规范化档案管理在血站中的应用

2022-09-12

血站在日常采供血业务工作中产生一系列资料, 是血液质量保证和质量控制全过程的真实记录, 为采供血各项业务的开展及管理层的决策奠定了坚实的基础, 为保护献血主体和血站医疗公正提供了重要依据。随着献血法的不断推进, 医学的不断发展, 输血技术成为医学的重要分支, 加之国家对血站的管理更加规范, 做好档案的规范化管理, 并将档案的开发利用做到最大化, 从而加快自愿无偿献血事业的发展显得尤为重要。血站相对医院而言, 设立的时间短, 发展缓慢, 因而目前全国大部分血站档案管理还处于摸索阶段。本文经查阅大量文献, 并对青海地区血站档案管理的现状进行调查后, 就档案管理目前存在的问题、产生问题的原因进行分析, 并就规范化档案管理的重要作用及对策措施做初步探讨。

一、档案规范化管理的意义

(一) 血站档案是统计采供血情况、制定采供血计划的重要依据

在对献血者资料进行科学的分析, 可以分门别类的提取出对血站发展有利的数据, 按照血液库存及供应情况合理制定业务工作开展计划, 为血站业务工作的科学管理提供重要依据, 为临床输血、筛查、医学统计等血液研究奠定坚实的基础。

(二) 血站档案管理为无偿献血知识及相关制度的推广提供记录支持

随着《中华人民共和国献血法》的推广和实施, 为提高广大社会群众的献血积极性, 各地区结合自身发展制定了相关的制度和政策, 同时也制定了献血知识的宣传方案, 献血者的档案资料中包含了日期、献血情况等客观资料, 是实施上述政策基本依据, 是保证无偿献血工作顺利开展的坚实基础。

(三) 规范化档案管理是衡量采供血管理工作水平的重要标准之一

血站档案规范化管理可以有效的为管理者提供客观数据记录, 为临床输血、筛查、医学统计等提供有价值的资料, 尤其对公共卫生等领域有非常重要的意义。档案资料的完整性、归档资料的科学性是间接衡量采供血管理工作水平的重要标准之一。

(四) 血站档案管理是解决输血纠纷, 确定医疗事故责任的法律依据

随着我国法制化进程的不断加快, 医学的不断发展及医患纠纷案件的不断增多, 举证倒置的辩护形式使得采供血业务档案成为涉血医疗纠纷案件中分辨各方责任的重要依据。血站业务档案是采供血各个环节的真实记录, 可以使每单位的血液历史从患者追溯到献血者或者是从献血者追溯到患者, 以便为可能出现的医疗纠纷提供详实客观的证据。

(五) 社会服务性

当紧急用血时, 可在业务档案中迅速找到血源信息, 保证在最短时间内向临床用血单位提供优质服务, 从而赢得宝贵的抢救时间。还可通过献血者的原始资料, 对其进行跟踪服务, 当血液库存量偏低或偏型时, 可根据献血者留下的信息实施有效的招募工作。

二、血站档案管理目前存在的问题

1.献血者和工作人员均存在书写不规范现象, 如不按要求修改或者字迹潦草, 表格印油浓淡不均等。

2.漏项、缺项, 填写不完整。如献血者登记表中个人信息不详或者错误填写, 造成追踪和回访无法完成;未填写身份证号码或者登记错误而造成归档困难。

3.签名错误, 资料失真。献血者登记表中有多处签名, 由于缺少专业人员的填表指导, 献血者错误签名或者未签名情况多见, 为保证资料完整性, 存在工作人员代替献血者签名的现象, 从而导致原始档案失真。

4.不按要求填写, 影响数据的科学性。如血站对血液保存温度、血液采集时间等有严格的规定, 部分工作人员缺乏严谨的时间观念, 不按要求记录, 从而埋下了严重的事故隐患。

5.归档审核不严, 埋下质量隐患。目前血站缺乏档案专业管理人员, 大多数为其他工作人员兼职管理, 缺乏档案相关专业的理论知识及技能, 导致归档审核不严格, 从而埋下严重质量隐患。

三、目前存在问题的原因分析

1.《献血法》和《血站基本标准》对献血资料的收集和管理有明确的质量要求, 而在实际工作中没有深入的学习和认真的贯彻实施, 淡化了献血资料管理的重要地位。

2.血站从业人员的法律观念不强。血站工作人员多数为医学专业人员, 在业务能力的提升方面花费了很大的精力, 忽视了法律知识的学习, 因此对举证倒置及如何在涉血纠纷中自我保护的意识有所欠缺, 从而造成记录不严谨等情况的出现。

