展起着越来越重要的作用。企业应该为其确立一个恰当的档案管理模式, 有效地开发和利用档案资源, 以此提升经济效益等, 从而推动企业的发展。而ISO9000作为一种先进的质量管理模式, 其在企业档案管理中的有效应用, 对企业的档案管理有着十分重要的意义, 对企业的发展也起着积极的推动作用。

一、企业档案管理的现状

(一) 档案管理意识薄弱

一些企业从领导层到基层员工, 缺乏档案意识, 对档案在企业生产及运营的管理过程中发挥的作用认识不足, 因而投入的人力和资金不够, 造成了档案工作开展困难的局面。

(二) 企业信息化进程缓慢

企业未站在信息化管理的角度统筹考虑档案的管理问题, 因而未能解决引入档案管理软件的问题, 或管理软件陈旧落后, 没有持续的更新和维护, 与现在企业管理的要求脱节, 致使各部门仍使用较为落后管理方式管理档案, 未能实现对档案的计算机管理和利用, 或落后的管理软件与企业其它系统的信息化管理方式不相适应, 给企业管理带来不便, 在一定程度上阻碍了企业的发展。

(三) 档案管理欠缺规范性

1. 缺乏相关的档案管理标准。没有制定档案形成、收集、整理、归档、保管、利用全过程管理标准, 使管理人员和档案形成部门人员在档案的收集、整理、分类、装订、归档等方面缺乏系统性和科学性, 影响企业档案管理和利用。2.标准执行不到位。即使制定了相关的标准, 由于没有强有力的监督考核机制, 或者标准的可操作性不强, 致使标准形同虚设。

(四) 管理人员专业素养参差不齐

1. 企业中的档案管理人员, 很多是通过工作调配组成, 有些专业素养较高, 有些非档案专业人员则缺乏专业的管理理论, 以及与企业相关的专业知识, 在企业档案管理方面缺乏专业性。2.档案管理人员缺乏创新精神。因为缺乏爱岗敬业的责任感, 因而不能主动学习国内外先进的档案管理知识和经验, 没有以企业主人翁的意识, 以创新思维投入到为企业的不断发展和进步的实践中, 因而固步自封, 管理水平无法提高。

二、ISO9000质量管理模式

ISO9000质量管理模式是由国际标准化组织所制定的一种较先进的质量管理标准, 也被称为全面质量管理模式。它被广泛的应用于现代企业的管理工作中, 对企业的管理工作有着许多积极的意义。

(一) 质量管理八大原则

1. 以顾客为中心。

当今社会, 在任何一个经济活动中, 任何一个组织的发展都要依赖他们的顾客, 在管理中一切从实际出发, 以顾客为中心, 满足顾客的现实需要。以满足和超越顾客的现实需求作为其发展的依据和前提, 并且不断地通过PDCA循环不断地去改进质量来满足顾客的需求。

2. 领导的作用。

在企业的质量管理活动中, 企业的领导层到员工层都应该参与到这个过程中。而在这个活动中, 企业的领导层做出决策, 起着决定的作用。因此企业的领导层应该高度重视质量管理, 充分发挥领导作用。正如我国的《质量管理法》中的规定:“质量部门必须由总经理直接领导。这样才能够使组织中的所有员工和资源都融入到全面质量管理之中。”这就充分说明了领导在质量管理活动中的重要性。

3. 全员参与。

全面质量管理模式的第三大原则是强调全员参与。对于企业的质量管理和发展来说, 全员参与是十分重要的。因此企业要积极调动全体员工的主动性和积极性, 让全体员工主动并乐意参与到质量管理活动中来, 并积极配合, 团结合作, 有利于企业的发展。

4. 过程方法。

全面质量管理模式的第四大原则是要重视过程与方法。即要将质量管理活动中所有相关的资料、信息都要作为一个统一的过程来看待并进行管理, 重视在这个过程中所使用的研究方法, 主要将注意力集中到产品的生产和质量的管理上面。

5. 系统管理。

第五大原则系统管理即当企业在进行质量改进活动的时候, 要在制定、辨别、确立目标的前提下, 将所有有关联的过程组织成一个体系, 并且进行统一管理。这就需要企业组织所有的部门参与到质量管理中来, 才能有步骤、高效率地完成任务。

6. 持续改进。

持续改进是全面质量管理的核心。企业在质量改进活动中除了最初的改进外, 在后期的工作中还要对质量进行持续的改进。

7. 以事实为基础。

企业以切合实际出发, 在以客观事实为基础的前提下, 对所收集的资料信息进行客观分析然后做出有效决策。这样的质量管理才具有客观性、有效性与科学性。

8. 互利的供方关系。

企业应该保持与其供方之间的互利关系, 这是双方合作的有利前提。只有保持双方之间的互利关系, 才能使双方都谋取更大的企业效益。

三、质量管理模式在企业档案管理中的运用

通过对我国企业目前档案管理现状的分析, 以及对ISO9000质量管理模式的了解与分析, 我们提出了以下几点质量管理模式在企业档案管理中的应用。

(一) 档案管理要以企业员工的需求为中心

总的来说, 所谓的顾客便是企业的所有员工。因此, 企业在进行档案管理时, 应该以员工为对象, 对其以发放问卷、口头询问, 网上投票等友好的形式对员工进行调查, 了解其心理、需求与期望, 这就可以使档案管理更符合顾客的现实需求, 有利于企业的长期发展。

(二) 要调动档案工作人员及全体工作人员的积极性

一个企业的发展离不开所有员工的努力。因此企业应该从调动员工的主动性、积极性入手, 制定一系列的规章制度来调动员工积极性, 使全体员工积极配合、团结合作。如:企业可以制定档案管理的相关奖惩制度, 对热爱工作、档案管理规范的员工给予奖励表扬, 表现突出的员工可以给予升职的机会。一系列的措施激励全体员工积极投入到档案管理工作中。

(三) 取得领导的重视和支持

争取领导的重视和支持是做好档案管理的前提, 只有在领导的重视和支持下, 档案管理工作才能顺利展开。因此我们首先要从思想上说服领导, 让其意识到档案对一个单位一个公司发展的重要性。其次, 在档案管理过程中, 档案管理的相关人员应该每间隔一段时间便向领导汇报工作, 使领导了解档案管理中存在的问题与不足, 从而争取到领导对档案管理工作的重视和支持。

(四) 重视过程与方法, 进行系统管理

1. 企业档案工作是一项系统工程, 应建立以档案部门为核心, 各职能或承办部门、各项目专兼职档案员为基础和纽带的企业档案工作体系, 以此为脉络将档案管理的神经伸向企业的最基层。企业档案工作在企业管理各环节中形成网状管理体系, 形成层层负责的管理机制, 在业务工作上从文件的形成、积累转化成档案, 直到档案的利用, 诸多环节中建立一套文件材料控制体系。2.借企业落实精细化管理之力, 将档案管理完全渗透到基层管理中去。将档案人员纳入到企业基层单位星级评比 (考核基层单位综合管理水平的一种方法) 检查小组, 以档案管理的标准指导和考核基层单位的文件管理工作, 使档案管理工作实现全员参与, 并随着星级管理的实施得到落实。3.利用现代化技术, 将档案管理流程固化在计算机管理系统之中, 减少人为因素对档案管理的不利影响, 促进档案管理标准化的实施, 实现对档案工作的及时、正确的指导和监督。