谈高校档案管理

2022-09-11

2001年1月, 中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》 (DA/T22-2000, 以下简称《规则》) 正式实施。经过几年的探索与实践, 到目前立卷改革已基本稳定, “文书立卷改革这一势在必行的趋势不再是探讨的热门话题。”那么, 《规则》在高校的实施情况又是如何呢?据调查发现, 高校中结合本校实际情况积极制定与之相适应的《实施细则》, 并付诸实施的有之;对此持观望态度、尚在权衡、犹疑之中或只在综合类 (文书类) 档案中进行改革的有之;更有的依然沿用传统的立卷方法……高校的立卷改革该如何进行, 笔者认为, 应该努力寻求和探索满足现阶段高校档案工作不同需求的有效途径, 选择适合本单位的管理模式, 而不是坐等行业主管部门相应的规范性文件的出台。

从《规则》的核心内容上看, 它是以“简化整理, 深化检索”为宗旨的, 将以往的以“卷”为整理保管单位, 改为以“件”为整理保管单位, 推出了档案“文件级”管理的模式。它顺应了档案工作的发展方向, 使计算机技术优势充分应用于档案管理工作, 大幅度提高了工作效率, 在档案工作由保管型向利用型的转变中, 将起到积极的推动作用。纵观传统的立卷方式, 是“按照一定的逻辑联系, 将归档文件组合成较大的实体单位—案卷, 并通过层层组织目录来提供检索途径, 从而限定了检索的范围, ”可以说, 在手工管理模式下实现档案管理和检索, “立卷”不失为一种切实有效的归档整理方法, 据笔者所知, 目前大部分高校均已实现计算机辅助管理, 随着办公自动化程度的不断提高, 借助高效的计算机来实现文件信息的检索和实体文件保管位置的查询已完全成为可能。既然“案卷”可以不再继续肩负保管与检索的双重重任, 那么原有的立卷方式便具有了改革的可行性和必要性。

1 高校“立卷”改革的必要性

近年来, 随着我国高等教育的快速发展, 招生规模的扩大, 高校档案的数量也在逐年递增, 随之而来的档案整理的压力及工作量愈来愈重, 加之传统的立卷方式繁琐、复杂, 需要耗费大量的人力、物力, 档案工作者年复一年, 日复一日的埋首于基础性的整理工作, 而无暇顾及档案的检索、编研等工作, 不能最大限度地开发档案信息资源, 忽略了档案工作的根本目的:开发和利用。《规则》的适时出台, 促进了办公自动化进程, 并在实践中逐渐显示它的优越性。它简化了操作程序, 降低了工作难度;取消重复劳动, 提高了工作效率;便于进行计算机管理和检索, 提高查全率、查准率;由于分件装订, 方便利用, 不易泄密;最大限度地保持了文件的自然状态。有学者讲得好:“不论文件的保管价值如何, 一律将大量的人力、物力和精力投放在案卷的整理形式上, 势必舍本逐末。而将淡化整理节约出的各种人力、物力资源用于深化检索, 这才是服务业务、服务社会的当务之急。深化检索, 淡化整理的实质是将原来立卷归档工作重形式甚于重内容的主导思想转变为重内容而非形式, 贯彻这一基本思想的直接结果是实现双重减负, 即:为案卷减负, 为立卷人减负。”减负会大大缓解整理与开发利用之间的矛盾。为实现档案工作便于提供利用的最终目标奠定基础。从而提高高校档案管理水平, 开辟各种途径提高服务质量。

