电子档案与纸质档案的比较研究

2023-03-02

科技的进步, 使得由计算机引起的电子化办公不断深化改革, 我国传统的由纸、笔、照片而形成的纸质公文, 都可以由计算机形成电子文件。这种电子文件一旦被保存归档, 就成为了电子档案。电子档案的产生, 对纸质档案带来了不小的冲击, 今后的办公该如何取舍这两种档案, 也是办公人员应该思考的问题。其实电子档案和纸质档案之间存在着巨大的差异, 这两者不应该是相互替代的, 而是应该相互融合, 共同发展。

一、电子档案与纸质档案的区别

(一) 信息存在和读识方式的不同

纸质档案是依托一定的载体而存在的, 这种载体从我国古代开始就已经有了悠久的历史。从甲骨文时期开始, 经历了金文、竹板、丝帛到后期的纸质档案, 都是借助了一定的载体而记录着信息。人们识读这些信息可以不通过任何的媒介, 具有直观性。但是电子档案则不然, 它是由电子信息的编码序列转化而来, 人们如果想看到这些编码序列, 就必须以计算机为媒介, 不具有直观性。

(二) 储存信息的载体不同

纸质档案主要是放在库房中统一存储保管, 主要分为永久保存、长期30年保存和短期15年保存, 但是库房的空间是有限的, 可档案的产生却是无穷的, 这就造成了库房的存储容量跟不上档案的产生速度。档案管理的部门还要解决库房的容量问题, 这是纸质档案存储的一个弊端。而电子档案的形成, 就有效地解决了这个问题, 将档案放在光盘或硬盘里, 它的存储空间非常巨大。这样的优势可以节省大量的库房空间和资源。

(三) 信息共享性的不同

纸质档案离不开载体, 它的内容如果想被人们读取, 就必须纸张的依附而使信息固定下来。但是这样的做法有着自身的局限性, 就是信息的共享性不强, 如果用户想要看这份档案, 就必须亲临现场。可是电子档案则不然, 它可以通过计算机的联网, 使电子档案改变存在的地址, 甚至可以把记录在光盘、硬盘中的文件无限复制和传递, 哪怕人在异地, 也能很好地完成资源的共享。不用受时间和距离的约束, 是电子档案不断发展的最根本原因。

二、电子档案和纸质档案的并存

(一) 二者同属于信息的载体, 但性能不同

虽然电子档案不断发展, 但是它并不会彻底替代传统的纸质档案, 反而是在高新技术不断推动下, 二者会相互并存共同发展, 逐渐发展为纸质档案电子化、电子档案纸质化。举一个实例:辽宁的凌源市的档案馆, 在去年的6月到11月之间, 一共接收了市直、乡镇约80个单位档案的2万多卷档案进馆, 由此可见纸质档案仍然是当今社会的主流。

电子档案和纸质档案都属于信息的载体, 但却有着不同的性能。纸质档案和依托它的载体是不可分割的, 具有直观性。但是电子档案和它的载体却是可以分离的, 读取档案的具体内容需要借助电子设备。

(二) 二者都具有凭证作用, 但原始属性不同

纸质档案上会有很多的标识, 包含了作者的笔迹、单位的印章等, 这些标识体现了人们在创作这些档案时的整个历史活动, 不会轻易的被修改。而电子档案却可以在计算机上不断地修改、保存或删除, 原始性差, 这就造成了信息的真伪难辨的问题, 容易引发纠纷。

(三) 二者同为存储信息的物质, 但存储寿命不同

一般来说, 纸质档案的存储寿命相对时间长, 有的甚至可以保存上千年, 就像我们现在仍能看到千年以前的甲骨文信息一样。但是电子档案的存储寿命较短, 一般只有5-10年左右, 还会受到计算机中病毒, 造成信息消失的威胁。

电子档案和纸质档案的并存, 可以很好地解决信息安全性的问题, 这二者相互补充和发展, 可以抵挡一些电脑黑客和病毒的入侵。电子档案的管理还可以推动纸质档案管理的改革, 使档案管理更加简便化。

三、对档案信息的保护比较

无论是电子档案还是纸质档案, 对它们进行保护都是为了最大限度地延长档案的存储寿命, 保护档案内容的真实、准确和完整。但是在保护方面也有不同的方法。

(一) 对二者的载体进行保护

电子档案是依托于计算机而存在的, 因此保护电子档案首先要保护计算机的软件和硬件系统不受外界的侵害。而纸质档案却要依托纸张, 对它进行保护要首先保护纸张的完整性。

(二) 对二者的内容进行保护

电子档案内容信息的安全主要依赖计算机的数据格式, 想要保护它就要完成动态的保护, 通过不断采集相应的背景信息来保护电子档案内容信息。而纸质档案由于内容和载体的不可分割性, 因此保护了档案的载体也就保护了纸质档案的内容。

四、结论

通过本文的分析研究, 我们不难看出电子档案与纸质档案相比较, 其载体的形式、内容的属性、保护的方式都有很大的不同。但是即便如此, 随着当前社会中我国的科技和信息化的不断发展, 纸质档案也会逐渐电子化, 而电子化的办公也是完善了纸质档案的建设。从目前的形式来看, 电子档案和纸质档案不会相互取代, 而是应该相互补充, 取长补短, 各自发挥自己的优势来共同发展, 共同推进办公环境的进步。

摘要：随着我国经济的不断发展, 已经进入了经济全球化的时代, 中国与世界连成一个整体, 信息化随之到来。科技的进步推动了办公电子化的进步, 大量的电子档案随之产生。电子档案的发展, 给了传统的纸质档案带来了不小的影响, 但就现阶段的实际情况来看, 电子档案和纸质档案的关系是相互依存、相互补充的。基于此, 本文将通过举例分析电子档案和纸质档案的区别, 从而揭示了今后两者该如何更好地发展这一道理。

关键词：电子档案,纸质档案,比较