档案管理的安全保密及信息化档案管理研究

2022-09-11

档案管理的最终目标是为社会提供相关的档案信息, 管理系统机构必须依据这样的目标进行设置。在档案管理信息网络技术高度发达的今天, 如何实现档案信息在网络上的存储与传播, 并保障其安全, 是目前面临的一个艰巨的任务。在保障档案信息网络高速高效的前提下, 大力开展档案的安全保密工作研究可以有效地解决这一难题。

一、档案管理安全保密与信息化档案管理的必要性

档案管理安全保密工作是以网络、计算机、信息技术为手段, 以档案资源为对象, 以档案工作为依托, 以档案管理学最新理论为指导, 按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求、开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。

在信息化快速发展的今天, 加快档案管理的信息化进程是必须的, 只有这样才能对档案管理进行充分的利用, 从而促进社会的进步。而当下的档案信息保密工作对于处于信息社会的档案管理工作人员来讲, 也是其工作中重要的一环。这对于档案信息管理中的安全体系的完善与档案管理事业的健康、持续发展有着现实上的意义。档案记录国家或其服务机构的重要历史活动, 它与一般信息不同, 其内容对于国家机密与国家安全的保护有着至关重要的意义。特别是在国家经济、军事、科技以及政治方面的内容, 必须着重保护, 一旦泄露被非法分子利用就会对国家及社会产生巨大危害与无法估计的损失。

二、现今在档案管理安全保密与信息化档案管理中存在的问题

(一) 在档案管理方面缺乏标准与规范。

我国从事档案管理中的工作人员目前的现状是:对档案管理工作熟练的人, 信息化技术方面却比较薄弱;而精通信息化技术的人, 对档案管理工作却知之甚少。具备档案管理与信息技术两方面知识的专业人才十分匮乏, 这一现状, 尤其突出地表现在基层档案管理部门。由于这类人才的缺乏, 导致档案查阅、管理、保密等方面存在不便和漏洞, 管理信息软件的运用技术普及率低, 更无法统一档案信息化管理工作的标准, 即便有一定标准也无法做到全面推广, 只可以在某一部分或某一专业应用。但“无规矩不成方圆”, 不管是做什么工作, 都需要一整套完善的规范与标准, 这样才能保证档案管理工作健康有序的发展。同时也使得我国档案管理、案卷管理的信息化的进程受到了制约, 有关部门亟待出台相对较为统一的档案信息化管理的标准, 开发兼容性较强、易于操作的相关软件, 不定期地组织相关人员培训, 逐步完成档案管理信息化的进程。

(二) 对档案管理的重要性认识不足。

档案是指在各项工作中形成的、具有保存价值的、各种形式和载体的历史记录, 是领导决策的依据, 是对工作查考的凭证, 也是科学研究和基础设施设备建设的可靠资料。档案管理是日常管理工作中的有机组成, 其主要功能是为工作单位提供有关的资料管理服务。但现今的档案管理工作伴随社会的发展、市场经济的进步, 档案管理人员大都存在着服务意识以及保密观念不强的问题。究其原因, 是那些能获得直接经济利益且进展快速、见效早的工作往往更被人们重视, 如基础建设, 人们往往注重的是高楼大厦, 而对建设高楼大厦的一些资料如图纸、合同、各项政府批文等却淡然处之, 有关档案工作就容易被人们忽略。

不少单位对于档案管理工作的具体内容、工作性质以及工作内容也较为陌生, 把管理文件的工作思路妄加于档案管理, 这就导致了其按照统一原则与办法管理档案的不可能性, 工作单位也会因此导致在资源充分开发及合理利用上的短板。

(三) 档案管理的信息化水平偏低。

转变档案管理模式, 引入计算机、网络等信息技术, 对管理资源进行数字化转换, 就是当代档案管理的信息化理念。目前, 我国基层档案管理的信息化程度普遍偏低, 甚至有的还是许多年前的水平, 给档案的阅档等带来了极大的不便。当然, 档案管理的信息化进程不可能在朝夕之间完成, 对于档案管理信息化的建设是需要长期积累的, 并且信息化的过程中也会面临种种的难题挫折, 不会一帆风顺。这方面表现突出的美国有一种类型为各地方政府、院校、企业、社会组织等自行设立的档案管理机构, 它们形成了一种分散的、多元的、无中心的管理体制, 彼此之间可以通过协会来沟通和协作。

虽然我国在许多领域高度信息化, 但是由于档案的特殊性, 档案管理的信息化转变还处于刚起步阶段, 我国的档案管理信息化水平与国外的相比较为落后, 尤其是基层组织的档案管理, 更是如此。而且我国的档案管理信息化水平的发展还不够完善, 导致我国的档案管理软件与很多工作机构的工作性质不适配, 无法在档案管理中体现出来, 这种情况在一定程度上限制了档案信息化在各工作单位的实行。

三、建议针对档案管理中的这些问题应采取的对策

(一) 加强档案管理人员专业素质。

加强对档案管理人员的培训是档案安全保密工作与档案管理信息化的重点。在进行陪训时, 应加强对保密工作相关知识的学习, 并不断提高档案管理人员的业务技能, 使其档案信息化管理中的实践能力不断提高, 从而逐渐形成一支纪律严明、政治合格的档案管理队伍, 切实提高档案信息化管理水平。通过培训, 使档案管理人员的安全保密意识得到加强, 在加快信息化进程的同时, 逐步建立健全安全保密制度。加强对档案人员的教育和管理, 使档案管理人员充分了解国家的相关管理规定, 并努力提高档案管理软件的应用水平, 以满足档案管理现代化不断发展的需要。

(二) 加强档案信息管理中的安全意识。

相关机构应重视档案管理在其发展中的重要地位, 深刻了解其工作性质, 并在档案信息安全与保密工作方面, 对档案信息管理方面的从业人员加强部署, 对于利用信息网络偷取档案信息的行为要保证高度警惕, 做好在档案信息管理中的安全工作。同时加快自身档案管理的信息化进程, 在保证了其安全保密的前提上, 对其档案信息管理进行科学管理, 以达到对其资源进行充分利用的目的。

(三) 加快我国档案管理信息化进程。

相关机构也应该提高自身的忧患意识, 并对其行业改革的发展趋势与市场竞争中的规律予以把握, 加强在档案管理信息化的发展环境下对档案保密的规律性研究, 凭借档案管理技术与制度的创新来确保档案信息的安全保密, 并使自身的档案管理条件更加与国家的档案信息化管理软件适配, 加强档案管理信息化的落实, 不断适应现代化建设的新要求, 从而减少我国信息化进程中的难题, 提高我国的档案管理信息化进程。

四、结论

虽然一直以来档案管理并未受到人们的重视, 但是随着社会的发展, 档案作为具有巨大价值的信息资源在当前所体现出来的价值也越来越重要。因此, 在信息化快速发展的今天, 对于档案管理的安全保密工作就需要给予足够的重视, 在实现信息化档案管理且提升工作质量与效率的同时, 也要保证档案信息化管理的安全性, 对档案管理中的有效途径与有效措施加强研究, 以达到实现档案管理工作安全保密的最终目标。

摘要：信息化时代, 档案管理工作亟待加强信息技术应用研究, 尤其是在档案安全保密方面, 必须积极采取行之有效的保护性措施, 拓展工作思路, 提高工作水平, 切实解决我国当前档案管理中存在的安全问题。

关键词：档案管理,安全保密,信息化