信息档案管理论文

评职称或毕业的时候，都会遇到论文的烦恼，为此精选了《信息档案管理论文(精选3篇)》，仅供参考，希望能够帮助到大家。当今世界已步入信息时代，信息社会中需求量的急剧增加和信息社会功能的巨大变化，使大规模开发利用档案信息资源成为时代的必然。

第一篇：信息档案管理论文

刍议档案管理信息化中的信息安全

【摘要】档案管理是一项可以反映一个单位或者是部门的工作业绩的工作。随着科技的发展，信息技术得到了迅猛的发展，而将信息化应用到档案管理工作之中则成了提升档案管理工作效率的一项紧迫要求。本文立足于档案信息化建设的背景下，阐述了档案信息化及其意义，分析了当前影响电子文件安全的因素，并提出应对措施。

【关键词】档案管理;信息化;风险;信息安全

科学的档案管理，是将历史工作全面、系统地呈现在需求者面前，让观阅者能够用最短的时间了解被阅者的基本情况，作为下一步工作的依据。

1、档案管理信息化

1.1 档案管理信息化的概念

档案管理信息化是指运用现代化的信息科学技术，尤其是以计算机为主要载体的智能化工具为依托，对档案资料进行收集、整理、开发以及利用，这是一种高效、科学的管理模式，主要包括建设标准化、资料存储数字化、信息利用网络化。推进档案管理信息化建设，对促进人才开发、利用具有重要的作用。

1.2 档案管理信息化的意义

第一，档案管理信息化可以快捷地实现资源共享。打破传统的纸张传递、审阅模式，在使用者之间消除信息闭塞的壁垒，促进信息资源的保存、传递、开发、利用，更高效地实现资源共享。

第二，档案管理信息化标志着档案事业的一个新起点。传统的档案管理就是簡单的收集、管理。而引入信息化建设，一方面是硬件设施的信息化，另一方面是软件的信息化建设。而硬件、软件两方面建设都能更加满足当今社会的发展要求，使档案管理工作与社会整体发展相协调。

第三，档案管理信息化效率更高。传统的档案管理以纸质的资料作为信息的保管、整理、归集，过程繁琐，导致效率低下，而且容易对档案资料产生破坏。推进信息化后，纸质的资料变成了电子档案，以科学的先进技术替代了传统的手工模式，缩短了档案管理的时间，而且将文字、图片电子化，具有强烈的直观性、选择性、易操作性，容易调动工作的热情。

2、档案管理信息化中电子文件信息安全风险

电子文件是档案资料在网络环境下生成的资料呈现方式，这是一种新型的只是管理方式，它直接关系到档案信息化的作用能否正常实现。如果电子文件保管不到位，造成被非法窃取或者是修改，都会造成信息资料的真实性和完整性，不仅无法为使用者提供可靠的档案资料，也失去了信息化减少的意义。因此，保证电子文件资料的安全至关重要。电子文件具有虚拟性、复杂性以及集成性的特点。

2.1 信息更替过程造成资料的损失。由于科学技术的快速发展，具有存储信息和使用功能的管理软件、硬件与操作系统都有一定的升级空间，而在技术升级的过程中，可能由于信息的存储格式等方面的标准不同会妨碍到电子文件的存储的长期性。如果，信息不能读出，等于信息被破坏了。

2.2 电子文件档案的目的就是对相应的资源进行利用，实现资源的共享。而资源共享的整个工作过程都是依托计算机和网络而进行的。这个过程运用了一定的网络技术，从资料使用的周期来看，由于网络加密技术、防火墙技术、病毒机器变异技术、网络备份、计算机、网络技术的缺陷或者是发展等诸多因素影响，都会产生很多安全隐患，直接影响到资料保存、使用的安全性。加之，电子文件与信息载体能够分离，让泄密具有了很强的隐蔽性，而且被泄密的资料依靠互联网可以快递地传播开来，给补救工作带来了很大的挑战。

