浅议信息时代电子档案的管理与开发

2022-11-02

电子档案是有收藏价值的各种电子信息资料, 是一定时期和条件下关于重大事件和重要事物的记载。近年来, 随着计算机网络技术的发展, 我国党政机关以及企事业单位大力推行电子政务, 加之各级档案管理部门对传统纸质档案实施数字化处理, 每年产生大量的电子档案。如何对这些电子档案进行收集、分类、加密、归档、存储, 最终发挥档案信息服务经济社会的功能, 成为各级档案管理人员面临的重大课题。

一、信息时代电子档案管理和开发的重要性

电子档案的管理和开发是适应时代发展的需要。第一, 进入信息化社会, 以计算机为核心的网络技术为档案管理、开发搭建了一个便捷的平台, 使得档案信息的接收、传递、存储和提供一体化成为可能, 实现档案信息的高度共享和管理模式的变革, 从而发挥电子档案信息的服务功能。第二, 传统纸质档案保存在档案柜里, 一度成为“秘密”档案, 管理和开发的效率低, 不便于发挥档案信息的服务功能, 适应时代发展的需要, 必须对传统纸质档案进行数字化处理, 最终变成标准的电子档案, 方便用户借助网络进行便捷快速地查阅和共享, 满足社会各行业对档案信息的需求, 提高档案信息的价值。第三, 电子档案方便备份, 能有效保护档案原件, 即使遇到天灾人祸, 也可以保证档案资料不致遭到毁灭性的破坏。第四, 电子档案能丰富各档案馆的网站内容, 馆藏档案信息化和数字化, 是传统档案馆走向数字档案馆的必由之路。近些年, 许多档案信息网站, 普遍存在网上信息资源贫乏, 网络建设功能单一的问题, 档案信息开发深度不够, 不能有效满足用户的需求, 要改变这种尴尬的局面, 只有尽快将丰富的馆藏资源数字化, 加强网络建设, 丰富网络资源, 才能逐步摆脱发展困境。

二、信息时代电子档案管理与开发面临的挑战

电子档案是按照一定的标准和格式进行数字化处理而产生的电子媒介信息, 是在专用计算机上制作的电子文档或者用高速扫描技术、数据压缩技术、数据库技术等信息技术手段, 将传统的纸质文件、影像文件进行处理产生的电子文件。当前, 制约电子档案的管理和开发的因素有以下几个方面。

(一) 基础设施不够配套, 难以适应信息时代的需要。管理和开发电子档案, 其基础设施包括硬件设施和软件环境, 其中硬件设施包括计算机、交换机、路由器、存储器、微缩设备等, 其核心是计算机网络, 硬件设施建设, 设备信息化集成度高, 经费投入和后期维护保养成本较大, 目前硬件设施建设整体滞后;软件环境包括操作系统、数据库系统、信息安全系统以及文件标准体系、实用易用通用的关键系统软件等, 其核心是功能系统软件的开发和应用。当前, 档案管理信息数据库, 未建立有效进行数据交换的交互式目录档案系统, 数据兼容性不强, 系统使用的平台的服务性、共享性偏弱, 不能慢足电子档案信息资源共享的要求。

(二) 档案管理人员观念较落后, 信息素质欠缺。目前各级档案部门收藏的档案仍然以纸质档案为主, 电子档案的管理和开发尚处于起步阶段, 人们普遍认为档案管理最重要的是保管、保护, 没有很好地发挥档案信息的服务功能, 没有更深层次地发掘档案的价值。进入信息时代, 只有将信息快速有效地传播出去, 才能保证用户及时准确地获取足够的信息, 适应信息时代的要求, 档案管理人员必须把观念从保护和保管向主动服务转变。另外, 目前大部分档案管理人员只具备基本的档案软件操作水平, 缺乏信息处理和软件编写能力, 加之人力资源管理投入经费较少, 优秀人才难以引进, 导致档案管理队伍综合素质不高, 一定程度上影响了电子档案的管理和开发工作。

