浅谈加强高校体育学院教学档案的管理

2022-09-12

教学档案是衡量学校教学管理和教育质量的重要标志之一, 是学校档案的主体、核心和重点, 是开展教学改革、评估教学管理工作的重要依据。

高校体育学院教学档案是学院在教学管理、实践、研究中留下来的具有保存价值的文件、材料等, 是进行教学管理、实践、研究的真实记录。加强高校体育学院教学档案的建设, 重视教学档案的管理和利用, 对于高校教育事业的发展具有重要的意义。

1 体育学院教学档案的功能和作用

1.1 教学档案是学院教学工作的真实而全面的原始记录, 它是检验学院教学工作优劣的一个原始依据

教学档案在教学管理理念和制度的实施中起着决定性作用, 它真实地记录了教学工作的全过程, 是学院教学工作的缩影, 通过教学档案可以反映学院教学工作的优劣。比如, 根据学院制定的教学计划、教学大纲, 可以检验学院的办学目的、特色和培养目标;检查教师的教学授课计划, 可以审核是否与学院总体要求一致;通过科研成果的统计, 可以展示学院的科研队伍和科研水平状况等等。

1.2 教学档案可以为学院的政策提供决策依据

任何决策离不开对历史和现实情况的准确把握。教学档案是教学工作客观实际的真实反映, 它可以为学院领导做出正确决策提供重要依据。如制定教学改革方案, 离不开对学院以往的教学情况的回顾;制定师资队伍发展规划, 离不开对现有专业、课程设置以及师资队伍状况的了解等等。这类资料保存得好, 会对学院教学工作的决策起到重要作用。

1.3 教学档案是考察教师教学等各方面的重要依据

教学档案真实记载了每个教师的教学、育人、科研等方面的情况, 因此它是作为教师晋升、评优提供考察依据。如根据教师每年完成的教学工作量情况、教学质量、科研成果, 可以给出一个较合理的评价结果。

2 体育学院教学档案的组成

2.1 教学管理文件

包括上级教学管理文件和本学院的教学管理文件。学校教育主管部门 (主要是学校教务处) 下发的教学文件;教学改革、专业培养方案及培养目标和办学规格、学制等方面的指示、规定、办法;学校教学规章制度、办法和条例;各类教学会议文件以及召开教学会议的原始会议记录;学院年度教学工作总结、各类教学检查、专业评估、课堂教学质量测评材料;教学类科研成果获奖材料。

2.2 课堂教学和教学实践

教师所授课程的教学计划、课程教学大纲;教案;课程建设的要求;各学年的校历表、课程表;课程试题库;公开课教案、评优课教案和活动记录;专业微格教学计划、师范生讲课比赛等;教学教育实习计划、总结;毕业论文计划、工作安排及总结。

2.3 考试材料

各门课程考试试卷和标准答案及评分标准, 课程成绩单、课程教学小结表和考试成绩分析表;重修考试成绩。

2.4 学籍管理档案

学生花名册、学生班级学期成绩单、学籍变更材料 (休学、复学、退学、留级、转学等) 以及学生的各种奖励和处分材料。

2.5 教育质量与办学效益

计算机等级考试、全国英语等级考试、普通话水平测试成绩的统计、学生考研人数的统计等各类材料;各专业毕业生人数、毕业生追踪调查, 用人单位的意见反馈。

3 体育学院教学档案的性质与特点

3.1 材料来源途径分散

教学档案材料来自教学活动的各个环节, 涉及的部门广, 人员多, 及涉及到学校行政管理部门, 也涉及本学院的教学和教学管理部门及学生工作部门等, 人员涉及到参与教学活动的全体人员。

3.2 原始资料多

教学档案要反映教学工作面貌和真实记录教学管理活动, 必须要收集大量的原始资料。如果没有大量完整的原始资料就不能反映教学工作的真面貌, 因此教学档案资料的原始性是教学档案工作的又一特点。

3.3 学科专业性强

高校是按学科专业设置的院系组织教学活动的。院系教学工作要遵循人才培养方案成长规律的一面, 又要遵循不同专业属性的特定的规律。不同专业要采用不同的人才培养方案, 实施不同的教学计划, 设置不同的课程体系等, 根据这些就应安排不同的教学环节和教学实践活动, 相应地就应该有不同的培养要求。因此, 不同学科的教学工作是各不相同的, 具有较强的学科专业性。

3.4 档案的周期性强

高校的教学工作一般是以学期或学年为一个工作周期, 而学院教学活动和教学管理也是以学期或学年来制订工作计划, 提出工作要求, 进行检查和总结。所以, 教学档案也应按学期或学年来建立, 形成周期性的档案, 对以后的教学管理工作有一定的参考和指导价值。

3.5 档案资料的形式多样化

由于教学活动的形式多样, 其记录活动的形式也是多样的, 那就使得教学档案的原始资料包括了很多, 如纸质的、图片的、音像、光盘等多种形式。

4 加强高校体育学院教学档案管理的对策与举措

4.1 在思想上高度重视, 深入宣传教育, 强化教学档案归档意识

各级学校、学院领导首先应增强档案意识。由于学校档案部门没有及时进行深入的宣传教育工作, 忽略了教学管理单位关于教学文件材料的收集工作, 今后应加强这方面的工作宣传力度, 增强全院教师员工的档案意识。

4.2 加强教学档案的日常管理工作, 建立健全的教学档案各项制度

建立教学管理制度和业务规范, 完善教学档案管理的工作体系, 就必须要建立健全教学档案的收集、整理、归档、保管以及提供利用等配套的规章制度, 真正做到有章可循、有据可依, 以保障教学档案工作走向规范化。

4.3 加强与教学管理部门的联系, 主动开展教学材料的收集工作

档案材料的收集是一项很艰难、琐碎的工作, 在事后追收材料时要耗费大量的时间和精力, 工作不好做。因此, 教学档案管理员要随时了解一些重要信息, 并将那些对学院发展有保存和利用价值的教学材料收集齐全。

4.4 教学档案的收集要遵循实时性和成套性原则

实时性是指在教学文件生效的同时进行实时收集, 这样就能简化繁杂的过程并能防止漏掉档案的收集;成套性是指教学活动都是按照学年安排的, 从进行管理措施的实施, 到教学设计环环相扣, 每一项教学活动都各自形成一套材料, 收集时一定要遵循教学活动自身形成的这一规律。

4.5 加强数字化档案的信息数字化管理

传统手工操作的档案管理方法, 由于多年的实践和完善, 已经形成一套比较成熟的以纸张、案卷为载体的收集、归档、检索等方法。但是, 随着科学与技术的发展, 教学档案逐渐从文书档案分离出来, 教学档案中电子文件不断地增加。但是传统的档案管理方式存在纸张堆叠、查询繁琐、文件存档工作量大等突出问题, 其信息处理的时间性、灵活性和准确性无法满足具体工作的需要, 信息共享程度低, 已经不能适应现代社会的要求, 档案实现信息数字化已经是势在必行了。

4.6 提高教学档案管理人员的素质

据调查, 许多高校的教学档案管理人员大多都是由教务秘书担任, 日常事务繁多, 档案管理业务能力和素质比不上专业档案管理人员, 这就造成教学档案管理上的某些失误, 而使得一些重要的教学档案文件不能及时收集和整理归档。由于科学技术的飞速发展, 大量的先进技术使传统的档案理论与实践受到严重的冲击, 所以必须加强档案意识, 参加系统进修、培训等, 以提高档案管理的水平, 使教学档案更好地为教学服务。