高职高专院校档案信息化论文

【摘要】高职高专院校图书馆档案是图书馆工作中的一个重要组成部分，对图书馆的发展具有重要作用。本文就目前高职高专院校图书馆档案管理工作中存在的问题及解决的对策做了简要论述。目的是认识到目前的问题，进而强化图书馆工作人员的档案意识，做好图书馆档案管理工作。下面是小编为大家整理的《高职高专院校档案信息化论文(精选3篇)》，希望对大家有所帮助。

高职高专院校档案信息化论文 篇1：

高职高专院校科研档案规范化管理探究

摘要：随着高职高专院校教育教学改革和内涵发展的不断深入，对科研工作提出了更高要求，科研档案管理工作中存在的问题也越来越显现出来。本文从高职高专院校科研档案管理的现状出发，分析了科研档案管理中存在的问题，同时提出了提高科研档案管理工作水平的相应解决方法。

关键词：高职高专院校  科研档案  管理

科学研究是高校的四大基本职能之一，科研档案是一种重要的科学信息资源，是科研成果的直接载体。科研档案工作在整个高校档案工作中占据着极为重要的位置。高职高专院校的办学特色是产教融合、产学研结合，要求专业建设与产业发展相融合、课程与技能相融合、办学与区域经济社会发展相融合。而科研档案则直接反映了高职高专院校的办学特色与研究成果的推广，是高职高专院校科研成果与职业教育科学发展的历史见证，是高职高专院校宝贵的文化资源，因此科研档案的规范化管理和有效利用值得高度重视。

1   高职高专院校科研档案的内涵

科研档案是由科研材料转化而来，客观地记录了既往的科研历史情况，是高职高专院校不同时期科研水平的反映和凭证。保存科研档案，就是保存高职高专院校科研发展的历史，保存不同时期研究者的研究成果。建立科研档案在高职高专院校建设中可起到促进科学研究、总结经验和技术交流等多方面的作用。

1.1   科研档案是尊重知识的直接体现

科研档案是高职高专院校尊重知识、尊重人才的具体体现。把教师的科研成果作为高职高专院校的历史财富保存起来，这体现了高职高专院校对教师的关怀，同时也让教师感到自身劳动成果被重视，有自我价值的认同感和成就感，能更充分地调动教师的积极性，激发他们的创造热情。

1.2   科研档案是知识储备的手段

科研档案是高职高专院校科研经验的积累，是进行科技储备的手段。科研档案数量和质量，是高职高专院校整体科研能力、可持续发展能力反映的标志。

1.3   科研档案也是科研活动的凭证

单位或个人申报科研成果、申请科研奖励时，有关人员进行考核评定、评选先进、专业技术职称的评定晋级时，科研档案都能提供完整可靠的事实依据，发挥查考和凭证作用。

2   高职高专院校科研档案管理现状分析

高职高专院校大多是由中职学校升格，或由其他成人类高校转制而来的，办学历史短，基础较为薄弱，普遍存在以下问题：

2.1   科研人员归档意识淡薄

目前，高职高专院校老师普遍存在“重教学轻科研”现象。即使有科研项目的老师，其科研档案意识也是比较淡薄的，科研人员对科研档案的重要性没有足够的认识，大多数老师认为自己科研成果就是个人私有财产，一些珍贵资料，如贵重图片、获奖文件、专利证书、论文著作等材料不愿上交或推迟上交;甚至一部分老师把自己的科研成果视为申报是专业职务职称所用的，不愿意将原件归档。因此，很多时候收集起来的科研档案不完整、不稳定，也是直接影响了科研档案的内在质量。

2.2   档案管理制度和制约手段缺乏

高职高专院校有其区别于普通高校的特色，而科研档案管理大多沿用普通高校档案管理办法执行，缺乏相应的科研档案管理实施细则，导致科研的归档要求不明确，归档工作难以顺利进行。特别是核心部分技术内容和研制阶段的材料很难保证完整性。归根结底，主要是没有相应的制约手段和管理措施，缺乏相应的制度和办法。

2.3   科研档案本身质量不高

科研档案收集整理难、 质量差。由于科研档案形成周期不一， 短则几个月长则几年，工作人员必须对其加以收集和整理。实际工作中，科研管理部门只能要求负责人把他们的项目相关材料归纳完整、上交齐全，但负责人在上交过程中交与不交无法控制，档案管理人员只能在口头上做一些说明、解释，而不能硬性要求。归档的科研项目材料中，往往都残缺不全，质量较低。有的项目只有科研项目立项批文，没有立项合同;有的科研项目只有申请材料，而没有成果鉴定材料，尤其缺少核心部分技术内容和研制阶段的材料。这种低质量的科研档案，反映不了科研项目的全部信息，会使科研档案的真实性、科学性大打折扣，影响了科研档案的开发利用。