传统的立卷方法繁琐、复杂, 较难掌握。首先组卷时, 人为因素过多, 容易造成立卷思想不一致。以六个特征为基础, 立卷时能否合理兼顾特征间的关系并保持文件之间的有机联系, 完全取决于立卷人的业务水平, 容易产生杂卷。不同立卷人会有不同的组卷效果。即使是同一个人其认知能力也会随着时间的推移, 业务素质的提高而发生变化。而案卷标题的拟写更会因看问题的角度不一致而有所不同。其次, 手工劳动量大, 工作效率过低。立卷过程要经过多道繁杂的工序, 尤其是装订时要考虑案卷的整齐美观, 而对卷内文件进行加工处理, 不仅破坏了档案的原始状态, 也会给立卷人带来不少麻烦。再加上档案人员调动频繁, 业务水平参差不齐等诸多因素, 所立案卷标准难以规范统一。以笔者工作的高校为例, 各职能部门的档案员基本上均为兼职, 人员流动性大, 常常是刚刚熟悉立卷工作又被调动其它岗位。尤其是各下属学院的档案员几乎全部由教学或行政秘书担任, 其本身的教辅工作任务十分繁重, 还要花费大量的时间和精力从事档案的整理工作。当面对“三孔一线”的装订, 打页码, 拟写案卷标题, 填写卷内目录, 书写封面, 填备考表, 编制案卷目录等这些繁琐, 要求高, 工作量又极大的立卷程序时, 会感到力不从心, 因此, 案卷质量很难保障。有时甚至完不成立卷任务, 也势必增加专业档案人员的工作难度。应该说, 实行立卷改革, 早已成为全体档案人的共同愿望和殷切期盼。

2 高校“立卷”改革的可行性

每个机关或单位都是按照一定的职能和任务进行工作的, 和一些机关、事业单位相比, 高校档案不论从内容还是形式上, 都有其自身明显的特色。《规则》在高校中实施是否具有可行性, 焦点问题在其适用范围上。

《规则》将适用的归档文件种类限定为:“立档单位在其职能活动中形成的, 办理完毕, 应作为文书档案保存的各种纸质材料。”而高校的归档文件门类繁多、形式复杂, 而且它是以教学、科研等业务档案为中心的, 这会给工作带来一定的难度和问题。也是目前许多高校没有实施《规则》的主要原因之一。

经过几年的实践和探索, 有些高校已成功地在各个门类的归档文件中实行了“文件级”的整理方法。笔者认为, 在各类档案中都存在着“一事一文”和“一事多文”的特征。从这个意义上讲, 文书档案和其它档案在管理上不存在本质上的区别, 只是不同类型的档案在某一方面的特征更突出一些。《规则》的颁布并设有全面否定传统做法, 它充分考虑到我国现阶段档案管理水平不同的现状, 作为行业推荐性标准, 它有很大的兼容性、灵活性。这就为我们提供了一个改革、思变、创新的空间。下面就归档文件整理过程中的几个主要环节, 将部分高校做法列举一二共同探讨。旨在取其传统做法的精华, 借鉴成功的经验, 在改革中求发展, 发展中求完善, 加快高校立卷改革的步伐。

