采购档案信息管理制度

2022-10-16

它是实施某些管理行为的基础，是社会再生产过程顺利进行的保证。合理的管理体系可以简化管理过程，提高管理效率。以下是小编为您整理的《采购档案信息管理制度》的相关内容，希望能给你带来帮助!

第一篇：采购档案信息管理制度

上海市政府采购供应商信息库及诚信档案管理暂行办法

沪采管办[2004]2号

第七条供应商在信息库登记基本信息后，取得用户名和口令，凭用户名和口令参加本市政府采购活动和进行信息维护。

第八条供应商在参加政府采购活动期间，凡是涉及工商、税务、经营资质等重要事项发生变更的，应从变更发生之日起七个工作日内在信息库中自行维护，并向市采购中心提供有效的书面材料以备核对。

第九条供应商发生经营状况重大变化以及重要担保、重大合同纠纷或诉讼、信用等级和资质变化等可能影响履约能力的重大事项，应及时向市采购中心提供书面报告。

第十条供应商应在信息库中及时更新其主营和兼营的产品信息。

第三章供应商诚信档案

第十一条参加政府采购活动的供应商应当遵守政府采购法律、法规和规章制度，遵守诚实信用和公平竞争原则。

第十二条在信息库中建立供应商诚信档案，记录供应商参加政府采购活动的诚信状况。

供应商诚信档案记录的内容包括：

(一)供应商积极响应政府采购的情况，包括参加公开招标的投标次数和表现，以及接受邀请参加投标、竞争性谈判的表现;

(二)供应商在参加政府采购活动中的行为规范，是否存在违法、违规行为;

(三)供应商履行政府采购合同的状况，是否全面履行合同义务，是否提供良好的售后服务。

第十三条供应商有下列情形之一的，由市采购中心报经市采管办批准后记录在案：

(一)提供虚假材料参加政府采购活动谋取中标、成交的;

(二)开标后擅自撤销投标，影响招标继续进行的;

(三)采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的;

(四)与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的;

(五)在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的;

(六)中标、成交后无正当理由拒绝签订政府采购合同的;

(七)无正当理由拒绝履行合同的;

(八)故意提供假冒伪劣产品或走私物品的;

(九)拒绝提供售后服务，给采购人造成损害的;

(十)恶意投诉，给采购人或采购代理机构造成损害的;

(十一)拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的;

(十二)市采管办认定的其他有违诚实信用的行为。

第十四条本市各区县政府采购中心和经市采管办认定的政府采购代理机构，在政府采购活动中发现供应商有本办法第十三条所列行为之一的，应及时向市采购中心反馈，也可以直接向市采管办报告，经市采管办批准后记录在案。

第十五条市采管办应当对信息库和供应商诚信档案进行经常性的检查，指导市采购中心规范信息库和诚信档案的管理。

第十六条供应商有本办法第十三条规定情形之一，由本市政府采购监督管理部门依法予以处罚。情节较轻的，予以警告;情节严重的，列入不良行为记录

名单，在一至三年内禁止其参加本市政府采购活动，并在上海政府采购网予以公告。

第四章附则

第十七条本办法自2004年7月1日起试行。

第二篇：政府采购中心档案管理制度

第一章总则

第一条为加强政府采购档案管理，有效保护和利用政府采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合我县实际情况，制定本制度。

第二条本制度所称的档案，是指采购中心开展政府采购业务时，根据法律规定，必须保存的有关文件、图表、声像等不同形式的各种记录。档案资料除特殊情况外均要求为原件。

第三条政府采购档案是反映政府采购活动的重要记录。采购中心在管理、组织实施政府采购活动中形成的文件材料，都应归入政府采购档案，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

第二章政府采购档案的内容

第四条政府采购档案具体包括：

(一)项目的前期准备材料。

1.采购项目计划书;

2.采购项目计划批复书(含采购方式批复书);

3.委托代理协议;

4.招标文件论证资料;

5.招标文件确认函;

(二)项目的招标(询价、谈判等)文件材料。

1.已发出采购文件(包括招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购的有关文件、资料、样本、图纸等);

2.已发出采购文件的必要澄清或修改的文件;

3.采购公告(包括招标公告、邀请招标函、询价函或者谈判邀请函等);

4.购买招标(谈判、询价等)文件的登记记录(包括不足三家的情况记录);

