浅谈高校电子文件归档与管理

随着信息技术和网络技术在高校的广泛应用, 尤其是校园网的逐步升级和自动化办公系统的引进, 使高校逐步形成了现代化、信息化、网络化的电子校务环境。近年来, 虽然有很多高校对电子文件的归档管理工作进行了探索, 同时也取得了一定的工作成效, 但依然有很多问题没有解决。为此, 笔者试图从电子文件的内涵与特点入手, 阐释当前高校电子文件归档与管理存在的实际问题, 并从多个角度提出解决这些问题的对策与策略。

一、高校电子文件的内涵与特点

(一) 高校电子文件的内涵。新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中对电子文件进行如下定义:“电子文件是指在数字设备及环境中形成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。”广义上的电子文件一般是泛指由机构、组织或个人形成的与工作相关的所有电子记录, 它与传统文件、档案概念相对应。狭义上的电子文件特指由政府部门、公共机构形成的电子化文件, 它具有文件的各种属性, 且一般是公务活动中形成的, 具备一定规范化的形成、审核、流转等程序和管理要求, 具有真实性、完整性和有效性。高校的电子文件主要是指广义上的电子文件, 它包括了高校党政、教学管理、学生管理、后勤管理等各个部门、各个环节产生的具有归档和保存的临时性和永久性、正式的和非正式的电子文件。

高校电子文件主要有4种类型:一是以WORD和EXCEL为主的文字 (表格) 处理文件, 比如财务收支统计、教师制作的电子讲义和试题库等。二是以CAD为主的图形处理文件, 比如工科院校中机械制造与设计、土木工程等专业根据算法绘制的图表和曲线图等各种文件。三是以数码相机为设备记录的图像处理文件, 比如某些工作场景、会议庆典等拍摄的照片, 通过数据传输和扫描的形式形成的电子图像。四是以摄像机、录音笔为工具的影音视频处理文件, 比如重要的会议、教学录像、专家讲座、校园宣传等录制的音频、视频文件。

(二) 高校电子文件的特点。

第一, 特殊存储性。电子文件与纸质文件之间的不同主要体现在电子文件的特殊存储性和对系统的依赖性。电子文件由计算机生成和处理, 其信息以二进制数字代码记录和表示, 数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息, 每一个0或1叫做1个比特, 需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器中, 人们无法直接读取和理解比特, 必须通过计算机系统的运算与转换, 形成可识别的数字与图像, 并可通过通信网络进行传输。

第二, 易变性。与纸质文件不同, 电子文件不是一成不变的、固态的, 而是一个动态、可变的、丰富的信息。电子文件主要是存储于电子计算机内, 因此对存储系统的稳定性和安全性有较高的要求。信息的存储格式、信息编码、系统的更新升级、黑客的袭击等都有可能造成电子文件内容、形式的更改、破损和丢失。

第三, 丰富性。电子文件与纸质文件相比, 具有得天独厚的存储优势, 电子文件的存储密度远远高于纸质文件, 尤其是通过信息压缩技术和移动光盘的存储, 使电子文件信息的存储能力得到提升, 真正实现了海量存储。电子文件以计算机为介质, 具有文字、图像、音频、视频等各种存储类型, 通过信息技术加工, 可以形成丰富多样的立体化文件, 从而丰富和便利了用户对电子文件的选择和使用。

二、高校电子文件归档与管理存在的问题

(一) 对电子文件归档和管理工作认识不足。近年来, 以信息和网络为主的现代化高校电子政务已初步形成。在高校电子校务环境下, 如何对数量庞大、类型繁杂的电子文件进行归档和管理, 已成为高校档案管理工作的首要任务。目前高校的电子文件归档与管理工作并不理想, 一方面, 高校对电子文件归档与管理工作没有引起足够的重视, 尤其是电子政务系统与档案管理系统的相互独立性, 难以达到电子文件的及时归档与存储。另一方面, 某些高校档案管理工作者的工作思维相对陈旧, 没有把握住电子文件的各种特殊属性, 仍然沿用纸质文件时代的管理思维和管理方式, 缺乏一定的档案管理创新意识。