(三) 标准规范尚不健全。对于档案信息化数字化建设目标的规划, 还缺乏顶层设计, 缺乏相应的管理、业务和技术等规范细则。成熟完备的规范应包括:管理规范, 即数字档案相关要领定义、移交、整理、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等;业务规范, 即电子档案的术语标准、资源描述、电子档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准等;技术规范, 即软件基础设施建设技术标准, 软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法, 等等。

(四) 电子档案的安全问题突出。档案信息共享是档案信息化和数字化的一个基本目标。在信息管理和开发中, 由于网络、信息等技术的深层次应用, 使档案信息泄密的渠道和风险不断增加, 防火墙技术、虚拟专用网技术、云技术、加密技术、病毒防治技术、跟踪检测技术以及数字档案资源备份, 等等, 任何一个环节出现问题, 都可能带来安全威胁。同时, 由于档案信息的接收、传递和存储的载体可以相互分离、窃密与泄密具有很大的隐蔽性, 加之档案信息失泄密后可借助网络快速传播, 很难实现泄密后的补救控制。

三、信息时代电子档案管理与开发的对策

(一) 建立健全电子档案管理和开发的规章制度, 使电子档案的管理和开发标准化、规范化、制度化。对电子档案的形成、流转、处置、归档的各个环节, 实行标准化、规范化、制度化管理, 确保同一类型的档案在不同部门和人员间产生的电子文档格式、规格、样式一致, 如字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准 (包括信息的显示、打印、传递等直接面向需求用户的服务格式) 及数据交换标准。要对电子档案的密级、开放范围进行规定, 对电子档案的异地备份和容灾系统进行规定, 要对档案管理人员的职责进行划分, 对因管理不当而导致档案信息失泄密的人员进行追查和处罚, 等等。

(二) 加强基础设施建设。电子档案的管理和开发, 基础设施建设是前提, 既包括硬件基础设施建设, 又包括信息软件环境建设。要用现代化的观念、技术、方法对档案业务流程和管理模式进行重新定位, 建立系统有序的管理机制, 并从组织领导、资金投入各方面给予支持, 确保档案管理和开发的高质量推进。要开发高效、自动共享的管理平台, 研究高性能的档案信息的查询系统, 加快档案目标数据库建设, 提高档案检索利用效率和服务质量, 实现档案信息处理微机化、信息存储数字化、信息采集实时化、信息服务网络化。

(三) 提高档案管理人员的素质, 特别是信息素质。档案信息化和电子化建设需要具备计算机知识和档案知识的复合型人才, 因此, 适应电子档案的管理和开发工作, 档案管理人员不仅要具备传统的档案管理业务能力外, 还必须具备一定的硬件设备操作、电子文件处理、功能软件的使用、网络应用维护和信息安全防护等方面的能力。所以, 要加强人才队伍建设, 多渠道引进专业技术和管理人才, 尤其是计算机和网络技术人才。同时, 要加大档案管理人员的业务培训力度, 提高法制意识, 更新管理观念, 打造一支业务素质高、责任心强的档案管理专业人才队伍。

(四) 采取行政和技术手段, 加强安全防范管理。档案信息化建设逐渐步入信息检索的开放性和传输的网络化, 电子档案的安全问题可来自录入、传输、调用、存储等各个环节, 必须完善技防、人防、物防措施, 从源头抓好安全管理工作。要通过权限控制对访问档案资源数据库的用户进行身份验证, 防止无关人员随意进入;要根据访问人身份, 确定对档案资料的访问权限;要通过加密技术防止第三者从截获的文件中解码源文件;要通过防写技术有效防止用户更改电子文件文档内容, 保持其原始性和真实性;要通过木马监控、防火墙等技术, 阻止对档案信息资源的非法访问, 阻止非访问权限内容从数据库非法输出, 使数据库的信息和结构不受侵犯, 等等。此外, 注重对数据系统的备份、恢复工作, 提高对计算机病毒的防范能力, 阻止对系统的攻击和对信息的篡改。

摘要：进入信息时代, 继传统纸质档案之后, 电子档案成为档案管理的主要对象, 档案信息已成为经济和社会活动中的战略资源。本文在对当前电子档案管理和开发中存在的问题进行深入分析的基础上, 对电子档案的管理和开发提出了对策和建议。

关键词：电子档案,管理,开发