博物馆人事档案论文

摘要：全国机关事业单位工作人员养老保险改革后，机关事业单位职工养老金待遇水平与其人事档案信息的关系更加密切，档案信息的调取与使用更加频繁，对机关事业单位的人事档案规范化、信息化和专业化管理水平提出了更高要求。因此，增强干部人事档案综合管理能力既是职责所在又是时代使命，对推动机关事业单位养老保险改革实施、保障职工养老待遇都具有迫切且重要的现实意义。今天小编给大家找来了《博物馆人事档案论文(精选3篇)》，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助！

博物馆人事档案论文 篇1：

博物馆人事档案管理工作浅述

摘 要：博物馆作为征集、保护、研究、传播并展示人类历史的见证物，是为公众提供知识、鉴赏和社会教育的社会公共机构。人事档案管理工作在博物馆行政工作中占据重要的位置。博物馆中的档案种类有很多，有行政档案、人事档案、藏品档案、修复档案等。其中人事档案是博物馆人事管理工作的重要组成部分，在博物馆行政管理工作中尤为重要。

关键词：博物馆;人事档案;管理

1 人事档案管理的重要性

人事档案管理，顾名思义是将人事档案的收纳、保管、统计、整理、调整并提供使用，对其管理中形成的记录和个人经历的反应、工作状况、思想品德、业务能力、所受奖惩等方面的情况，并以个人为单位归档保存的原始记录。人事档案是个人在人事管理活动中形成的第一手材料，具有原始记录性和真实性，其内容主要反映个人的学习、工作、德才表现等情况。人事档案产生于人事管理活动，既是人事管理活动的产物，又是人事管理活动的基础和依据。

对于博物馆来说，人事档案是一个职工历史的真实记录，可以清楚地了解职工的学习、工作等方面的轨迹，是单位通过对个人履历、政治思想、工作表现、业务成绩、奖励惩罚等多方面的记录，对职工考察、提拔、调动等人事管理工作的参考依据。在办理职工入职、转正、定级、职称评定、保险办理、退休等手续时，人事档案也是必不可少的重要依据。如果没有人事档案，很多手续就无法办理，个人的权益将无法得到落实和保障。

查阅历年来的档案管理事件时发现，档案管理的疏漏不可避免，相比信息化的管理方式，传统管理方法漏洞较多，档案内容记录错误或被误改的事件时有发生。某单位退休员工在办理退休手续时发现，档案中的年龄被二十多年前的档案管理人员私自更改，更改原因已不得知，导致其档案记录的出生年月与身份证、户口簿不符，无法按时享受退休社保，经多方协调，仍无能为力，只能推迟退休时间。在此过程中，社保局、派出所、街道办事处、所在工作单位等部门多次协调，都没有找到当初更改年龄的证据和原因，诸如此类由于历史的种种原因导致的关键性错误，后果只能由其本人来承担，甚至会影响一个职工的人生命运。所以人事档案的保管和管理尤为重要，容不得半点马虎。

2 博物馆人事档案管理要求

博物馆人事档案的管理人员要及时了解和掌握人事档案材料的信息，不失时机地将职工个人的人事档案材料收集归档，确保档案等材料不遗失、不损失，保障其安全。归档的人事档案材料要真实规范，对象明确，完整齐全，文字清楚，手续完备。人事档案是每个人原始的第一手资料，是每个单位包括博物馆在内的所有职工最宝贵的个人信息总集，不可复制，一旦错过存档期，就不可重来，是单位每个部门、每个职工相互配合的成果，也正是因为如此，人事档案才能在博物馆中发挥其重要的作用，真正服务于每一位职工。

2.1 人事档案的价值性

按照人事档案的归档范围，对材料进行逐一鉴别，判断是否属于人事档案的范围，有无归档保存的价值，把具有保存价值的人事档案材料按规定归档。人事管理工作人员要和财务、工会等行政部门相互协作，密切配合，协助领导管理层做好人事管理工作，做好职工的劳动合同、社会保险、人事任免、职称评定、离退休等相关工作。