《规则》中归档文件整理方法, 共有七个环节, 即确定整理单位 (“件”的界定) 、装订、分类、排列、编号、编目、装盒。

2.1 确定归档文件的整理单位

对“件”把握和界定, 是档案整理的关键环节, 也是立卷改革的重点和难点。从目前管理现状看, 应该说处于“卷”、“件”“组件”多种模式并存的状态。这在改革初期 (或过渡期) 是正常的, 也是值得提倡的。对归档文件进行实体整理时, 即使在同一个单位, 针对不同类型的文件可以考虑采用不同的方法。行政活动中产生的文件 (对应文书档案) 可考虑“件”;业务活动中产生的专业性、成套性较强的文件, 可考虑“卷”或“组件”。在这个问题上, 有的高校提出分为“小件”和“大件”两个类型的整理方法。具体来讲, 《高等学校档案实体分类法》中所列党群、行政、教学、科研等10大类各项目下的综合类及其他管理性文件, 视其为“小件”。可按《规则》要求去操作, 即“一般以每份文件为一件;文件正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文为一件;报表、名册、图册等一册 (本) 为一件;来文和复文为一件。”这部分文件形式比较规范, 在“件”的界定时相对容易。另一部分称其为“大件”属于非公文式的归档文件, 如:“教学类中的学位档案、学籍卡、论文、试题等, 还有科研档案、基建档案等其他类别中的大部分文件材料。”这些文件在“件”的定义和划分上, 应考虑“组件”。强调遵循档案整理中关于“保持文件之间的有机联系”, “有利于保管和利用”的原则。建立合乎档案形成规律和人们检索思维习惯的“管理单位”。例如, 教学档案中的学生成绩单, 一般采用把一个班级装订在一起组成“一件”。在“件”的首页 (班级学生名册) 上盖好归档章。然后把相同专业排在一起, 按件号顺序, 视文件厚度装在不同规格在档案盒中, 在盒脊标识相关检索项目 (年度、类别、保管期限、件号主题等) 。利用时, 只要确定年度, 班级, 很快就能检索到。又如, 科研档案中每一个项目, 在结题后, 形成的文件材料 (申报书、评审表、结题报告、论文等成果) , 有着密不可分的联系, 所以在整理时把每个具体项目视为“一件”, 如果几个项目都在同一个公布 (申报) 通知上, 则把他们排放在一起, 并将申报、公布通知放在最前面, 装入档案盒中。这样即保持了“件”与“件”之间的有机联系, 又方便利用。操作起来也容易。总之在“件”的界定上, 应该具体问题具体分析, 做到既有原则性, 又有灵活性。

2.2 合理选择文件的排序方法

归档文件如何排列, 直接影响到目录检索和实体存放工作。《规则》的规定是:在分类方案的最低一级类目内, 按事由结合时间、重要程度等排列。既坚持“事由”原则。围绕同件事或同一段工作过程产生密不可分文件排放在一起, 那么在坚持事由的原则前提下, 采用什么样的排列方法, 根据本单位的实际情况加以选择。其一, 实行了文件“随办随归”的单位可采用按事由形成时间的先后顺序进行排列;这种方法能客观的反映出事情办理的前后过程, 使档案整理工作得到简化, 有利于文档一体化, 管理操作起来比较简单。其二, 按文件重要程度、事由具有的共同属性进行排列, 这种方法在实体上保持文件的特征联系, 人为因素多, 但在目前仍有一定的实用性, 尤其对现代化管理水平相对较低的单位。

3 运用现代化手段进行管理, 是档案整理改革的技术支撑、必备条件

计算机辅助档案管理是档案管理现代化的核心。以“件”代“卷”与传统的整理方法相比, 依赖计算机管理的程度更高, 范围更广。新的整理方法要求全部归档案文件以“件”为单位录入计算机中, 达到文件级管理的要求。通过计算机, 不但可以直接根据每份文件的特征进行检索, 也可通过关键词与其他文件进行关联, 从而提高查全率和查准率。也就是说计算机利用元数据把档案信息纳入一张“有机联系”的紧密网中, 你可以根据自己的需要随时获取档案信息。由此可见, 计算机辅助归档文件的管理, 不但可以提高工作效率和利用率, 还便于档案信息资源的开发和利用, 达到“简化整理, 深化检索”的目的。而实现这一目的, 依靠的是先进的设备和优秀的管理软件, 不具备这两个条件, 档案整理改革只能是纸上谈兵。

无论从客观因素和理论基础上来说, 高校的立卷改革都还处于研究和探索实践阶段。归档整理方法也不可能简单化一, 使某一种管理模式成为唯一的标准, 提倡多种管理模式并存, 承认整理方法多样性和灵活性, 允许各立档单位因地制宜, 在遵循档案工作基本规律的基础上创新思维, 选择切合实际的方法, 才能更好地开展档案工作, 不断深化档案改革, 使档案工作逐步走向完善。

摘要：随着高校档案的立卷改革, 应努力寻求和探索满足现阶段高校档案工作不同需求的有效途径, 选择适合本单位的管理模式。选择切合实际的方法, 不断深化档案改革, 使档案工作逐步走向完善。

关键词：高校立卷改革,必要性,可行性