(二) 电子文件归档与管理队伍薄弱。电子文件与传统的纸质文件归档不同, 电子文件的生成、传递、存储等都离不开计算机及其系统。电子文件的数字信息化形态, 以及对系统的高度依赖性, 决定了电子文件归档管理的复杂性。因此, 高校电子文件的归档与管理是一项十分繁杂而繁重的系统技术工程, 不仅需要档案管理人员具备扎实的档案管理知识, 同时需要具备丰富的电子信息网络技术。但是当前不少高校档案管理人员队伍的素质和技能参差不齐, 难以适应信息化时代给档案管理工作带来的困难和挑战。虽然很多档案管理人员具备了较强的档案管理知识和技能, 但是对于不少年龄偏大的档案管理人员来讲, 由于不熟悉计算机网络技术, 因此难以开展对电子文件的归档管理工作, 严重制约了高校档案管理的信息化进程。

(三) 电子文件归档与管理制度不健全。电子文件的归档和管理是一项技术性、关联性和规范性相结合的系统工程, 开展高校电子文件的归档与管理工作, 不仅要涉及到档案管理部门, 同时还会涉及到高校的各个行政部门和二级教学单位。在开展电子文件的收集、归档、存储的过程中, 必须要依据一定的标准和规范开展工作, 这样才能够保证电子文件归档管理的时效性、科学性与合理性。虽然我国已经颁布了《电子文件归档与管理规范》和《电子公文归档管理暂行办法》, 但是很多高校并没有以此为依据制定符合本校实际的电子文件管理办法和管理规定。由于缺乏依据和执行的规范, 致使档案管理部门内部工作低效与滞后, 影响了档案管理部门与其它部门之间的沟通和衔接。

三、高校电子文件归档与管理工作的对策

(一) 高度重视电子文件归档与管理工作。在教育现代化的进程中, 高校要充分认识到信息化档案管理工作的重要意义, 提高电子文件归档与管理意识, 加强对电子文件归档与管理工作的落实与宣传。首先, 高校领导要意识到电子文件归档与管理的重要性, 将其纳入高校信息化档案管理工作之中, 加强对电子文件的归档与管理工作的宏观指导, 对已有和即将产生的电子文件进行有计划、有步骤的归档与管理, 同时也要加大对电子文件归档与管理工作的资金投入。其次, 高校档案管理者要改变传统的纸质文件管理理念, 提高对电子文件归档与管理工作的重视程度, 做好信息化档案管理工作的计划与安排, 从而提高电子文件归档与管理的工作效率。

(二) 加强电子文件归档与管理队伍建设。高校电子文件的归档与管理需要对大量的电子文件进行收集整理, 同时需要进行电子文件的数字化转换, 档案库筹建、管理软件的更新与应用、电子文件的加密与存储等, 在这一系列的过程中, 要求档案管理人员要具备较高的综合素质。因此, 高校必须具备一只知识、学历、年龄结构合理的现代化档案管理队伍。第一, 要组织档案管理人员学习电子文件归档和管理的相关知识, 掌握电子文件归档与管理的相关技能, 熟悉电子文件归档的各个流程。第二, 高校档案管理部门领导要组织工作人员结合本单位员工的实际情况, 选派员工外出学习和培训, 及时掌握先进的电子文件归档和管理的相关知识技能。同时也要结合实际工作需要, 引进高素质的工作人员, 逐步优化电子文件归档与管理队伍。

(三) 完善电子文件归档与管理工作制度。电子文件是高校电子政务的重要资源形式, 对于保存和记录高校电子政务工作具有重要的价值。完善电子文件归档与管理工作制度, 既是高校现代化档案管理的现实需求, 又是高校档案管理部门与其它各个部门得以有效衔接, 顺利开展电子文件归档管理的重要保障。高校要根据国家颁布的电子文件管理规定, 结合电子文件的内涵与特征, 制定并出台符合本校实际的电子文件归档与管理办法, 为电子文件归档管理工作的开展提供依据。比如制定《XX大学电子文件归档办法及管理标准》《XX大学电子文件归档暂行管理实施细则》等, 以此来明确校内各部门在电子文件归档过程中的职责, 以及档案管理人员的具体工作细则。