2.2 人事档案的完整性

在鉴定人事档案的完整性的时候，首先要看档案整体内容的完整性，对照人事档案归档的范围，查看有无缺少哪一项，如有缺少，应及时收集补充。其次是查看每一项材料是否完整、齐全，对于不完整的材料同样要及时加以补充。

2.3 人事档案的真实性

所谓人事档案的真实性，就是档案中人事材料的真实性、可靠性，是否如实反映了职工的真实情况。人事档案管理人员在判别归档材料时要做到认真严谨，对人事档案的保管也要严格。人事档案的真实性为科学精准选人用人和从严管理监督干部提供了基础保障和有力的支撑。

2.4 人事档案的私密性

人事档案对于每个人来讲是私密的，保证档案的私密性是人事管理人员的职责，就算当事人查阅，也需要办理相关的查阅手续，他人更是无权私自翻阅。

3 博物馆人事档案管理现状和提升

博物馆的工作人员大多是学术研究类人员，档案管理工作岗位往往被认为是无关紧要，这种误区在学术研究类的单位中似乎长期存在。然而，档案管理与每个人息息相关，无论从事何种职业、何种岗位，没有人事档案的管理，就没有事业的晋升和发展。必须立足于人事档案管理的现状，采纳和借鉴其他优秀的档案管理研究成果，才可以使档案管理工作逐渐走向正规化、科学化的道路。

如今的档案内容越来越完善、全面，然而大多数博物馆的档案管理仍然采用之前的模式，与社会的进步还有一定的差距，内容单一而片面，给领导选拔人才、晋升人才带来了一定的阻碍，对博物馆人才的招聘和对照带来了一定的障碍。那么，如何提升档案内容的管理呢？

3.1 加强档案管理人员的培训

进行定期有效的培训是提升档案管理人员工作效率和工作能力的重要举措。每个人都应在学习的过程中不断进步，职工的进步才能推进集体的进步，才能推动博物馆的发展。

3.2 加强档案管理工作的宣传

很多人认为人事档案管理工作沒那么重要，这是由于该工作宣传的缺失。档案并不只是一张纸而已，它与每个人的一生都息息相关，在工作和生活中有效地约束自身的行为规范，避免违法违纪的行为出现，就可以避免污点进入档案，其警示人们对自身行为进行约束，是工作人员工作调配和惩罚的重要凭证。

3.3 加大对档案管理工作硬件设施的投入

目前博物馆档案管理工作的硬件设施较缺乏，信息化程度较低，内容的归纳不够具体，表述不够精准，积压和丢失的现象依然存在，查阅过程耗时费力，这些都是档案管理工作亟待提升的方面。

4 博物馆人事档案走向信息化

在博物馆人事档案管理实际工作中，一直以来都是以实体为主。而实体档案又存在着一定的缺陷，早期的档案大多都是手写的材料，长时间保存下来，笔迹会变得不清晰，纸张的质量不好，时间久了，翻阅的时候必须小心，否则很容易坏。另外，纸质档案不利于翻阅查找，浪费时间，利用率不高。随着信息化的飞速发展，信息化管理对人事档案管理就变得尤为重要。

信息化建设的目的是充分运用计算机等信息技术方法提高人事档案管理水平和效率。将传统的纸质档案通过扫描、拍摄等方式转换为电子版，对电子版档案进行整理，建立档案数据库和目录数据库，既方便日常工作中随时查找、翻阅，又不会破坏纸质档案。信息化管理还可以保证档案信息的及时更新，保证档案内容的时效性、准确性和真实性。

信息化发展一方面为人事档案信息化提供了先进的技术、方法、手段，另一方面，在信息化条件下进行新型人事档案管理，将成为人事档案信息化建设的重要任务。人事档案管理的信息化发展目前已然形成较完善的软件体系，在博物馆人事档案管理当中，统一信息化管理软件，充分实现人事档案接收、传递、查阅、共享的信息化，不仅方便于人事档案管理，也方便于专业人才的共享。

