试论档案管理的发展趋势——档案的信息化管理

2022-11-16

一、档案信息化管理的内涵

档案管理是指对数据信息的收集、保存、管理利用的工作。科技信息化时代的产生与发展,要求档案的管理方式也要做出相应的调整。传统的档案管理方式已经不能满足现代化发展的需求,信息化档案管理模式应运而生。档案的信息化管理是指利用数字化的档案信息资源和网络化的档案管理特性,通过信息系统平台对档案信息进行整理、传输之后,实现档案信息的资源整合,合理配置以及有效利用,最终实现档案信息资源的共享。

二、信息化管理的必然趋势

1、与时俱进的时代要求

信息技术的到来,促进社会各项活动逐渐步入电子信息时代。传统的档案管理已经无法适应当今时代的需求,档案管理工作必须进行内部的整体改革。电子档案便于保存、整理和查询利用的特点,已经意味着它可以取代纸质档案时代,加速促进档案管理的发展。电子档案的应用,是档案管理信息化的一个重要标志。

2、信息化管理有利于对传统档案的管理与保存

传统的档案管理,是利用纸质档案进行整合与利用。一方面,纸张不易保存,并且查找工作量大而繁琐,很多档案部门都无法避免地会存在档案资源的人为损坏或自然老化的问题,不利于档案的保护。目前,档案信息保护的最好办法就是利用信息技术进行档案的电子化处理,使得档案信息化。既利于保存,查找便捷,也可以提高管理工作的效率,降低档案资源的丢失和损坏风险。除此之外,信息化的档案管理相较于传统的纸质管理能够节省更多的资源和管理空间。小小的存储光盘就能够刻录大量的数据信息,优化存储设备,节省空间,也节约了整理管理时间,减轻管理工作人员的负担,有利于建立安全有序、规范稳定、利用便捷的档案管理系统,进而实现信息化档案的共享。

3、网络技术为档案信息化提供有效的管理路径

网络技术的发明与发展,各种电子产品的诞生,为档案信息化管理提供了有利的硬件设备基础。手机、电脑、打印机、相机等已经普及到全世界,每一个电子设备都是一个信息存储共享工具。随时随地查询信息已经成为了时代的需求。现在每一个档案管理工作人员不用每日在庞大的档案管理室穿梭,整理、查找,这些工作都极为繁杂。给每一个人都配置电脑设备,拥有相应的信息系统平台管理权限,直接在平台上进行相关档案信息的管理工作。简化了档案管理流程,加速了档案管理信息化的进程,更加符合现代化社会的科学发展观。

三、推动档案信息化管理的方法

1、从理念上深刻认识,重视人才的培养

要推动档案信息化管理,就必须从传统的管理观念上进行转变。正确认识到信息化管理是档案管理适应时代变化的必然发展趋势,培养档案信息资源共享的意识。档案管理人员应该从传统的管理模式中走出来,树立档案管理的信息化思想,注重自身的档案管理素养、综合素质以及信息化档案管理下所需要的新的技术能力培养。档案部门也需要加强员工专业技能的培训和指导,加速档案的信息化管理进程,尽快实现档案资源的信息化和资源共享。

2、从基础设施建设加强信息化管理

信息化管理过程中,基础设施建设是管理工作顺利进行的前提保障。信息化设备与信息化方式不匹配,无法实现信息兼容,直接会造成档案管理工作的混乱、无法进一步开展。所以,信息化管理必须注重基础设施的建设,建立一个整体、专业统一的设备体系,进行统一的数字化管理,对档案管理软件进行及时完善优化,实现档案的信息一体化管理。

3、在管理制度上提高信息化管理水平

档案管理能够稳定、健康地发展离不开健全的管理机制的制约。无论是档案管理工作本身的操作规范,还是档案管理员工的行为规范,都需要制定一套科学合理的管理机制,符合信息化管理的要求。对档案的收集、分类管理、归档工作都需要依照管理规定进行合理的操作,工作人员也必须遵照管理机制的行为准则,进行正确的管理流程,保证管理工作的顺利开展、档案信息化的建设。处理问题的时候也必须按照统一的标准进行判断与解决,真正提高档案信息化管理水平,有序维护整个档案信息系统,更快更好地实现档案信息的共享。

摘要：信息技术的产生,逐渐渗透到社会生活的方方面面,社会生产形式发生变化,时代要求也在改变。为了顺应时代潮流,建设社会主义现代化,档案信息化逐渐成为了促进档案管理发展的重要手段。本文分析了档案管理的现状,要实现档案管理的长远发展,档案的信息化管理是必然趋势,同时提出促进档案信息化管理的建议和方法。

关键词：档案管理,发展趋势,信息化