电子档案与纸质档案长期并存的思考

2022-09-12

随着科技与电子信息的发展, 电子档案已经成为日前档案管理中的重要形式。然而, 在具体应用过程中, 电子档案仍旧表现出了诸多不足, 这也成为了纸质档案与电子档案会长期并存的主要原因。当电子媒体逐渐将纸质媒体代替, 档案管理也面临着多重选择, 是将纸质档案完全摒弃, 还是两者共存, 互助互补, 最大可能的发挥两者的优势, 通过科学合理的组合, 发挥两者各自的巨大作用, 成为了当前档案管理者需要认真思考的课题。本文从两者之间的优势互补为着眼点, 对电子档案与纸质档案就如何更好的实现长期并存进行了全面探析, 希望对电子档案未来发展有所助益。

一、电子档案与纸质档案两者之间的优势互补

(一) 存储量

之所以很多行业与领域都选择电子档案, 就是由于其巨大的信息存储量。体积小、容量大和密度高这些都是电子档案所表现出的信息存储优势, 它改变了纸质档案中的“库房存储”的形式, 使纸质档案中存储空间与档案保管之间的矛盾得到了有效解决, 同时节省了纸质档案带来的人力、物力、财力等方面的资源利用, 避免了资源的重复与浪费。

(二) 服务性

凭借电子信息的方便、快捷、操作性强的特点, 大大缩短了使用者对电子档案信息进行汇总、统计、分类与查询等环节的时间, 同时, 使用者还可以根据自己所需对信息进行选定打印, 以及复制拷贝。而纸质档案传统的信息复印形式, 一方面无法与电子档案的无限制性相比, 另一方面复印效果也远远不及打印效果, 这使纸质档案在服务性上与电子档案有一定的距离。

(三) 真实性

就真实性而言, 电子档案无法与纸质档案比拟。真实性与原始性是纸质档案的最大优势, 它充分体现了档案“原始记录性”的基本属性, 纸质档案的信息整理、收录中体现出了具体负责人的某种意志, 它是唯一的、真实的, 具有原始性的文稿。而电子档案信息的形成与使用中, 会由于控制措施采取不当, 给部分人提供不留痕迹任意涂改信息的机会, 这使档案信息的真实性得不到有效保障。

(四) 耐久性

耐久性、安全性是纸质档案的显著特点。在纸质档案的制作和归档过程中, 进行底稿手写抄录时应使用墨水或者是碳素墨水进行书写, 而定稿时则需经过油印机进行印制, 这个过程充分满足了保存载体应具备永久性的要求。而电子档案在这方面则远远不及纸质档案, 电子档案的磁性载体会受时间、空间以及外部环境影响产生变质, 使得存储数据非常容易遭受破坏, 让信息再现受到影响。尤其是磁体载体的寿命仅仅几十年, 在这个期间, 如果想使电子信息得到长久保存, 需要不断的进行拷贝复制, 这使电子档案的耐久性无法堪比纸质档案。

二、电子档案与纸质档案两者长期并存的实践

(一) 建立“管理通道”, 实现两者之间的“双套归档”

所谓“双套归档”, 就是将纸质档案与电子档案以影像或者是文本的形式将信息存储在同一载体上, 再利用相关软件和工具将两者进行有机结合, 实现电子档案的自动检索与管理。在对纸质档案进行长期、永久保存的同时, 将具有一定保存价值的电子档案进行归档, 实现两者之间的“双套归档”。纸质档案与电子档案在相关信息描述、说明以及信息内容上应保持一致, 这就需要建立两套不同的管理系统, 而这两套管理系统之间既要各有特点, 又应相互联系, 为了使其在具体的业务处理过程中保持协调一致, 尽最大可能为使用者提供服务, 就要建立一个必要的“管理通道”, 保证能够快速、准确的能够从某种文件找到与其内容相同的其他文件。

(二) 建立健全相关制度, 加强部门沟通协作

档案部门应制定相应的整理方案以及管理制度, 对载体质量、形式进行统一规定, 各个电子档案形成部门应由专人负责电子档案的形成, 要将档案信息存储于专用微机上。对符合归档条件的电子档案及时鉴定后定期对档案部门进行移交, 由档案员根据相关要求将信息存储于脱机载体上。电子档案在办理完毕后应及时归档。电子档案归档后其形成部门和其他仍旧可以继续在网上使用, 因此形成部门对相关纸质档案不必留存, 这样就保证了电子档案与纸质档案的同步归档。纸质档案的及时归档, 既可以避免由于个人存放而使得档案保管不当的问题, 也有效减轻了机构内各个部门的保管压力, 使归档齐全率得到大大提高。

综上, 电子档案与纸质档案两者虽各具优势, 但自身同时也存在一定缺陷, 只有将两者进行科学有机的结合, 扬长避短, 互利互补, 长期共存, 才能充分发挥其巨大作用, 为档案管理工作开辟一个新的局面。

摘要：本文通过对纸质档案与电子档案之间的分析对比, 探讨了两者之间互相依存、互相补充的关系, 从两者发展互动的管理格局出发, 对电子档案与纸质档案将长期并存的必然与必要进行了全面探讨。

关键词：纸质档案,电子档案,长期并存,发展互动