5.供应商的资格审查情况报告;

6.邀请招标的供应商邀请过程记录;

7.询价及竞争性谈判的邀请对象确定理由等材料;

8.答疑会议记录和纪要;

9.现场踏勘记录;

10.缴交投标保证金情况表;

(三)项目的开标文件材料。

1.收取投标文件的登记记录;

2.参加开标会议的供应商签到名单(或开标情况确认表);

3.开标会议议程(含主持人、唱标人、监标人名单);

4.开标时间、地点、过程的有关记录;

5.评审专家形成过程和名单;

6.投标人不足三家的废标材料记录;

7.不足三家申请继续开标的有关申请、审批材料。

(四)项目的投标(报价等)文件材料。

1.投标文件的正本(包括投标、报价、竞争性谈判、单一来源采购的文件、资料等);

2.已提交投标文件的补充、修改或已经撤回的文件记录;

(五)项目的评审文件材料。

1.项目评标小组(询价小组、谈判小组)组成人员、监督人员及有关工作人员签到表;

2.评审过程记录及打分表;

3.评审报告及附件;

4.项目废标报告及处理意见;

5.评审纪律材料;

6.现场监控录音、录像材料;

(六)项目的中标文件材料。

1.确定采购供应商的文件材料(含采购人对采购结果的确定文件、采购结果通知书等);

2.质疑投诉处理材料(包含供应商质疑书、采购中心质疑答复、投诉处理决定等材料);

(七)项目采购阶段的文件资料。

1.政府采购项目合同(包括合同的订立、补充、修改、终止执行等);

2.项目的验收文件材料;

3.资金支付文件及证明;

(八)其他文件材料。

1.项目工作总结;

2.项目效益评估书;

3.其他与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的文件材料。

第三章政府采购档案归集

第五条政府采购合同签订后，一般应在三个月内，由项目责任人将该计划的全套文件材料进行收集整理。因故不能按期整理的，应由责任人做出书面说明，档案管理人员应定期催办。整理的档案应包括该计划的全部文件材料和记录，包括图纸、效果图、磁带、光盘、磁盘等载体的各类文件材料。采购现场监控系统录制的音像资料，可作为辅助档案资料保存。

第六条政府采购档案不符合要求的，责任人应尽快补齐相应材料，保证档案的完整、真实、有效。政府采购档案需要补齐时，由相应责任人整理有关文件材料，说明补齐原因及有关信息。

第四章政府采购档案的管理

第七条政府采购中心依法做好政府采购档案管理工作，指定专人负责政府采购档案的管理并建立岗位责任制度。

第八条档案管理人员应加强归档档案的管理，在政府采购合同签订、交付验收和结算完成后，按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录，并保证政府采购档案的标识清晰有效，确保政府采购档案安全保管、存放有序、查阅方便。

第九条政府采购档案按照编号顺序进行组卷，卷内档案材料按照政府采购工作流程排列。

第十条政府采购档案文件材料用纸规格一律采用国际标准A4纸。大型工程图纸、设计效果图、光盘、磁盘等无法装订成册的可在档案中统一编页，单独保存。档案包装应使用无酸卷皮卷盒。

第十一条政府采购档案的保存期限为从采购结束之日起至少十五年。

第五章政府采购档案的使用和销毁

第十二条查阅、复印政府采购档案，应经过单位负责人批准后，由档案管理人员抽调档案，交查阅人查阅;需复印的，由档案管理人员按指定页码复印。

第十三条外借政府采购档案，应经过单位负责人批准后方可办理外借手续，外借时间一般不超过三天。外借档案归还时，档案管理人员应按外借时登记的内容核查档案，并办理归还手续。

第十四条档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。

第十五条保管期满的政府采购档案，应按以下程序销毁：

(一)档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造册;

(二)销毁意见报单位负责人审核批准，同时报同级政府采购监管部门和档案行政管理部门备案;

(三)销毁政府采购档案时，应邀请政府采购管理部门人员参加现场监销;

(四)销毁政府采购档案前，销毁单位和参加现场监销人员，应认真核对清点销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名。

