浅谈高专院校实设处文档资料的管理

2022-09-11

高专院校实验室与设备管理处在日常实验室和资产管理工作过程中形成的文档资料, 是对该校进行教学工作评估、实验室建设绩效考评和实验教学质量评价等评估性工作的重要依据, 也是相关职能部门顺利开展各方面工作的重要基础条件。运用科学的方法对文档资料进行管理, 对提高资产管理工作水平, 提高实验教学质量和推动实验室建设工作的发展有着十分重要的作用。

1 目前高专院校实验室与设备管理处文档资料管理存在的问题

1.1 文档资料管理工作未得到应有的重视

高专院校的实验室与设备管理处的管理职能基本一致, 例如我校实设处就承担着本校实验室建设规划的制定, 实验室建设项目的申报、立项、建设验收, 实验室工作人员队伍的建设, 仪器设备的验收、建账、建卡, 对全校仪器设备现状、增减变动的清查、登记、统计报表及日常管理等工作。以上各项工作均会产生大量的文档资料, 由于校舍条件和人员编制的限制, 高专院校的实验室与设备管理处往往没有专门的档案室和专职文档资料管理人员, 相关文档资料管理工作一般由部门工作人员附带完成。校分管领导和部门领导也常因忙于其它各项繁重的工作, 而未能足够重视文档资料管理工作。

1.2 文档资料管理无序, 缺乏具体文档资料管理条例

部分高专院校对实验室管理职能部门文档资料建设不够重视, 不仅会导致管理人员不固定, 管理机制不健全, 也会使得文档资料管理呈一种无序状态, 没有将管理工作看成一个有计划、运行、完善各个步骤的完整的体系。还有一些高专院校的实验室与设备管理处没有成文的文档资料管理办法或条例, 使得文档资料管理工作随意性较大, 导致一些实验室建设过程中的论证、采购、验收记录资料不全。

1.3 文档资料管理方法不科学, 管理水平落后

一般而言, 文档资料的管理采取的是直线式单一层面的管理, 即没有按照本部门所在的行政职能层级对自己整理归档的材料加以区分。这类管理方式在上级部门需要调用有关资料或者相关实验室申请调用文档资料时会切断原有的直线式文档资料系统, 在实际工作中会导致相关文档资料无法及时上交, 使工作效率受到影响。在实验室建设管理过程中, 实验室与设备管理部门经常要面对校内相关检查工作和上级教育主管部门、财政部门的评估工作。不同部门的检查评估指标体系往往各有不同, 每当面临评估检查工作, 常会按照不同评估指标从实验室与设备管理部门抽取所需的文档资料, 从而打乱单一层面管理的原有秩序。而评估完成后对原有文档资料体系的重建, 又是一项繁重的工作。

2 有效改善高专院校实验室与设备管理处文档资料管理工作的对策和措施

2.1 改善高专院校实验室与设备管理处文档资料管理工作的对策

2.1.1 提高认识, 加强领导, 重视文档资料管理工作

要做好文档资料管理工作, 首先必须在思想上重视它。实验室建设过程中的申报书、论证报告、设备采购招标文件、评标记录、设备采购合同、仪器设备验收报告等是实验室建设各项工作的重要历史记录, 是实验室建设项目组成员、项目论证专家、评标专家及相关工作人员的智慧结晶, 也是综合资源储备的一种形式, 具有重要的参考价值。要通过宣传、教育、交流等方式, 让包括领导在内的工作人员重视文档资料管理工作, 自上而下提高对文档资料管理工作的认识。

2.1.2 完善文档资料管理工作制度

建立并完善文档资料管理制度也是做好文档资料管理工作的重要前提。高专院校实设处文档资料管理工作具有其自身特色, 作为实验室、仪器设备的综合管理部门, 各项工作纷繁芜杂, 若无具体制度约束, 会使工作的随意性增加, 破坏文档资料管理体系的统一性和规范性。在相关制度中, 可以对文档资料管理责任人、具体工作职责、收集归档的材料范围、收集的时间、分类方式、存放要求等做出规定, 使文档资料管理工作有章可循。部门工作人员在日常工作中必须严格按照制度办事, 其他相关人员也可依照此制度监督文档资料管理工作的开展。

