档案管理信息化探究

2022-09-11

随着社会服务水平以及信息化的不断发展, 档案管理信息化程度也在不断加深。档案部门不断加强对档案管理信息化的建设, 使档案管理工作与社会发展相适应。不断加强基础工作, 深化档案管理信息化的改革, 进一步完善档案管理工作的运行机制与工作体制, 稳步提升档案管理工作的服务水平与保障能力。

一、档案管理信息化现状

(一) 缺乏专业化人才。

档案管理信息化的发展, 离不开与之相关的档案管理人才, 专业信息化人才的培养是提高档案管理信息化工作的重点。档案工作的信息化管理, 是现代化的网络技术以及计算机技术的结合, 对档案管理人员的信息化水平有较高的要求。首先, 档案管理人员不仅要具备档案管理工作的相关素质和经验, 还必须掌握一定的管理能力以及专业技术, 而如今具备全面素质及能力的档案信息化管理人才十分缺乏。其次, 当前档案信息化管理人员不仅管理经验匮乏、技术能力不足, 而且缺乏必要的稳定性, 刚刚对工作内容有所了解便被调离岗位或离职, 这致使档案管理人员的能力与信息化发展需求不相适应。最后, 档案信息化管理人员对现代化的信息管理技术掌握不足, 不能够熟练的严格按照管理要求来完成档案管理工作, 档案管理信息化的普及工作得不到有效的开展。

(二) 管理体系不够完善。

档案工作的信息化管理体系不健全也是影响档案信息化管理工作发展的重要因素。一方面, 档案管理中标准体系及质量控制不完善, 致使档案信息化管理工作得不到有效检验且无法达到其预期的效果。另一方面, 在档案管理建设中缺少有效的利用开发体系, 致使档案的信息化管理程度不够, 不能快速的进行信息检索及掌控档案管理的发展方向。

(三) 缺乏必要的技术保障。

档案管理工作的信息化建设中, 缺乏必要的技术保障。档案的信息化管理要求管理人员具备较高的专业技术水平, 但目前, 在档案的信息化管理过程中对相关硬件设施及设备的使用还不明确, 致使大量设备的功能得不到发挥。同时, 在档案管理工作的信息化建设中缺乏技术管理和技术指导, 导致工作过程中档案管理信息化达不到应有的效果, 这种技术指导及技术的欠缺, 无疑极大地阻碍了档案管理工作的信息化发展。

二、档案管理信息化的发展策略

(一) 加强人才队伍建设。

加强对档案信息化人才的培养, 是当前工作的重点。首先, 各单位要采取必要措施加强对专业的档案管理信息化人才的引进, 使大量具备档案管理经验、管理能力及技术能力的人才投入到档案管理的信息化建设中来, 提高建设队伍的专业能力。其次, 通过各种措施来提高现有管理人员的专业能力及管理能力, 使现有管理人员能够适应现代化档案信息化管理工作。最后, 加强对档案管理人员的人才管理, 避免因人才流失而影响档案管理信息化的发展。

(二) 建立完善的管理体系。

建立健全完善的信息化管理体系是开展档案管理信息化建设工作的基础。一方面, 建立完善的利用开发体系, 对信息咨询服务及档案资料的储存等相关流程进行规范, 开发有效的检索工具及信息技术, 提升档案信息化管理的技术水平, 从而在实现档案信息化管理基础的同时, 对档案进行科学的管理。另一方面, 建立完善的质量控制体系, 对档案管理工作中的目标及工作标准制定明确的制度, 从而确立档案管理工作的发展方向。

(三) 加大资金投入。

加大对管理信息化建设中的资金投入, 能够更好的推进档案管理信息化建设工作的开展。一方面, 政府要把经费切实投入到档案建设中去, 保证各单位在档案管理信息化建设中有足够的经费支持, 更好的开展信息化建设工作。另一方面, 各单位要切实将经费用到档案管理的信息化建设中去, 按要求采购相关软件及设备, 给档案管理信息化建设提供充足的物质保障。

(四) 加强技术指导。

档案管理信息化建设中正确的技术指导, 能够保证建设工作正确有序的开展。一方面, 要明确技术标准及要求, 对档案管理信息化建设中所需的技术进行详细的梳理。另一方面, 利用各单位中具备相关专业知识的人员或聘请相关专业人员对档案管理人员进行技术传授和指导, 增强他们对相关软件知识和硬件设施的掌握能力。

摘要：当今社会, 科技水平不断提高, 网络技术及计算机的普及程度也越来越高, 信息化管理登上了历史舞台。随着信息化管理的不断应用, 档案管理的效率也在不断的提高, 对推进企业发展起到了重要作用。作为信息化管理的重要组成部分, 档案信息化管理关系着众多企事业的发展。本文通过对档案管理信息化的必要性及内容的介绍, 着重分析了当前档案管理信息化建设中出现的问题, 并探究了相关的解决措施。

关键词：档案管理,信息化,发展