第六章监督检查

第十六条政府采购监督管理部门负责政府采购档案工作的指导、监督和检查。

第十七条采购中心应积极配合政府采购监督管理部门对其政府采购档案的检查。

二OO八年八月

第三篇：档案信息管理制度

文章来

源莲山课

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档案信息管理制度

第一条为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息，制定本制度。

第二条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。

第三条公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应用及管理工作。

第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作。

第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照公司综合档案管理办法。

第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时提供。

第七条旧管网改造时，由规划建设管理部进行现场测绘，及时绘制改造后的图纸并向相关部门提供。涉及调度地理信息系统数据更新的，应同步更新。

第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款。

第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归档。

第十条保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。

第十一条未尽事宜执行综合管理部档案管理办法。

第十二条本制度从二O一二年一月一日起执行。文章来

源莲山课

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第四篇：档案信息安全管理制度

为确保在信息化建设中的档案信息安全，经院领导研究，特制订如下档案信息安全管理制度：

一、遵守保密规定，严格控制不应公开的档案信息。

二、保存档案数据信息的计算机不得与公共信息网络联接，确需联接时，必须通过安全保密审查。

三、加强对档案信息网络传输的管理，确保网络和使用过程的信息安全。

四、确定专人负责计算机系统的管理工作，并设置计算机操作系统用户口令。

五、计算机系统必须安装防病毒卡或反病毒软件并及时更新版本，做好防病毒工作。

六、保存档案数据的计算机外送修理时，应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除，并做好计算机修理情况登记。

七、应采取有效措施，保证档案数据库和档案数据安全。所有数据至少复制两套，并异地保存。

八、信息载体(如硬盘等)损坏，必须拆除后放入待鉴定室专门保存。

九、磁性载体每满2年、光盘每满4年应进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

十、具有永久保存价值的文本和图形形式的电子文件，必须同时制成纸质文件或缩微品等拷贝件一并归档保存。

十一、应加强对归档电子文件鉴定销毁的管理。对于属于保密范围的归档电子文件，连同存储载体一起销毁，并在网络上彻底删除;对于不属于保密范围的归档电子文件进行逻辑删除。

十

二、以上各条请本单位全体干部职工互相监督，共同遵守。对违反本制度的，按国家有关规定处理。

第五篇：江苏省国家税务局系统政府采购档案管理暂行办法

第一章

总则

第一条为了加强江苏省国家税务局系统政府采购档案资料的管理，有效保护和利用政府采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规规定，并结合我省国税系统政府采购工作实际，特制定本暂行办法。

第二条本暂行办法适用于全省国税系统各级采购人的政府采购档案管理。

第三条政府采购档案是指各级国税部门在开展政府采购活动以及加强政府采购管理工作中形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同介质载体的记录。

第四条全省各级国税部门政府采购档案管理工作分别由采购部门和档案管理部门组织实施，其中采购部门负责归档前管理，档案归档后由档案管理部门负责。政府采购档案管理应接受上级采购部门的业务指导、监督和检查，并应按照档案管理业务规定加强管理，确保政府采购档案收集齐全、整理规范、方便利用。

第五条各级国税部门应加强对政府采购档案的管理，保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

第二章政府采购档案的内容

第六条政府采购档案包括采购项目实施过程中形成的各种文件资料，采购管理工作中形成的文件、数据、表格，以及记录采购档案管理过程的资料。

第七条采购项目实施过程中形成的文件资料包括：

(一) 项目的前期准备材料

1、采购业务需求、满足采购需求的协议供货产品和供应商备选信息;

2、采购项目立项申请表及相关附件;

3、采购预算说明及经批准追加或调整预算的相关证明材料;

4、采购工作组会议纪要(应形成包括采购内容、采购预算、采购方式、评审办法、评委会组成的采购工作方案);

5、采购领导小组会议纪要;

6、委托采购代理协议;

7、按规定应履行报批手续的有权部门批复。

(二)项目的采购文件材料

1、招标采购文件论证资料;

2、采购文件(包括向供应商发出的招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购的全套文件、资料、样本、图纸等);

3、招标采购信息公告所刊登的媒体记录和有关审批件;

4、招标采购公告(包括公开招标公告以及邀请招标资格预审公告等);

5、供应商抽取名单;

6、供应商领取采购文件的记录(包括潜在投标人不足三家的情况记录);

7、对已发出招标文件进行必要澄清或修改的文件或情况说明;

8、对投标或被邀请供应商资格的审查情况。

(三)项目的开标(含谈判、竞价等，下同)文件材料

1、在截止时间前，供应商对已递交的投标文件(或谈判响应文件、报价单等，下同)进行补充、修改或撤回的记录;