2.1.3 运用科学合理的系统化分层式管理方法

所谓系统化分层式管理方法, 即将文档资料管理工作视作一个多层次的统一体系, 在部门工作职责主线的引导下, 按照不同的分类方式或检查评估指标要求分成多个层次。以仪器设备等资产管理职责为例:部分院校定期开展校内资产自查、核对工作, 省一级财政主管部门对下属各行政事业单位定期开展资产清查工作和省属高校实验室绩效考评工作, 国家教育部每年要求高专院校上报教学科研仪器设备表、教学科研仪器设备增减变动情况表、贵重仪器设备表、高等学校实验室综合信息表等基础报表, 还有近两年来开展的人才培养状态数据采集工作等一系列不同层次的统计、评估工作均有各不相同的归档标准, 如采取单一标准的归档方式, 则每次迎接检查评估必定会手忙脚乱。按照系统化分层式管理方法, 实行分类管理, 能有效地改善文档资料管理工作。

2.2 改善高专院校实验室与设备管理处文档资料管理工作的具体措施

在日常工作中, 对各类不同文档资料的管理应采取有针对性的具体措施。

2.2.1 实验室建设文档资料管理

按照实验室建设的步骤, 需妥善管理的文档资料主要有:国家教育部、省教育厅等各级教育行政部门的相关法规、规章和下发文件, 实验室的发展规划、建设计划, 校内教学系、部的实验室建设项目申报材料、论证报告, 实验室建立、合并、调整、撤消、改造等文件, 实验室仪器设备招投标相关资料, 仪器设备采购合同, 校内设备验收报告, 实验室建设中期汇报材料和实验室建设完成报告材料等。对于上述材料, 可采取建设过程中整理, 建设完成后汇总, 按迎评层面、同级院校交流层面及校内其他部门、实验室参考借鉴层面分类归纳装订的办法管理。所有材料的原件装订成册后应交由校档案室存档保管, 因为校档案室一般具备本校一流的保存档案条件, 在迎接相关评估检查需要出示原件时, 再向档案室调取资料。实验室与设备管理处保存全套资料的复印件, 作日常备查和参考使用。

2.2.2 实验室管理文档资料

实验室管理的文档资料主要包括实验室日常管理使用情况记录, 实验室环境与安全情况记录, 实验室改造记录, 实验室使用记录, 危险品、易燃易爆、剧毒腐蚀化学药品领用记录, 实验室历年工作计划、工作总结, 实验室管理相关规章制度, 学生实验守则, 仪器设备使用、管理办法等。此类文档资料主要作用在于对实验室日常运行的监督、评价和对实验室工作人员的考核, 也是实验室建设绩效考评的重要依据。对于实验室管理的原始资料, 应由相关实验室专职管理人员负责妥善管理保存, 实验室与设备管理处定期进行检查, 并对重要资料制作副本, 存档备查。

2.2.3 仪器设备账、卡、物资料管理

随着高等教育投入的不断增加, 高专院校实验室的仪器设备价值大幅上涨, 许多高专院校的仪器设备总值达数千万元乃至上亿元。作为国有资产, 必须严格按照相关制度进行管理。仪器设备管理最基本的要求就是账、卡、物一致。仪器设备账目包括仪器设备总账、仪器设备分类明细账、仪器设备增减变动情况表等。仪器设备账目资料由实验室与设备管理处负责管理, 按年度或学期与实验室进行核对、清查。绝大多数高校都已采取专门的固定资产管理软件对仪器设备账目进行管理, 提高了管理工作的效率, 并能快捷地提供各类资料和数据。卡是指固定资产卡片, 每一台仪器设备都有其对应的资产卡片, 一般一式两份, 由实设处和仪器设备使用部门分别留存。固定资产卡片是仪器设备进校时的原始凭证, 也是仪器设备流转的记录工具, 虽然增加了一定的工作量, 但其存在的意义不可忽视。物的资料则是指仪器设备的说明书、合格证、保修说明、维修记录等材料, 为仪器设备的正常运行提供有力的保证。物的资料需与设备一同由实验室统一进行保管。

3 结语

改进文档资料管理方法并非一项简单的工作, 却是提高实验室与设备管理部门管理水平的捷径。在新的发展形势下, 要给予文档资料管理工作充分的重视, 结合高专院校自身的实际情况, 用科学的方法和现代化的手段对实验室与设备管理处的文档资料进行管理, 使文档资料管理工作规范化、系统化、效率化, 更好地为学校的教学、科研、管理、建设服务。

摘要：文章简述了高专院校实验室与设备管理处文档资料管理工作的意义, 分析了目前高专院校实验室与设备管理处文档资料管理方面存在的问题, 并对有效改善文档资料管理的措施进行了探讨。

关键词：高专院校,文档资料,管理