2.4   科研档案管理基础薄弱

高职高专院校科研档案管理基本没有专职管理人员，多是兼职档案管理人员，他们没受过档案工作相关内容的培训，对科研档案的收集、鉴定、分类、编目及归档等业务生疏，对档案缺乏规范性管理，严重影响了档案管理的质量和效率。近年来，由于各类科研项目增多，每年申报、获准、验收的项目数量加大，归档工作任务繁重，这也给科研资料归档增加了很大的工作量。科研档案人员创新意识差、能力弱，导致缺少创造性的思维意识和能力，直接影响着档案管理手段的创新，致使难以适应档案信息资源的开发需要。

2.5   管理服务意识较差

一些院校现在虽然形成了相对较为完备的科研档案资料库，但其信息化程度和市场服务意识还相当薄弱。当今时代，信息技术得到了广泛应用，从某种意义上信息技术已改变了我们传统的生活习惯，档案管理也应利用信息化手段。但实际上，绝大部分高职高专院校仍然沿用传统的人工管理模式，只对科研资料进行简单的搜集、整理和归档保存。同时，更不注重科研档案的利用和社会经济效益发挥，很多时候认为开展科研档案管理的目的就是应付上级检查，或者为科研工作者申报职称之用。当然，科研成果的后期转化过程更谈不上有科研人员参与了，因此科研档案无法重新编研或进行深加工，导致无法进一步发挥其科研价值和服务社会功能。

3   加强高职高专院校科研档案管理工作的有效措施

3.1   强化档案意识和责任感

一方面，要强化科研人员的档案意识。要使科研档案管理真正做到促进科研活动的开展，就必须强化科研人员对科研档案重要性的认识，普及档案就是财富的理念，要采取多渠道、多形式广泛学习贯彻《档案法》、《高等学校档案管理办法》，明确科研档案不是自己的私有财产，它是科研活动的真实记录，体现科研人员的劳动价值。因为科研人员既是高职高专院校科研档案建立的主体，也是科研档案利用的最大群体，每一个科研人员都应该做好科研材料的积累和整理移交工作，积极主动配合档案部门做好归档工作。他们能否按时、完整地提交科研档案，关系档案管理工作的好坏。另一方面，要增强档案人员的责任感。档案的完善靠的是日积月累，靠的是档案人员的事业心和责任感。对于不负责而时时处处被动工作的基层档案人员来说，可能长年累月觉得没有一份档案值得收藏;而对于有心人来说，则是处处皆档案，大到一个方案、研讨会，小到一份通知、一份传真、一张照片，都有收藏价值。

3.2   完善科研档案管理制度

制定并完善科研档案管理的制度和办法，建立相应的制约手段和监督机制。科研档案管理只有通过实践的积累、研究的拓展，才能在一个较高层面上架构科研档案管理体系，并且在实践不断加以完善与提高。研究、制定行之有效的科研档案管理（包含形成、归档、利用等）制度，进一步明确和理顺档案管理部门、科研管理机构与科研工作人员之间的关系，其目的在于形成一个相互制约、相互联系、相互渗透的整体，明确在科研档案形成过程中各自的职责，同时要对科研档案收集、整理、保管、鉴定、利用等做出详细而具体的规定，实行责任追究，确保科研档案的整体质量。需要对档案内容进行系统梳理，优化其结构，将电子文档、图片、光盘、荣誉证书（奖杯、奖状）等形式的原始材料作为档案收集整理管理的重点。具体来说，承担项目的主体部门要以既定的工作程序，确保科研项目材料的完整准确性和系统化。各个阶段的内容具体应该包括以下几个方面，科研准备阶段，包含的材料有：科研项目审批文件、任务书、调研报告、开题报告、方案论证和实施协议书等相关材料;研究实施阶段，包含的材料有：各种重要原始记录、实验报告、计算资料、专利申请的有关文件资料;总结、鉴定、验收阶段，包含的材料有：科研工作总结、科研成果、论文专著等技术鉴定材料、成果申报奖励及推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。以上这些文件材料均要按照相应规范进行归档，形成科研项目结题档案。

