浅谈网络信息时代的高校档案管理工作

2022-09-11

随着信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移, 档案现代化管理和信息化建没, 是档案工作发展的必然趋势。高校档案是一个集众多门类为一体的综合性的档案体系。因此, 高校档案信息化管理工作要保持生机和活力, 也需要与时俱进, 开拓创新, 才能跟上时代发展的步伐, 为我国的现代化建设做出应有的贡献。

1 高校的档案管理工作现状与形式

随着高等教育的迅速发展, 教学过程中产生的信息也迅速增长, 传统的档案管理方法已经不能适应当前的形势。所以, 建立起一套高校电子档案管理系统, 有效地管理各部门的教学档案资源, 使学校的教学档案管理信息化已势在必行。当前高校档案管理队伍整体素质仍普遍较低, 不适应高速发展的计算机工作环境, 馆内严重缺乏既懂计算机技术、网络技术, 又精通档案业务的复合型人才。一些具有高级职称的档案管理者面临退休, 不适应档案网络化建设和高校档案事业发展的需要。因此, 培养和充实跨世纪的高素质的档案专业技术人才已迫在眉睫。这就要求档案工作人员, 不仅要精通传统的档案业务, 提高服务意识, 而且必须要掌握自动化网络化技术, 大力采用高科技化的管理手段和标准化的管理模式, 不断提高档案管理水平, 成为信息和知识的导航员。只有这样, 才能适应网络时代高校档案建设的需要。

2 高校档案管理信息化的趋势

(1) 高校的档案管理电子化。高校的教学管理工作目前逐渐采用先进的计算机、网络管理系统, 例如教务管理系统、学工管理系统等, 这些现代化管理手段的运用, 不单提高了教学管理的现代化水平, 也形成了大量的电子档案。这对高校的档案管理工作提出了新的要求, 同时也促进了档案管理的电子化进程。加强档案的微机管理, 是提高服务质量的重要途径。档案管理的信息化给传统的档案服务带来了生机和活力, 当前越来越多的高校利用计算机来进行教学档案的查询、检索、学籍档案管理、数据统计等项工作。虽然由于软件、硬件、人员素质等方面的原因, 当前高校档案的微机化管理还不存在各种问题, 但是已经向档案的现代化管理迈出了可喜的一步。

(2) 高校档案信息管理网络化。随着各高校校园网的建立, 档案管理工作的发展逐渐趋向网络化。根据高校的需求开发档案信息资源, 使之在教学管理工作中充分发挥作用, 实现价值, 是教学档案管理人员面临的重要任务。档案的管理、传递、检索等都可以利用计算机, 实现网络化。网络内的档案都可以作为资源加以利用, 拓展了档案用户的范围, 校外等远程用户也可以非常方便的利用教学档案, 实现了足不出户就能进行档案管理的全部工作。相信随着计算机网络等技术的进一步发展, 高校的档案管理工作必将发生更加深刻地变化。

(3) 高校档案工作人员专业化。新时期的档案工作者必须掌握现代化信息技术, 熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用, 档案管理者必须学会利用现代化档案管理手段--档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能, 这就要求每一个档案管理者都必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革。

3 加快推进高校档案管理标准化建设

首先要重视实施档案标管理标准化建设的重要性。档案管理标准化, 是指在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的业务规范和技术标准。档案管理标准化主要包括档案信息采集标准化、档案信息存贮标准化、档案信息管理标准化、档案信息网络标准化、档案信息管理软件标准化等五个方面的内容。实现档案标准化需要按一定的规律、一定的标准开展工作, 才能做到有章可循, 有目可查, 达到高效率、高质量, 以求最佳的效益和良好的工作秩序。

其次, 在实施档案管理标准化工作中对档案管理人员的要求。现代化的教学档案管理工作要求档案管理人员还要掌握计算机网络等新技术, 利用这些新技术来进行教学档案的管理工作。因此, 从事档案管理工作的专职人员, 既要有扎扎实实的业务功底, 又要有较强的管理能力和服务意识。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤, 而且还要掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法, 努力使档案人员成为一名掌握科学先进的工作方法, 一专多能的档案工作人才。

4 拓展档案工作服务领域, 提高档案综合效益

档案信息是一种知识形态的生产力, 它一旦与物质生产条件相结合, 就会使潜在的生产力变成直接的生产力, 使精神财富转化为物质财富。国家和各级档案部门应根据其行业的特点, 加快相关规范、制度、标准的出台。一是要遵循国家标准, 吸收国内相关行业的管理标准和经验。二是要借用信息部门的技术力量, 因为档案信息化要与办公自动化建设同步进行, 仅靠档案部门自身的力量难以解决有关信息技术问题, 因此, 要打破高校档案工作的僵化封闭局面, 尤其在办公设备逐渐实现自动化的情况下, 利用现代化的设备和信息传输技术, 实现档案资源共享, 更能促进高校档案信息资源的传递和交流。由于高校档案管理部门是处于教学、科研等部门之外的从属机构, 所以每年划拨到的管理经费远远不能满足档案管理工作的需要。如果只是消极的等待上级领导划拨经费, 显然是不切实际, 不利与档案管理工作发展的。在这种情况下, 高校档案管理部门只有积极主动的立足自身, 寻求出路, 才能创造出经济效益。其次要正确处理保密与开放的矛盾, 坚持校内、外有别的原则, 既通过有偿服务, 获得一定的经济效益, 用于更新设备, 改善工作条件, 又要保证高校档案的所有权不受到非法侵害。网络信息时代的高校档案管理工作, 应立足现在, 放眼未来, 树立超前意识, 渐渐加快高校档案管理工作的现代化进程。档案信息的网络化是网络信息时代档案管理发展的必然趋势, 新的世纪是档案管理事业发生深刻变革的世纪。作为高校的教育工作者, 我们应该充分利用高校强大的科技力量优势, 努力提高自身业务素质, 采用现代化的技术手段, 努力做好高校档案管理工作, 为学校的改革和发展做出自己应有的贡献。

摘要：随着科学技术的发展和网络信息化进程的加快, 信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一。高校的档案工作也应适应时代的要求, 开拓创新, 与时俱进, 实现标准化、规范化, 只有这样, 才能为学校的改革和教育的发展提供优质服务。

关键词：高校,档案管理工作,信息化,服务