浅谈高校学生档案的规范化管理

学生档案是指学校在学生管理活动中形成的, 记录和反映学生个人经历、成绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录, 是干部人事档案的重要组成部分。目前, 我国高等教育正逐步从精英阶段走向大众化阶段, 而且随着近些年来的持续扩招, 学生档案的数量也持续增加, 而高等学校对于学生档案的建立和管理存在一些问题, 如缺乏相应管理制度规定、缺乏统一的标准, 管理部门职责不明晰、转递途径和内容不规范以及学生本人不重视个人档案等诸多问题, 因此加强高校学生档案的管理, 确保学生档案信息资料的真实性、准确性和完整性是高校学生管理中的一项重要工作, 必须认真对待。

一、加强制度建设, 健全管理体系

做好学生档案管理工作, 离不开制度的规范和约束, 学校可根据相应法律法规, 结合自身实际, 制定相应校内规章制度, 在这些制度里, 要明确规定学生档案的归档范围和归档要求、学生档案的转递及查询利用制度等等, 以明确学生档案管理工作的性质和任务。我校在广泛调研和与各学院学生管理部门多方征求意见的基础上, 根据《档案法》、《高等学校档案管理办法》和《干部人事档案工作条例》, 制定并出台了《长春中医药大学学生档案管理暂行办法》。明确了学生档案的归档范围、归档要求, 同时, 也规范了学生档案的转递和查阅利用。该文件以校内公文形式下发, 以指导学生档案工作。该办法符合实际, 操作性强, 填补我校关于学生档案管理规章制度的空白。

二、统一管理部门, 做到职责清晰

目前, 我国部分高校对于学生档案的管理处于无序的状态, 学生档案归口不一, 管理混乱, 稍正规的一点的是由学校档案馆统一管理, 但也有由学生工作部管理、或由各学院学生辅导员管理, 因此, 将学生档案统一归口、集中管理是发展趋势。由高校档案馆成立相应机构, 将原来分散管理的各类档案全部归口并入档案馆, 实行资源整合、集中管理, 改善了学生档案管理工作的环境, 提高了学生档案管理工作的地位, 能够收到了较好的效果。学生档案要由档案馆指定专人负责, 制定相应的岗位职责和工作制度, 选派责任心强、原则性强的同志承担管理工作, 这样才能确保万无一失。

三、规范建档标准, 明确归档范围

学生档案是学生从入学到毕业接受高等教育的完整、真实记录, 始于学校招生时随学生入校, 止于毕业离校后转递。学生毕业之后, 其档案自然就转为干部人事档案, 会伴随着他的一生, 因此在大学期间, 规范建档标准, 明确规档范围就显得尤为重要, 应该归入学生档案的材料必须做到应归尽归。除了初高中阶段档案之外, 在学校产生的材料还有学生在校期间的校级以上 (含校级) 奖励与处分材料、学生学籍变动材料、学生加入党团组织材料、入学登记表、毕业成绩单、普通高校毕业生登记表、获得学士学位证明书等等。硕士、博士研究生档案还应包括研究生推免生登记表、研究生报名登记表、研究生学籍卡、毕业研究生登记表、全国毕业研究生就业通知书和研究生学位审批材料等等。这些材料产生于招生就业处、教务处、研究生处、学生工作部和各学院学生管理部门, 这些部门应组建学生档案收集小组, 统一建档标准, 制定统一的格式, 不论是由学生本人填写, 还是由老师填写的, 内容一定要准确, 特别是学生姓名、出生日期等基本信息, 要与其身份证件完全相符, 签字、盖章要齐备, 保证无一处遗漏。

四、引导毕业生正确认识档案的重要性

近年来, 随着用人模式的变化, 部分学生毕业后选择在私企、外企工作, 这些单位一般不保管个人档案, 而是要求归入人才交流市场管理, 从而出现了人档分离的情况, 还有一部分学生毕业时未能及时提取档案, 而学校又不知道其去处, 使档案继续留在学校, 不能及时得到更新和补充。针对这些情况, 学校在学生毕业前, 要想方设法提高学生的档案意识, 通过多种渠道向其灌输档案重要性的相关知识, 以及遗失、置之不理档案对其就业、职称评聘、考取职业资格等方面的影响, 引导学生选择适当的方式妥善保管自己的档案。当前, 档案保管模式有两种, 一种是交由人才交流市场或大学生就业服务中心统一管理, 另一种是由学校暂时代管。引导学生尽量选择人才交流市场或大学生就业服务中心统一管理的模式, 它对人才需求、人才流动、人才管理、人才资源的开发和共享起到了积极作用, 在毕业生的自主择业过程中, 解决了毕业生的后顾之忧和企业人才需求的矛盾。

总之, 随着招生、就业制度的改革和人才市场的完善, 高校学生档案管理的方式也将不断发生变化, 加强高校学生档案管理的规范化、制度化, 使每一个学生档案从建档开始, 到毕业转递能够得到规范化的管理, 不仅能够促进高校自身发展, 完善高校档案体系, 而且能够促进学生队伍整体素质的提高, 为学生今后就业和个人成长打下良好的基础。

摘要：学生档案是高校档案管理体系的重要组成部分, 加强学生档案管理对于发展学校档案事业和维护学生个人切身利益方面都具有重要的作用。当前高校学生档案管理存在制度不健全、管理不规范、学生不重视等问题, 因此, 高校档案管理部门应加强制度建设、统一管理部门、规范建档标准和引导毕业生重视档案的重要性等方面入手, 进一步完善档案管理体系, 维护学生利益。

关键词：学生档案,档案管理,规范化