5 小结

在现代化快速发展的背景下，博物馆人事档案管理也愈来愈现代化、科技化、信息化，档案管理是昨天、今天、明天的桥梁和纽带，关乎每个人的历史与未来。博物馆的人事档案管理工作应在今后的很长一段时间注重发展和改革，切实做好人事管理的自主权，完善适合本单位的人事用人机制，确立更加有效的竞争激励机制，对人事工作的管理不断加强并提高业务水平，落实与时俱进的综合配套设施，探索真正适合博物馆的档案管理制度，才能有效推进博物馆的建设和发展，积极配合完成国家对事业单位人事管理机制的改革。

参考文献

[1]姜之茂.档案人员上岗必读[M].北京：中国档案出版社，2007：2-12.

[2]吴英华.博物馆人事档案管理之浅见[J].黑河学刊，2015（2）：16.

[3]王建新.新时期博物馆人事管理的内涵[J].中国博物馆，1996（6）：27-28.

作者：臧莹 赵茜

博物馆人事档案论文 篇2：

新时期强化机关事业单位干部人事档案管理能力的思考

摘 要：全国机关事业单位工作人员养老保险改革后，机关事业单位职工养老金待遇水平与其人事档案信息的关系更加密切，档案信息的调取与使用更加频繁，对机关事业单位的人事档案规范化、信息化和专业化管理水平提出了更高要求。因此，增强干部人事档案综合管理能力既是职责所在又是时代使命，对推动机关事业单位养老保险改革实施、保障职工养老待遇都具有迫切且重要的现实意义。

关键词：机关事业单位养老保险改革;干部人事档案;档案管理

自国家启动机关事业单位养老保险改革后，全国机关事业单位工作人员养老保险进入社会化管理新时代。本文立足于机关事业单位职工养老保险改革实践，对当前干部人事档案管理现状、存在的问题进行梳理，对增强干部人事档案的综合管理能力提出合理化建议，以期切实推动机关事业单位干部人事档案管理工作提质增效。

一、干部人事档案对推进机关事业单位养老保险改革的重要意义

干部人事档案是伴随职工一生的重要历史记录，具有真实性、完整性、动态性和机密性的特点，是确定职工身份、学历、履历等人生轨迹的重要凭证，也是确定人员工资待遇、社会保险、组织关系等重大事项的可靠依据。国家决定实施机关事业单位养老保险改革后，各级机关事业单位人事部门的首要任务是全面核查干部人事档案，确定参保人员的范围并进行参保登记，对人员身份、出生日期、证件号码、参加工作时间、聘用岗位、退休时间等一系列关键信息逐项核实，为机关事业单位养老保险改革的顺利开展夯实数据基础。

1.机关事业单位养老保险确定参保人员范围的重要凭证

根据《国务院关于机关事业单位工作人员养老保险制度改革的决定》（国发〔2015〕2号）文件要求，本次参加机关养老保险改革的人员必须是“按照公务员法管理的单位、参照公务员法管理的机关（单位）、事业单位及其编制内的工作人员”。因此做好参保人员身份核定工作，明确本单位参保人员范围，是做好机关事业单位养老保险制度改革的首要任务和重要前提。目前机关事业单位特别是事业单位内，出于工作实际需要存在多种用工形式，同一岗位上可能同时存在事业编制、人事代理编制、劳动合同制、劳务派遣等不同身份的职工，而且部分人员存在曾进行身份转换的情况，较难直接确定人员的身份。为保证本次改革成效，最大程度实现人员应保尽保，人事部门对每一份职工人事档案进行仔细核查，根据档案内报到证、派遣证、录用通知书、人员调动通知、招工表等原始凭证核定人员身份，实现对参保登记资格的审慎认定。