2、收取投标文件、投标(谈判)保证金的登记记录;

3、参加开标的供应商签到名单;

4、开标现场工作人员(包括主持人、记录员、评审人员、监督人员及其他有关工作人员)签到名单;

5、供应商谈判、澄清顺序的抽签记录;

6、开标全过程的现场记录;

7、开标一览表;

8、监督人员对文件密封情况、开标现场过程及结果的公证文书;

9、所有投标文件的正本及投标声明，包括供应商提交的有关证明文件、资料，以及对已提交投标文件的补充、澄清、修改文书。

(四)项目的评审文件材料

1、评审专家抽取记录及名单;

2、评审委员会工作文件和有关资料，包括评审委员会主任推选结果、评审办法、评审细则、评审纪律等;

3、工作人员对评审过程的记录;

4、评委的评审记录、评分明细表、评分汇总表;

5、评审委员会出具的评审报告、中标(成交)候选供应商排序表;

6、项目废标报告及处理意见;

7、现场监察、监督人员签字记录;

8、评审现场监控录音、录像等其他有关材料;

9、需进行实地考察的采购项目评审(考察)报告。

(五)项目中标(成交)文件材料

1、采购工作组会议纪要或对采购过程及采购结果的工作报告;

2、采购领导小组会议纪要或分管政府采购的局领导对采购结果的审定意见;

3、依法变更采购结果的记录;

4、中标(成交)通知书及送达回证;

5、采购结果公告记录;

6、向未中标(成交)供应商通知采购结果的书面(或电话)记录及送达回证。

(六)项目合同签署及执行的文件材料

1、项目合同;

2、有关项目合同的补充、修改、中止或终止执行材料;

3、项目的验收文件材料;

4、项目的结算付款记录;

5、项目抽查报告、检测报告等;

6、项目抽查、检测结果的处理意见。

(七)其它文件材料

1、项目工作总结;

2、项目效益评估书;

3、供应商质疑材料、处理过程记录及答复;

4、供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定;

5、其它与采购项目相关的需要存档的资料。

上述内容如全部涉及则应按要求全部列示，如只涉及部分内容，则只列示涉及部分内容。第八条采购管理工作中形成的文件资料包括：政府采购相关制度、规定，审批备案资料，政府采购专项工作材料，政府采购实施计划(含草案)、工作台账、信息统计报表等基础数据资料，以及日常统计政府采购工作情况的重要数据及表格等。

第九条记录政府采购档案管理过程的资料包括采购档案交接清册、采购档案的查阅记录、以及采购档案的销毁清册等。

第三章

政府采购资料的归档

第十条

政府采购资料的归档程序包括资料的收集、整理、编制目录、立卷、移交档案管理部门等。

第十一条采购项目开展过程中，采购项目经办人应随时收集产生的各类采购资料，保证采购资料的完整性、规范性，对遗漏、缺失或未按规定签章的材料应随时补正。除文字资料外，采购项目经办人还应以采购项目编号为目录及时收集采购过程中形成的各类电子文档，包括最终中标(成交)人所提交的采购文件电子稿。在资料收集过程中应严格执行保密规定，在中标(成交)结果公布前，非开标人员不得接触采购资料，也不得外借采购资料，防止评审信息泄露。

第十二条采购项目结束后(指合同签订、交付验收并结清价款)一个月内，采购项目经办人应将所有采购文件按下列要求进行整理：

1、核对资料。根据采购程序和本暂行办法第七条的要求核对所收集的全部采购文件，其中对于同一采购项目编号有多个合同的采购档案应当存放在一起;采购文件必须是符合本次采购方式、采购程序合法有效文件且都应为原件，如为复制件应注明原件存放处并签名。

2、补正资料。对签名、印鉴或审批手续不全的要及时补办相关手续，对于暂时缺少的采购资料要及时补齐，对因遗失无法补齐的采购资料应书面说明原因并及时报告部门领导(相关书面记录应存档备查), 对按规定无法将原件保管在档案内的资料应在复印件上注明原件存放地，确保归档资料种类和内容的完整、真实、有效。

3、统一纸张型号。在制作采购文件原件时应尽量使用国际通用的A4纸进行打印，对原件为热敏纸等难以长期保存的或页面小于16开张的要用A4纸复印、并将原件粘贴在复印件上。