2.3 电子文件管理人员素质参差不齐。由于我国档案管理信息化建设相对较晚，很多管理人员并非专业人士，其业务能力、政治素质以及职业道德都有带提高;此外，电子文件管理需要很强的硬件、软件操作能力和维护能力以及安全防护知识，所以，管理人员必须具备较强的综合素质。而受到原有用人体制的影响，很多管理人员的水平不高。而且兼职现象比较严重，缺乏相应的管理意识很安全意识，都会对电子文件的管理造成很大的影响，严重地影响了先进的管理方式的推广。

3、档案管理信息化中电子文件安全应对措施

3.1 加强文件管理人员的素质

为了适应社会的发展，满足科技的要求，档案管理者必须做到活到老、学到老，不断探索，不断创新，在工作实践中提升自我，最终实现档案管理信息化建设目标，才能满足使用者对档案信息的需要，才能让档案资料发挥更大的作用。

一是，档案管理人员要及时更新计算机、网络通讯方面的知识，提升网络使用的安全性。要不断学习网络历史、文化、专业术语等网络的基本理论和操作知识。

二是，档案管理人员要熟悉互联网的信息资源分别和查找手段、方法，熟悉常用浏览器的使用，要熟悉不同需要存储的档案信息的特点和搜索引擎，以及归集方法。

三是，完善整理档案信息的能力。要能做到通过网络将分散的资料进行整合，提供给使用者。

四是，加强网络档案信息资源开发的能力。信息化要起到实效，就得适应网络化发展要求，切实提高网络档案工作服务水平很能力，这就需要管理者不仅要有丰富的档案管理知识和经验，熟悉网络的信息搜索、整合流程，更要具有学习、探索的能力。

3.2 强化安全培训

电子文件以计算机和网络为依托，建立在现代信息技术运用基础上，利用数字化手段，对资料进行收集、管理工作，从而实现档案资料的资源的大规模共享。

因此，要对档案管理人员进行电子文件安全培训。增强管理人员的安全保密意识，并强化其职业道德，增强其责任感。针对可能出现安全问题的环节，如传输、录入、存储、调用等环节，要建立相对完善的管理制度，做到有制度可以依靠、可执行;同时，要加强技术力量投入，可以利用加密技术来拦截第三方对资料的盗取;设置安全通行密码，维护管理者的使用权限;也可以利用监控技术，防止对电子文件的非法访问，防止资料的泄露和篡改;做好电子文件的安全备份工作，增强计算机病毒的防控能力，提升电子文件的安全性。

3.3 转变管理视角，做到技术和管理同时加强

由于电子文件管理是依靠先进的技术，所以就形成了对技术发展的高度重视，而忽略了相应的配套管理措施。如果缺少如文件登记、传递、监控等运行过程，或者这些措施不到位，而仅仅依靠科技的保障，是无法实现电子文件的信息安全的。因此，做好电子文件安全使用，不仅是科技的问题，更是管理的问题。档案管理人员要充分发挥自己的能动性，切实履行岗位职责，对电子文件的运行过程要进行研究很监控，做到全盘考虑。

3.4 建立、健全电子文件安全运用规范

作为一个新发展起来的管理手段，档案信息化的安全工作是一项非常重要的工作。虽然国家制定了《网络安全法》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《中华人民共和国电子签名法》等，但是这些都是基本法，面对日新月异的科技发展势头，要想保护电子文件在档案信息化过程中的安全，必须根据实际工作需要，结合科技的发展速度，制定适合的规则和法律，才能最大程度的保证电子文件的安全使用，促进档案的信息化建设。

参考文献

[1]张冬青.电子商务档案管理的智能化趋势[J].档案学研究，2011(6)：70-73

[2]曹红.试论信息网络环境下档案管理[J].当学研究，2008(1)：50-54

[3]王春杰.信息化背景下干部人事档案管理对策分析[J].办公室业务，2012(21)：171-172

作者：闫伟荣

第二篇：现代信息技术在档案信息管理中的应用以及档案信息管理面临的挑战

当今世界已步入信息时代，信息社会中需求量的急剧增加和信息社会功能的巨大变化，使大规模开发利用档案信息资源成为时代的必然。

一、现代信息技术在档案信息管理中的应用

随着计算机网络技术、多媒体技术的不断发展，键盘及无键盘输入技术、语言合成技术、触摸屏输入技术、摄像输入技术、传真技术等的广泛应用，不仅使传统的文件形成方式、文件载体、传送方式等发生了根本性的变革，而且使档案信息的收集、整理，档案管理的方式、方法，特别是档案信息的开发利用等一系列问题发生了重大变革。