3.3   加强队伍建设，提高人员素质

科研档案管理要求，要具有较强的综合能力，不但要求管理人员具备一定的专业知识领域和较宽泛的知识面，要熟悉相关的政策方针和管理制度，具有较强的综合分析问题的能力，还要求管理人员具有创新思维，因此科研档案管理人员队伍建设的建设也具有较强的现实意义。高职高专院校一方面要不断地通过多种渠道和广泛途径对科研档案管理人员进行针对性的培训和指导，促使他们的业务水平不断提高。另一方面，科研档案管理人员要树立正确的价值观和良好的职业道德，刻苦钻研，主动学习，不断优化自身的专业知识结构和档案管理能力，以较为系统的现代管理学知识武装自己，提高自身的业务素质和管理水平。

3.4   加快科研档案信息化建设和成果有效利用

目前，大多数高职高专院校均已建成校园数字网络系统，教育信息化革命正悄悄来临，将在很大程度上改变学校的教学、科研和管理模式，将促使科研管理模式逐步向数字信息化转型。因此，现代科研档案管理除了传统管理模式的沿用之外，更要注重档案资源的再利用，以及如何将科研成果有效转化成实际的经济效益。这就迫切需要学习信息知识，运用信息技术手段对科研档案进行有效管理，将高职高专院校信息化建设与科研档案管理有机结合起来，实现科研档案管理的信息化，来适应信息化社会对档案管理人员的要求。此外，档案管理工作人员在日常工作中还要特别注意掌握各种新形势下的信息资源，为高职高专院校科研档案有针对性地开展工作创造有利条件，给予其足够的技术支持，从而实现科研成果向经济效益的转化。

3.5   重视知识产权的保护

高职高专院校科研档案信息的管理，在强调其规范管理的同时，还要注重对科研档案信息资源合法权利的保护，对自由阅览、下载、复制、转载甚至是非法利用行为进行控制。主要可从以下几方面入手：一是建立统一的高校知识产权科研档案管理制度，保证全面地记录所有知识产权的获取、维持、转让等过程，真实、完整反映，合理利用科学管理知识成果。对知识产权活动记载过程的相关文件进行归档保存，统一集中管理，建立知识产权正常应用秩序，以保护知识产权，从而利于科学技术的推广和利用。二是明确项目负责人归档责任制，由项目负责人主持立卷归档。项目负责人必须要树立档案保密意识，要负责科研文件材料的形成、积累、立卷，建议保管期限、密级的确定，填写科研档案简介等，科研档案部门要根据归档范围，规范收集归档工作流程，并且要提前介入，超前控制，确保科研档案完整、准确、系统和安全。主要应做到“四同步”，即下达计划任务与提出科研文件、材料的归档要求相同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况相同步;验收、鉴定科研成果与验收鉴定项目档案材料相同步;上报登记和评审奖励科研成果与档案部门出具专题归档情况证明材料相同步。三是档案工作者严格遵守有关科技保密的规定，正确划分密级，合理确定使用范围，从而保证科技机密和档案的安全，维护本单位和科研人员的知识产权。档案工作者要负责监督指导和管理，保护原有档案的完整性、保密性，确保科研资源和知识产权不流失、不受侵犯，正确处理管理利用与保密的关系，避免不必要的知识产权纠纷和损失。

总之，随着高职高专院校科研档案管理信息化的逐步实现，科研档案将成为高职高专院校教育与科研管理的重要资源，它必将为知识经济的发展注入新的内容，也将为高职高专院校的发展起到积极的促进作用。因此，要要科学有效地搞好科研档案工作，树立强烈的事业心和责任感，真正做到“档案为科研服务、科研为教学服务”。

参考文献：

[1]皮国梅.地方高校科研档案管理新思路[J].内蒙古科技与经济，2008，（21）.

[2]左雅梅.高职院校科研档案管理存在的问题与对策[J].环球市场信息导报，2011，（4）.

[3]董文英.优化高职院校科研档案管理新思路[J].办公室业务，2013，（17）.

[4]庞丽.高职院校科研档案规范化管理探究[J].商情，2013，（23）.

[5]郑苏红.高职院校科研档案工作管理浅议[J].中小企业管理与科技，2013，（15）.