4、按序排列资料。对收集的采购资料应参照本暂行办法第七条的要求进行归类，并按政府采购工作流程及采购资料的自然形成规律按时间发生的顺序进行排列，并注意保持文件之间的历史联系。对具有相对独立性的招标文件、投标文件正本以及大型工程图纸、设计效果图、光盘、磁盘等无法装订成册的资料可排列在最后或另卷归集。

5、制作《采购项目基本情况一览表》。根据排列完成的采购资料，对采购项目的基本情况填表列示，并排列在资料的最上方。

6、整理归档资料。整理时要顺页、朝左、顶齐，并按序逐页在外侧上角处编写页码(空白页除外)。

7、编制目录。目录应对卷内所有材料按种类编制页码范围，并臵于采购档案的最上方。

8、立卷装订。采购档案整理完毕后应经部门领导审定后，按采购编号建立政府采购档案卷宗，并以线装方式装订或直接归入档案盒，如卷宗材料较多无法在一本(盒)中装订的可分多本装订。装订结束，需在卷宗封面填写好项目名称、采购编号和分卷宗号等必要信息。

第十三条采购人自行开展采购工作的，由采购人负责所有采购资料正本原件的保管;采购人委托政府采购代理机构进行采购的，各自保管经办事项的正本原件，各自经办的事项双方应在采购代理协议中明确。

第十四条采购管理工作中形成的文件资料应按照资料类别，及时收集整理，按序编制目录，并在规定期限内立卷装订。其中：政府采购相关制度规定、采购工作台账、审批备案资料等应在终了后一个月内予以立卷装订，政府采购专项工作材料、政府采购实施计划(含草案)、信息统计报表、日常统计政府采购工作情况的重要数据及表格等应在工作结束后一个月内完成立卷装订工作。

第十五条对列入政府采购档案管理的资料，除应将纸质件按本暂行办法第十一条至第十三条的规定及时整理归集、妥善保管外，还应将电子文档及时备份，对以专门软件编报的报表数据应尽可能将其转为Execl格式以便查询。采购经办人员换岗时，应将所保管的纸质档案及电子数据一并移交。

第十六条为方便查询，采购人当年形成的采购档案，在终了后，可暂由采购部门保管二年。期满之后的次年一季度，采购部门应将采购档案向本单位档案管理部门移交。归档时，档案管理部门应对归档案卷进行核对，并按规定填写档案交接清册一式二份，由交接双方签字确认，然后随移交案卷由档案管理部门留存一份，采购部门留存一份备查。

第四章

政府采购档案的保管第十七条各级政府采购部门要依法做好政府采购档案保管工作，建立起岗位责任制度。采购项目经办人负责归档前档案的管理，在政府采购合同签订、交付验收和结算完成后，按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录，确保政府采购档案安全保管、存放有序、查阅方便。

第十八条归档后的采购档案应由档案管理人员按照行政档案管理的要求妥善保管，并应保证贮存场所的清洁卫生，做好防虫、防尘、防潮、防火、防盗、防鼠等工作。

第十九条政府采购档案的保管期限从采购项目结束或采购管理工作所属终了之日起计算，至少保存十五年(国家有专门规定的从其规定)。但《采购项目基本情况一览表》应列为永久保管。

第二十条

各级国税部门应切实加强对本单位政府采购档案的借阅管理。除政府采购监管部门和其他对政府采购活动依法行使监督检查职能的部门，因监督检查需要可以查阅、借阅或复印政府采购档案外，政府采购档案原则上不得查阅、复印和借出。

第二十一条符合本暂行办法第十九条规定，或单位内部确需借阅或复印政府采购档案的，须经采购部门负责人批准、由采购经办人办理登记手续后，进行借阅或复印。其中，对于需复印的，应由档案管理人员按指定页码进行复印。借阅档案归还时，档案管理人员必须按外借时登记的内容核查档案，并办理归还手续。

第二十二条政府采购档案管理人员和查阅人员应对政府采购档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换和丢失。

第五章政府采购档案的销毁

第二十三条保管期满的政府采购档案，应按以下程序销毁。

(一)档案管理部门提出政府采购档案销毁清单及销毁意见，并登记造册，列明需销毁档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、拟销毁时间等。

(二)销毁意见经采购部门审核、并报分管采购工作的局领导同意后，方可执行。