1.多媒体技术。

多媒体技术是一种把文字、数字、图形、静态图像、活动图像、声音等几种信息的媒体集合在一起，并由计算机综合控制的技术。其特点为操作方式简便、用途广泛、具有理想的用户界面。

2.光盘技术。

光盘是一种用激光来记录和读取信息的图形盘片，是计算机信息存储的新型载体。作为一种复合技术，光盘技术集计算机、激光和数字通讯等技术为一体。到目前为止，在大容量、高密度、低成本与快速存取方面是很有发展前途的存贮介质。

3.缩微技术。

缩微技术以胶片为信息载体，采用感光摄影原理，是目前一种比较成熟的文献资料全文真迹存贮技术，是集光学、机械、电子、化学、计算机于一体的高技术产业。它具有永久保存、节省空间等特点，并在法律上具有证据效力，已成为世界公认的很成熟的一种信息存贮介质。

二、档案信息管理面临的挑战

目前我国的档案管理状况还不令人满意。主要存在以下问题：

1.计算机检索的数据数量严重不足，质量缺乏控制。

2.缺乏正确引导，标准推行不力。

3.档案网络化管理方面，我国大多单位仍处于计算机单机运行的阶段。

4.缺乏一支既熟悉档案知识，又精通计算机业务的专业队伍。

三、未来研究和发展对策

档案信息管理工作本质上是一项经营信息的工作，它要求人们改变历来只重视知识生产和保护、忽视知识利用的传统偏见，人们只有掌握了利用知识、经营知识的能力，才能在应用知识时得心应手，挥洒自如，体现信息开发的社会作用。因此档案信息管理应走出安全保护为框架主体的狭窄的研究圈，制定面向发展、谋求发展、实现发展的政策目标。针对上述存在的种种问题，我们在档案信息开发、管理工作中应着重做到以下几点。

1.研究制定总体规划，加强宏观管理。

国家档案行政管理部门，应把运用计算机管理档案作为一个重大的系统工程来对待，要对之进行科学管理。根据档案现代化管理工作要求，尽快制定出全国档案部门运用计算机进行自动化管理的方向、战略，制定一个周密的、系统的档案自动化管理标准，明确规定运用计算机自动管理文件、自动进行档案整理编目、自动统计、自动检索、自动完成档案馆(室)的日常管理活动的目标和实施办法。

2. 明确档案信息管理政策体系模式，完善档案信息管理法律保障。

1987年9月，第六届全国人民代表大会常务委员会第22次会议通过的《档案法》，是新中国第一部关于档案工作的法律。《档案法》所规定的“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”正是档案职业道德所提倡的。因此，遵守法纪，便成为档案职业道德的又一重要准则。严守法纪，就是指档案工作者要严格遵守党和国家有关的方针政策、法规、纪律，不徇私情，不怕打击报复，为维护党、国家和人民的利益，自觉地同一切违反政策法规和《档案法》的现象做坚决的斗争。档案工作者肩负着特殊的历史责任和艰苦的任务，没有严格的纪律，就不能把智慧和力量集中起来，形成强大的战斗力，也就不可能做好档案工作。

在新的社会形势下，档案信息管理原则，还应该根据新时期的特点和实际工作情况转变管理工作重心。在保持原有管理原则的基础上，拓展管理工作的其他职能，使档案信息管理工作得到全方位的革新;在指导方针的调整上，必须严格坚持邓小平同志关于“开发信息资源，服务四化建设”的指导思想，同时这也是政策目标制定时所提出的管理要求，要立足于档案信息管理活动自身水平的提高，加强与其他信息部门的联合协作，充分吸收其他信息部门和其他行业部门的管理经验，在政策上相互兼容，在实践上取长补短。

