浅谈如何加强高校档案管理

2022-09-12

高校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分。当今世界已经进入了一个以创造和分配信息为基础的信息时代, 社会对信息的需求越来越广泛, 越来越迫切。随着社会主义市场经济的发展, 高校档案管理工作也进入了一个新的历史阶段, 面临着许多新情况新问题, 必然要求我们与时俱进, 积极创新高校档案管理, 把传统的、封闭的、静态的档案信息, 开发成现代的、开放的、动态的信息资源, 更好地服务于社会。

大中专院校档案主要来源于各部门形成的档案材料, 各部门文件材料的形成、积累、整理和归档, 是院校综合档案室 (馆) 工作的前提和基础。要保证院校各类档案的完整齐全, 达到规范化、标准化要求, 关键在于把住各部门文件材料的形成积累整理归档关。

1 建立健全权贵分明的档案管理网络

完善的档案管理网络, 是把好档案来源关的组织保障。一个大中专院校的档案管理网络, 应构设四个层次。一是院校分管档案工作的领导, 其职责是经常听取档案工作汇报, 确立档案工作的发展目标, 研究解决档案工作中存在的困难和问题;二是明确主管部门、院校档案工作一般归口在办公室。主管部门主要职责是统筹规划, 协调学校档案工作;三是综合档案室, 有条件的重点院校, 还应设立档案馆, 其职责是对各类档案进行集中统一管理和提供利用, 并对各部门文件材料的形成积累和整理归档进行监督指导;四是各部门专 (兼) 职档案员, 负责本部门形成的各类档案材料的收集整理和按时移交。档案管理网络及其职责, 应通过院校档案管理办法或管理制度固定下来, 逐步做到“三纳入”四“同步”, 即纳入学校计划和规划, 纳入规章制度, 纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时, 布置、总结、检查、验收档案工作。

2 切实提高各部门档案人员业务素质

国家教委1993年发布的《高等学校档案部门业务建设规范》在“基本原则”中明确:“高等院校应严格实行部门立卷归档制度”, “各立卷部门要有一位负责人分管本单位档案工作, 并确定适当的专 (兼) 职档案干部具体承办。”严格实行文书处理部门和业务部门立卷归档制度, 是把好档案来源关的关键措施, 然而要真正“严格实行”这一制度, 重于一切的是切实提高各部门专 (兼) 职档案人员的业务素质, 使之胜任这一工作。目前部门立卷归档制度在许多大中专院校没有实行和坚持, 主要原因是专 (兼) 职档案人员业务不熟, 不能按照业务规范、标准的要求进行科学分类整理, 有的部门虽勉为其难, 搞出的东西不合要求, 移交到档案室 (馆) 后, 不得不重新整理, 反而浪费人财物力, 于是乎档案室 (馆) 也就不十分强调部门立卷了。

对专 (兼) 职档案员来说, 不但要有好的政治素质, 而且还必须具备扎实的业务素质, 既要有广泛的文化科学知识, 又要有系统的档案基础理论和专业知识, 要做到一点, 必须加强档案岗位培训, 做到持证上岗。领导要给予时间和财力上的支持。在这方面, 我们学校领导非常重视, 也舍得花本钱。各部门的档案员通过学习都拿到了岗培证, 且有文档专业的大专或本科学历。由于档案员队伍素质得到提高, 所以给各部门的档案工作注入了新的活力。

3 落实立卷归档制度

要按照《档案法》的规定, 健全和完善管理制度, 依法管好用好本部门各种门类, 各种载体的档案资料, 做到每年的档案归档齐全完整, 院落校综合档案室 (馆) 给部门档案室规定了收集、整理、归档方面的要求, 而综合档案室 (馆) 关键是要抓落实。

怎样在“落实”二字上下功夫。一是在收集方面要求一个“齐”字, 即档案资料的范围、内容要齐。按高校档案的实体分类有十大类:党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、产品、出版、外事、财会等, 另外加附加类声像档案。我校除“产品”和“外事”类, 将其它九类归属到各部门。如“党群”、“声像”由办公室负责收集, “行政”、“仪器”设备归口行政科, “基建”属基建办负责, “教学”、“科研”、“出版”由教务科, “财会”由财务科收集。综合档案室对各部门下达收集材料的详细清单。为了使收集的资料齐全完整, 综合档案室对各部门档案员如何收集资料要给予业务上的指导。如开展一次活动的资料, 要将开展活动的通知、活动计划、活动过程、活动结果 (或总结) 等一系列资料全部收集, 对于各部门添置的大型设备, 其说明书及图纸资料, 各部门档案员要及时收集存档。

二是资料整理要强调一个“规范”, 各科室各部门的档案资料的整理都有不同的要求, 综合档案室要对各科室档案员加强业务指导, 必要时要请专家指点。如基建、财务档案的整理就与文书档案的整理不同, 基建档案对于设计图纸的折法都有明确的规定。我校基建、财务档案是在专家指导下进行整理后才移交到综合档案室, 这样就保证了综合档案室档案的质量达到统一和规范。

三是落实归档时间。学校与行政事业单位有所不同, 对于归档时间不能单纯地按年度归档。党政工团的资料则一年一度归档, 教务、学生部门的资料则要求按学年度归档, 而学生的学籍档案、行政科管理的学生健康档案则在学生离校后归到综合档案室。财务档案三年移交一次, 基建档案则在竣工验收以后把资料整理好再移交到综合档案室。

近几年来, 我校就是因为从源头抓起, 把住了各门类资料的收集、整理、归档关, 所以档案工作取得了一些成绩。

高校档案的建设不仅仅是少数高校档案馆 (室) 的事情, 而应是全国高校档案馆 (室) 共同的事情, 它的建立不仅对全国高校档案馆 (室) 今后的发展起积极的推动作用, 对高校的各项工作也会产生积极的影响和作用。因此, 应把高校档案信息网络的建设与发展纳入高校建设的重要组成部分, 切实做好相关工作, 加以建设与发展, 适应经济社会发展的需要。

摘要：根据高校档案管理中面临的现状和问题, 分析了高校档案管理的意义和可行性, 提出了建立高校档案管理的策略, 以适应目前高校档案管理现代化的发展需要。

关键词：档案管理,策略,现代化