浅谈高校会计档案的收集归档和管理

2022-09-11

1 引言

由财政部和国家档案局联合修订通过, 2016年1月1日开始实施的《会计档案管理办法》中明确规定会计档案包括原始凭证、记账凭证、会计账簿 (包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿) 、财务会计报告 (包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告) 、其他会计资料 (包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料) 。

2 高校会计档案的收集整理

2.1 会计凭证的整理

在高校会计档案中会计凭证所占比例较大, 也是最重要的组成部分, 因此其收集整理工作就成了高校会计档案收集整理工作的重头戏。会计凭证收集整理, 首先要把各类凭证按照记账的时间顺序和编号排列装订保存。凭证装订前要注意对会计凭证进行审核、排序, 做到无遗失、无缺号、无漏号, 对于大小不一的原始凭证要进行裁剪, 折叠, 粘贴。每月结算后, 根据凭证的多少, 填制会计凭证封面和凭证盒并立卷装订, 每本为一卷, 凭证封面和凭证盒上要填写单位名称、凭证名称、起止日期、本月册数、凭证张数, 并由会计主管、经办人员签名盖章。

2.2 会计账簿的整理

会计账簿包括总账、各类明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。高校会计应在每个会计年度终了, 结转下年后, 按照账簿的分类进行收集整理, 检查账簿的扉页, 项目填写是否正确, 记账、复核、主管人员签章是否齐全。账簿的封面应填写高校的完整名称、账簿名称、所属年度、装订册次、起止页码、经管人员、单位负责人、会计主管、记账、装订人员分别签字并盖章。

2.3 会计报表的整理

会计报表包括月报、季报、年报, 高校会计档案的管理人员应逐项填写编报单位、编报日期、单位负责人、财务负责人、经办人员, 并签章。报表收集起来后, 按照时间顺序分别装订成册并立卷归档。

2.4 其他会计资料的整理

其他会计资料包括银行对账单、银行余额表、会计移交清册、会计档案纳税申报表、工资调整表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。在每个会计年度终了, 会计档案管理人员应将每个银行的余额表和对账单等分银行归集, 按时间顺序排放并装订成册、编号和进行封面的填写。填写封面的时候要注意单位名称、单位负责人、主管人员、经手人员需签字并盖章。其他会计资料也需按照时间的顺序进行归集并装订成册。

2.5 电子档案的整理

随着现代社会的发展, 电子信息进入到社会的每个角落, 高校会计档案的管理也不可避免的受其影响。2016年开始实施的《会计档案管理办法》中明确规定:单位在进行会计核算等过程中接收或形成的, 记录和反映单位经济业务事项的, 具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料, 包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。高校会计档案管理人员使用电子档案管理系统, 接管电子档案, 符合其长期保存的要求, 并且建立和电子档案相关联的纸质档案的检索系统。虽然其不具备永久保存价值, 但是具有占储存位置小, 便于查找的特点, 所以高校会计档案管理要紧跟时代步伐, 重视电子档案的收集、整理。

3 高校会计档案的保管

3.1 高校必须制定和建立会计档案管理制度

要做好会计档案管理, 必须先要有一个好的会计档案管理制度, 明确其的重要地位。制定管理制度时, 要根据具体的会计档案分类制定, 力求做到制度细化, 同时要做到管理责任落实到人, 高校会计档案应设置专人保管。当年形成的会计档案, 在会计年度终了后, 可由财务部门临时保管一年, 再移交高校档案管理机构保管。因工作的确需要推迟移交的, 应当经高校档案管理机构同意。会计当年收集整理的会计档案, 先由会计人员装订成册, 由财务部门暂时保管, 暂时保管的期限最多不能超过三年。保管期满后由财务部门编制清册移交至高校档案管理部门统一保管。档案部门应安排专人进行接收和清点, 原则上应该保持原卷册的封装, 如有个别需要拆封整理的, 档案人员应会同财务人员一起进行拆封, 以便分清责任。

3.2 高校会计档案的利用管理

高校会计档案无论是在财务部门保管, 还是在档案管理部门保管, 都要建立健全会计档案的查阅登记制度, 做到既保证查阅方便, 又保证会计档案的安全。财务部门和档案管理部门要设立查阅登记簿, 登记查阅的会计档案的时间、卷数、目的以及查阅人, 要做到有查阅就有登记。校内其他部门和校外单位查阅复印会计档案的, 需经过财务负责人同意, 并办理查阅手续方可进行查阅和复印。会计档案一般不外借, 确因工作需要外借的, 必须经由会计档案保管部门的负责人同意并办理借阅手续, 写明归还期限方可外借。会计档案在查阅过程中严禁篡改和损毁。

4 高校会计档案的鉴定和销毁管理

《会计档案管理规定》明确指出, 单位应当定期对已到保管期限的会计档案要进行鉴定, 并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定, 仍需继续保存的会计档案, 应当重新划定保管期限;对保管期满, 确无保存价值的会计档案, 可以销毁。已经到保管期限的会计档案, 应由高校财务部门或档案管理部门提出, 并由财务、档案、审计等部门组成鉴定小组, 对会计档案进行逐本鉴定, 严格审查会计档案是否已达到或超出了保管年限;超出了保管期限的会计档案是否还涉及未结算完结事项, 有无涉及财产产权转移、证券、图纸等收支的原始凭证。保管期满, 经过鉴定小组鉴定不具有保存价值的会计档案可以启动销毁程序。