3. 建立激励机制，加强人才培养。

建立激励机制、加强人才培养应做到：要合理安排工作，用人所长，人尽其才;要加强思想和业务领导，使之乐于献身档案事业，刻苦钻研业务;建立完善的奖惩制度和激励机制。

档案部门掌握现代化技术的人才是非常珍贵的，为了稳定和提高这支队伍，充分发挥他们的作用，应当运用一定的奖惩手段。要根据《档案法》的规定，“在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或个人，由各级人民政府给予奖励”，树立典型榜样，开展向先进单位或个人学习的活动，使档案工作者学有目标，干有方向。按照“政治上更强，业务上更精、作风上更实、纪律上更严”的要求，从思想、组织、道德、作风等方面加强队伍建设，使档案工作队伍始终保持坚定正确的政治方向、旺盛的敬业爱业精神、无私奉献的职业情操、开拓进取的职业热情，为档案事业建功立业。只有奖惩分明，才能使档案工作的职业道德深入人心。

我国档案专业领域还有两个不容忽视的问题：第一，缺乏高层次的现代化档案管理人才;第二，我国档案学研究深度、广度不够，经验不足。这样，档案学教育便需要适应社会的变革，培养造就出一批具备信息文化及网络文化的复合型档案管理与研究人才。所以，我国档案学教育，必须对现有的教育体制专业教育与在职教育、教学内容结构、教学方式等方面做出相应的调整。教学方式上则要求理论联系实际，多引导学生参加社会实践，同时鼓励学生对即将面临的新理论的建立提出见解或引导学生从事这方面的研究。专业教育既要培养出多层次的现代档案管理人才，同时也要培训造就出一批致力于现代化档案管理理论研究的精华。在职教育则重在提高专业及文化素质，包括计算机文化和信息文化的培训等等。

总之，面对21世纪，信息管理正处于一个重要的转变时期，要抓住机遇，积极探索，勇于实践。信息管理人员只有提高自己的素质，才能迎接信息社会的挑战，才能适应时代发展的需要。

作者：李宁宁

第三篇：档案信息化与档案信息安全保障体系建设

摘 要 从目前我国各个企业和事业单位的档案管理工作中可以看出，档案信息化和档案信息安全保障体系的建设之间存在着密切的关系，共同推进档案管理工作的进程，不断完善档案管理工作的效率，给领导者和决策者提供相应的依据。事实上，实现档案信息化，建立安全保证体系也是社会发展的必然结果，档案信息的重要性众所周知，只有相关的工作人员对其的重视程度不断加强才能保证档案管理的高效性。

关键词 档案信息化；安全保障；建设

信息技术的飞速发展为档案管理工作的进行提供了重要的契机，档案信息化的进程不断加快，也从整体上完善了档案管理的高效性和科学性。从现如今我国档案管理工作的现状上可以看出，档案管理工作需要以现金的信息技术为重要支撑，即使这样，问题也层出不穷。实现档案管理的信息化，同时建立完善的保障体系具有一定的可行性和必要性。

1 档案信息化与档案信息安全保障体系建设的必要性

所谓的档案信息化就是指在实际的档案管理工作中，采用信息化的技术和手段，实现信息的共享，为档案应用着提供便利。同时做好档案的开发和整理工作也是现如今社会发展的重要趋势。网络的高度发达成为档案信息化建设的前提和条件，实现档案管理的信息化和网络化符合社会可持续发展的需求，同时还能够提升社会服务的意识，加强服务力度。在进行档案信息化的过程中需要对相应的制度，管理方式等进行高度重视，同时做好档案安全的防御工作也是一种企业或者是事业单位风险评估的重要表现。保证档案信息的真实性和准确性时提升企业信誉程度，树立形象的重要因素。可见，在现如今的社会中，实现档案管理的信息化，加强保证意识具有一定的重要意义，也具有一定的必然性和可行性。

2 档案信息化发展的技术环境和政策环境

2.1 档案信息化发展的技术环境

从档案信息化的进程上看，其技术环境主要是包括计算机网络的普及以及各种办公方式的优化，做好档案信息的收集、整理以及存储和利用工作是实现档案信息管理的重要环节，在各个关节中都需要将先进的信息技术应用到其中。所以说，各种技术设备和方式的共同作用逐渐完善了档案信息化的进程。另外，还需要提供良好的硬件设施，实现档案信息的资源共享工作，同时保证档案信息传递的快速和便捷。