2.机关事业单位编制内职工信息数据采集的可靠来源

干部人事档案是由组织人事部门根据档案管理规章制度形成的权威性个人材料，所记载的信息具有极高可信度，能够在信息认定、职工调配、干部任免、薪资待遇、社会保险等重大事项中发挥凭证作用。因此各单位在进行养老保险参保登记时，须以干部人事档案记载的人员姓名、性别、民族、出生日期、证件号码、参工时间、岗位职级、工资缴费基数等各项数据指标为依据，经综合审查无误后准确报送至养老保险经办网络平台。在本次机关事业单位养老保险参保登记和基础数据采集过程中，笔者所在的人事部门对所有职工的干部人事档案进行了逐一核实，为职工参保登记和信息采集、养老保险和职业年金征缴、养老保险关系转移接续等后续工作提供了真实可靠的依据。

3.为机关事业单位退休职工申领养老待遇提供关键数据

退休人员养老待遇核定与发放工作关系着广大中老年群体的切身利益，因此各项待遇核发数据必须以退休人员干部人事档案记载为依据，特别是机关事业单位养老保险改革后，退休人员的养老待遇核定方法增加了更多关键指标、对数据信息的精准程度要求也更高，需根据职工实际工作年限、视同缴费年限、职务职级升降情况及个人账户累计金额等多方面因素进行综合核定，改革后的养老待遇水平与个人工作年限、职务职级、贡献程度等情况相关度极高。因此，只有严格根据其干部人事档案准确核定视同缴费年限、实际缴费年限、实际缴费基数、退休前的职务职级及变化时间等关键信息，将各项信息精确到月，才能切实保障职工“多缴多得、长缴多得”的基本权益，有效维护养老保险改革公平与效率相结合、权利与义务相对应的基本原则。

二、目前干部人事档案管理工作存在的突出问题

新形势下的养老保险制度改革对机关事业单位的人事档案工作提出了更高要求，通过本次人事档案整理和核查的全面检验，发现一些目前突出存在的问题，主要体现在以下几个方面：

1.干部人事档案管理专业人才配备不足

干部人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作，并随着职工奖励、处分、任免、工资、人事调动等情况随时进行档案材料的收集、利用、调取和转移等操作，日常工作強度极大，对管理人员的专业技能、责任心和身体素质都有较高要求。中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》第十六条明确指出：组织人事部门应当明确负责干部人事档案工作的机构，每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员。但目前机关事业单位的组织人事部门人手紧张，无专职档案管理员或人数达不到配备要求的现象较为普遍，通常由本部门其他岗位人员兼任，在专业理论、实操技能和管理精力等方面较专职档案管理员存在一定差距，并因同时负责多项业务而无法专注于档案管理工作，许多档案材料难以及时整理，历史遗存档案归档困难，存在疲于应付、流于形式的现象，影响了干部人事档案管理的质量和工作时效，制约着干部人事档案管理工作向制度化、精细化、信息化方向的进一步发展。

2.退休人员干部人事档案管理相对薄弱

机关事业单位养老保险改革后，个人养老待遇与人事档案信息紧密相连，较为稳定退休人员年度待遇调整机制也使退休人员档案的使用调取更加频繁。以此次改革为契机，各单位对退休人员的人事档案进行了全面彻底的核查，暴露出退休职工干部人事档案存在较多内容不准确、前后记载不一致以及材料缺失等问题。在职人员干部人事档案因职工个人情况经常性的变化而保持较为频繁的维护和整理，而退休人员基本状态较为稳定，干部人事档案的收集及调取率较低，同时因其形成的历史时间较长，早期档案管理不规范，长期存于档案库房深处，使得退休人员干部档案管理长期得不到应有的重视，缺乏及时有效的管理，导致部分档案信息未能及时核实更正。本次退休干部人事档案核查工作对相关信息进行了严谨审慎的核查与认定，为做好退休人员待遇核定和待遇调整工作提供了坚实可靠的数据支撑。未来随着人口老龄化程度不断加速加深，必然会导致越来越多的退休干部和退休人员干部人事档案产生，这就需要单位提高预见性和管理能力，提升对退休人员人事干部档案管理工作的重视程度。