3.对献血者指导填表及宣传不到位。由于献血者体检征询表中包含很多医学专业词汇, 加之街头献血点的献血者并未经过预约, 蜂拥而至的现象很常见, 在这种情况下做到每个献血者都有工作人员指导填表存在一定的困难, 致使审核献血者填写的表格时不符合要求的现象较多, 却又无法再修改, 从而导致献血者原始资料不完整、不真实、不准确、书写不规范。

4.质量管理相关科室对业务数据记录监管不到位, 抽查涉及范围不够广泛, 无法保证质量过程的全程控制。

四、加快规范化档案管理进程的对策与措施

(一) 层层部署, 细化分工, 抓实档案层级管理模式

在中心范围内开展档案专题学习活动, 加强档案管理在血站业务工作开展中重要性的教育, 成立领导分工主管的档案管理领导小组, 层层部署, 细化分工, 依据科室职能提出具体要求。根据血站发展实际制定管理制度, 提出行之有效的措施, 形成人人重视, 集体参与的档案管理模式。

(二) 建立健全档案管理制度

不管开展任何工作, 有章可循是最根本的要求。根据血站自身的发展情况制定有据可依的档案管理制度, 对保护献血者资料、为输血科研提供资料都是十分有利的。所制定的规定中药明确血站归档流程、归档周期、各科室的职责, 从而确保从档案立卷归档到保管统计, 从档案利用到鉴定销毁, 从档案移交到奖惩处罚等每个环节都做到有案可查, 加速实现规范化、科学化的血站档案管理。

(三) 强调血站档案的统一管理

结合国家档案局《档案整理规范》和青海省血站质量体系文件, 2012年E版质量体系改版时明确规定了档案的管理事项。在血站采供血业务开展过程中产生的短期记录应有各科室自己保存, 长期记录按归档周期要求, 由科室质量监督员交接到血站综合档案室, 按国家规定要求进行科学合理的保管。这为档案的完整性、准确性、系统性和安全性提供了有力的保障。

(四) 重点加强档案管理及相关工作人员的学习培训

经调查发现, 青海省血液中心及各州县基层血站档案管理岗位均由血站工作人员兼职, 为保证档案归档管理的科学性及规范性, 应加强对档案管理人员的培训。在日常工作中要求其学习国家档案局8号令、《档案整理规划》及血站相应的法律法规, 在此基础上, 外送档案管理人员到全国其他血站进行专业化的强化学习, 同时, 加大考核力度, 多种途径培养, 从而使血站档案管理工作人员的专业素质得到提升。

在血站档案管理人员综合素质得到提升的同时, 由档案管理人员定期组织各科室质量监督员, 对其进行典型的事例宣传教育, 大力宣传原始档案在法律上的证据意义和档案管理工作的必要性, 提高血站工作人员对档案价值的充分认识, 自觉参与档案管理工作, 从而促进血站整体档案管理意识的形成和提高。

(五) 强化质量意识, 统一书写要求, 由质量管理部门定期进行督促检查

青海省血液中心就如何做好记录的填写定期举行培训班, 在温故知新的基础上学习新知识, 进一步强化职工的质量意识及法律自我保护意识。按照卫生部对血站的督导检查标准, 血站质量管理委员会、血站质量控制中心及质量管理科室细化了检查要求, 并将其纳入中心内部审核要求, 将记录的填写作为每周质量安全检查、每季度内审及每年年度考核的一项重点工作来抓, 从而实现质量的全程控制。

(六) 两套资料同步收集, 加快软件电子进程

实现档案管理的现代化, 充分发挥计算机在管理中的作用, 并开发与引进先进的计算机档案管理软件。同时对献血资料实行“两套制度”管理, 即电子版资料备份与纸质档案立卷归档同步进行, 严格按卫生部《血站基本标准》及科技档案的管理要求执行, 既方便查阅, 又便于长期保存备查。

(七) 增强服务意识, 做好档案的开发利用工作, 提高档案工作效益

档案管理工作的最终目的在于档案信息资源的开发利用。只有将档案信息提供给各方面利用时, 才能使各部门在实践中充分认识到档案对其工作所起到的作用, 从而更进一步地了解档案真正的价值所在, 增强利用者的档案意识, 这就要求:首先要增强服务意识, 由封闭式管理向开放式管理转变, 由被动管理向主动管理转变。其次要制定服务措施, 提高服务功能, 为档案信息资源利用者提供最方便最快捷的信息服务。