2.2 档案信息化发展的政策环境

由于档案管理的信息化实现给档案管理工作带来较多的便利，因此，国家对这一问题加强了重视。在相关的法律法规中提到了关于档案信息化建设的重要内容。这些举措都是为档案信息化创设一个相对比较公平且开放的环境，使得档案信息能够发挥自身的优势作用，实现全国性和规范性的特点。另外，档案信息的真实性和准确性特点也需要科学的政策环境作为背景，各级单位或者是机关等都应该充分应用网络的相关资源实现档案管理的高效性。不得不提到的是，档案信息的检索功能越来越受到人们的高度重视，在实际的应用中，需要保证应用的快捷性。

3 电子档案信息管理存在的安全问题

档案管理的安全问题直接影响到档案管理机构的机密或者是相应工作的进展。因此，保证档案管理工作的安全性，做好安全保证工作，能够有效的解决电子档案信息管理工作中出现的众多问题。虽然档案管理工作人员众多，但是工作中出现的问题比较严重，其中包括以下几个方面。

3.1 物理安全问题

物理安全问题是档案信息化中最为主要的问题，所谓的物理安全主要是指档案信息存放的条件以及环境，档案信息多以电子形式保存，因此，保存的温度和湿度等都需要控制在相应的范围内。尽量避免出现消磁，毁坏会这是盗窃的问题。从目前电子档案的管理工作上看，出现破坏的可能性主要有表现在两个方面，第一是计算机自身的软件和硬件方面的问题，另一方面则是人为因素。可见保护电子档案的安全性需要做好辐射的防护，提升工作人员的操作技能等等。

3.2 软件安全

软件是计算机系统的重要组成部分，只有保证软件的安全问题才能实现档案信息的正常运行，提升利用程度。软件和硬件都是比较重要的两个方面，要在运行的过程中严格按照相应的标准以及规定来进行，同时对软件的使用权限进行控制，同时还需要对电子档案进行归档和整理，避免黑客对档案信息进行拷贝和篡改。

3.3 数据安全问题

数据安全才是档案信息安全的基本，电子信息的保护就是要保证信息不被泄露。同时在电子档案的软硬件共同作用的前提下，需要更加注重对数据安全问题的重视。为了保证安全问题，需要将档案信息进行备份处理。通过科学的介质来进行传递，提高其利用程度。还可以根据档案信息的使用频率来设置权限，这样才能保证档案信息的数据安全问题。

3.4 网络安全问题

在计算机系统应用的过程中，可能会受到网络节点的制约，形成一定的破坏性，直接影响到计算机网络的安全性，对于档案信息的安全程度也会产生严重的影响。而且网络问题的出现也会造成其他问题的产生，所以需要根据电子信息档案的相关内容以及应用的特点来设置相应的防火墙结构，做好安全技术的推广，对网络安全问题进行严格地控制。在此过程中需要将网络监管工作落到实处，选择专业的工作人员来进行这一工作。

3.4.1 单位的安全防范意识要加强

改进服务的方式增加新的举措，提高创新性，在共享电子档案信息资源的前提下，要加强安全性防范，在共享电子档案信息的同时注意信息流失，除了给计算机各类用户提供计算机网络提供优质服务的同时，在技术时上要加强管理，最终做到信息服务的最优化。

3.4.2 重视基础设施的建设提高应用系统的维护

在提供了高效便捷的服务下，我们还要重视基础设施的建设提高应用系统的维护。对那些突发性的灾难，在安全上要有积极的应对措施，并最终达到综合性和智能化的电子档案管理。

4 结束语

档案信息的安全是档案事业顺利开展的保证，国家信息安全工作也离不开档案信息资源的安全，总之，电子档案存放工作是档案信息化建设和档案工作的重中之中。

参考文献

[1]张晶晶.数字档案存储介质及格式研究[D].苏州大学，2009.

[2]王茹熠.数字档案信息安全防护对策分析[D].黑龙江大学，2009.

作者：刘玉玲