3.人事档案电子信息化程度亟待提升

目前，尽管机关事业单位干部人事档案工作正在尝试档案管理模式的变革，不同程度地开展了档案电子化工作，但受限于使用场地、专业人员、经费支持等多方面因素，相关基础硬件与管理软件配置不到位，干部人事档案电子化的进程较为缓慢、电子档案信息的使用和利用效果不甚理想。同时，因缺乏及时且系统的专业技能培训，不少档案管理者依旧延续传统档案管理模式，仍以手工查阅纸质档案的方式进行信息搜索，不仅费时费力、效率低下，也在一次次搬移、翻阅档案的过程中对纸质载体产生了不可逆转的损害。特别是在机关事业单位养老保险改革后，退休人员由原单位进行服务管理转变为社会化管理、养老待遇调整和查档的工作量显著增加，给日常本就繁重的档案管理工作增加了巨大的负担。因此，唯有通过加快干部人事档案电子化进程，建立健全干部人事档案信息库和管理平台，实现在线收集材料、整理归类、档案调取、转移接收、信息统计等工作，才能最大可能保护好原始纸质档案、提高查阅效率、降低档案管理者的体力劳动强度，也能从技术上实现查阅留痕、档案信息电子备份等功能，使电子信息档案和纸质档案相互印证，从根本上降低纸质档案出入库的损耗、遗失以及在使用过程中产生的人为损害、伪造、涂改等可能性。

三、全面提升干部人事档案综合管理能力的途径

以机关事业单位养老保险改革为契机，站在促进改革总体进程的宏观视野下审视干部人事档案管理工作，对发现的问题进行及时调整，对保障职工个人权益、推动人事档案管理工作意义重大。

1.加强组织领导，构建科学全面的人事档案管理机制

干部人事档案管理工作是一项严肃且意义重大的工作，各级机关事业单位应予以高度重视，根据本单位档案管理工作的特点和人力资源情况，构建针对档案管理工作的具有领导职能和协调管理的组织领导体系，明确人事档案管理工作的关键地位和重要意义，突出档案管理在人员任免、人才引进、干部调配等方面的重要作用。同时，根据《档案法》《干部档案整理工作细则》等政策法规，结合本单位实际对干部人事档案具体经办工作形成更为细致的管理办法，对档案的收集归档、检查审核、交接转递等内容形成明确的工作规范，完善本单位干部人事档案保管保密制度、查阅借阅制度等相关规定。同时，要建立人事档案管理的规范体系，对干部人事档案管理的进程、效果、方法、标准等关键环节进行总体监督把控，建立健全人事档案管理考核机制，对干部人事档案管理的方法、效果、群众满意度等内容进行综合考评，全面推动机关事业单位干部人事档案管理工作提质增效。

2.提高政治站位，增強干部人事档案管理的服务意识

干部人事档案管理是一项对政治素养、专业能力要求极高的工作，干部人事档案是个人成长轨迹的真实记载和原始凭证，不仅对个人成长过程中的成绩与过错如实记录，也保存了许多仅限组织掌握、不可随意公开的信息。因此，干部人事档案管理工作首先要具有良好的政治素养，不断提高政治站位，加强政治能力建设，严格遵守档案保密规定，在思想上和业务能力上始终与组织保持一致。同时，机关事业单位决策者和领导干部应进一步加强对人事干部管理工作的重视程度，肯定干部人事档案管理工作的成绩和价值，激发干部人事管理工作者的工作积极性和职业认同感;通过绩效奖励、考核考评等多种形式发现并树立高质量人事档案管理和服务工作的典型，挖掘干部人事档案管理工作的意义和价值，强化使命担当和服务意识，做到工作主动靠前，服务提速增效，使干部人事档案管理和服务工作让组织放心、让职工安心。