作者简介：孙远芳（1972-），女，档案馆员，研究方向为档案管理与信息化建设，四川信息职业技术学院档案室，四川广元  628017

作者：孙远芳

高职高专院校档案信息化论文 篇2：

高职高专院校图书馆档案管理工作存在的问题及改进措施

【摘要】高职高专院校图书馆档案是图书馆工作中的一个重要组成部分，对图书馆的发展具有重要作用。本文就目前高职高专院校图书馆档案管理工作中存在的问题及解决的对策做了简要论述。目的是认识到目前的问题，进而强化图书馆工作人员的档案意识，做好图书馆档案管理工作。

【关键词】图书馆档案管理问题改进措施

一、高职高专院校图书馆档案管理工作中存在的问题

(一)重视不够

长期以来，相当一部分人员对档案管理的认识都存在一些误区，认为档案管理只要"守好摊"就行了。轻视档案管理的思想都表明了一些人对档案管理缺乏了解，忽视档案管理已无法适应现在的管理需求。

(二)设备太落后

学校图书馆大多没有实现设施、设备的现代化，图书档案的分类、编目、存档、归类、整理以及读者对文献的检索等等工作还是原始的传统的手工操作，不论是图书档案管理员、还是读者，要完成一项任务都需要花费很长的时间，耗费很大的精力。

(三)制度不健全

高职高专院校在管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的教育和教学等方面的管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理的制度、职责较少，没有建立一套科学的档案管理制度，没有统一录用标准，缺乏统一管理，很多文件材料没有进行系统整理归档，管理混乱。

(四)管理不到位

在高职高专院校，图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视，主要表现在几个方面:一是缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理工作;二是档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求以及档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄;三是少数中职学校没有专用档案室，档案无法集中管理，缺乏保护措施，不利于档案的管理。

二、改进高职高专院校图书馆档案管理工作的措施

(一)领导重视

领导重视是搞好高职高专院校图书档案管理工作的重要条件。一个学校档案工作管理得怎么样，与学校领导的重视程度有很大的关系。要做好图书馆档案工作，首先要积极争取领导对档案工作的支持。

(二)指定专职档案管理人员并提高其素质

学校一方面要指定有责任心、能吃苦的同志专职负责档案管理工作;另一方面也要加强档案工作队伍建设，加强对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。

(三)配备先进的软硬件设施设备

硬件是提高高职高专院校档案水平的基础，也是档案管理质量的重要保障。把档案设施建设列入学校基本建设的总体规划，配置足够的档案库房，库房内可适当配备空调、去湿机以及防虫、防火、防盗等基本设备;按需配置计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等现代化办公设备以提高工作效率。

在软件方面，應安装档案管理软件，把档案录入计算机，建立电子档案，极大地提高图书馆档案管理中存储、处理、开发利用档案信息的能力，以实现图书馆档案管理的现代化。

(四)建立健全档案管理制度

建立健全档案管理制度必须遵循以下要求:第一，规章制度要体现合理性、科学性;第二，简明实用;第三，坚持制度约束的双向性，既约束领导又约束职工;第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

(五)科学分类

科学分类就是按照档案部门的要求，根据图书馆的实际情况，按部门、内容等分成不同类别。一是党群类：包括上级文件、校内文件、计划、总结、规章制度等。二是业务类：包括各业务部门的报表、工作日志、各类活动等。三是人事类：包括职称晋升、考勤、考核、职工培训及进修情况等。图书馆的档案收集通过科学分类，便于系统地查找和利用。

(六)电子归档

在高职高专院校图书档案管理中，要逐步实现技术现代化，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。

(七)提高服务水平

档案管理人员要树立"工作就是服务"的观念。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量，服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度。

高职高专院校图书馆是学校的重要组成部分，也是学校档案的重要组成部分。档案管理工作不是一朝一夕的工作，而是一个漫长的从观念到技术再到实际应用的过程，是高职高专院校基础建设的一部分。在高职高专院校的横向比较过程中，除了办学的师资力量，现代化的校园管理方式也是学校综合能力的集中体现，因此图书档案管理工作对学校的整体实力是非常重要的。做好高职高专院校图书馆档案工作，对于提高图书馆的管理水平、学校的教学和科研都起着十分重要的作用。

参考文献：

[1]李静.全国图书馆标准化委员会成立[N].中国文化报，2008，12.21

[2]王平.图书馆标准化工作探析[J].图书馆学研究，2005（2）14-15

作者：朱涛

高职高专院校档案信息化论文 篇3：

浅析如何提高高职高专院校图书馆档案管理员的素质

【摘要】高职高专院校图书馆是学校的图书文献中心，是教师和学生获取文献信息、追踪世界先进文化的主要场所。结合高职高专院校图书馆档案管理员的实际情况，分析了目前图书馆档案管理员的素质结构状况，并就提高职院校图书馆档案管理员素质提出了一些新思路。

【关键词】高职高专院校图书馆档案管理员素质

高职高专院校图书馆是学校的图书文献中心，是教师和学生获取文献信息、追踪世界先进文化的主要场所，是高职高专院校教育工作的有机组成部分。近年来，随着信息化数字化进程的日益加快，对高职高专院校图书馆的要求也不断提高。图书馆档案管理员的整体素质决定着图书馆事业的发展，档案管理员素质的提高是图书馆持续发展的关键因素。目前高职高专院校图书馆档案管理员的素质状况如何？如何提高高职高专院校图书馆档案管理员的素质，从而更好地适应当前信息化发发展的需要。

