浅谈工程资料的管理

2022-09-11

工程施工档案资料是建筑施工技术工作的重要组成部分, 是对工程进行检查、维修、管理、改建和扩建的基本依据, 也是工程建设及竣工验收的必备条件。施工资料管理重在过程管理, 作为资料员要明确自己的职责范围、技术资料的内容、资料的收集与归档管理、竣工资料的整理及装订。下面就这方面的问题, 作简单的阐述。

1 资料员的职责

工程资料越来越受到建设领域的高度重视, 因为它是建筑物在设计、施工过程中的全记录, 是保证施工质量的重要组成部分。资料员应认真学习和掌握各有关施工规范、规程、标准以及行业主管部门颁布的文件、规定, 熟悉全国质量验收记录表的格式与填写要求。在资料收集、整理工作中, 应该特别强调的是严谨闭合, 实事求是, 对重要的技术资料应保密, 对工程资料有查阅和分配权。

2 施工资料的内容划分

施工资料内容主要包括:施工管理资料、施工技术资料、施工物资资料、施工测量记录、施工试验及记录、施工验收资料及质量评定资料。其中施工技术资料是工程档案形成的重要保证。

工程技术资料应按照资料类别进行分类和组卷, 施工技术资料包括:工程技术文件报审表、技术管理资料、技术交底记录、施工组织设计、施工方案、设计变更文件、图纸审查记录、设计交底记录及设计变更、洽商记录等。

工程技术文件报审表主要是指《建设工程监理规范》GB50319-2000中规定的施工单位向项目监理机构报送的技术文件资料、隐蔽验收、材料/构配件时所使用的规范性表格, 由施工单位填写, 报审表统一格式、编号, 工程项目实施中的施工单位用表主要用A类表, A类表内容主要包括工程开工/复工、施工组织设计/方案、质量保证资料、工程款支付申请、材料/构配件、工程竣工验收等表式, 规范了表格, 对建设领域标准化、规范化的促进有很重要的价值意义。

技术管理文件是工程建设所不可缺少的, 是指导项目实施的指导性资料, 项目开工必须配备收集与该项目有关的标准、图集, 它是工程技术、质量、安全管理的重要依据。

工程技术交底是指导分部、分项工程具体实施的依据, 技术交底宜求通俗易懂, 主要控制点、施工方法要写清楚, 是施工中重要性文件资料。

施工组织设计的作用是实现基本建设计划和设计要求, 衡量设计方案施工的可能性和经济合理性、为及时做好各项施工准备工作提供依据, 保证劳动力和各种物资的供应和使用、协调在施工中各施工单位、各工种之间、各种资源之间以及空间布置与时间之间的合理关系, 以保证施工的顺利进行、为建筑施工中的技术、质量、安全生产、文明施工等各项工作提供切实可行的保证措施。施工组织设计与方案是工程档案的重要组成部分, 是工程施工过程中关键指导文件, 施工组织设计应有编制人、审批人签字和主管部门盖章。施工组织设计要编制及时, 审批技术, 真正起到指导现场施工的作用。资料员在审批、发放后, 原则上应至少留出2份原件作为工程档案保存, 施工组织设计的保存应按工程类别、专业分类管理, 重要的技术内容应注意保密。施工组织设计是施工企业管理水平、技术指导、质量控制等综合能力的体现。

设计变更、会审记录、工程洽商单同样是工程施工的语言资料, 是施工单位与设计、监理、业主等各方对工程技术达成一致的综合体现。也是工程施工图预算、工程决算的重要组成部分。所以资料员要及时保存, 分类编号。

对工程资料严禁涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等, 资料员在收集、保管时, 加强管理;施工技术资料实行技术负责人负责制, 逐级建立健全施工资料管理岗位负责制。

3 图纸作为工程语言, 应统一管理、规范归档

施工图以及与施工图有关的其他设计文件, 如地质勘探报告、设计变更通知单、图纸自审和会审记录、工程变更洽商单等是工程施工的重要依据。在施工过程中一定要作为重点认真管理。

3.1 图纸资料的接收和发放

资料员在接收图纸资料时, 应当场核对图号或编号、图名或资料名称、份数和每份张数, 核对无误后方可签收。收下图纸资料后, 应先交技术部门负责人审阅和确定发放对象。审阅中如发现与所承包的工程项目无关的图纸资料时, 应及时将其送回。如无问题要在台帐上按规定进行登记, 标明图纸收发日期;按确定的发放范围填写图纸资料交接清单, 经技术部门负责人签发后及时进行图纸资料的发放。图纸资料交接清单一式二份, 一份随资料交收件单位, 一份资料员保存备查。图纸如是复制资料, 尤其是局部复印且未复制到图签部位时, 资料员应在复制图纸的适当部位注上图号和图名。

3.2 图纸资料保管和使用

资料员在图纸资料收到后的5个工作日内完成台帐登记。台帐按单位 (子单位) 工程分别建立, 每个单位 (子单位) 工程的台帐按专业分类, 同专业图纸的台帐按图号顺序由小到大排列。应将每套图纸单独装袋, 并在图纸袋正面和脊背上注明图号、图名和图纸张数, 如一套图纸分装几袋时, 还应在每袋上注明第几袋、共几袋和本袋图纸的图号顺序号范围。使用过程中图纸袋破损时, 资料员应及时更换。项目经理部内部人员需使用图纸资料时, 可随时从资料员处领取, 资料员可自行予以记录。图纸使用人应注意保持图纸整洁, 用完后将图纸按图号顺序排列后再装入原袋。暂时不用的图纸资料应归还资料员保存, 资料员应对归还的图纸资料进行清点。图纸资料除非有富余, 一般不外借。确需外借时, 应由借阅人提出借条, 借条应写明所借资料的图号或编号、名称、张数和需借阅的天数, 经技术部门负责人批准后方可外借。作为竣工图的图纸资料应单独保存, 一般不应使用。确需使用时, 应经技术部门负责人批准。

4 资料的存放、检索与管理

工程资料按时间顺序进行存放, 所有资料形成后, 应由资料员统一归档保管, 资料员应对上交资料进行检查, 保证资料的准确无误, 资料归档后由资料员按照要求进行分类组卷, 并编制目录以便查阅。资料员应对归档的资料负责, 确保其不被破坏、修改及遗失。资料员要建立借阅记录, 并负责向借阅人要回所借资料。项目技术负责人应定期对归档资料进行检查, 确保资料与工程同步进行。资料员要定期对各部门资料归档情况进行检查, 并将检查情况以书面形式通报项目各部门, 同时报送项目技术负责人, 对不符合要求的提出整改要求, 限令整改日期, 进行复查。