3.重视业务学习，加快干部人事档案管理人才队伍建设

目前，机关事业单位人事档案管理工作的效能和管理质量主要受限于缺乏专业的干部人事档案管理人员，无法有效满足干部人事档案管理日常工作需求，也难以进一步实现干部人事档案管理的长远规划和发展目标。正所谓“千秋基业，人才为本”，要做好新时代的干部人事档案管理工作，离不开一只结构合理、专业素质过硬的人才队伍，各级机关事业单位应立足于本单位实际，结合人事档案管理工作实际要求，对本单位已有人事档案管理人员进行科学、全面的系统培训，进一步增强政治理论水平、专业素养和业务综合技能，强化保密意识和服务意识;重视档案管理基层人员队伍建设，通过完善选人用人、人才培养及人才激励等机制，为基层档案管理人员的职业发展和个人价值实现提供良好平台;同时，通过公开招聘和高层次人才引进等渠道，对高层次、复合型档案管理专业人才进行定向吸纳，改善人才短缺的现状、优化档案人才队伍结构，为人事档案管理创新与发展提供强有力的人才支持。

4.提升软硬件条件，推进干部人事档案管理的信息化进程

目前，计算机技术和数字存储技术已较为成熟，广泛应用于社会生活各个方面，各机关事业单位也不同程度实现了电子化办公并建立本级单位的电子政务办公平台。干部人事档案管理工作也应顺应时代发展需要，逐步由纸质档案管理向纸质载体和数字档案资源相结合的管理模式转变，建立健全干部人事档案综合管理系统，促进干部人事档案信息资源的妥善保存和高效合理利用。一方面机关事业单位要集中对所藏干部人事档案进行清库盘查，对所负责的档案数量及未归档历史散材料进行登记，对档案保管和信息化工作场地进行安全隐患全面排查，按要求配备安全监控及消防设施，确保档案电子化的过程稳妥安全、万无一失。另一方面需增强干部人事档案管理员对档案信息化建设的认识和实操水平，掌握档案信息化的工作方法、工作流程及特点，时刻保持安全保密意识，确保在档案电子信息化过程中档案信息的利用、存储过程安全可靠，保障电子信息化过程中程序规范、操作合规、利用合理。在新形势下合理利用信息化技术开展人事档案管理工作，有助于更加高效优质开展档案管理工作，为机关事业单位提供更加全面、科学、具体的人才档案信息服务和管理工作，推动机关事业单位干部人事档案管理工作在新时期的全面发展与持续进步。

四、结语

各级机关事业单位人事管理部门应进一步提升对档案管理工作的认识和重视程度，对档案管理工作出现的问题进行及时思考，采取科学、全面、完善、系统措施，建立健全干部人事档案管理机制，增强干部人事档案管理的专业人才队伍建设，完善退休人员干部人事档案管理规范，积极推进档案管理信息化进程，不断强化干部人事档案管理人员的专业水平，切实增强机关事业单位人事档案的综合管理能力，为新形势下机关事业单位人事档案管理创新提供坚实的支持和保障。

参考文献：

[1]胡 彬.探讨事业单位人力资源管理工作的信息化建设[J].纳税，2020

[2]郭文芳.浅谈退休干部人事档案的开发利用[J].兰台内外，2020

[3]黄 红.新形势下高校人事档案工作探析——基于机关事业单位养老保险制度改革[J].劳动保障世界，2019

[4]程 力. 浅谈新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J]. 才智，2016

[5]王 静. 浅谈做好事业单位人事档案管理工作的几点思考[J]. 办公室业务，2014

（作者单位：故宫博物院人事处）

作者简介：傅芳周（1989—），女，汉族，内蒙古包头人，硕士研究生，目前就职于故宫博物院人事处，馆员，研究方向为博物馆人力资源管理。

作者：傅芳周

博物馆人事档案论文 篇3：

人事档案整理中档案号编号方法的探讨

摘 要：随着人事档案管理现代化不断提高，人事档案号的编制方法亦在实践中不断与时俱进地适应时代变化，与之相适应，更好地服务于人事档案管理工作。人事档案工号编号方法为人事信息系统的初始化提供了提供基础数据，为教学、科研、管理、后勤等各项工作提供参考依据。