一、高职高专院校图书馆档案管理员素质结构目前状况

1.馆员学历起点偏低，学科知识结构不合理

目前，高职高专院校图书馆大都是大中专层次的管理人员队伍，本科学历人员偏少，学历层次偏低，有一部分是学校安置人员，整体素质偏低。另外，高职高专院校图书馆档案管理员绝大多数是非图书馆学或情报学专业，图书馆背景知识贫乏，馆员的学科知识结构不合理，服务理念不强，服务意识较差，对读者的咨询和要求不理不睬，致使图书馆工作单调，工作中不思进取，影响了信息化、数字化发展的进程。

2.服务创新和进取精神不够强

高职高专院校图书馆作为高校教辅单位之一，馆员的工作性质存在一定的特殊性，由于不直接参与学生的教育教学工作，这恰恰挫伤了图书馆档案管理员工作的积极性。很多馆员认为自己的工作需要、满足现代高等教育的需求是高职高专院校图书馆所面对的一个新课题。

二、现代高职高专院校图书馆档案管理员应具备的素质

1.较高的思想道德素质

作为一名图书馆员，应具有较高的思想道德素质，能坚持党的四项基本原则，树立科学的世界观、正确的人生观和价值观，以高尚的道德修养服务于师生。

2.扎实的专业基础知识

图书馆员应具备以下专业知识结构：①图书情报专业知识。这是图书馆管理员解答读者咨询、进行文献资源的开发和二次文献加工的前提；②计算机专业技能。图书馆的信息服务工作逐渐向网络化、数字化方向发展，因此，图书馆管理员必须具备熟练操作计算机的能力，掌握图书馆工作常用软件的使用及维护。同时，网络知识及信息检索相关知识也是图书馆管理员需要掌握的；③一定的外语和古汉语知识。图书馆管理员应掌握一定的外语知识才能为师生提供外文书刊咨询服务，掌握学术发展最新动态，古汉语知识要求能顺利阅读古文，正确理解古文的含义；④信息处理能力。图书馆管理员应具有敏锐的信息观察力并进行加工、整理，从中发现有价值的信息，从而为读者提供个性化服务，成为真正的信息咨询专家。

3.良好的服务意识和创新精神

作为馆管理员应该有良好的服务意识，创造性地开展读者服务工作。图书馆管理员应具有开拓进取、敢于创新并献身于图书馆事业的精神，努力开拓信息时代人们需求的信息服务新方式，为读者提供优质服务。

三、提高高职高专院校图书馆管理员素质的深思

1.加强思想政治教育，树立良好职业道德观

作为一名馆员要有高度的责任感和爱岗敬业精神，树立良好的职业道德观念，全心全意地为读者服务。对待工作应一丝不苟，严于律己，对业务应精益求精，满足读者需求。认真学习党的方针政策，爱岗敬业，树立师德形象。用自己的思想和知识来教育并影响读者，成为读者的良师益友。

2.改革用人制度，建立激励竞争机制

高职高专院校图书馆应根据实际情况建立或完善其相应规章制度，为馆员管理提供科学的制度保障。充分发挥每个馆员的特长优势，引入竞争和激励机制，这样能调动馆员提高自身素质的积极性，提高图书馆服务质量。

3.开展继续教育，提高馆员业务素质

定期对在职人员进行继续教育培训是图书馆事业进一步发展的根本保障，同时也是馆员个人自我完善的需求。因此，我们必须对图书馆专业队伍建设和培养进行完整的规划和研究，推动图书馆管理员不断地学习新知识、新技能。图书馆员只有通过不断学习才能为读者提供优质高效的服务。

高职高专院校图书馆的稳定发展离不开一支高素质的管理队伍。针对上文分析的高职院校图书馆管理员素质结构目前状况，提高图书馆管理员素质已成为图书馆发展迫切而艰巨的任务。高职高专院校图书馆是学校的图书文献中心，是教师和学生获取文献信息、追踪世界先进文化的主要场所。馆员只有在工作中不断学习充实自己，努力提高自己的综合素质，才能提供更好的读者服务，提高图书馆的服务质量。

参考文献：

[1]黄宇.高职院校图书馆员素质建设浅析[J].图书馆学刊，2010，（07）

[2]刘静林.浅谈高职院校图书馆员继续教育[J].科技信息，2011，（09）

作者：朱涛