关键词：人事档案整理;档案号;编号方法

干部人事档案日常管理主要包括档案建立、接收、保管、转递、信息化、统计和保密，档案材料的收集、鉴别、整理和归档等。档案号编制是众多管理环节的重要基础环节，是档案管理科学化、规范化的重要基础。随着人事档案管理现代化不断提高，人事档案号的编制方法亦在实践中不断与时俱进地适应时代变化，与之相适应，更好地服务于人事档案管理工作。人事档案号的编号方法在实际工作中经历了磨炼，二到三种方法在不同归档材料中交错使用，日积月累的积累了一些经验，探讨一套适合本单位人事档案号的编号方法。

一、人事档号编号方法实践初期

90年代中期，计算机还不普及，工作人员的计算机操作水平不高或不懂操作，人事档案号的编号工作都是手工编号和查找，每新建立一卷干部职工档案，就在档案号登记本编一个流水号，作为这名干部职工在单位的唯一人事档案号码。干部职工在单位成长过程中形成的历史记录材料，如履历类材料、考核鉴定类材料、学历学位、专业技术职务（职称）、党、团类材料、工资、任免、出国和会议代表类材料等。在以上每一份材料收集回来归档时，编上一个号码，每一份材料就能对号入座放进干部职工的档案里。这是档案流水编号法，此种方法可以使档案在档案架或柜排放的稳定，不用经常挪动位置，减少档案损坏、错放。但随着单位干部职工人员增多，超过一百人以上，流水编号方法检索慢、工作量大的缺点就暴露出来。

二、人事档号编号方法实践中期

进入90年代后期，档案工作人员计算机操作水平的提高，以及一些人事管理软件的开发利用。流水号编号从纸质手工的编号到用办公软件记录，档案材料归档时用计算机检索能快速查找，提高工作效率，节省时间，多份档案材料收集集中归档，减少档案归档次数。当由肇庆市计划生育局申报立项，委托珠海玛克科技有限公司开发的计划生育信息管理系统，在肇庆市市直机关事业单位从2008年开始应用。计划生育信息管理系统录入每个干部职工的个人基本信息、配偶情况、子女情况等。此软件在应用的过程中，发现每个干部职工的编号沿用干部职工的工号作为计生档案资料编号，减少一人多号。以利用工号作为计生档案纸质材料的编号，给计生档案材料的收集、整理、归档带来了便利，计生档案查阅时检索快捷、准确，便于利用，提高管理水平和开发利用频率。计生档案材料用工号作为编号的方法使档案工作的管理水平提高了一个新高度。档案材料的编号扩散到工资表、考核表、职称表、聘用表等用工号编号，有些材料在干部职工手中时可以自写编号，大大提高了编号的效率，减少了档案工作人员的工作量。

三、人事档案号编号方法实践转折提升期

单位人员类型分编制内和编制外，编制内人员的人事档案在单位妥善保管，有严格的管理制度，编制外人员以散件形式零星的摆放着，利用时难查找、费时，管理不科学。针对此情况，结合计划生育信息管理系统计生档案工号作为档案材料编号的方法，决定建立编外人员人事档案卷宗，用工号作为在单位形成人事档案卷宗的编号。工号是在单位工作人员管理中赋予每一位工作人员一个号码，工号的构成是先由三位数开始编号，001、002……流水编号法。此号码表示该工作人员在单位工作期间唯一的号码，工号具备唯一性，不论是新增人员，还是辞职、调动、退休等减员人员的号码不重复使用。辞职、调动人员办理离开手续后，工号同时废除;退休人员办理退休手续，其人事档案转入退休档案库，工号在退休档案库中继续使用，从在职人员中删除。沿用计算机中电子表格建立的编外人员的基本信息，形成了一个数据库，并以此作为检索工具。收集、整理齐全编外人员人事档案材料，编写档案袋并编号，将人事档案材料归档，编外人员人事档案库建立起来。大大提高了编外人员人事档案利用效率，提升了人事档案的整体管理水平。

编内人员还在沿用原有的档案号，怎样与工号整合与过渡，原有档案号与工号的整合过程先做计划方案。第一步，整理编内人员人事档案库的卷宗，编制好每一卷人事档案目录标签，标签内有工号和原有档案号;第二步，按原有档案号顺序贴好档案标签;第二步，按工號顺序抽取档案卷宗摆放;第四步，按工号顺序上架，整理好档案库，并每个档案库编好工号序号目录标签。整合完毕过渡工号一次编号，对新进编制内人员停止原有档案号的编号，人事档案建立用该工作人员工号作为档案号。这样实现了人事管理的资源共享，实行人事档案编号采用工号，人事档案管理的查借阅、归档、转递环节工作效率、速度提高，人事档案管理科学化、信息化得到大大提高。

编制内外人员人事档案的档案号用工号，劳务派遣人员的人事档案编号也可以参照工号方法。对劳务派遣人员工号进行编号方法改革，原工号用流水号单一数字编号，为与单位正式员工的工号区分，在流水号前加英文大写L，L0001、L0002……的编号方法。每一劳务派遣人员的姓名建立一个人事档案卷宗，形成的各类材料收集、分类、编号、整理和归档。这样解决了劳务派遣人员人事档案缺乏科学化、规范化管理的问题，又维护了个人隐私材料以及人事档案的保密性。工号作为用人单位和劳务派遣公司对劳务派遣人员管理的一个符号，两单位之间人事档案材料接收、转递和统计，查阅利用可以用同一号，提高工作效率。

2013年12月31日，国家卫生计生委等七部门联合出台了《关于建立住院医师规范化培训制度的指导意见》，要求到2015年，各省（区、市）须全面启动住院医师规范化培训工作。医院开展住院医师规范化培训，培训人数遂年递增，此类人员的人事档案管理是一项新增管理工作，培训人员人事档案编号参照工号方法。对培训人员编制工号，以流水号编号为基础，在流水号前加英文大写G，G0001、G0002……的编号方法，每一劳务派遣人员的姓名建立一个人事档案卷宗。培训人员3至5年内在规培医院形成的各类人事档案材料通过收集整理归档，作为在医院规培期间教育培养、职称晋升聘任、考核、录用等提供依据。

四、人事档案号工号编号方法综合利用

人事档案号工号编号方法在人事档案管理部门的运用是颇有成效。将此方法扩展到其他部门。如在医院人事以外部门，科教部门职责管理在职人员科研、继续教育、带教等，工号一号多用，凡是在职人员的档案材料收集时，员工自报工号，可以立即编号;按工号顺序排好，可以分类移交到单位内归口科室归档保管。办公室综合档案室保管在职人员专业技术档案，专业技术档案保管了员工的专业人员年度考核表、科研材料、职称晋升材料、发表论文以及继续教育等，以工号作为档案号，在向各类材料形成部门收集时，按工号完成材料编号，节省了综合档案室工作人员编写编号的时间，缩短归档时间，提高工作效率。医院病案信息部门职责管理医院病案，医疗信息系统以工号作为每一名医生的用户帐号，方便医生记忆和行政管理监督，病案信息部门以工号实行病案质控全过程管理，避免姓名相同出现病案质控张冠李戴的现象。后勤部门在派发员工饭卡等福利时，利用工号作为记录每一位员工饭卡编号，节省独自编号时间，提高管理质量和效率。医院党办部门管理医德医风档案以工号为档案编号，每年医德考核表由员工个人填写工号，减少党办工作人员编写工号的时间。医院财务部门管理在职人员养老保险手册以工号为手册编号，方便查阅利用时查找。人事档案号工号编号方法延伸扩展应用，达到了一种号码最大限度的资源共享。

五、结束语

2018年11月20日起施行的《干部人事档案工作条例》第二十条要求， 组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当按照国家相关标准和要求，加强档案信息资源的规划、建设、信息开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。人事档案工号编号方法为人事信息系统的初始化提供了基础数据，为教学、科研、管理、后勤等各项工作提供参考依据。

参考文献：

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（作者单位：肇庆市第二人民医院）

作者简介：刘金凤（1975-），女，大专，档案馆员，研究方向：档案管理。

作者：刘金凤